Ventas

Forseti ERP
< Regresar
Imprimir
Publicado
Actualizado
Porforseti.network

Introducción

El Departamento de Ventas es el responsable de las negociaciones con los clientes del seguimiento a todo el proceso de venta, esto es, cotizaciones a los clientes, pedidos, fechas de entrega, condiciones comerciales y trámites de pago. El módulo de ventas es la parte de Forseti ERP que nos permite llevar el control de todas las ventas que genera la empresa. Esta sección nos permite interactuar con los siguientes módulos: Clientes, Cuentas por cobrar, Cotizaciones, Pedidos, Remisiones, Facturas, Devoluciones sobre ventas y Políticas.

Clientes.

Permite registrar a los clientes divididos en entidades de venta (cada entidad tendrá su propio catálogo independiente). El catálogo consiste en los siguientes parámetros:

  • La clave numérica.
  • El nombre.
  • La cuenta contable enlazada, que permite generar la póliza en ventas de crédito enlazadas a la contabilidad.
  • El R.F.C.
  • Su estatus ( alta o baja ).
  • Datos de contacto ( dirección, colonia, población, C.P. teléfonos, fax, e-mail, nombres de personas de contacto etc. ).
  • Propiedades ( días de crédito, límite máximo de crédito, fecha de última compra, nuestro descuento, etc. )
  • Observaciones del cliente.

En este módulo se generan los pagos anticipados, y altas directas de cuentas por cobrar. A estos registros se les dará seguimiento dentro del módulo de cuentas por cobrar. Los anticipos generan automáticamente el movimiento de caja o banco pertinente.

Cuentas por cobrar.

Las cuentas pueden representar anticipos, cuentas por cobrar, pagos, saldos, aplicación de anticipos, descuentos por aplicación y devolución de anticipos:

  • Las cuentas pueden estar en distintas monedas.
  • Se lleva una clave única de identificación de cuenta, la fecha de alta, y el cliente al que se le aplicó la cuenta o el anticipo.
  • Los pagos a estas cuentas generarán el movimiento de caja o banco automáticamente, y su movimiento contable en caso de enlace a la contabilidad.
  • Se aplican anticipos previos a las cuentas.
  • Se pueden cancelar pagos o aplicaciones de anticipos previamente realizados, cancelando automáticamente el movimiento de caja o banco generado.
  • Permite hacer devoluciones de anticipos, los cuales también generarán los movimientos de caja o bancos automáticamente.

Cotizaciones.

Estas fungen como cotizaciones estándar y como plantillas para Pedidos, Remisiones y Facturas, nos sirven para pre-definir una factura. Su estructura maneja lo siguiente:

  • El cabecero de la cotización.
  • Su número consecutivo según su entidad.
  • La referencia.
  • Si está pactada a crédito o a contado.
  • La moneda y tipo de cambio pactados.
  • El cliente.
  • La fecha de la cotización y de entrega.
  • Las observaciones de la cotización.

En el detalle podemos generar los productos que pensamos vender y capturar:

  • La clave.
  • La cantidad.
  • El precio pactado de ese producto.
  • El descuento de esa partida.
  • Los impuestos.
  • Las observaciones del producto o servicio.

Pedidos.

Su estructura es idéntica a las cotizaciones por lo que se pueden generar automáticamente desde una de ellas, o directamente en este módulo. En Forseti ERP, un pedido representa una orden de abastecimiento para nuestro cliente, definiendo los productos y/o servicios.

Remisiones.

Su estructura es idéntica a las cotizaciones y pedidos por lo que se pueden generar automáticamente desde una cotización o un pedido, o directamente en este módulo. En Forseti ERP, una remisión representa solo la salida del producto desde el almacén, por lo tanto, al ingresar una remisión directa o indirectamente, se generará de manera automática el movimiento al almacén con su póliza de costos respectiva ( si es que esta bodega se enlaza a la contabilidad ).

Facturas.

En Forseti ERP, una factura representa todo lo involucrado a la venta de productos o servicios y su estructura es idéntica a las cotizaciones, pedidos y remisiones, por lo tanto se pueden generar automáticamente desde una cotización, pedido o remisión previamente capturada, o directamente en este módulo. Al ingresar una factura, se generará de manera automática el movimiento al almacén (solo si es directa o generada por una cotización o pedido, porque si es generada por la remisión, no generará movimiento de salida desde el almacén porque ya fue generado por la remisión), en caso de ser a crédito, generará su cuenta por cobrar, en el caso de ser de contado, su movimiento de caja o banco. Todo lo anterior con sus respectivas pólizas (si es que esta entidad de venta se enlaza a la contabilidad).

Devoluciones.

Permite generar rebajas o devoluciones de material (en caso de nuestro cliente nos devuelva un producto). Se puede optar por la devolución parcial o total de la venta asociada. Una devolución parcial vendría siendo por ejemplo, solo la mitad de la cantidad total de la partida 1 que contiene el producto X, y nada de la partida 2 que contiene el producto Y. Su estructura es la misma que la de las facturas, y permite generar la salida desde la caja o banco en devoluciones de contado, o saldar la cuenta por cobrar que generó la factura original bajo algún concepto, por ejemplo “devolución por producto defectuoso”.

Políticas.

Se manejan políticas por cliente, por producto y por entidad.

Políticas por cliente:

Definen precios directos de algún producto para este cliente, no interesándole el precio de lista.
Definen porcentajes de descuento específicos de algún producto, aplicados exclusivamente a este cliente.
Políticas por producto:
Definen el rango de cantidades para un precio específico del producto, por ejemplo… Se tiene el precio 1, 2, 3, 4 y 5 del producto A ( todos distintos óbviamente), entonces se puede definir la política por cantidad de este producto como sigue: de 1 a 5 pzas. aplica precio 1, de 6 a 10 aplica precio 2, de 11 a 15 aplica precio 3, de 16 a 20 aplica precio 4 y por mas de 20 aplica precio 5.

Políticas por Entidad:

Definen precios o descuentos especiales de algún producto en esa entidad, como por ejemplo productos en promoción.

NOTA: Las Remisiones, Facturas y Devoluciones pueden generar comprobantes fiscales digitales (CFD) en forma de traslados, ingresos y egresos respectivamente. Este CFD puede ser sellado por el servicio Forseti ERP JPacConn del mismo servidor o de algún servidor Forseti ERP instalado en la nube.

Clientes

Un cliente es la persona o empresa que compra a otras personas o empresas materiales o servicios necesarios para el desarrollo de su actividad empresarial o por simple gusto de poseer algo. El módulo de clientes del CEF te permite gestionar el catálogo de los clientes de tu empresa en los distintos puntos de venta dados de alta en el sistema. Estos puntos, representan las “entidades” de venta en Forseti ERP. Cada entidad se maneja de una manera independiente, por ejemplo, si tienes varios puntos de venta en distintas ciudades, deberás dar de alta a cada cliente que te compre en esa ciudad, en esa precisa entidad de venta. Visto de otra manera, si tienes la entidad de Guadalajara y de Monterrey, tendrás que dar de alta a los clientes que te compren en Guadalajara independientemente de los de Monterrey, porque no podrás vender a un cliente de Guadalajara desde la entidad de venta de Monterrey o viceversa. Incluso si el cliente fuera la misma empresa, necesitarás darlo de alta en cada entidad. A nivel contable, esta situación puede ser resuelta de la siguiente manera: Supongamos que al cliente Juanito González le surtimos en Monterrey y Guadalajara y tiene la cuenta contable 1109-050; Podemos enlazar al cliente 25 de Monterrey (Juanito Gonzáĺez) y al cliente 87 de Guadalajara (Juanito González) a la cuenta 1109-050.

Vista del Módulo

Panel Lateral:

  • Entidad. Veremos las fichas de las entidades que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades de ventas del Centro de Control empresarial, siempre y cuando, se tenga acceso a ellas. Aparecerán por defecto los clientes de la primera entidad disponible.
  • Inicial.
    • ***. La ficha de asterisco, permite filtrar a todos los clientes dados de alta en esta entidad.
    • A, B, C…. Filtra y muestra solo a los clientes con la inicial seleccionada.
  • Estatus.
    • Todos. Muestra los clientes que tengan cualquier estatus, ya sea que estén dados de alta o de baja.
    • Altas. Muestra únicamente los clientes dados de alta actualmente en esta entidad.
    • Bajas. Esta ficha muestra aquellos clientes que fueron dados de baja. Los clientes dados de baja no se podrán utilizar más, pero se podrán revertir a su estatus de alta en cualquier momento.

Las columnas por defecto que muestra el cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

  • Núm. Representa el número de cliente en esta entidad de venta.
  • Nombre. Es el nombre de la persona física o persona moral (según sea el caso) de nuestro cliente.
  • ST. Muestra el estatus del cliente (Alta o Baja).
  • Saldo. Representan los saldos de la deuda de nuestro cliente en las distintas monedas del sistema.
  • Contacto. Es la persona de contacto con nuestro cliente. Esta puede ser la encargada de compras por ejemplo.
  • Tel. Representa los teléfonos de nuestro cliente.
  • Mail. Es el correo electrónico de nuestro cliente.
NOTA: Los clientes dados de alta siempre aparecen en color negro y todos los dados de baja en color rojo.

Procesos del Módulo de Clientes

En el módulo de proveedores intervienen los procesos primarios de agregado, cambios, consulta, anticipo y alta de cuenta.

Agregar cliente.

Permite agregar un nuevo cliente. Como ya se ha dicho anteriormente, los clientes se agregan según la entidad en la que estemos, por ejemplo, si tenemos las entidades de Guadalajara y Monterrey y estamos en la entidad de Monterrey, no podremos agregar en Guadalajara, en este caso tendríamos que cambiarnos primero a Guadalajara para poder agregar. El formulario para Agregar un nuevo cliente, se divide en tres secciones que son Datos generales, Dirección y contacto y Propiedades, que a continuación se explican:

1) Datos generales

  • Clave. Indica aquí la clave numérica para este cliente en esta entidad.
  • Nombre. Es el nombre del cliente. Este debe ser el nombre de la persona física o persona moral.
  • Cuenta. Es el enlace de este cliente a la cuenta contable que se registrará en la póliza al momento de hacer una venta de crédito. Este enlace es obligatorio y funcionará de distintas maneras según las reglas siguientes:
    • Cuando esta entidad sea contable, tomará esta cuenta para el registro de la póliza de diario perteneciente a la venta de crédito.
    • Cuando esta entidad no sea contable, ignorará esta cuenta porque no registrará ninguna póliza.
    • Cuando la venta se realice de contado, ignorará esta cuenta porque formará la póliza de ingresos con la cuenta contable del banco y no de este cliente.
  • RFC. Debes ingresar aquí el RFC del cliente. Este será utilizado para soporte de la contabilidad electrónica al momento del pago. También es utilizado por el sistema para capturar a partir de nuestras propias facturas electrónicas generadas externamente a través de un PAC independiente del servicio JPacConn interno, para que a partir de esta, agreguemos la factura dentro del módulo de facturación. Se utiliza este RFC para hacer algunas verificaciones contra el archivo XML de nuestra factura electrónica. Este RFC debe estar limpio, sin guiones, y con mayúsculas.
  • Estatus. Selecciona el estatus del cliente. Este no tiene mucho sentido a la hora de dar de alta un cliente ya que si se da de alta como baja, no se podrá utilizar. Este campo tiene sentido cuando estamos cambiando el cliente con fines de bloquearlo.

2) Dirección y contacto.

Representan los datos del cliente bajo la estructura siguiente:

  • Calle.
  • No. Exterior.
  • No. Interior.
  • Colonia.
  • Localidad.
  • Municipio.
  • Código Postal.
  • Estado.
  • País.
  • Teléfono.
  • Fax.
  • Correo electrónico.
  • Envío de CFDI por correo. Permite seleccionar la forma de envío de la factura electrónica, cuando esta, es generada a través del servicio JPacConn en el mismo servidor o en otro servidor Forseti ERP instalado en la nube. Se utilizará el correo electrónico de este cliente como destinatario y el correo registrado en el SAF perteneciente a la base de datos de esta empresa como remitente. Este objeto permite seleccionar los siguientes mecanismos de envío:
    • Nunca Enviar. Esta opción permite bloquear el envío a este cliente.
    • Enviar Manualmente. Se enviará el archivo xml y pdf del CFDI al presionar el botón de “Enviar xml y pdf” del módulo de remisiones, facturas o devoluciones sobre ventas, siempre y cuando, ya esté sallado el documento.
    • Envío automático al sellar. Se enviarán los archivos xml y pdf automáticamente al sellar el documento.
  • Persona de pagos. Nombre de la persona encargada de la cobranza de nuestras facturas.
  • Persona de compras. Nombre de la persona con la que hacemos los tratos de venta con nuestro cliente.

3) Propiedades

  • Días de crédito. Indica aquí los días de crédito que le daremos a este cliente. En caso de que este cliente no tenga crédito, este valor debe ser cero. Forseti ERP utiliza los días de crédito como seguridad para decidir si se pueden ingresar facturas a crédito, en el caso de que no tenga días de crédito, solo se podrán ingresar ventas de contado con este cliente, de lo contrario, se podrán ingresar ventas tanto de crédito como de contado. Además los días de crédito permiten al sistema calcular el vencimiento de nuestras cuentas por cobrar y a realizar reportes de cuentas como historial de deudas, etc.
  • Límite de crédito. En caso de que el cliente cuente con crédito (se deben especificar los días de crédito) debemos establecer un límite para este. Forseti ERP utiliza este límite como seguridad para decidir si se pueden ingresar mas ventas a crédito. El límite funciona de la siguiente manera:
    1. Si el límite es cero, se podrán realizar cualquier cantidad de ventas a crédito a este cliente sin importar sus deudas.
    2. Si el límite es mayor a cero, solo se podrán realizar ventas a crédito donde la suma del total de la venta actual más el total de las deudas de nuestro cliente sean menor o igual a éste límite.
    3. En caso de ventas de contado, se podrán realizar ventas a este cliente sin importar las circunstancias de crédito.
  • Fecha de su última compra. Debes indicar la fecha de la última compra de este cliente. Este dato se actualizará automáticamente al ir realizando ventas y se utiliza para la generación de reportes principalmente.
  • Descuento. Ingresa aquí el porcentaje de descuento general que le brindamos al cliente. Este descuento está íntimamente relacionado a las políticas de venta, por lo tanto, puede que no se aplique al momento de capturar una venta. Para mayor control de este dato, verifica la documentación de las políticas de ventas.
  • Manejar precios especiales para este cliente. Si está seleccionado, permitirá definir precios especiales exclusivos para este cliente, definidos en las políticas de venta.
  • Método de pago. Se utiliza para especificar el método de pago de nuestro cliente necesario en el momento de generar una factura electrónica para el atributo metodoDePago del elemento Comprobante del CFD generado por Forseti ERP, cuando decidimos utilizar el servicio JPacConn para el sellado de comprobantes. Por lo regular se especifica “No identificado” cuando no sabemos como nos va a pagar, o la cuenta bancaria de nuestro cliente con la cual nos realizará el pago.
  • Banco. Descontinuado… Se utilizaba para especificar el banco al momento del pago para su registro en la contabilidad electrónica. Ahora es necesario especificar el método de pago y otros datos directamente al registrar el pago de nuestro cliente. Se muestra solo para dar soporte de compatibilidad con versiones anteriores.
  • Observaciones. Puedes ingresar aquí algunas observaciones sobre este cliente.
NOTA: Como el límite de crédito debe estar expresado en moneda nacional y tanto las cuentas por cobrar como las ventas actuales pueden estar establecidas en distintas monedas, se utilizará el tipo de cambio establecido en el módulo de monedas para calcular la deuda total de nuestro cliente y proceder al registro o rechazo de la venta de crédito.

Cambiar Cliente.

Este proceso permite cambiar los datos generales, dirección y contacto y propiedades de un cliente.

Consultar Cliente.

Permite hacer una consulta del cliente.

Agregar Anticipo.

Este proceso permite registrar pagos anticipados de nuestro cliente. En Forseti ERP, los anticipos se utilizan para registrar un pago de un cliente del cual aún no hemos generado la factura de crédito. Posteriormente, cuando la venta sea registrada y se genere automáticamente su deuda (la cuenta por cobrar) podremos proceder a aplicar este anticipo desde el módulo de cuentas por cobrar. El formulario para agregar un anticipo contiene los siguientes objetos:

  • Cliente. Informativo, contiene el nombre del cliente que realiza el anticipo.
  • Fecha. Debes indicar la fecha del anticipo.
  • Concepto. Puedes ingresar aquí un motivo por el cual estas registrando este anticipo.
  • Moneda. Debes especificar la moneda en la que esperas facturar le a tu cliente.
  • Tipo de cambio. Si le facturaras en moneda extranjera, debes especificar el tipo de cambio de este pago, de lo contrario, déjalo como 1.0.
  • Cantidad. Debes especificar el importe total en la moneda que vas a facturar.

Al aceptar este proceso se cargará el formulario para realizar el cobro y debes especificar los datos necesarios del mismo según lo establecido en el módulo de caja y bancos en el apartado de agregado indirecto de movimientos. Según sea la moneda establecida en la factura que realizarás, el movimiento bancario de depósito se podrá realizar bajo las siguientes reglas:

  1. Si el anticipo es en moneda nacional, se podrá realizar el depósito en una caja o un banco establecido en moneda nacional.
  2. Si el anticipo es en moneda extranjera, se podrá realizar el depósito en una caja o un banco establecido en moneda nacional. Se utilizará el tipo de cambio para que el movimiento de caja o banco quede establecido en moneda nacional multiplicándolo por la cantidad.
  3. Si el anticipo es en moneda extranjera, se podrá realizar el depósito en un banco establecido con la misma moneda extranjera. El tipo de cambio se utilizará exclusivamente para la póliza de ingresos y en caso de que la entidad de venta esté enlazada a la contabilidad.
  4. Fallará si se intenta hacer el depósito de un anticipo en moneda nacional con un banco establecido en moneda extranjera, o si el anticipo y el banco están establecidos ambos en moneda extranjera, pero estas sean diferentes, por ejemplo, dolares con euros.
IMPORTANTE: En caso de que registres un anticipo en moneda nacional, pero estableces la factura en moneda extranjera, no podrás aplicarle este anticipo. En ese caso, necesitarás cancelar el anticipo y volverlo a registrar pero en la moneda extranjera, o cancelar la factura y volver a facturar en moneda nacional para poder aplicar.

Agregar Cuenta.

Este proceso permite generar altas de cuentas por cobrar directamente a nuestro cliente. En Forseti ERP, las cuentas por cobrar representan las deudas de nuestros clientes y por lo general se registran automáticamente al realizar una venta de crédito desde el módulo de facturación, sin embargo, existen ocasiones en donde será necesario registrar una cuenta por cobrar directamente a través de este proceso, como por ejemplo, si necesitamos registrar una deuda del cliente sin afectar el módulo del almacén que resultaría de ingresar una factura. Al ingresar la cuenta directamente, ya tendremos la base de la deuda del cliente y podremos proseguir a ir registrando sus pagos a través del módulo de cuentas por cobrar. El formulario para agregar una cuenta por cobrar contiene los siguientes objetos:

  • Cliente. Informativo, contiene el nombre del cliente al cual le daremos de alta su cuenta por cobrar.
  • Fecha. Debes indicar la fecha de la cuenta por cobrar.
  • Clave. Es la clave del concepto de alta definido por el usuario para esta cuenta, según el catálogo de conceptos de cuentas por cobrar, establecido en el módulo de enlaces contables del departamento de contabilidad. Los conceptos, representan las altas y saldos de cuentas por cobrar, y dictaminan la manera en que afectará esta cuenta en la contabilidad. Solo se pueden seleccionar conceptos de usuario y no de sistema, porque los conceptos de sistema están reservados para agregar cuentas creadas automáticamente por el módulo externo de facturación.
  • Concepto. Puedes ingresar aquí un motivo por el cual estas dando de alta esta cuenta por cobrar.
  • Moneda. Debes especificar la moneda de la cuenta.
  • Tipo de cambio. Si la cuenta está en moneda extranjera, debes especificar el tipo de cambio, de lo contrario, déjalo como 1.0.
  • Cantidad. Debes especificar el importe total en la moneda especificada.

Errores comunes en los procesos del Módulo de Clientes.

Los errores más comunes en estos procesos son los siguientes:

ERROR: El cliente no pertenece a la entidad mandada.

Este error ocurre cuando estas registrando o cambiando a un cliente de una entidad específica, pero antes de aceptar, cambiaste de entidad. Al agregar o cambiar, siempre hay que posicionarnos en la entidad deseada y luego ejecutar el proceso.

Cuentas por cobrar

El módulo de cuentas por cobrar del CEF está enfocado al seguimiento de las deudas de nuestros clientes. En este módulo gestionaremos los pagos, aplicación de anticipos, devolución de anticipos, y saldos de cuentas por cobrar que fueron generadas automáticamente desde el módulo de facturación y/o directamente en el módulo de clientes.

Vista del Módulo

Panel Lateral:

  • Entidad. Veremos las fichas de las entidades que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades de ventas del Centro de Control empresarial, siempre y cuando, se tenga acceso a ellas. Aparecerán por defecto los registros de cuentas de la primera entidad disponible.
  • Rango.
    • Especial. La ficha de especial, permite filtrar los registros de cierto mes específico, que no aparezca como meses.
    • Hoy. Filtra y muestra solo los registros de hoy (Esta es la selección por defecto).
    • Semana. Filtra y muestra los registros pertenecientes a los últimos siete días.
    • Meses… Esta ficha filtra y muestra los registros del mes seleccionado.
  • Tipo. Muestra fichas pertenecientes al tipo de registro de cuenta:
    • Todos. Muestra todos los tipos de registro, desde cuentas, anticipos, pagos, saldos, aplicaciones, descuentos y devoluciones. Esta opción mostrará los registros en una vista de informe la cual filtrará primero las cuentas por cobrar y anticipos según su fecha y clave, y justo debajo de estos, mostrará los pagos, saldos, y aplicación de anticipos asociados a la cuenta por cobrar, o los descuentos por aplicación y devoluciones asociadas al anticipo. Sobre esta opción se bloqueará la posibilidad de ordenar al presionar una columna.
    • Cuentas. Muestra los registros de cuentas por cobrar que fueron generados desde el módulo de facturación o desde el módulo de clientes.
    • Anticipos. Muestra los registros de anticipos que fueron generados desde el módulo de clientes.
    • Pagos. Muestra los registros de pagos generados manualmente en este mismo módulo, sobre una cuenta por cobrar.
    • Saldos. Muestra los registros de saldos generados automáticamente a través del módulo de devoluciones sobre ventas, o generados directamente en este mismo módulo sobre una cuenta por cobrar.
    • Aplicaciones. Muestra los registros de las aplicaciones de anticipo generadas sobre una cuenta por cobrar en este módulo.
    • Descuentos. Muestra los registros de descuento por aplicación de anticipo generados automáticamente al realizar la aplicación del anticipo sobre una cuenta por cobrar.
    • Devoluciones. Muestra los registros de la devoluciones de anticipo generadas en este módulo directamente sobre un anticipo.

Las columnas por defecto que muestra el cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

  • Tipo. Muestra el tipo de registro que puede ser: Cuenta, Anticipo, Pago, Saldo, Aplicación, Descuento o Devolución.
  • Cve. Muestra la clave del registro. Nota: La clave es global, esto quiere decir que es única, que cada registro tiene su clave no importando el tipo de registro del que se trate, ni la entidad de venta a la que pertenezca, por lo tanto, no hay claves iguales.
  • Fecha. Muestra la fecha del registro.
  • Nombre. Muestra el nombre del cliente. Nota: En una vista de informe, este campo mostrará la fecha, tipo de registro y clave, por ejemplo, “10/feb/2016 – Saldo – 5003”, en lugar del nombre, en registros de pagos, saldos, aplicación, descuentos y devolución. Esto es para indicar que este registro está ligado a esta cuenta por cobrar o anticipo de este cliente. Las columnas de tipo, cve y fecha aparecerán en blanco.
  • Concepto. Indica el concepto del registro por ejemplo, “Venta Guadalajara, numero 45765 y referencia 543”, para una cuenta por cobrar generada al agregar la factura 45765 de la entidad de Guadalajara y referencia del cliente no 543.
  • ST. Muestra el estatus del registro (Guardado o Cancelado).
  • Mon. Indica el símbolo de la moneda en la que se encuentra el registro, según lo establecido en el módulo de monedas del sistema.
  • Total. Indica el total del registro según la moneda.
  • Saldo. En registros de cuentas por cobrar, indica el saldo total de la deuda que le falta por pagar a nuestro cliente. En registros de anticipo, indica la cantidad del anticipo que falta por aplicar. Esta cantidad puede verse como la cantidad disponible para saldar el total o parte de cualquier cuenta por cobrar de este cliente que esté establecida en esta moneda. No aplica a los demás registros.
  • Venc. Solo aplica a cuentas por cobrar, e indica la fecha de vencimiento de esta.
  • Pol. Muestra la póliza a manera de “Tipo2 – Numero” que creó este registro. Algunos registros como aplicación o descuentos pueden no generar póliza. Además, si la entidad de venta no esta enlazada a la contabilidad, ningún tipo de registro generará póliza.
  • Ref. Muestra la referencia del módulo auxiliar a manera de “Módulo|ID|Entidad||” que creó este registro. Los registros generados directamente en este módulo, no tienen ninguna referencia.
NOTA: Los registros de cuentas por cobrar aparecen en color azul CEF, los anticipos en azul marino, y todos los demás en color negro, esto siempre y cuando no estén cancelados. Todos los registros cancelados sean cuantas, anticipos, o cualquier otro tipo de registro, aparecen en color rojo.

Procesos del Módulo de Cuentas por cobrar

En el módulo de cuentas por cobrar intervienen los procesos primarios de liquidar, saldar, aplicar anticipo, consultar, devolver anticipo, cancelar y rastreo.

Liquidar cuenta.

Este proceso permite registrar el pago a la cuenta por cobrar seleccionada. En Forseti ERP, los pagos pueden realizarse por el total de la cuenta o solo por una parte de esta, resultando en un pago a cuenta. Al aplicar un pago total o parcial sobre una cuenta por cobrar, el saldo de esta cuenta se ajustará automáticamente al igual que el saldo general del cliente. El formulario para agregar un pago contiene los siguientes objetos:

  • Cliente. Informativo, contiene el nombre del cliente que realizará el pago.
  • Fecha. Debes indicar la fecha del pago.
  • Concepto. Puedes ingresar aquí un motivo por el cual esta realizando este pago.
  • Moneda. Informativo, es la moneda en la que se registró la cuenta por cobrar. Es esta misma moneda la que se aplicará para registrar el pago.
  • Tipo de cambio. Si la cuenta por cobrar se registró en moneda extranjera, debes especificar el tipo de cambio para este pago, de lo contrario, déjalo como 1.0.
  • Cantidad. Debes especificar el importe total en la moneda en la que se registró la cuenta por cobrar.

Al aceptar este proceso se cargará el formulario para realizar el pago y debes especificar los datos necesarios del mismo según lo establecido en el módulo de caja y bancos en el apartado de agregado indirecto de movimientos. Según sea la moneda establecida en la cuenta por cobrar, el movimiento bancario de depósito se podrá realizar bajo las siguientes reglas:

  1. Si el pago se registrará en moneda nacional, se podrá realizar el depósito a una caja o un banco establecido en moneda nacional.
  2. Si el pago se registrará en moneda extranjera, se podrá realizar el depósito a una caja o un banco establecido en moneda nacional. Se utilizará el tipo de cambio para que el movimiento de caja o banco quede establecido en moneda nacional multiplicándolo por la cantidad.
  3. Si el pago se registrará en moneda extranjera, se podrá realizar el depósito desde un banco establecido con la misma moneda extranjera. El tipo de cambio se utilizará exclusivamente para la póliza de ingresos y en caso de que la entidad de venta esté enlazada a la contabilidad.
  4. Fallará si se intenta hacer el depósito del pago en moneda nacional con un banco establecido en moneda extranjera, o si el pago y el banco están establecidos ambos en moneda extranjera, pero estas sean diferentes, por ejemplo, dolares con euros.

Saldar cuenta.

Cuando hemos generado una cuenta por cobrar que ya no vamos a liquidar con ninguna caja o banco, utilizaremos este proceso para saldarla. Lo mas común de esta situación es cuando cancelamos la deuda de nuestro cliente porque ya no no puede pagar, o por ajustes, por ejemplo, cuando la cuenta sigue apareciendo porque faltaron de pagar unos cuantos centavos los cuales necesitamos ajustar. El formulario para saldar una cuenta por cobrar contiene los siguientes objetos:

  • Cliente. Informativo, contiene el nombre del cliente de la cuenta por cobrar.
  • Fecha. Debes indicar la fecha del saldo.
  • Clave. Es la clave del concepto de saldo definido por el usuario según el catálogo de conceptos de cuentas por cobrar, establecido en el módulo de enlaces contables del departamento de contabilidad. Los conceptos, representan las altas y saldos de cuentas por cobrar, y dictaminan la manera en que afectará este saldo en la contabilidad. Solo se pueden seleccionar conceptos de usuario y no de sistema, porque los conceptos de sistema están reservados para agregar registros de pago, aplicación de anticipos y devolución de anticipos.
  • Concepto. Puedes ingresar aquí un motivo por el cual estas saldando esta cuenta por cobrar.
  • Moneda. Informativo, es la moneda en la que se registró la cuenta por cobrar. Es esta misma moneda la que se aplicará para saldar la cuenta.
  • Tipo de cambio. Si la cuenta por cobrar se registró en moneda extranjera, debes especificar el tipo de cambio para el saldo, de lo contrario, déjalo como 1.0.
  • Cantidad. Debes especificar el importe total en la moneda en la que se registró la cuenta por cobrar.
IMPORTANTE: Si la cancelación de la deuda se va a generar por una devolución o rebaja en algún producto o servicio, es mejor realizar la a través del módulo de devoluciones sobre ventas y no directamente en este módulo ya que el primero se encargará de ingresar automáticamente el registro del saldo calculando las proporciones de iva y/o descuentos aplicados en la factura, además de gestionar el registro de la devolución de material al almacén.

Aplicar anticipo.

Cuando tenemos una cuenta por cobrar, podemos aplicarle un anticipo previamente registrado desde el módulo de clientes el cual nos reducirá la deuda de la cuenta en la cantidad aplicada. El formulario para aplicar un anticipo contiene los siguientes objetos:

  • Cliente. Informativo, contiene el nombre del cliente de la cuenta por cobrar.
  • Fecha. Debes indicar la fecha de la aplicación.
  • Anticipo. Selecciona desde aquí, el anticipo para esta aplicación. Se mostrarán en la lista todos los anticipos de este cliente que no hayan sido aplicados totalmente (que tengan importe pendiente por aplicar). Estos se muestran en una sola linea bajo la siguiente estructura:
    1. La fecha del anticipo.
    2. La clave del registro del anticipo.
    3. El concepto del registro.
    4. El símbolo de la moneda registrada para este anticipo.
    5. El importe total del anticipo.
    6. El importe pendiente por aplicar.
  • Concepto. Puedes ingresar aquí un motivo por el cual estas aplicando el anticipo a esta cuenta por cobrar.
  • Moneda. Informativo, es la moneda en la que se registró la cuenta por cobrar. El anticipo seleccionado anteriormente debe forzosamente estar registrado en esta moneda.
  • Tipo de cambio. Este es un campo informativo que cambia al seleccionar cada anticipo registrando el tipo de cambio del mismo. Esto es importante porque las aplicaciones en moneda extranjera deben contener el mismo tipo de cambio del anticipo.
  • Cantidad. Debes especificar el importe de la aplicación.
NOTA: Suponiendo que la linea del anticipo sea "10/ene/2016 --- 2111 - $ 20000.00 - 5700.00", querrá decir que a este anticipo le quedan por aplicar $5,700.00.

Al aceptar este proceso se generarán automáticamente dos registros en este módulo, uno del tipo “aplicación”, y el otro del tipo “descuento”. El registro de la aplicación se enlazará a la cuenta por cobrar y dictaminará una reducción de la deuda con el cliente, mientras que el registro del descuento se enlazará al anticipo seleccionado y dictaminará un importe ya aplicado de este anticipo, lo cual reducirá en esa cantidad el importe pendiente por aplicar. Este resultado puede verse físicamente en una vista de informe que muestre los registros de la cuenta por cobrar y del anticipo, o al consultar la cuenta por cobrar y el anticipo respectivamente.

El comportamiento contable al momento de realizar una aplicación de anticipo será de la siguiente manera:

  1. Si la entidad de venta no esta establecida como entidad contable, no generará ninguna póliza.
  2. Para las ventas en moneda nacional y a tasa cero en el iva, aunque la entidad sea contable, no se generará ninguna póliza porque el abono al cliente quedó establecido en la póliza del movimiento bancario del anticipo y el cargo en la póliza de la factura de crédito, por lo tanto, la aplicación se realiza transparente.
  3. En entidades contables se generarán pólizas en facturas que manejan el iva para especificar el abono a la cuenta del iva por pagar efectivamente cobrado con el cargo a la cuenta del iva por pagar pendiente de cobrar. En caso de que no se aplique el anticipo a la venta de crédito, este ajuste de ivas no se llevará a cabo.
  4. También en entidades contables se generarán pólizas en ventas realizadas en moneda extranjera para registrar la pérdida o ganancia cambiaria. Al igual que con el ajuste de ivas, es en el momento de la aplicación cuando el sistema tiene los recursos para calcular esta pérdida o ganancia en tipos de cambio.

Consultar registro.

Permite consultar el registro de cuenta seleccionado en el cual aparecerá la siguiente información:

  • Título. Es un título del tipo al que pertenece este registro, el cual puede ser, Cuenta por cobrar, Pago por anticipado, Pago, Saldo, Aplicación de anticipo, Descuento por aplicación o Devolución de anticipo.
  • Clave. La clave única de este registro.
  • Fecha. La fecha del registro.
  • Estatus. Este puede ser Guardado o Cancelado.
  • Referencia. Muestra la referencia del módulo auxiliar a manera de “Módulo|ID|Entidad||” que creó este registro. Los registros generados directamente en este módulo, no tienen ninguna referencia.
  • Cliente. Es el nombre del cliente al que pertenece el registro.
  • Concepto. Muestra el concepto del registro por ejemplo, “Venta Guadalajara, numero 22200 y referencia 114”, para una cuenta por cobrar generada al agregar la factura 22200 de la entidad de Guadalajara y referencia del cliente no 114.
  • Total. Indica el total del registro en la moneda establecida, tipo de cambio y total en moneda nacional. En registros en moneda nacional, el tipo de cambio será siempre 1.0 y los totales serán iguales.
  • Saldo. En registros de cuentas por cobrar y de anticipos, indica el saldo del registro en la moneda establecida, tipo de cambio y saldo en moneda nacional. En registros en moneda nacional, el tipo de cambio será siempre 1.0 y los saldos serán iguales. El saldo en anticipos significa la cantidad del anticipo que falta por aplicar. No aplica a los demás registros.
  • Vencimiento. Solo aplica a cuentas por cobrar, e indica la fecha de vencimiento de esta.
  • Pago. Muestra la entidad y número de movimiento de caja o banco que fue registrado por este pago o anticipo. No aplica a los demás registros.

Para registros de cuentas por cobrar y de anticipos, aparecerán los detalles de sus pagos, saldos, y aplicación de anticipos, como los descuentos y devoluciones ligadas respectivamente. Cada registro constará de la siguiente información:

  • Tipo. El tipo de registro asociado, para cuentas por cobrar serán Pago, Saldo y Aplicación. Para anticipos serán Descuento y Devolución.
  • Cve. La clave única del registro asociado.
  • Fecha. La fecha del registro asociado.
  • Concepto. Muestra el concepto del registro asociado.
  • Total. Indica el total en la moneda establecida, tipo de cambio y total en moneda nacional del registro asociado. En registros en moneda nacional, el tipo de cambio será siempre 1.0 y los totales serán iguales.
  • Pago. Muestra la entidad y número de movimiento de caja o banco que fue registrado por este pago o devolución asociada. No aplica a los demás registros asociados.
NOTA: Se indicará la suma de los totales de los registros asociados, esto para verificar el total efectivamente pagado en una cuenta por pagar, o el monto efectivamente aplicado en caso de un anticipo. Los renglones en rojo indican registros asociado que fueron cancelados y no se suman.

Devolver anticipo.

Este proceso permite generar una devolución al anticipo seleccionado. Supongamos que nuestro cliente nos paga por anticipado $1,000.00 de un material y al momento de facturar la mercancía, por algún error, solo solo debíamos cobrarle $800.00. Nuestra venta de crédito la ingresaremos por los $800.00, y al aplicar el anticipo a nuestra cuenta por cobrar, nos quedarán $200.00 por aplicar. Si decidimos devolver al cliente los $200.00, deberemos de generar la devolución del anticipo la cual nos ingresará automáticamente el movimiento de retiro. El formulario para agregar una devolución de anticipo contiene los siguientes objetos:

  • Cliente. Informativo, contiene el nombre del cliente al cual devolveremos el anticipo.
  • Fecha. Debes indicar la fecha de la devolución.
  • Concepto. Puedes ingresar aquí un motivo por el cual estás devolviendo este anticipo.
  • Moneda. Informativo, se especifica la moneda de la devolución la cual es igual a la moneda especificada en el anticipo que pretendes devolver.
  • Tipo de cambio. Si el anticipo esta en moneda extranjera, debes especificar el tipo de cambio para este pago, de lo contrario, déjalo como 1.0.
  • Cantidad. Debes especificar el importe total de la devolución en la moneda del anticipo.

Al aceptar este proceso se cargará el formulario para realizar el pago y debes especificar los datos necesarios del mismo según lo establecido en el módulo de caja y bancos en el apartado de agregado indirecto de movimientos. Según sea la moneda establecida en el anticipo, el movimiento bancario de retiro se podrá realizar bajo las siguientes reglas:

  1. Si la devolución es en moneda nacional, se podrá realizar el retiro desde una caja o un banco establecido en moneda nacional.
  2. Si la devolución es en moneda extranjera, se podrá realizar el retiro desde una caja o un banco establecido en moneda nacional. Se utilizará el tipo de cambio para que el movimiento de caja o banco quede establecido en moneda nacional multiplicándolo por la cantidad.
  3. Si la devolución es en moneda extranjera, se podrá realizar el retiro desde un banco establecido con la misma moneda extranjera. El tipo de cambio se utilizará exclusivamente para la póliza de egresos y en caso de que la entidad de venta esté enlazada a la contabilidad.
  4. Fallará si se intenta hacer el retiro de una devolución en moneda nacional con un banco establecido en moneda extranjera, o si la devolución y el banco están establecidos ambos en moneda extranjera, pero estas sean diferentes, por ejemplo, dolares con euros.

Cancelar registro.

Este proceso cancela el registro seleccionado según las siguientes reglas:

  1. Si el registro es un pago, saldo, aplicación o devolución, se procederá a cancelar junto a sus objetos dependientes (movimientos bancarios o de caja, descuento por aplicación, pólizas, etc.).
  2. Si el registro es un anticipo o una cuenta generada desde el módulo de clientes, se procederá a cancelar en caso de no tener ningún registro asociado ya sea pago, saldo, aplicación o devolución. En caso contrario, primero se deben cancelar los registros asociados para poder cancelar este registro.
  3. Si el registro es una cuenta generada desde el módulo de facturación, se tendrá que cancelar el registro de la factura para que este registro quede cancelado. Además, esta cuenta no debe tener registros asociados, de lo contrario, primero deben ser cancelados.
  4. Los registros de descuento no se pueden cancelar. Estos quedarán cancelados automáticamente al cancelar una aplicación de anticipo a una cuenta por cobrar.

Rastrear.

Permite hacer una consulta del registro seleccionado rastreando sus módulos dependientes.

Errores comunes en los procesos del Módulo de Cuentas por cobrar.

Los errores más comunes en estos procesos son los siguientes:

ERROR: Las cuentas de diferencias cambiarias no se han registrado aún.

Es necesario registrar las cuentas contables de diferencias cambiarias a favor y en contra antes de poder registrar pagos de cuentas por cobrar. Estas deben establecerse en las variables CC_DCAF y CC_DCEC respectivamente dentro del módulo de variables de contabilidad en el centro de control del CEF.

ERROR: El cliente del anticipo es distinto al de la cuenta por cobrar, o en su defecto, se quiere aplicar el anticipo a una cuenta de anticipo y no a una cuenta por cobrar.

Los anticipos deben ser aplicados seleccionando primero la cuenta por cobrar, y sobre el diálogo que emerge, seleccionar entonces de la lista el anticipo a ser aplicado. Este error se muestra cuando seleccionas el anticipo que deseas aplicar e intentas correr el proceso de “Aplicar anticipo”.

ERROR: El anticipo que se quiere aplicar es mayor al saldo de la cuenta del propio anticipo.

Este error ocurre cuando por ejemplo, intentamos aplicar a una cuenta por cobrar $1,000.00, pero el anticipo seleccionado de la lista tiene solo $900.00 de cantidad restante por aplicar. En este caso, solo podremos aplicar de este anticipo un máximo de $900.00 a esta cuenta por cobrar.

PRECAUCIÓN: Este elemento no representa una cuenta por cobrar. Debes seleccionar una cuenta común para aplicarle este proceso.

Los procesos como pago o saldo por ejemplo, solo pueden ser ejecutados sobre una cuenta por pagar. Este mensaje se muestra cuando intentamos aplicar por ejemplo, un proceso de saldo a un registro de pago o de descuento, no serán compatibles.

ERROR: El cliente no pertenece a la entidad mandada.

Este error ocurre cuando estas en una entidad específica, pero antes de aceptar para ejecutar un proceso, cambiaste de entidad. Al ejecutar algún proceso, siempre hay que posicionarnos en la entidad deseada y luego ejecutarlo.

Cotizaciones

Una cotización es un documento que emites como vendedor a tu cliente y funciona para establecer las condiciones comerciales de los productos o servicios que se vendes como la cantidad, detalle, precio, entre otras cosas. Este documento sirve como una constancia de las mercancías o servicios ofrecidos. En este módulo puedes generar directamente cotizaciones para tus clientes.

Vista de Módulo

Panel Lateral:

  • Entidad. Veremos las fichas de las entidades de venta que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades del Centro de Control. Siempre aparecerán por defecto las cotizaciones de la primera entidad disponible.
  • Rango.
    • Especial. La ficha de especial, permite filtrar las cotizaciones de cierto mes específico, que no aparezca como meses.
    • Hoy. Filtra y muestra solo las cotizaciones de hoy (Esta es la selección por defecto).
    • Semana. Filtra y muestra las cotizaciones pertenecientes a los últimos siete días.
    • Meses… Esta ficha filtra y muestra las cotizaciones del mes seleccionado.
  • Estatus.
    • Todas. Muestra cotizaciones que tengan cualquier estatus, ya sea que estén generadas, canceladas o facturadas.
    • Generadas. Muestra las cotizaciones que están capturadas pero que aún no se le ha generado su pedido, remisión o factura.
    • Canceladas. Esta ficha muestra aquellas cotizaciones que se han cancelado. Las cotizaciones canceladas ya no se pueden cambiar.
    • Facturadas. Muestra las cotizaciones que ya tienen un pedido, remisión o factura enlazada.

Las columnas por defecto que muestra el cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

  • Núm. Es el número consecutivo de la cotización, según la entidad a la que pertenece.
  • Fecha. Indica la fecha de la cotización.
  • Ref. Esta es una referencia de la cotización. Por lo regular se presenta en este campo un número que nos proporcione nuestro cliente para que la identifique.
  • ST. Muestra el estatus de la cotización (Generada, Cancelada o Facturada).
  • Total. Indica el importe total de esta cotización.
  • Cliente. Muestra el nombre del cliente al cual le generamos la cotización.
  • Enl. Es la referencia del registro a manera de “Módulo – Número” a la que está enlazada esta cotización producto de la generación ya sea del pedido, la remisión o de la factura final.
NOTA: Las cotizaciones generadas siempre aparecen en color negro, las facturadas en color azul y todas las canceladas aparecen en color rojo.

Procesos del Módulo de Cotizaciones

En el módulo de cotizaciones intervienen los procesos primarios de agregar, cambiar, consultar, generar pedido, generar remisión, generar factura, cancelar y rastreo.

Agregar Cotización.

Permite agregar una cotización. Las cotizaciones se agregan según la entidad en la que estemos, por ejemplo, si tenemos la entidad de venta MONTERREY y GUADALAJARA, y estamos en la entidad GUADALAJARA, no podremos agregarla en la de MONTERREY. Si deseamos hacer esto, Primero tendríamos que ubicarnos en la entidad de venta MONTERREY, para poder agregar. El formulario para Agregar una nueva cotización, posee los siguientes objetos de cabecero:

  • No. Cotización. Informativo, indica el número de cotización que se agregará.
  • Referencia. Puedes ingresar algo pequeño que haga referencia a esta cotización, por ejemplo, un número que nos proporcione nuestro cliente para que la identifique.
  • Fecha. Indica aquí la fecha de la cotización.
  • Fecha de entrega. Indica aquí la fecha acordada de envío del material de esta cotización.
  • Pago. Este puede ser Contado o Crédito, e indica las condiciones de pago. Las ventas a crédito, no se podrán generar si el cliente es el genérico (cliente con el número cero).
  • Cliente. Es la clave del cliente para esta cotización según el catálogo de clientes establecido en el módulo de clientes para esta entidad de venta. Este cliente debe ser seleccionado antes de ingresar los detalles de la cotización, ya que si se selecciona un nuevo cliente después de haber ingresado alguna partida en el detalle, estas serán automáticamente eliminadas y se tendrán que volver a ingresar. Al agregar el número de cliente, el sistema llenará los datos de este, estableciendo los siguientes datos informativos de la cotización:
    • R.F.C.
    • Nombre. Es el nombre de la persona física o moral del cliente.
    • Dirección.
    • Colonia.
    • Población.
    • C.P.
    • Tels. Los teléfonos de contacto.
  • Moneda. Indica aquí, la moneda de negociación para esta cotización.
  • TC. Si la moneda de negociación está en moneda extranjera, debes indicar aquí el tipo de cambio. Este tipo de cambio será tomado al momento de generar la factura o remisión de la cotización, por lo tanto, si la factura o remisión necesitaran otro tipo de cambio, para generarlas desde esta cotización, primero tendríamos que cambiar el tipo de cambio y después proceder a generar.
  • Bodega. Campo informativo de la clave de la bodega en la cual se agregará el movimiento al almacén en el momento de generar la remisión o la factura de la venta.
  • Nombre. Campo informativo del nombre corto de esta bodega.
  • Vendedor. Permite establecer el vendedor para esta venta según lo establecido a continuación:
    1. Si existe un vendedor para esta entidad, lo cargará de inicio, de lo contrario, establecerá el vendedor por defecto del sistema número “cero” (ningún vendedor).
    2. Si la venta no especifica a ningún cliente (es venta de mostrador), se podrá establecer cualquier vendedor.
    3. Si se ha establecido un cliente específico para esta venta, será necesario especificar el vendedor registrado en el cliente, de lo contrario, fallará la transacción.
    4. En el caso de que el vendedor especificado en el cliente de esta venta sea el vendedor de sistema “cero”, entonces, no se podrá especificar a ningún vendedor.
  • Nombre. Campo informativo del nombre del vendedor asignado a esta venta.
  • Observaciones del documento. Puedes ingresar aquí algunas observaciones para este proceso de venta.

Para llenar los detalles de cada partida que contendrá la cotización, contamos con los siguientes objetos:

  • Cant. Indica la cantidad de venta del producto o 1 en caso de un servicio.
  • Uni. No contiene objeto. Este es un espacio informativo de partidas previamente insertadas, y muestra la unidad del producto según el catálogo de productos.
  • Clave. Aquí se inserta la clave del producto o servicio que contendrá esta partida, se puede seleccionar buscando en el catálogo, o si prefieres insertarla directamente. Aquí también puedes ingresar el código del proveedor en caso de que éste esté relacionado en el producto del catálogo de productos de Forseti ERP.
  • Descripción. Es informativo de la partida, es la descripción del producto o servicio y aparecerá cuando se ingrese la clave a partir del catálogo.
  • Precio. Aunque en este objeto se puede ingresar un precio directo, no siempre se aplicará ya que el funcionamiento para determinar el precio de esta partida, dependerá en gran medida a las propiedades establecidas en el cliente, en la entidad de venta, y sobre todo en las políticas de venta. Revisa la sección “Proceso de determinación del precio unitario para una venta” dentro de la documentación del módulo de políticas de ventas.
  • Importe. No contiene objeto. Este es un espacio informativo de partidas previamente insertadas, y muestra el importe de la partida resultante de la cantidad multiplicada por el precio.
  • Desc. Si no se ingresa descuento, la partida buscará el descuento general de nuestro cliente establecido en el catálogo de clientes y en caso de que encuentre un descuento lo ingresará. Si se ingresa, éste descuento será aplicado a la partida.
  • IVA.
    • Si no se ingresa IVA, procederá a revisar lo siguiente:
      1. Si el producto o servicio aplica IVA, entonces se especificará el porcentaje según lo establecido en la entidad de venta.
      2. Si el producto o servicio no aplica IVA, entonces no especificará ningún IVA para esta partida.
    • Si se ingresa un porcentaje directo de IVA, procederá como sigue:
      1. Si el porcentaje de IVA en la entidad está marcado como 0% (por lo regular para entidades de venta no contables), entonces ignorará este dato y especificará el IVA en 0%.
      2. Si el porcentaje en la entidad es mayor que 0%, entonces aplicará este dato como porcentaje de IVA.
  • IEPS. No contiene objeto. La partida buscará el IEPS establecido en el catálogo de productos o servicios y en caso de que encuentre un porcentaje lo ingresará.
  • R/IVA. No contiene objeto. La partida buscará el porcentaje de retención de IVA establecido en el catálogo de productos o servicios y en caso de que encuentre uno lo ingresará.
  • R/ISR. No contiene objeto. La partida buscará el porcentaje de retención de ISR establecido en el catálogo de productos o servicios y en caso de que encuentre uno lo ingresará.
  • Observaciones. Puedes ingresar aquí, algunas observaciones sobre esta partida de la cotización.

Al ir agregando cada partida a la cotización, la información de los totales irá cambiando, ajustando así la cotización. Estos datos son los siguientes:

  • Importe. Es la suma total del importe de los detalles.
  • Descuento. Es la suma total del descuento de los detalles.
  • Sub Total. Se calcula sumando el importe menos el descuento.
  • IVA. Es el total de IVA aplicado a esta venta.
  • IEPS. Es el total de IEPS aplicado a esta venta.
  • Retención de IVA. Es el total de retención de IVA.
  • Retención de ISR. Es el total de retención de ISR.
  • Total. Representa el gran total de la venta. Se calcula sumando el sub total más el IVA y el IEPS, menos las retenciones.

Cambiar Cotización.

Este proceso permite cambiar el cabecero y los detalles de la cotización seleccionada. Las cotizaciones se pueden cambiar mientras no se haya generado su pedido, remisión o factura asociada.

Consultar Cotización.

Este proceso permite consultar el cabecero y los detalles de la cotización seleccionada.

Generar Pedido.

Permite generar el pedido del material de la cotización. El formulario para la generación contiene los siguientes objetos:

  • Pedido. Informativo, contiene el número consecutivo del pedido que se generará.
  • Fecha. Es la fecha del pedido.
  • Referencia. Aquí podemos indicar el número de esta cotización, dejar la referencia que aparece, u otro dato acerca de esta transacción.
NOTA: La generación del pedido se agregará según las reglas establecidas en el módulo de pedidos y no se podrá generar en caso de que la cotización este cancelada o que ya se haya generado una remisión o factura asociada.

Generar Remisión.

Permite generar la remisión del material de la cotización. El formulario para la generación contiene los siguientes objetos:

  • Remisión. Informativo, contiene el número consecutivo de la remisión que se generará.
  • Fecha. Es la fecha de esta remisión.
  • Referencia. Aquí podemos indicar el número de esta cotización, dejar la referencia que aparece, u otro dato acerca de esta transacción.
NOTA: La generación de la remisión se agregará según las reglas establecidas en el módulo de remisiones y no se podrá generar en caso de que la cotización esté cancelada o que ya se haya generado un pedido o factura asociada.

Generar Factura.

Permite generar la factura definitiva del material y/o servicios de esta cotización. El formulario para la generación de la factura contiene los siguientes objetos:

Factura. Informativo, contiene el número interno consecutivo de la factura que se generará.
Fecha. Es la fecha de la factura.
Referencia. Aquí podemos indicar el número de esta cotización, dejar la referencia que aparece, u otro dato acerca de esta transacción.

NOTA: La generación de la factura se agregará según las reglas establecidas en el módulo de facturación y no se podrá generar la factura en caso de que la cotización esté cancelada o que ya se haya generado un pedido o una remisión asociada. En estos casos, será necesario generar la factura a partir del pedido o de la remisión, mas no a partir de esta cotización.

Cancelar Cotización.

Este proceso cancela la cotización seleccionada, si, y solo, si esta cotización no ha generado su pedido, remisión o factura asociada. En caso contrario, deberemos de cancelar el pedido, remisión o factura asociada, al hacer esto, esta cotización será liberada de la asociación y se podrá proceder a cancelar.

Rastrear.

Permite hacer una consulta de la cotización rastreando sus módulos dependientes.

Errores comunes en los procesos del Módulo de Cotizaciones.

Los errores mas comunes en estos procesos son los siguientes:

PRECAUCION: Esta cotización ya tiene una factura, remisión o pedido asociado, no se puede cancelar. Primero debes cancelar la factura, remisión o pedido para poder cancelar la cotización.

Como se dijo anteriormente, la cancelación de las cotizaciones solo pueden realizarse cuando no se han generado su pedido, remisión o factura.

Pedidos

Un pedido es un documento interno que se emite para dar a conocer a las distintas áreas de la empresa, que el proceso de una venta se ha iniciado y funciona para revelar los productos o servicios que se están vendiendo, como la cantidad, detalle, precio, entre otras cosas. Este documento sirve como una constancia de las mercancías o servicios vendidos. En este módulo puedes generar directamente pedidos para tus clientes.

Vista del Módulo

Panel Lateral:

  • Entidad. Veremos las fichas de las entidades de venta que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades del Centro de Control. Siempre aparecerán por defecto los pedidos de la primera entidad disponible.
  • Rango.
    • Especial. La ficha de especial, permite filtrar los pedidos de cierto mes específico, que no aparezca como meses.
    • Hoy. Filtra y muestra solo los pedidos de hoy (Esta es la selección por defecto).
    • Semana. Filtra y muestra los pedidos pertenecientes a los últimos siete días.
    • Meses… Esta ficha filtra y muestra los pedidos del mes seleccionado.
  • Estatus.
    • Todos. Muestra pedidos que tengan cualquier estatus, ya sea que estén generados, cancelados o facturados.
    • Generados. Muestra los pedidos que están capturados pero que aún no se le ha generado su remisión o factura.
    • Cancelados. Esta ficha muestra aquellos pedidos que se han cancelado. Los pedidos cancelados ya no se pueden cambiar.
    • Facturados. Muestra los pedidos que ya tienen una remisión o factura enlazada.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

  • Núm. Es el número consecutivo del pedido, según la entidad a la que pertenece.
  • Fecha. Indica la fecha del pedido.
  • Ref. Esta es una referencia del pedido. Por lo regular se presenta en este campo un número que nos proporcione nuestro cliente para que lo identifique, como su orden de compra.
  • ST. Muestra el estatus del pedido (Generado, Cancelado o Facturado).
  • Total. Indica el importe total de este pedido.
  • Cliente. Muestra el nombre del cliente al cual le generamos el pedido.
  • Enl. Es la referencia del registro a manera de “Módulo – Número” a la que está enlazado este pedido producto de la generación ya sea de la remisión o de la factura final.
NOTA: Los pedidos generados siempre aparecen en color negro, los facturados en color azul, y todos los cancelados aparecen en color rojo.

Procesos del Módulo de Pedidos

En el módulo de pedidos intervienen los procesos primarios de agregar, cambiar, consultar, generar remisión, generar factura, cancelar y rastreo.

Agregar Pedido.

Permite agregar un pedido. Los pedidos se agregan según la entidad en la que estemos, por ejemplo, si tenemos la entidad de venta MONTERREY y GUADALAJARA, y estamos en la entidad GUADALAJARA, no podremos agregarlo en la de MONTERREY. Si deseamos hacer esto, Primero tendríamos que ubicarnos en la entidad de venta MONTERREY, para poder agregar. El formulario para Agregar un nuevo pedido, posee los siguientes objetos de cabecero:

  • No. Pedido. Informativo, indica el número de pedido que se agregará.
  • Referencia. Puedes ingresar algo pequeño que haga referencia a este pedido, por ejemplo, el número de orden de compra de nuestro cliente.
  • Fecha. Indica aquí la fecha del pedido.
  • Fecha de entrega. Indica aquí la fecha acordada de envío del material o de entrega en caso de servicio de proyecto.
  • Pago. Este puede ser Contado o Crédito, e indica las condiciones de pago. Las ventas a crédito, no se podrán generar si el cliente es el genérico (cliente con el número cero).
  • Cliente. Es la clave del cliente para este pedido según el catálogo de clientes establecido en el módulo de clientes para esta entidad de venta. Este cliente debe ser seleccionado antes de ingresar los detalles del pedido, ya que si se selecciona un nuevo cliente después de haber ingresado alguna partida en el detalle, estas serán automáticamente eliminadas y se tendrán que volver a ingresar. Al agregar el número de cliente, el sistema llenará los datos de este, estableciendo los siguientes datos informativos del pedido:
    • R.F.C.
    • Nombre. Es el nombre de la persona física o moral del cliente.
    • Dirección.
    • Colonia.
    • Población.
    • C.P.
    • Tels. Los teléfonos de contacto.
  • Moneda. Indica aquí, la moneda de negociación para este pedido.
  • TC. Si la moneda de negociación está en moneda extranjera, debes indicar aquí el tipo de cambio. Este tipo de cambio será tomado al momento de generar la factura o remisión del pedido, por lo tanto, si la factura o remisión necesitaran otro tipo de cambio, para generarlas desde este pedido, primero tendríamos que cambiar el tipo de cambio y después proceder a generar.
  • Bodega. Campo informativo de la clave de la bodega en la cual se agregará el movimiento al almacén en el momento de generar la remisión o la factura de la venta.
  • Nombre. Campo informativo del nombre corto de esta bodega.
  • Vendedor. Permite establecer el vendedor para esta venta según lo establecido a continuación:
    1. Si existe un vendedor para esta entidad, lo cargará de inicio, de lo contrario, establecerá el vendedor por defecto del sistema número “cero” (ningún vendedor).
    2. Si la venta no especifica a ningún cliente (es venta de mostrador), se podrá establecer cualquier vendedor.
    3. Si se ha establecido un cliente específico para esta venta, será necesario especificar el vendedor registrado en el cliente, de lo contrario, fallará la transacción.
    4. En el caso de que el vendedor especificado en el cliente de esta venta sea el vendedor de sistema “cero”, entonces, no se podrá especificar a ningún vendedor.
  • Nombre. Campo informativo del nombre del vendedor asignado a esta venta.
  • Observaciones del documento. Puedes ingresar aquí algunas observaciones para este proceso de venta.

Para llenar los detalles de cada partida que contendrá el pedido, contamos con los siguientes objetos:

  • Cant. Indica la cantidad de venta del producto o 1 en caso de un servicio.
  • Uni. No contiene objeto. Este es un espacio informativo de partidas previamente insertadas, y muestra la unidad del producto según el catálogo de productos.
  • Clave. Aquí se inserta la clave del producto o servicio que contendrá esta partida, se puede seleccionar buscando en el catálogo, o si prefieres insertarla directamente. Aquí también puedes ingresar el código del proveedor en caso de que éste esté relacionado en el producto del catálogo de productos de Forseti ERP.
  • Descripción. Es informativo de la partida, es la descripción del producto o servicio y aparecerá cuando se ingrese la clave a partir del catálogo.
  • Precio. Aunque en este objeto se puede ingresar un precio directo, no siempre se aplicará ya que el funcionamiento para determinar el precio de esta partida, dependerá en gran medida a las propiedades establecidas en el cliente, en la entidad de venta, y sobre todo en las políticas de venta. Revisa la sección “Proceso de determinación del precio unitario para una venta” dentro de la documentación del módulo de políticas de ventas.
  • Importe. No contiene objeto. Este es un espacio informativo de partidas previamente insertadas, y muestra el importe de la partida resultante de la cantidad multiplicada por el precio.
  • Desc. Si no se ingresa descuento, la partida buscará el descuento general de nuestro cliente establecido en el catálogo de clientes y en caso de que encuentre un descuento lo ingresará. Si se ingresa, éste descuento será aplicado a la partida.
  • IVA.
    • Si no se ingresa IVA, procederá a revisar lo siguiente:
      1. Si el producto o servicio aplica IVA, entonces se especificará el porcentaje según lo establecido en la entidad de venta.
      2. Si el producto o servicio no aplica IVA, entonces no especificará ningún IVA para esta partida.
    • Si se ingresa un porcentaje directo de IVA, procederá como sigue:
      1. Si el porcentaje de IVA en la entidad está marcado como 0% (por lo regular para entidades de venta no contables), entonces ignorará este dato y especificará el IVA en 0%.
      2. Si el porcentaje en la entidad es mayor que 0%, entonces aplicará este dato como porcentaje de IVA.
  • IEPS. No contiene objeto. La partida buscará el IEPS establecido en el catálogo de productos o servicios y en caso de que encuentre un porcentaje lo ingresará.
  • R/IVA. No contiene objeto. La partida buscará el porcentaje de retención de IVA establecido en el catálogo de productos o servicios y en caso de que encuentre uno lo ingresará.
  • R/ISR. No contiene objeto. La partida buscará el porcentaje de retención de ISR establecido en el catálogo de productos o servicios y en caso de que encuentre uno lo ingresará.
  • Observaciones. Puedes ingresar aquí, algunas observaciones sobre esta partida del pedido.

Al ir agregando cada partida al pedido, la información de los totales irá cambiando, ajustando así el pedido. Estos datos son los siguientes:

  • Importe. Es la suma total del importe de los detalles.
  • Descuento. Es la suma total del descuento de los detalles.
  • Sub Total. Se calcula sumando el importe menos el descuento.
  • IVA. Es el total de IVA aplicado a esta venta.
  • IEPS. Es el total de IEPS aplicado a esta venta.
  • Retención de IVA. Es el total de retención de IVA.
  • Retención de ISR. Es el total de retención de ISR.
  • Total. Representa el gran total de la venta. Se calcula sumando el sub total más el IVA y el IEPS, menos las retenciones.

Cambiar Pedido.

Este proceso permite cambiar el cabecero y los detalles del pedido seleccionado. Los pedidos se pueden cambiar mientras no se haya generado su remisión o factura asociada.

Consultar Pedido.

Este proceso permite consultar el cabecero y los detalles del pedido seleccionado.

Generar Remisión.

Permite generar la remisión del material del pedido. El formulario para la generación contiene los siguientes objetos:

  • Remisión. Informativo, contiene el número consecutivo de la remisión que se generará.
  • Fecha. Es la fecha de esta remisión.
  • Referencia. Aquí podemos indicar el número de este pedido, dejar la referencia que aparece, u otro dato acerca de esta transacción.
NOTA: La generación de la remisión se agregará según las reglas establecidas en el módulo de remisiones y no se podrá generar la remisión en caso de que el pedido esté cancelado o que ya se haya generado una factura asociada.

Generar Factura.

Permite generar la factura definitiva del material y/o servicios de este pedido. El formulario para la generación de la factura contiene los siguientes objetos:

  • Factura. Informativo, contiene el número interno consecutivo de la factura que se generará.
  • Fecha. Es la fecha de la factura.
  • Referencia. Aquí podemos indicar el número de este pedido, dejar la referencia que aparece, u otro dato acerca de esta transacción.
NOTA: La generación de la factura se agregará según las reglas establecidas en el módulo de facturación y no se podrá generar la factura en caso de que el pedido esté cancelado o que ya se haya generado una remisión asociada. En estos casos, será necesario generar la factura a partir de la remisión, mas no a partir de este pedido.

Cancelar Pedido.

Este proceso cancela el pedido seleccionado, si, y solo, si este pedido no ha generado su remisión o factura asociada. En caso contrario, deberemos de cancelar la remisión o factura asociada, al hacer esto, este pedido será liberado de la asociación y se podrá proceder a cancelar.

Rastrear.

Permite hacer una consulta del pedido rastreando sus módulos dependientes.

Errores comunes en los procesos del Módulo de Pedidos.

Los errores mas comunes en estos procesos son los siguientes:

PRECAUCION: Este pedido ya tiene una factura o remisión asociada, no se puede cancelar. Primero debes cancelar la factura o remisión para poder cancelar el pedido.

Como se dijo anteriormente, la cancelación de los pedidos solo pueden realizarse cuando no se han generado su remisión o factura.

Remisiones

Una remisión en Forseti ERP funciona para registrar la salida de los productos del almacén cuando es necesario el registro, pero aún no enviaremos la factura al cliente. Esto suele suceder mas a menudo con ventas a crédito donde el mandamos el material únicamente con la remisión que sirve como una constancia de las mercancías enviadas. El módulo de remisiones del CEF te permite registrar la remisión de los productos desde el departamento de ventas y así generar automáticamente la salida del almacén la cual será verificada por el encargado de la bodega. Este módulo se describe a continuación.

Vista del Módulo

Panel Lateral:

  • Entidad. Veremos las fichas de las entidades de venta que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades del Centro de Control. Siempre aparecerán por defecto las remisiones de la primera entidad disponible.
  • Rango.
    • Especial. La ficha de especial, permite filtrar las remisiones de cierto mes específico, que no aparezca como meses.
    • Hoy. Filtra y muestra solo las remisiones de hoy (Esta es la selección por defecto).
    • Semana. Filtra y muestra las remisiones pertenecientes a los últimos siete días.
    • Meses… Esta ficha filtra y muestra las remisiones del mes seleccionado.
  • Estatus.
    • Todas. Muestra remisiones con cualquier estatus, ya sea que estén generadas, canceladas, emitidas o revertidas.
    • Generadas. Muestra las remisiones que fueron recientemente generadas, pero que aún no cuentan con la aprobación del encargado de la bodega, este último no ha auditado la salida del almacén.
    • Canceladas. Esta ficha muestra aquellas remisiones que se han cancelado. Las remisiones canceladas ya no pueden generar su factura.
    • Emitidas. Muestra las remisiones, donde su movimiento al almacén asociado ya fue aprobado por el encargado de la bodega, osea, ya está auditada la salida.
    • Revertidas. Muestra las remisiones donde su movimiento al almacén asociado fue revertido por alguna circunstancia, por el encargado de esta bodega. 
IMPORTANTE: Las remisiones revertidas forzosamente tienen que ser canceladas.

Las columnas por defecto que muestra el cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

  • Núm. Es el número consecutivo de la remisión, según la entidad a la que pertenece.
  • Fecha. Indica la fecha de la remisión.
  • Ref. Esta es una referencia de la remisión. Por lo regular se presenta en este campo un número que nos proporcione nuestro cliente para que lo identifique, como su orden de compra.
  • ST. Muestra el estatus de la remisión (Generada, Cancelada, Emitida o Revertida).
  • Total. Indica el importe total de esta remisión.
  • Cliente. Muestra el nombre del cliente de nuestra remisión.
  • Fact. Es el número de la factura en Forseti ERP a la que está enlazada esta remisión, producto de la generación de la factura de la venta desde este módulo.
  • CFDI. Es el estatus de la carta porte electrónica que exige la ley cuando enviamos materiales “sin factura” y por nuestros propios medios (nuestro propio transporte). Este puede ser:
    • —. No se ha generado o sellado la carta porte electrónica.
    • TFD. La carta porte ya se generó y fue sellada por el Proveedor Autorizado de Certificación, pero por alguna circunstancia no se ha generado el archivo PDF.
    • PDF. La carta porte está completamente generada.
NOTA: Las remisiones generadas o emitidas siempre aparecen en color negro, las revertidas en color azul, y todas las canceladas aparecen en color rojo.

Procesos del Módulo de Remisiones.

En el módulo de remisiones intervienen los procesos primarios de agregar, consultar, sellar, descargar archivo xml, descargar archivo pdf, enviar xml y pdf, generar factura, cancelar y rastreo.

Agregar Remisión.

Permite agregar nuevas remisiones. Las remisiones se agregan según la entidad en la que estemos, por ejemplo, si tenemos la entidad de venta MONTERREY y GUADALAJARA, y estamos en la entidad GUADALAJARA, no podremos agregarla en la de MONTERREY. Si deseamos hacer esto, Primero tendríamos que ubicarnos en la entidad de venta MONTERREY, para poder agregar. El formulario para Agregar una nueva remisión, posee los siguientes objetos de cabecero:

  • No. Remisión. Informativo, indica el número de remisión que se agregará.
  • Referencia. Puedes ingresar algo pequeño que haga referencia a esta remisión, por ejemplo, el número de orden de compra de nuestro cliente.
  • Fecha. Indica aquí la fecha de la remisión.
  • Fecha de entrega. Indica aquí la fecha acordada de envío del material.
  • Pago. Este puede ser Contado o Crédito, e indica las condiciones de pago para esta remisión. Las remisiones con pago a crédito no se podrán generar si el cliente es el genérico (cliente con el número cero).
  • Cliente. Es la clave del cliente para esta remisión según el catálogo de clientes establecido en el módulo de clientes para esta entidad de venta. Este cliente debe ser seleccionado antes de ingresar los detalles de la remisión, ya que si se selecciona un nuevo cliente después de haber ingresado alguna partida en el detalle, estas serán automáticamente eliminadas y se tendrán que volver a ingresar. Al agregar el número de cliente, el sistema llenará los datos de este, estableciendo los siguientes datos informativos de la remisión:
    • R.F.C.
    • Nombre. Es el nombre de la persona física o moral del cliente.
    • Dirección.
    • Colonia.
    • Población.
    • C.P.
    • Tels. Los teléfonos de contacto.
  • Moneda. Indica aquí, la moneda de negociación para la venta de esta remisión.
  • TC. Si la moneda de negociación está en moneda extranjera, debes indicar aquí el tipo de cambio. Este tipo de cambio será tomado al momento de generar el movimiento al almacén de esta remisión para calcular el costo, y además, será utilizado para por la venta que se genere a partir de esta remisión para calcular la cuenta por cobrar o el cobro en caso de ser venta de contado. También se ocupará para las pólizas en caso de que la entidad de venta se enlace a la contabilidad.
  • Bodega. Campo informativo de la clave de la bodega en la cual se agregará el movimiento al almacén de esta remisión.
  • Nombre. Campo informativo del nombre corto de esta bodega.
  • Vendedor. Permite establecer el vendedor para esta venta según lo establecido a continuación:
    1. Si existe un vendedor para esta entidad, lo cargará de inicio, de lo contrario, establecerá el vendedor por defecto del sistema número “cero” (ningún vendedor).
    2. Si la venta no especifica a ningún cliente (es venta de mostrador), se podrá establecer cualquier vendedor.
    3. Si se ha establecido un cliente específico para esta venta, será necesario especificar el vendedor registrado en el cliente, de lo contrario, fallará la transacción.
    4. En el caso de que el vendedor especificado en el cliente de esta venta sea el vendedor de sistema “cero”, entonces, no se podrá especificar a ningún vendedor.
  • Nombre. Campo informativo del nombre del vendedor asignado a esta venta.
  • Observaciones del documento. Puedes ingresar aquí algunas observaciones sobre esta remisión.

Para llenar los detalles de cada partida que contendrá la remisión, contamos con los siguientes objetos:

  • Cant. Indica la cantidad de venta del producto o 1 en caso de un servicio.
  • Uni. No contiene objeto. Este es un espacio informativo de partidas previamente insertadas, y muestra la unidad del producto según el catálogo de productos.
  • Clave. Aquí se inserta la clave del producto o servicio que contendrá esta partida, se puede seleccionar buscando en el catálogo, o si prefieres insertarla directamente. Aquí también puedes ingresar el código del proveedor en caso de que éste esté relacionado en el producto del catálogo de productos de Forseti ERP.
  • Descripción. Es informativo de la partida, es la descripción del producto o servicio y aparecerá cuando se ingrese la clave a partir del catálogo.
  • Precio. Aunque en este objeto se puede ingresar un precio directo, no siempre se aplicará ya que el funcionamiento para determinar el precio de esta partida, dependerá en gran medida a las propiedades establecidas en el cliente, en la entidad de venta, y sobre todo en las políticas de venta. Revisa la sección “Proceso de determinación del precio unitario para una venta” dentro de la documentación del módulo de políticas de ventas.
  • Importe. No contiene objeto. Este es un espacio informativo de partidas previamente insertadas, y muestra el importe de la partida resultante de la cantidad multiplicada por el precio.
  • Desc. Si no se ingresa descuento, la partida buscará el descuento general de nuestro cliente establecido en el catálogo de clientes y en caso de que encuentre un descuento lo ingresará. Si se ingresa, éste descuento será aplicado a la partida.
  • IVA.
    • Si no se ingresa IVA, procederá a revisar lo siguiente:
      1. Si el producto o servicio aplica IVA, entonces se especificará el porcentaje según lo establecido en la entidad de venta.
      2. Si el producto o servicio no aplica IVA, entonces no especificará ningún IVA para esta partida.
    • Si se ingresa un porcentaje directo de IVA, procederá como sigue:
      1. Si el porcentaje de IVA en la entidad está marcado como 0% (por lo regular para entidades de venta no contables), entonces ignorará este dato y especificará el IVA en 0%.
      2. Si el porcentaje en la entidad es mayor que 0%, entonces aplicará este dato como porcentaje de IVA.
  • IEPS. No contiene objeto. La partida buscará el IEPS establecido en el catálogo de productos o servicios y en caso de que encuentre un porcentaje lo ingresará.
  • R/IVA. No contiene objeto. La partida buscará el porcentaje de retención de IVA establecido en el catálogo de productos o servicios y en caso de que encuentre uno lo ingresará.
  • R/ISR. No contiene objeto. La partida buscará el porcentaje de retención de ISR establecido en el catálogo de productos o servicios y en caso de que encuentre uno lo ingresará.
  • Observaciones. Puedes ingresar aquí, algunas observaciones sobre esta partida de la remisión.

Al ir agregando cada partida a la remisión, la información de los totales irá cambiando, y por lo tanto la irá ajustando. Estos datos son los siguientes:

  • Importe. Es la suma total del importe de los detalles.
  • Descuento. Es la suma total del descuento de los detalles.
  • Sub Total. Se calcula sumando el importe menos el descuento.
  • IVA. Es el total de IVA aplicado a esta venta.
  • IEPS. Es el total de IEPS aplicado a esta venta.
  • Retención de IVA. Es el total de retención de IVA.
  • Retención de ISR. Es el total de retención de ISR.
  • Total. Representa el gran total de la venta. Se calcula sumando el sub total más el IVA y el IEPS, menos las retenciones.

¿Por qué se tiene que agregar la información de precios y no únicamente la información de las cantidades en una remisión?

La respuesta a esta pregunta radica en que los precios son utilizados para calcular el costo del movimiento al almacén y su póliza de diario de costos. También determinarán los precios al momento de generar la factura de la venta ya que la remisión sirve como una plantilla para esta. Además, con la información de precios también será posible la generación de la cuenta por cobrar o movimiento de caja o banco al momento de la generación de la factura según se haya establecido como crédito o contado respectivamente. Este módulo está enfocado para ser utilizado por el departamento de ventas mas no para el almacén. Supuesta mente, el almacenista solo debe revisar que físicamente las cantidades establecidas en el movimiento de salida del almacén generado automáticamente por esta remisión sean las correctas, y será el o la encargada de las ventas quien genere la remisión directamente a través de este proceso, o indirectamente a través de la cotización o pedido que seguramente el o ella misma agregó anteriormente.

¿Porqué ingresar las claves de servicios y no únicamente los productos a una remisión si su único objetivo es la generación de la salida del almacén?

Imaginemos que le vendemos 100 piezas del “Producto A” a un cliente y este nos la pagará con tarjeta de crédito. Ahora imaginemos que cobramos el 3% extra en pagos con tarjeta. En este caso, ese extra lo podemos manejar como un servicio y agregarlo a una partida de la remisión para que al facturar a partir de esta, se integre en el total de la cuenta por cobrar. El movimiento al almacén que genere esta remisión solo calculará el costo con base en el “Producto A” sin integrar la comisión por pago con tarjeta ya que esta, pertenece a un servicio extra.

Consultar Remisión.

Este proceso permite consultar el cabecero y los detalles de la remisión seleccionada.

Sellar Remisión.

Permite generar directamente en Forseti ERP, el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de la carta porte de esta remisión.
Para que los procesos de sellado de facturación electrónica, comprobantes de nómina electrónicos y carta porte electrónica puedan llevarse a cabo, debes contar con todos los elementos y configuraciones necesarias. Revisa la documentación de Comprobantes Fiscales Digitales del Centro de Control, para entender y poder proceder.

Archivo XML.

Permite descargar del servidor, el archivo XML del CFDI generado por el proceso de Sellar Remisión.

Archivo PDF.

Permite descargar del servidor, el archivo de impresión PDF del CFDI generado por el proceso de Sellar Remisión.

Envíar XML y PDF.

Permite enviar al cliente los archivos XML y PDF generados por el proceso Sellar Remisión. Para que los procesos de envío de facturación electrónica, comprobantes de nómina electrónicos y carta porte electrónica puedan llevarse a cabo, debes contar con todos los elementos y configuraciones necesarias. Revisa la documentación “Datos de este servidor, para autenticarse en un servicio web de Forseti ERP para recibir servicio de timbrado, correo electrónico automático y/o alojamiento de archivos en la nube” del módulo de “Servidor y Empresas” en la sección “Administración” del SAF. Comprobantes Fiscales Digitales del Centro de Control, para entender y poder proceder.

Generar Factura.

Permite generar la factura definitiva de la remisión. El formulario para la generación de la venta contiene los siguientes objetos:

Factura. Informativo, contiene el número interno consecutivo de la factura que se generará.
Fecha. Es la fecha de la factura.
Referencia. Aquí podemos indicar el número de orden de compra de nuestro cliente u otro dato acerca de esta transacción.

NOTA: La generación de la factura se agregará según las reglas establecidas en el módulo de facturación.

Cancelar Remisión.

Este proceso cancela la remisión seleccionada, si, y solo, si esta remisión no ha generado su factura asociada. En caso contrario, deberemos de cancelar la factura asociada, al hacer esto, esta remisión será liberada de la asociación y se podrá proceder a cancelar.

Rastrear.

Permite hacer una consulta de la remisión rastreando sus módulos dependientes.

Errores comunes en los procesos del Módulo de Remisiones.

Los errores mas comunes en estos procesos son los siguientes:

PRECAUCION: Esta remisión ya tiene una factura asociada, no se puede cancelar. Primero cancela la factura para poder cancelar la remisión.

Como se dijo anteriormente, la cancelación de las remisiones solo pueden realizarse cuando no se ha generado su venta.

PRECAUCION: Esta remisión necesita estar revertida desde el módulo del almacén para poder cancelarla.

Seguramente, intentas cancelar una remisión donde la bodega enlazada a la entidad de venta es auditable. El encargado de la bodega necesita revertir el movimiento al almacén asociado a esta remisión para que se pueda cancelar.

Facturas

En Forseti ERP, el módulo de ventas funciona para registrar las facturas de productos y servicios que vende la empresa. Su estructura es idéntica a las cotizaciones, pedidos y remisiones, por lo tanto se pueden generar automáticamente desde cualquiera de estos documentos, o directamente en este módulo. Al ingresar una factura directamente en este módulo o indirectamente desde el módulo de cotizaciones o pedidos, se generará de manera automática el movimiento al almacén, en caso de ser a crédito su cuenta por pagar, o en el caso de ser de contado, su movimiento de caja o banco, y todo lo anterior con sus respectivas pólizas (si es que esta entidad de venta se enlaza a la contabilidad). Las ventas generadas desde el módulo de remisiones, se saltarán la parte del almacén ya que esta salida quedó debidamente registrada en el momento de ingresar la remisión.

Vista del Módulo

Panel Lateral:

  • Entidad. Veremos las fichas de las entidades de venta que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades del Centro de Control. Siempre aparecerán por defecto las facturas de la primera entidad disponible.
  • Rango.
    • Especial. La ficha de especial, permite filtrar las facturas de cierto mes específico, que no aparezca como meses.
    • Hoy. Filtra y muestra solo las facturas de hoy (esta es la selección por defecto).
    • Semana. Filtra y muestra las facturas pertenecientes a los últimos siete días.
    • Meses… Esta ficha filtra y muestra las facturas del mes seleccionado.
  • Estatus.
    • Todas. Muestra facturas con cualquier estatus, ya sea que estén generadas, canceladas, emitidas o revertidas.
    • Generadas. Muestra las facturas que fueron recientemente generadas directamente en este módulo o a través del módulo de cotizaciones o pedidos, pero su movimiento al almacén asociado aún no cuenta con la aprobación del encargado de la bodega, este último no ha auditado la salida del almacén. Las facturas generadas desde remisiones nunca tomarán este estatus ya que la asociación del movimiento al almacén enlaza directamente al módulo de remisiones.
    • Canceladas. Esta ficha muestra aquellas facturas que se han cancelado. Las facturas canceladas ya no se pueden recuperar.
    • Emitidas. Muestra las facturas, donde su movimiento al almacén asociado ya fue aprobado por el encargado de la bodega, osea, ya está auditada la salida. Nota: En caso de que la factura haya sido generada desde el módulo de remisiones, tendrá este estatus sin importar si el movimiento al almacén asociado a la remisión esté, o no este auditado.
    • Revertidas. Muestra las facturas donde su movimiento al almacén asociado fue revertido por alguna circunstancia, por el encargado de esta bodega. Las facturas generadas desde una remisión no se pueden revertir ya que no se asocian con ningún movimiento al almacén. NOTA IMPORTANTE: Las facturas revertidas forzosamente tienen que ser canceladas.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

  • Núm. Es el número consecutivo de la factura, según la entidad a la que pertenece.
  • Fecha. Indica la fecha de la factura.
  • Ref. Esta es una referencia de la factura. Por lo regular se presenta en este campo un número que nos proporcione nuestro cliente para que lo identifique, como su orden de compra.
  • ST. Muestra el estatus de la factura (Generada, Cancelada, Emitida o Revertida).
  • Total. Indica el importe total de esta factura.
  • Cliente. Muestra el nombre del cliente de nuestra factura.
  • Ref. Muestra la referencia del módulo auxiliar a manera de “Módulo|ID|Entidad||” que creó esta factura. Las facturas generadas directamente en este módulo, no tienen ninguna referencia.
  • CFDI. Es el estatus de la factura electrónica que exige la ley. Este puede ser:
    • —. No se ha generado o sellado la factura electrónica.
    • TFD. La factura electrónica ya se generó y fue sellada por el Proveedor Autorizado de Certificación, pero por alguna circunstancia no se ha generado el archivo PDF.
    • PDF. La factura electrónica está completamente generada.
NOTA: Las facturas generadas o emitidas siempre aparecen en color negro, las revertidas en color azul, y todas las canceladas aparecen en color rojo.

Procesos del Módulo de Ventas.

En el módulo de ventas intervienen los procesos primarios de agregar, consultar, sellar, descargar archivo xml, descargar archivo pdf, enviar xml y pdf, devolver, rebajar, cancelar y rastreo.

Agregar Factura.

Permite agregar nuevas facturas. Las facturas se agregan según la entidad en la que estemos, por ejemplo, si tenemos la entidad de venta MONTERREY y GUADALAJARA, y estamos en la entidad GUADALAJARA, no podremos agregarla en la de MONTERREY. Si deseamos hacer esto, primero tendríamos que ubicarnos en la entidad de venta MONTERREY, para poder agregar. El formulario para Agregar una nueva factura, posee los siguientes objetos de cabecero:

  • No. Factura. Indica el número de factura que se agregará. Este podrá cambiarse en caso de que esté seleccionada la opción “Permitir cambiar el consecutivo al momento de facturar ” en la entidad de venta.
  • Referencia. Puedes ingresar algo pequeño que haga referencia a esta factura, por ejemplo, el número de orden de compra de nuestro cliente.
  • Fecha. Indica aquí la fecha de la factura.
  • Fecha de entrega. Indica aquí la fecha acordada de envío del material o de entrega en caso de servicio de proyecto.
  • Pago. Este puede ser Contado o Crédito, e indica las condiciones de pago para esta factura. Las facturas con pago a crédito no se podrán generar si el cliente es el genérico (cliente con el número cero).
  • Cliente. Es la clave del cliente para esta factura según el catálogo de clientes establecido en el módulo de clientes para esta entidad de venta. Este cliente debe ser seleccionado antes de ingresar los detalles de la factura, ya que si se selecciona un nuevo cliente después de haber ingresado alguna partida en el detalle, estas serán automáticamente eliminadas y se tendrán que volver a ingresar. Al agregar el número de cliente, el sistema llenará los datos de este, estableciendo los siguientes datos informativos de la factura:
    • R.F.C.
    • Nombre. Es el nombre de la persona física o moral del cliente.
    • Dirección.
    • Colonia.
    • Población.
    • C.P.
    • Tels. Los teléfonos de contacto.
  • Moneda. Indica aquí, la moneda de negociación para la venta de esta factura.
  • TC. Si la moneda de negociación está en moneda extranjera, debes indicar aquí el tipo de cambio. Este tipo de cambio será tomado al momento de generar el movimiento al almacén de esta factura para calcular el costo, y además, será utilizado para calcular la cuenta por cobrar o el pago en caso de ser factura de contado. También se ocupará para las pólizas en caso de que la entidad de venta se enlace a la contabilidad.
  • Bodega. Campo informativo de la clave de la bodega en la cual se agregará el movimiento al almacén de esta factura.
  • Nombre. Campo informativo del nombre corto de esta bodega.
  • Vendedor. Permite establecer el vendedor para esta venta según lo establecido a continuación:
    1. Si existe un vendedor para esta entidad, lo cargará de inicio, de lo contrario, establecerá el vendedor por defecto del sistema número “cero” (ningún vendedor).
    2. Si la venta no especifica a ningún cliente (es venta de mostrador), se podrá establecer cualquier vendedor.
    3. Si se ha establecido un cliente específico para esta venta, será necesario especificar el vendedor registrado en el cliente, de lo contrario, fallará la transacción.
    4. En el caso de que el vendedor especificado en el cliente de esta venta sea el vendedor de sistema “cero”, entonces, no se podrá especificar a ningún vendedor.
  • Nombre. Campo informativo del nombre del vendedor asignado a esta venta.
  • Observaciones del documento. Puedes ingresar aquí algunas observaciones sobre esta factura.

Para llenar los detalles de cada partida que contendrá la factura, contamos con los siguientes objetos:

  • Cant. Indica la cantidad de venta del producto o 1 en caso de un servicio.
  • Uni. No contiene objeto. Este es un espacio informativo de partidas previamente insertadas, y muestra la unidad del producto según el catálogo de productos.
  • Clave. Aquí se inserta la clave del producto o servicio que contendrá esta partida, se puede seleccionar buscando en el catálogo, o si prefieres insertarla directamente. Aquí también puedes ingresar el código del proveedor en caso de que éste esté relacionado en el producto del catálogo de productos de Forseti ERP.
  • Descripción. Es informativo de la partida, es la descripción del producto o servicio y aparecerá cuando se ingrese la clave a partir del catálogo.
  • Precio. Aunque en este objeto se puede ingresar un precio directo, no siempre se aplicará ya que el funcionamiento para determinar el precio de esta partida, dependerá en gran medida a las propiedades establecidas en el cliente, en la entidad de venta, y sobre todo en las políticas de venta. Revisa la sección “Proceso de determinación del precio unitario para una venta” dentro de la documentación del módulo de políticas de ventas.
  • Importe. No contiene objeto. Este es un espacio informativo de partidas previamente insertadas, y muestra el importe de la partida resultante de la cantidad multiplicada por el precio.
  • Desc. Si no se ingresa descuento, la partida buscará el descuento general de nuestro cliente establecido en el catálogo de clientes y en caso de que encuentre un descuento lo ingresará. Si se ingresa, éste descuento será aplicado a la partida.
  • IVA.
    • Si no se ingresa IVA, procederá a revisar lo siguiente:
      1. Si el producto o servicio aplica IVA, entonces se especificará el porcentaje según lo establecido en la entidad de venta.
      2. Si el producto o servicio no aplica IVA, entonces no especificará ningún IVA para esta partida.
    • Si se ingresa un porcentaje directo de IVA, procederá como sigue:
      1. Si el porcentaje de IVA en la entidad está marcado como 0% (por lo regular para entidades de venta no contables), entonces ignorará este dato y especificará el IVA en 0%.
      2. Si el porcentaje en la entidad es mayor que 0%, entonces aplicará este dato como porcentaje de IVA.
  • IEPS. No contiene objeto. La partida buscará el IEPS establecido en el catálogo de productos o servicios y en caso de que encuentre un porcentaje lo ingresará.
  • R/IVA. No contiene objeto. La partida buscará el porcentaje de retención de IVA establecido en el catálogo de productos o servicios y en caso de que encuentre uno lo ingresará.
  • R/ISR. No contiene objeto. La partida buscará el porcentaje de retención de ISR establecido en el catálogo de productos o servicios y en caso de que encuentre uno lo ingresará.
  • Observaciones. Puedes ingresar aquí, algunas observaciones sobre esta partida de la factura.

Al ir agregando cada partida a la factura, la información de los totales irá cambiando, y por lo tanto la irá ajustando. Estos datos son los siguientes:

  • Importe. Es la suma total del importe de los detalles.
  • Descuento. Es la suma total del descuento de los detalles.
  • Sub Total. Se calcula sumando el importe menos el descuento.
  • IVA. Es el total de IVA aplicado a esta venta.
  • IEPS. Es el total de IEPS aplicado a esta venta.
  • Retención de IVA. Es el total de retención de IVA.
  • Retención de ISR. Es el total de retención de ISR.
  • Total. Representa el gran total de la venta. Se calcula sumando el sub total más el IVA y el IEPS, menos las retenciones.

A continuación se muestra el camino que sigue el proceso al momento de aceptar la factura:

A) Sobre el pago de contado.

En caso de que las condiciones de pago se hayan establecido como “Contado”, este proceso cargará el formulario para realizar el cobro con una o varias entidades de caja y/o bancos y debes especificar los datos necesarios de los mismos según lo establecido en el módulo de caja y bancos en el apartado de agregado indirecto de movimientos. Según sea la moneda establecida en la factura, los movimientos de depósito se podrán realizar bajo las siguientes reglas:

  1. Si la factura se registrará en moneda nacional, se podrá realizar el deposito desde una o varias cajas y/o bancos establecidos en moneda nacional.
  2. Si la factura se registrará en moneda extranjera, se podrá realizar el depósito desde una o varias cajas y/o un bancos establecidos en moneda nacional. Se utilizará el tipo de cambio para que los movimientos de estas cajas y/o bancos queden establecidos en moneda nacional multiplicándolo por la cantidad.
  3. Si la factura se registrará en moneda extranjera, se podrá realizar el depósito desde una o varias cajas y/o bancos establecidos con la misma moneda extranjera. El tipo de cambio se utilizará exclusivamente para la póliza de ingresos y en caso de que la entidad de venta esté enlazada a la contabilidad.
  4. Fallará si se intenta hacer el depósito de una factura en moneda nacional con bancos establecidos en moneda extranjera, o si la factura y los bancos están establecidos ambos en moneda extranjera, pero estas sean diferentes, por ejemplo, dolares con euros.
  5. Fallará si alguna entidad de caja o banco seleccionada para el cobro tiene distintos trazos contables que la entidad de venta, por ejemplo, cuando la entidad de venta es contable y se intenta cobrar sobre una cuenta personal que no enlaza a la contabilidad.
  6. En caso de éxito, se agregarán automáticamente el, o los movimientos de cada caja o banco seleccionados para el cobro al módulo de cajas y/o de bancos respectivamente siguiendo las reglas de agregado de estos módulos.
  7. En caso de que las cajas o bancos estén enlazados a la contabilidad, se generará una sola póliza de ingreso que estará ligada a cada movimiento de caja o banco involucrado, y a su vez se generarán los registros de contabilidad electrónica por cada uno. Estos pueden ser registros de cheques, transferencias y otros métodos de pago.

B) Sobre una factura a crédito.

Cuando la factura se haya establecido como “Crédito”, se agregará un nuevo registro de cuenta por cobrar siguiendo las reglas del módulo de cuentas por cobrar y la deuda de este cliente se actualizará. En caso de que la entidad de venta esté enlazada a la contabilidad, se generará la póliza de diario de la factura de crédito.

C) Sobre una factura sin ningún método de pago específico.

Cuando la factura se haya establecido sin ningún método de pago, no se agregará ni movimiento de caja o banco, ni cuenta por cobrar. En caso de que la entidad de venta esté enlazada a la contabilidad, se generará la póliza de diario de la factura de crédito con su partida doble a la cuenta especificada en la variable “CC_VENNP – Cuenta para registros de partida doble en ventas sin ningún tipo de cobro, ni crédito, ni contado”, establecida en el módulo de variables de la sección de ventas del centro de control del CEF.

D) Sobre el movimiento al almacén.

El comportamiento para el movimiento de salida desde el almacén dependerá de varios factores al momento de ingresar la factura:

  1. Si la entidad de venta tiene seleccionada la opción “No manejar movimientos al almacén de productos”, no se agregará ningún movimiento al almacén al agregar esta factura. Esta opción se ha integrado al sistema en caso de que se requiera por algún motivo dar seguimiento al proceso de cobro, sin alterar las existencias ni costos de almacén. Al no generar la salida al almacén, tampoco generará la póliza del costo del producto aún cuando la entidad de venta si se enlace a la contabilidad, por lo tanto se deberá dar seguimiento manual a la salida del material.
  2. Si la bodega asociada no se enlaza a la contabilidad, se creará el movimiento al almacén y las existencias y costos al nivel de este auxiliar se sincronizarán normalmente, sin embargo, no se ingresará ninguna póliza de costo lo cual dejará permanentemente desajustado el saldo del almacén al nivel de la balanza de comprobación, contra el saldo del almacén al nivel del auxiliar de esta bodega, por lo tanto se deberá dar seguimiento manual directamente en la contabilidad.
  3. Si la bodega asociada se enlaza a la contabilidad, se agregará la entrada del material y la póliza de costos, por lo tanto, el auxiliar de esta bodega como la balanza de comprobación estarán sincronizados en el saldo del inventario.
  4. Si la factura es generada a través de una remisión previamente capturada, no generará movimiento al almacén ni póliza de costos porque de eso ya se debió haber encargado el proceso de agregado de la remisión. En este caso, solo se agregará el, o los movimientos de caja o banco junto a la póliza de egresos en (caso de que esta entidad se enlace a la contabilidad), y además, enlazará esta factura a la remisión.

E) Sobre la factura electrónica.

En caso de que cuentes con todos los elementos y configuraciones necesarias para el sellado de comprobantes fiscales digitales directamente en Forseti ERP a través del servicio JPacConn de este servidor o de cualquier otro servidor externo, se generará y se sellará la factura electrónica de este registro. Además, se enviará automáticamente al cliente los archivos XML y PDF generados en caso de que todos los elementos y configuraciones necesarios para el envío estén establecidos. Revisa la documentación “Datos de este servidor, para autenticarse en un servicio web de Forseti ERP para recibir servicio de timbrado, correo electrónico automático y/o alojamiento de archivos en la nube” del módulo de “Servidor y Empresas” en la sección “Administración” del SAF. También te sugiero revisar la sección de CFDI y CE del Centro de Control, para entender y poder proceder.

Consultar Factura.

Este proceso permite consultar el cabecero y los detalles de la factura seleccionada.

Sellar Factura.

Permite generar directamente en Forseti ERP, el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de la factura electrónica del registro de factura seleccionado. Este proceso se utiliza únicamente para sellar registros que fallaron al intentarse sellar automáticamente al agregar una nueva factura.

NOTA: Para que los procesos de sellado de facturación electrónica, comprobantes de nómina electrónicos y carta porte electrónica puedan llevarse a cabo, debes contar con todos los elementos y configuraciones necesarias. Revisa la documentación de CFDI y CE del Centro de Control, para entender y poder proceder.

Archivo XML.

Permite descargar del servidor, el archivo XML del CFDI generado por el proceso de Sellar Factura, o en su defecto, el archivo XML externo asociado a esta factura.

Archivo PDF.

Permite descargar del servidor, el archivo de impresión PDF del CFDI generado por el proceso de Sellar Factura, o en su defecto, el archivo PDF externo asociado a esta factura.

Envíar.

Permite enviar al cliente los archivos XML y PDF generados por el proceso Sellar Factura. 

NOTA: Para que los procesos de envío de facturación electrónica, comprobantes de nómina electrónicos y carta porte electrónica puedan llevarse a cabo, debes contar con todos los elementos y configuraciones necesarias. Revisa la documentación "Datos de este servidor, para autenticarse en un servicio web de Forseti ERP para recibir servicio de timbrado, correo electrónico automático y/o alojamiento de archivos en la nube" del módulo de "Servidor y Empresas" en la sección "Administración" del SAF.

Devolver y Rebajar Factura.

Estos procesos permiten generar una devolución o una rebaja sobre la factura seleccionada. Suponiendo que nuestro cliente nos devuelve material, utilizaremos el proceso de devolución para ingresar el material del almacén y disminuir su deuda generando un saldo de la cuenta por cobrar asociada a la factura o un retiro de caja o banco si fue realizada de contado. Si lo que deseamos es registrar una rebaja sobre algún material o servicio, utilizaremos el proceso de rebaja solo para disminuir su deuda de igual manera que en una devolución. El formulario para Agregar una nueva devolución o rebaja sobre venta posee los siguientes objetos de cabecero:

  • No. Nota de Crédito. Informativo, es el número para identificar esta devolución o rebaja en Forseti ERP.
  • Referencia. Puedes ingresar algo pequeño que haga referencia a esta devolución o rebaja, por ejemplo, el número de factura asociada.
  • Fecha. Indica aquí la fecha de la devolución o rebaja.
  • Fecha de entrega. Es la fecha de entrada del material devuelto. En caso de rebaja, esta fecha puede ser la misma que la anterior.
  • Pago. Informativo, indica las condiciones de pago para esta devolución o rebaja según la factura. Básicamente, si la factura fue de contado, esperará un retiro desde una caja o banco. Si fue a crédito, se espera la especificación del registro del saldo para la cuenta por cobrar.
  • Cliente. Dato informativo de la clave del cliente establecida en la factura asociada. El sistema llenará los datos de este, estableciendo los siguientes campos:
    • R.F.C.
    • Nombre. Es el nombre de la persona física o moral del cliente.
    • Dirección.
    • Colonia.
    • Población.
    • C.P.
    • Tels. Los teléfonos de contacto.
  • Moneda. Es la moneda de negociación de la factura asociada. Esta misma moneda se utilizará para el registro de la devolución o rebaja.
  • TC. Si la moneda de negociación está en moneda extranjera, debes indicar aquí el tipo de cambio. Este tipo de cambio será tomado al momento de calcular el saldo de la cuenta por cobrar o el pago en caso de ser devolución o rebaja de contado. También se ocupará para las pólizas en caso de que la entidad de venta se enlace a la contabilidad.
  • Bodega. Campo informativo de la clave de la bodega en la cual se agregará el movimiento al almacén en caso de una devolución.
  • Nombre. Campo informativo del nombre corto de esta bodega.
  • Observaciones del documento. Puedes ingresar aquí algunas observaciones sobre esta devolución o rebaja.

El proceso de devolver o rebajar se realiza en sentido contrario al proceso de agregado. Por ejemplo, supongamos que tenemos la siguiente factura:

CantUniClaveDescripciónPrecioImporteDescIVAIEPSR/IVAR/ISR
100PZAAProducto A11.501150.000.016:184.000:00:00:0
200KGBProducto B10.002000.000.016:320.000:00:00:0
Importe3150.00
Descuento0.00
Sub total3150.00
IVA504.00
IEPS0.00
Ret IVA0.00
Ret ISR0.00
Total3654.00

Al cargar la devolución o rebaja, la plantilla para esta, se verá exactamente igual que la factura. En este caso, si no modificamos nada, toda la factura será devuelta o rebajada, osea que se generará una entrada al almacén por las 100 piezas del producto A y los 200 kg del producto B, retirándose desde la caja o banco si es de contado o, generándose el registro del saldo en caso de que se haya hecho a crédito, por el total $3,654.00. Si por ejemplo, deseamos devolver solo una parte del material, supongamos, solo 100 kg del producto B, nuestra devolución tendría que quedar de la siguiente manera:

CantUniClaveDescripciónPrecioImporteDescIVAIEPSR/IVAR/ISR
100KGBProducto B10.001000.000.016:160.000:00:00:0
Importe1000.00
Descuento0.00
Sub total1000.00
IVA160.00
IEPS0.00
Ret IVA0.00
Ret ISR0.00
Total1160.00

En este caso eliminamos la partida del producto A ya que no queremos devolver nada de este producto, y cambiamos la cantidad del producto B a 100 KG, porque es la cantidad que deseamos devolver. Esto generará una entrada al almacén por los 100 kg del producto B, retirándose desde la caja o banco si es de contado o, generándose el registro del saldo en caso de que se haya hecho a crédito, por un total $1,160.00. Las rebajas funcionan de manera diferente, por ejemplo, suponiendo que nos harán una rebaja del 10% solo en el producto B, tendremos que modificar la plantilla de modo que quede de la siguiente manera:

CantUniClaveDescripciónPrecioImporteDescIVAIEPSR/IVAR/ISR
200KGBProducto B1.00200.000.016:32.000:00:00:0
Importe200.00
Descuento0.00
Sub total200.00
IVA32.00
IEPS0.00
Ret IVA0.00
Ret ISR0.00
Total232.00

En este caso también eliminamos la partida del producto A ya que no tenemos rebaja sobre este producto, y cambiamos la columna del precio del producto B a $1.00, porque pertenece al 10% de descuento sobre el precio original de $10.00. Esto generará la rebaja por un total de $232.00 retirándose desde la caja o banco si es de contado o, generándose el registro del saldo en caso de que se haya hecho a crédito.

Las devoluciones y rebajas se manipulan eliminando de la plantilla las partidas que no se desean rebajar o devolver, y editando las partidas que deseamos sean parte de nuestra devolución o rebaja utilizando los siguientes objetos del detalle:

  • Cant. En caso de una devolución, debes indicar aquí la cantidad de producto devuelta. Esta no debe ser mayor a la cantidad de la factura asociada. En rebajas, esta cantidad no puede cambiar.
  • Uni. Es informativo de la unidad del producto.
  • Clave. Es informativo de la clave del producto.
  • Descripción. Es informativo de la descripción del producto.
  • Precio. En caso de una rebaja, debes indicar aquí el descuento unitario para este producto o servicio. Este no debe ser mayor al precio establecido en la factura asociada. En devoluciones, este precio no puede cambiar.
  • Importe. No contiene objeto. Este es un espacio informativo de partidas previamente editadas, y muestra el importe que devolveremos o rebajaremos de este producto o servicio.
  • Desc. Muestra la proporción quitada del descuento en la factura.
  • IVA. Muestra la proporción quitada del IVA.
  • IEPS. Muestra la proporción quitada del IEPS.
  • R/IVA. Muestra la proporción quitada de la retención de IVA.
  • R/ISR. Muestra la proporción quitada de la retención de ISR.
  • Observaciones de la partida. Puedes ingresar aquí, algunas observaciones sobre la devolución o rebaja que involucran a esta partida.

Al ir editando cada partida sobre la devolución o rebaja, los datos de la proporción quitada de impuestos IVA, IEPS, R/IVA y R/ISR aparecerán en el formato tasa:importe. Además irá cambiando la información de los totales, la cual establece los datos siguientes:

  • Importe. Es la suma total del importe de los detalles.
  • Descuento. Es la suma total del descuento de los detalles.
  • Sub Total. Se calcula sumando el importe menos el descuento.
  • IVA. Es el total quitado de IVA de esta devolución o rebaja.
  • IEPS. Es el total quitado de IEPS de esta devolución o rebaja.
  • Retención de IVA. Es el total quitado de retención de IVA.
  • Retención de ISR. Es el total quitado de retención de ISR.
  • Total. Representa el gran total de la devolución o rebaja. Se calcula sumando el sub total más el IVA y el IEPS, menos las retenciones.

A continuación se muestra el camino que sigue el proceso al momento de aceptar la devolución o rebaja:

A) Sobre el pago de contado.

En caso de que las condiciones de pago de la factura se hayan establecido como “Contado”, este proceso cargará el formulario para realizar el retiro con una o varias entidades de caja y/o bancos y debes especificar los datos necesarios de los mismos según lo establecido en el módulo de caja y bancos en el apartado de agregado indirecto de movimientos. Según sea la moneda establecida en la factura, los movimientos de retiro se podrán realizar bajo las siguientes reglas:

  1. Si la devolución o rebaja se registrará en moneda nacional, se podrá realizar el retiro desde una o varias cajas y/o bancos establecidos en moneda nacional.
  2. Si la devolución o rebaja se registrará en moneda extranjera, se podrá realizar el retiro desde una o varias cajas y/o un bancos establecidos en moneda nacional. Se utilizará el tipo de cambio para que los movimientos de estas cajas y/o bancos queden establecidos en moneda nacional multiplicándolo por la cantidad.
  3. Si la devolución o rebaja se registrará en moneda extranjera, se podrá realizar el retiro desde una o varias cajas y/o bancos establecidos con la misma moneda extranjera. El tipo de cambio se utilizará exclusivamente para la póliza de egresos y en caso de que la entidad de venta esté enlazada a la contabilidad.
  4. Fallará si se intenta hacer el retiro de una devolución o rebaja en moneda nacional desde bancos establecidos en moneda extranjera, o si la devolución o rebaja y los bancos están establecidos ambos en moneda extranjera, pero estas sean diferentes, por ejemplo, dolares con euros.
  5. Fallará si alguna entidad de caja o banco seleccionada para el pago tiene distintos trazos contables que la entidad de venta, por ejemplo, cuando la entidad de venta es contable y se intenta pagar con una cuenta personal que no enlaza a la contabilidad.
  6. En caso de éxito, se agregarán automáticamente el, o los movimientos de cada caja o banco seleccionados para el pago al módulo de cajas y/o de bancos respectivamente siguiendo las reglas de agregado de estos módulos.
  7. En caso de que las cajas o bancos estén enlazados a la contabilidad, se generará una sola póliza de egreso que estará ligada a cada movimiento de caja o banco involucrado, y a su vez se generarán los registros de contabilidad electrónica por cada uno. Estos pueden ser registros de cheques, transferencias y otros métodos de pago.

B) Sobre una devolución o rebaja donde su factura fue realizada a crédito.

Cuando la factura se haya establecido como “Crédito”, se agregará un nuevo registro de saldo a la cuenta por cobrar enlazada a la factura original siguiendo las reglas del módulo de cuentas por cobrar y la deuda de este cliente se actualizará. En caso de que la entidad de venta esté enlazada a la contabilidad, se generará la póliza de diario perteneciente a este saldo de cuenta.

C) Sobre una devolución o rebaja donde su factura fue realizada sin ningún método de pago específico.

Cuando la factura se haya establecido sin ningún método de pago, no se agregará ni movimiento de caja o banco, ni registro de saldo de la cuenta por cobrar enlazada a la factura original. En caso de que la entidad de venta esté enlazada a la contabilidad, se generará la póliza de diario de la devolución de crédito con su partida doble a la cuenta especificada en la variable “CC_VENNP – Cuenta para registros de partida doble en ventas sin ningún tipo de cobro, ni crédito, ni contado”, establecida en el módulo de variables de la sección de ventas del centro de control del CEF.

D) Sobre el movimiento al almacén.

Primero que nada debemos saber que las rebajas no generan movimientos al almacén. El comportamiento para el movimiento de entrada dependerá de varios factores al momento de ingresar una devolución:

  1. Si la entidad de venta tiene seleccionada la opción “No manejar movimientos al almacén de productos”, no se agregará ningún movimiento al almacén al agregar esta devolución. Al no generar la entrada de almacén, tampoco generará la póliza de costos del producto aún cuando la entidad de venta si se enlace a la contabilidad, por lo tanto se deberá dar seguimiento manual a la entrada del material.
  2. Si la bodega asociada no se enlaza a la contabilidad, se creará el movimiento al almacén y las existencias y costos al nivel de este auxiliar se sincronizarán normalmente, sin embargo, no se ingresará ninguna póliza de costo lo cual dejará permanentemente desajustado el saldo del almacén al nivel de la balanza de comprobación, contra el saldo del almacén al nivel del auxiliar de esta bodega, por lo tanto se deberá dar seguimiento manual directamente en la contabilidad.
  3. Si la bodega asociada se enlaza a la contabilidad, se agregará la entrada del material y la póliza de costos, por lo tanto, el auxiliar de esta bodega como la balanza de comprobación estarán sincronizados en el saldo del inventario.
  4. Aunque la factura original haya sido generada a través de una remisión, la devolución si agregará la entrada al almacén, obviamente si las reglas anteriores así lo indican.
NOTA: Una vez capturada una devolución o rebaja se le dará seguimiento en el módulo de Devoluciones sobre ventas. Allí podremos consultar, asociar la nota de crédito, cancelar la devolución o rebaja, etc.

Cancelar factura.

Este proceso cancela la factura seleccionada y aplicará las siguientes reglas:

  1. En caso de que la factura haya sido generada desde una cotización, pedido o remisión, éstas quedarán liberadas de la asociación para poder generarse nuevamente.
  2. En ventas de contado, cancelará los movimientos de caja o bancos asociados al pago.
  3. En ventas a crédito, cancelará la cuenta por cobrar asociada, siempre y cuando, no se hayan aplicado registros de pago, saldo, aplicación de anticipos, etc. a esta cuenta por cobrar. En este caso, habrá que cancelar primero estos registros para que la factura junto a su cuenta por cobrar puedan cancelarse.
  4. En ventas generadas a través de una remisión, no quedará cancelado el movimiento al almacén ni la póliza de costos ya que este pertenece directamente a la remisión.
  5. Todas las pólizas asociadas directamente a esta factura, en caso de haberlas, quedarán canceladas.
  6. Los documentos fiscales (archivo XML y archivo PDF) generados a través del proceso Sellar Factura quedarán cancelados.
  7. Todos los documentos fiscales generados externamente y enlazados a esta factura quedarán liberados para poderlos utilizar en otra factura.

Rastrear.

Permite hacer una consulta de la factura rastreando sus módulos dependientes.

Errores comunes en los procesos del Módulo de Ventas.

Los errores mas comunes en estos procesos son los siguientes:

ERROR: No se puede agregar la factura porque al pagarse de contado requiere que las cajas o bancos manejen los mismos trazos contables que la factura.

Este error es común cuando agregamos una factura de contado donde la entidad de la factura se enlaza a la contabilidad, y la intentamos pagar con una caja o banco que no maneja la contabilidad. También ocurre si es al revés. Para que este error no suceda, necesitamos quitar el enlace de bancos o cajas con distintos trazos contables al de la entidad, en la configuración de la entidad de venta. Así, al seleccionar la caja o banco de cobro se garantiza que tanto la entidad de factura como las cajas o bancos tengan los mismos trazos contables.

ERROR: La cuenta X, Y o Z no existe o no se ha enlazado.

Este error es muy común en sistemas nuevos que se acaban de configurar y sucede cuando aún no se han especificado las variables de ventas en la sección de ventas del módulo de variables del centro de control del CEF. X, Y y Z representan en el mensaje de error, la descripción de la variable, ya que existen varias variables que deben ser especificadas. El sistema revisa por estas variables independientemente si se utilizarán o no, por ejemplo, aunque en la factura no exista un descuento, el sistema revisará el enlace de la variable para el descuento, y si no lo encuentra, fallará al agregarla. También es necesario especificar las variables aunque la entidad de factura no se enlace a la contabilidad.

Devoluciones sobre ventas

El módulo de devoluciones sobre ventas permite dar seguimiento a devoluciones y rebajas realizadas desde el módulo de facturación.

Vista del Módulo

Panel Lateral:

  • Entidad. Veremos las fichas de las entidades de venta que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades del Centro de Control. Siempre aparecerán por defecto las devoluciones o rebajas de la primera entidad disponible.
  • Rango.
    • Especial. La ficha de especial, permite filtrar las devoluciones y rebajas de cierto mes específico, que no aparezca como meses.
    • Hoy. Filtra y muestra solo las devoluciones y rebajas de hoy (esta es la selección por defecto).
    • Semana. Filtra y muestra las devoluciones y rebajas pertenecientes a los últimos siete días.
    • Meses… Esta ficha filtra y muestra las devoluciones y rebajas del mes seleccionado.
  • Estatus.
    • Todas. Muestra devoluciones y rebajas con cualquier estatus, ya sea que estén generadas, canceladas, emitidas o revertidas.
    • Generadas. Muestra las devoluciones y rebajas que fueron recientemente generadas a través del módulo de facturación, pero su movimiento al almacén asociado aún no cuenta con la aprobación del encargado de la bodega, este último no ha auditado la entrada al almacén.
    • Canceladas. Esta ficha muestra aquellas devoluciones y rebajas que se han cancelado. Las devoluciones y rebajas canceladas ya no se pueden recuperar.
    • Emitidas. Muestra las devoluciones y rebajas, donde su movimiento al almacén asociado ya fue aprobado por el encargado de la bodega, osea, ya está auditada la entrada.
    • Revertidas. Muestra las devoluciones y rebajas donde su movimiento al almacén asociado fue revertido por alguna circunstancia, por el encargado de esta bodega. 
IMPORTANTE: Las devoluciones y rebajas revertidas forzosamente tienen que ser canceladas.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

  • Tipo. Muestra el tipo de registro. Este puede ser Devolución o Rebaja.
  • Núm. Es el número consecutivo del registro según la entidad a la que pertenece. Sea esta una devolución o una rebaja, se generará un solo número consecutivo.
  • Fecha. Indica la fecha de la devolución o rebaja.
  • Ref. Esta es una referencia de la devolución o rebaja. Por lo regular se presenta en este campo el número de la factura asociada.
  • ST. Muestra el estatus de la devolución o rebaja (Generada, Cancelada, Emitida o Revertida).
  • Total. Indica el importe total de esta devolución o rebaja.
  • Cliente. Muestra el nombre del cliente.
  • Fact. Muestra el número de la factura asociada a esta devolución o rebaja.
  • CFDI. Es el estatus de la nota de crédito electrónica que exige la ley. Este puede ser:
    • —. No se ha generado o sellado la nota de crédito electrónica.
    • TFD. La nota de crédito electrónica ya se generó y fue sellada por el Proveedor Autorizado de Certificación, pero por alguna circunstancia no se ha generado el archivo PDF.
    • PDF. La nota de crédito electrónica está completamente generada.
NOTA: Las devoluciones y rebajas generadas o emitidas siempre aparecen en color negro, las revertidas en color azul, y todas las canceladas aparecen en color rojo.

Procesos del Módulo de Devoluciones sobre ventas.

En el módulo de devoluciones sobre ventas intervienen los procesos primarios de consultar, sellar, descargar archivo xml, descargar archivo pdf, enviar xml y pdf, cancelar y rastreo.

Consultar Devolución.

Este proceso permite consultar el cabecero y los detalles de la devolución o rebaja seleccionada.

Archivo XML.

Permite descargar del servidor, el archivo XML del CFDI generado por el proceso de Sellar Devolución, o en su defecto, el archivo XML externo asociado a esta devolución o rebaja.

Archivo PDF.

Permite descargar del servidor, el archivo de impresión PDF del CFDI generado por el proceso de Sellar Devolución, o en su defecto, el archivo PDF externo asociado a esta devolución o rebaja.

Envíar.

Permite enviar al cliente los archivos XML y PDF generados por el proceso Sellar Devolución. 

NOTA: Para que los procesos de envío de facturación electrónica, comprobantes de nómina electrónicos y carta porte electrónica puedan llevarse a cabo, debes contar con todos los elementos y configuraciones necesarias. Revisa la documentación "Datos de este servidor, para autenticarse en un servicio web de Forseti ERP para recibir servicio de timbrado, correo electrónico automático y/o alojamiento de archivos en la nube" del módulo de "Servidor y Empresas" en la sección "Administración" del SAF, y CFDI y CE del Centro de Control, para entender y poder proceder.

Cancelar devolución.

Este proceso cancela la devolución o rebaja seleccionada y aplicará las siguientes reglas:

  1. En devoluciones, se cancelará el movimiento al almacén asociado.
  2. En devoluciones o rebajas aplicadas a facturas de contado, cancelará los movimientos de retiro de caja o bancos asociados a la devolución o rebaja.
  3. En devoluciones o rebajas aplicadas a facturas de crédito, cancelará el registro de saldo asociado a la cuenta por cobrar de la factura.
  4. Todas las pólizas asociadas directamente a esta devolución o rebaja, en caso de haberlas, quedarán canceladas.
  5. Los documentos fiscales (archivo XML y archivo PDF) generados a través del proceso Sellar Devolución quedarán cancelados.
  6. Todos los documentos fiscales generados externamente y enlazados a esta devolución o rebaja quedarán liberados para poderlos utilizar en otro devolución o rebaja.

Rastrear.

Permite hacer una consulta de la devolución o rebaja rastreando sus módulos dependientes.

Errores comunes en los procesos del Módulo de Devoluciones sobre ventas.

Los errores mas comunes en estos procesos son los siguientes:

ERROR: No se puede agregar la venta porque al pagarse de contado requiere que las cajas o bancos manejen los mismos trazos contables que la venta.

Este error es común cuando agregamos una devolución o rebaja de contado donde la entidad de la venta se enlaza a la contabilidad y la intentamos cobrar sobre una caja o banco que no maneja la contabilidad. También ocurre si es al revés. Para que este error no suceda, necesitamos quitar el enlace de bancos o cajas con distintos trazos contables al de la entidad, en la configuración de la entidad de venta. Así al seleccionar el cobro se garantiza que tanto la entidad de venta como las cajas o bancos tengan los mismos trazos contables.

Políticas de Venta

Las políticas de venta se relacionan a “cómo se establecen y definen las condiciones económicas con nuestros clientes”. En muchas ocasiones puede ser un elemento diferenciador clave para conseguir aumentar el volumen de ventas o incluso únicamente para permitirnos entrar en nuevos mercados. Existen dos grandes tipos de condiciones económicas, “directas” e “indirectas”.

Las condiciones directas son aquellas que se establecen de forma directa sobre cada operación de venta con nuestros clientes, y podemos agruparlas en:

  • Tarifas de precios. Precios de tarifa establecidos al cual se emite una factura comercial. Según la naturaleza de productos, los precios pueden establecerse de una forma fija o con variaciones acordadas según las condiciones de la venta (cantidades o especialidades del producto).
  • Descuentos Comerciales. Descuentos porcentuales aplicables de forma escalada a nivel de cada artículo o a nivel global del cliente.
  • Descuentos Financieros. Descuentos acordados con los clientes resultantes de una forma de pago específica.

Las condiciones indirectas son aquellas que no se aplican de forma directa sobre la venta, sino que depende de otros factores externos:

  • Descuentos por rappels. La negociación de descuentos comerciales en base a consumos realizados en un período de tiempo.
  • Descuentos aplicables por publicidades, exposiciones y marketing en general. Acuerdos con nuestros clientes para que “canalicen” nuestros productos en el mercado, realizando aportaciones económicas por períodos a cambio de que tengan expuestos nuestros productos en su red de distribución.

Actualmente, sobre el módulo de políticas de ventas de Forseti ERP podemos definir únicamente políticas directas y estas podrán ser aplicadas en los módulos de cotizaciones, pedidos, remisiones y facturación. En este módulo podemos definir políticas por cliente, por producto y por entidad.

  • Políticas por cliente:
    • Definen precios directos de algún producto para un cliente en específico, no interesándole el precio de lista.
    • Definen porcentajes de descuento específicos de algún producto, aplicados exclusivamente a un cliente específico.
  • Políticas por producto:
    • Definen el rango de cantidades para un precio específico del producto, por ejemplo… Se tiene el precio 1, 2, 3, 4 y 5 del “Producto A” (todos distintos obviamente), entonces se puede definir la política por cantidad de este producto como sigue: de 1 a 5 piezas, aplica precio 1, de 6 a 10 aplica precio 2, de 11 a 15 aplica precio 3, de 16 a 20 aplica precio 4 y por mas de 20 aplica precio 5.
  • Políticas por Entidad:
    • Definen precios o descuentos especiales de algún producto en cierta entidad de venta, como por ejemplo productos en promoción.

Vista del Módulo

  • Política. Veremos las siguientes fichas pertenecientes al tipo de política a definir:
    • Productos. Esta ficha nos dirigirá a la sección del control de las políticas por producto.
    • Clientes. Esta ficha nos dirigirá a la sección del control de las políticas por cliente.
    • Entidades. Esta ficha nos dirigirá a la sección del control de las políticas por entidad.
  • Entidad/Linea. Estando en la sección de políticas por producto o por entidad, veremos las fichas de las distintas lineas de productos dadas de alta en el sistema. Cuando cambiemos a la sección de políticas de clientes, este panel mostrará las fichas de las distintas entidades de venta dadas de alta en el sistema.
  • Inicial.
    • ***. La ficha comodín, permite filtrar todos los productos de esta linea o todos los clientes de esta entidad, no importando con qué inicial comience su descripción o nombre.
    • A, B, C…. Filtra y muestra solo a los productos de esta linea o los clientes de esta entidad, que tengan la inicial seleccionada.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal estando en la sección de políticas por producto son la siguientes:

  • Cve. Es la clave del producto.
  • Descripción. Es la descripción de este producto.
  • Uni. Muestra la clave de la unidad asociada a este producto. Según catálogo de unidades.
  • UC. Nos indica el último costo de este producto. En caso de una materia prima, será el costo de nuestra última compra, mientras que en productos terminados, será el último costo directo de producción.
  • P1. Muestra el primer precio de venta establecido en el catálogo de productos.
  • P2. Muestra el segundo precio de venta establecido en el catálogo de productos.
  • P3. Muestra el tercer precio de venta establecido en el catálogo de productos.
  • P4. Muestra el cuarto precio de venta establecido en el catálogo de productos.
  • P5. Muestra el quinto precio de venta establecido en el catálogo de productos.
  • Min. Muestra el precio mínimo de venta establecido en el catálogo de productos.
  • Max. Muestra el precio máximo de venta establecido en el catálogo de productos.
IMPORTANTE: Por debajo de cada partida, desde el primer precio hasta el precio máximo, se mostrará el porcentaje de utilidad calculado a partir de la columna del último costo contra cada uno de los precios establecidos en el catálogo de productos. Esto nos ayudará a tener una visión general de las utilidades y a tomar mejores decisiones en cuanto al establecimiento de nuestras políticas de ventas.
NOTA: Los productos y precios siempre aparecen en color negro, los porcentajes de utilidad positivos en color negro resaltado, y todos los porcentajes de utilidad negativos aparecen en color rojo resaltado.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal estando en la sección de políticas por cliente son las siguientes:

  • Cve. Representa el número de cliente en esta entidad de venta.
  • Descripción. Es el nombre de la persona física o persona moral (según sea el caso) de nuestro cliente.

El panel de cuerpo principal estando en la sección de políticas por entidad, primero muestra la clave y la ficha de cada una de las entidades de venta dadas de alta en la empresa, las cuales estarán disponibles para especificar las políticas de los productos que a continuación de esta lista, aparezcan en este panel. La información de estos productos se muestra en las siguientes columnas:

  • Cve. Es la clave del producto perteneciente a esta linea.
  • Descripción. Es la descripción de este producto, basándose en el filtro de la linea e inicial seleccionada.
NOTA: Las entidades aparecen en color blanco sobre el fondo gris claro, mientras que los productos que se aplicarán a la entidad seleccionada, aparecen en color negro sobre el fondo blanco.

Procesos de Políticas por Producto

En los procesos de políticas por producto intervienen los procesos primarios de precios directos, aumentar o rebajar y rango de cantidades.

Precios directos.

Permite definir los cinco precios estándar junto al mínimo y máximo de los productos visibles al momento de ejecutar este proceso. En otras palabras, si por ejemplo, filtramos los productos de la linea “Liquidos” con la inicial “A” en la descripción y esto nos arroja los productos “Aclarante 1”, “Aclarante 2”, “Aceite 1” y “Aceite 2” sobre el panel del cuerpo principal, serán estos mismos productos a los que les podrémos definir sus precios. Este proceso permite cambiar los precios del catálogo de productos, solo que seleccionados por lotes y al vuelo, en lugar de tenerlo que hacer uno por uno, sin embargo, tendrá exactamente el mismo efecto que el cambio directo de los precios sobre el catálogo de productos. El formulario para definir los precios contiene detalles de cada uno de los productos agrupados en columnas con los siguientes objetos:

  • Clave. Informativo, es la clave del producto.
  • Descripción. Informativo, es la descripción del producto.
  • Uni. Informativo, muestra la unidad.
  • P1. Puedes especificar aquí el primer precio de venta para este producto.
  • P2. Puedes especificar aquí el segundo precio de venta para este producto.
  • P3. Puedes especificar aquí el tercer precio de venta para este producto.
  • P4. Puedes especificar aquí el cuarto precio de venta para este producto.
  • P5. Puedes especificar aquí el quinto precio de venta para este producto.
  • Min. Puedes especificar aquí el precio de venta mínimo para proteger este producto.
  • Max. Puedes especificar aquí el precio de venta máximo para proteger este producto.

Al igual que en la vista de políticas por producto, debajo de cada partida, se exhibirá el último costo del producto y los porcentajes de utilidad calculados a partir de este, contra cada uno de los precios establecidos en el catálogo de productos. Esto nos ayudará a tener una visión general de las utilidades y a tomar mejores decisiones en cuanto al establecimiento de nuestros precios de venta. NOTA: Los porcentajes de utilidad positivos se visualizan en negro, mientras que los negativos en rojo.

Aumentar o rebajar.

Este proceso permite aumentar o rebajar los cinco precios de venta estándar junto al mínimo y máximo a los productos del catálogo. A diferencia del proceso de cambio directo de precios donde especificamos directamente cada uno de los precios, aquí ingresaremos en cada precio un porcentaje de aumento o rebaja para el ajuste con base en los precios actuales. Para entender mejor como funciona este proceso, supongamos que tenemos el siguiente producto:

ClaveDescripciónP1P2P3P4P5MinMax
AC1Aceite 170.0067.0064.0060.0056.0050.0075.00

Ahora, suponiendo que queremos aumentar todos los precios del Aceite 1 en un 10%, a excepción de precio principal 1 y el máximo porque éstos los queremos aumentar en un 20%, nuestros precios en el catálogo quedarán de la siguiente manera:

ClaveDescripciónP1P2P3P4P5MinMax
AC1Aceite 184.0073.7070.4066.0061.6055.0090.00

El formulario para definir los aumentos o rebajas contiene contiene los siguientes objetos:

  • Clave. Informativo, es la clave del producto seleccionado de la lista, al cual aplicaremos el aumento o rebaja.
  • Linea. Muestra la linea a la que pertenece este producto. Este es un campo informativo.
  • Descripción. Es la descripción del producto.
  • Aplica a este producto. Si se selecciona esta opción, solo será posible aplicar los aumentos o rebajas al producto en cuestión. Esta es la selección por defecto.
  • Aplica a toda la linea del producto. Si se selecciona esta opción, será posible aplicar los aumentos o rebajas al producto en cuestión y a todos los productos pertenecientes a la misma linea.
  • Prueba como quedarán los precios. Si esta seleccionada, al aceptar, se ejecutará el proceso en modo de prueba lo cual genera el cambio de los precios y los muestra en los detalles para poder decidir si quedaron bien o no, pero no los cambia definitivamente. Esta es la selección por defecto.
  • Aplica definitivamente los cambios. Si esta seleccionada, al aceptar, ejecutará el proceso y los precios se cambiarán directamente en el catálogo de productos.
  • Decimales. Debes indicar aquí, un numero entero que represente el número de decimales para el redondeo en el resultado de las operaciones, por ejemplo, suponiendo un precio de 49.50 con un aumento del 17% el resultado es 57.915. Si indicamos 2, el precio se establecerá en 57.92, si indicamos 1, el precio se establecerá en 57.90, y si indicamos 0, el precio se establecerá en 58.00. Podemos indicar hasta 4 decimales para un precio.
  • % Precio. Indica el porcentaje de aumento o rebaja del precio principal. NOTA: Para este objeto y todos los objetos de precios, un valor positivo indica un aumento, un valor negativo indica una rebaja y un valor de cero mantendrá el precio actual. Todos los porcentajes aceptan cantidades decimales, por ejemplo, una rebaja puede establecerse en -17.0553% y no solo en -17%
  • % Precio 2. Indica el porcentaje de aumento o rebaja del segundo precio.
  • % Precio 3. Indica el porcentaje de aumento o rebaja del tercer precio.
  • % Precio 4. Indica el porcentaje de aumento o rebaja del cuarto precio.
  • % Precio 5. Indica el porcentaje de aumento o rebaja del quinto precio.
  • % Precio Min. Indica el porcentaje de aumento o rebaja del precio mínimo.
  • % Precio Max. Indica el porcentaje de aumento o rebaja del precio máximo.
IMPORTANTE: Al aceptar, estando en "Aplica definitivamente los cambios" ya no se podrán revertir los aumentos o rebajas, por lo tanto, hay que actuar con precaución.

Al final del formulario anterior, se mostrarán los detalles de cómo quedarán los precios del producto o de los productos de la linea según sea el caso. Estos detalles se muestran cuando aceptamos el proceso mientras está seleccionada la opción de prueba, y nos arrojará los resultados. Siguiendo nuestro ejemplo del Aceite 1, los detalles de como quedarán los precios se visualizarán de la siguiente manera:

P1P2P3P4P5MinMax
70.00 / 84.0067.00 / 73.7064.00 / 70.4060.00 / 66.0056.00 / 61.6050.00 / 55.0075.00 / 90.00

Los precios resaltados indican el “como quedarán” en comparación de los precios actuales que aparecen primero y no están resaltados.

Rango de cantidades.

Este proceso permite definir un rango de cantidades el cual estará ligado a cada uno de los cinco precios estándar de los productos del catálogo. Aquí ingresaremos por cada precio, un rango de cantidades para que al realizar una venta, según sea la cantidad vendida, aplique el precio específico del catálogo. Para entender mejor como funciona este proceso, supongamos que tenemos el siguiente rango para nuestro producto Aceite 1 que vendemos a granel:

 PrecioDesdeHasta
Precio:84.000.0015.000
Precio 2:73.705.00110.000
Precio 3:70.4010.00130.000
Precio 4:66.0030.00150.000
Precio 5:61.4050.0011000.000

En este caso, dependiendo de la cantidad vendida, aplicará el precio especificado, por ejemplo, si vendemos 5.5 lts, aplicará el precio de 73.70, con 16 lts vendidos, aplicará 70.40 y así sucesivamente. Si no existe un rango de cantidades para la cantidad vendida, siempre aplicará el precio principal que en este caso es de 84.00. Supongamos el siguiente caso:

 PrecioDesdeHasta
Precio:84.000.0015.000
Precio 2:73.705.00110.000
Precio 3:70.400.0000.000
Precio 4:66.000.0000.000
Precio 5:61.4050.0011000.000

Aquí no existe un rango para el tercer y cuarto precio, por lo tanto, si la venta se realiza por mas de 10 lts y hasta 50, se aplicará el primer precio de 84.00. Otra cosa a considerar, es que si se intercalan los precios, se tomará el precio de la política que aparezca primero. Supongamos estas cantidades:

 PrecioDesdeHasta
Precio:84.000.0015.000
Precio 2:73.705.00110.000
Precio 3:70.409.00030.000
Precio 4:66.0030.00150.000
Precio 5:61.4050.0011000.000

En caso de que en la venta se establezca con una cantidad 9.5 lts, como cae en dos políticas (segundo y tercer precio), el precio se establecerá en 73.70 perteneciente al segundo precio ya que esta política aparece primero.
El formulario para definir los rangos de cantidades contiene los siguientes objetos:

  • Clave. Informativo, es la clave del producto seleccionado de la lista, al cual aplicaremos el rango en los cinco precios estándar.
  • Linea. Muestra la linea a la que pertenece este producto. Este es un campo informativo.
  • Descripción. Es la descripción del producto.
  • Aplica a este producto. Si se selecciona esta opción, solo se aplicará el rango al producto en cuestión. Esta es la selección por defecto.
  • Aplica a toda la linea del producto. Si se selecciona esta opción, se aplicará el rango de cantidades al producto en cuestión y a todos los productos pertenecientes a la misma linea, obviamente, respetando sus propios precios.

Por cada uno de los cinco precios estándar, las partidas del formulario contendrán los siguientes objetos:

  • Política. Es un campo informativo que indica la política del precio que será aplicado.
  • Precio. Es un campo informativo que indica el precio actual establecido en esta política en el catálogo de productos.
  • Desde cantidad. Indica la cantidad desde la cual se aplicará esta política. Puedes indicarla hasta con tres decimales.
  • Hasta cantidad. Indica la cantidad hasta la cual se aplicará esta política. Puedes indicarla hasta con tres decimales.
NOTA: El precio en este formulario pertenece al producto seleccionado de la lista del cuerpo principal, sin embargo, si se aplican las cantidades a todos los productos de la linea, este precio no debe ser un indicador para todos los demás productos de la misma linea.

Procesos de Políticas por Cliente

En los procesos de políticas por cliente intervienen los procesos primarios de precios del cliente y descuentos del cliente.

Precios del cliente.

Permite definir precios directos para un cliente. Los precios directos para los clientes no se podrán modificar automáticamente al aumentar o rebajar el producto, por lo tanto, hay que considerar la revisión periódica de estos precios y actualizarlos manualmente en caso necesario. Una buena práctica de proteger estos precios es especificando el precio mínimo de cada producto del catálogo para que en el caso de que el cliente tenga un precio directo de hace mucho tiempo atrás que no se haya actualizado, al momento de facturar, falle la transacción porque rebasará el mínimo para ese producto. El formulario para definir los precios directos contiene los siguientes objetos de cabecero:

  • Clave. Informativo, es la clave del cliente seleccionado de la lista, al cual aplicaremos los precios directos.
  • Entidad. Muestra la entidad de este cliente. Este es un campo informativo.
  • Nombre. Es el nombre o rezón social de nuestro cliente.

Para llenar los detalles de cada partida que contendrá los precios directos del cliente, contamos con los siguientes objetos:

  • Clave. Aquí se inserta la clave del producto que contendrá esta partida, se puede seleccionar buscando en el catálogo, o si prefieres insertarla directamente.
  • Descripción. Es informativo de la partida, la descripción del producto aparecerá cuando se ingrese a partir del catálogo.
  • Uni. No contiene objeto. Este es un campo informativo de la partida y muestra la unidad del producto seleccionado.
  • Precio. Debes agregar aquí, el precio directo de este producto para este cliente.
  • Moneda. Debes seleccionar la moneda especificada para este precio.

Al generar una venta, el sistema comparará la moneda de esta factura contra la moneda establecida en el precio directo de este cliente, en caso de que no coincida, aplicará el precio estándar guiado por las políticas generales. Por ejemplo, si el cliente tiene especificado el Aceite 1 a $10.50 dólares en este precio directo y la venta se establece en pesos mexicanos, simplemente ignorará este precio en dólares.

Descuentos del cliente.

Permite definir descuentos especiales para un cliente. A diferencia de los precios directos para clientes, los cuales se tienen que especificar literalmente, los descuentos, funcionan calculando los porcentajes con base en los precios estándar del catálogo de productos. Pongamos un ejemplo para los descuentos de nuestro Aceite 1:

Aceite 1Descuento 1Descuento 2Descuento 3Descuento 4Descuento 5
Precios del catálogo84.0073.7070.4066.0061.40
Descuentos de cliente10%10%10%15%15%
Precios de venta75.6066.3363.3656.1052.19

En este ejemplo vemos claramente como se afectan los precios al momento de realizar una venta cuando el cliente tiene políticas de descuento en cierto producto. Aquí vemos como los descuentos obedecen a la política establecida, por lo tanto, el descuento 1 obedece al precio principal, el descuento 2 al segundo precio y así sucesivamente. El formulario para definir los descuentos del cliente contiene los siguientes objetos de cabecero:

  • Clave. Informativo, es la clave del cliente seleccionado de la lista, al cual aplicaremos los descuentos.
  • Entidad. Muestra la entidad de este cliente. Este es un campo informativo.
  • Nombre. Es el nombre o razón social de nuestro cliente.
  • Descuento. Si esta seleccionado, al momento de agregar una partida de descuento, se tendrán que introducir literalmente los porcentajes en cada política de precio.
  • Precio. Si esta seleccionado, al momento de agregar una partida de descuento, se tendrá que introducir el precio al que se desea llegar, entonces, el sistema calculará el porcentaje de descuento o de aumento según sea el caso, y lo asignará a la partida.

Para llenar los detalles de cada partida que contendrá los descuentos del cliente, contamos con los siguientes objetos:

  • Clave. Aquí se inserta la clave del producto que contendrá esta partida, se puede seleccionar buscando en el catálogo, o si prefieres insertarla directamente.
  • Descripción. Es informativo de la partida, la descripción del producto aparecerá cuando se ingrese a partir del catálogo.
  • Uni. No contiene objeto. Este es un campo informativo de la partida y muestra la unidad del producto seleccionado.
  • D1. Según este seleccionada la opción descuento o precio, debes indicar el porcentaje de descuento o el precio final al que deseas llegar para el primer descuento.
  • D2. Indica el porcentaje o precio del segundo descuento.
  • D3. Indica el porcentaje o precio del tercer descuento.
  • D4. Indica el porcentaje o precio del cuarto descuento.
  • D5. Indica el porcentaje o precio del quinto descuento.
IMPORTANTE: Para todos los objetos de descuento, un valor positivo de indica una rebaja, mientras que uno negativo, indica un aumento. Si se estableció el cálculo por precio, el sistema determinará el porcentaje ya sea positivo o negativo. Si no se especifica ningún valor, se aplicará un porcentaje del cero por ciento lo cual significa que en esta política no se está definiendo descuento.

Procesos de Políticas por Entidad

En los procesos de políticas por entidad interviene el proceso primario de políticas de entidad.

Políticas de entidad.

Este proceso permite definir descuentos aplicables a la entidad seleccionada y a los productos de la lista. En otras palabras, si por ejemplo, filtramos los productos de la linea “Liquidos” con la inicial “A” en la descripción y esto nos arroja los productos “Aclarante 1”, “Aclarante 2”, “Aceite 1” y “Aceite 2” sobre el panel del cuerpo principal, serán estos mismos productos a los que les podremos definir sus descuentos, aplicables exclusivamente sobre ventas de la entidad seleccionada. El formulario para definir los descuentos de la entidad seleccionada contiene detalles de cada uno de los productos agrupados en columnas con los siguientes objetos:

  • Clave. Informativo, es la clave del producto.
  • Descripción. Informativo, es la descripción del producto.
  • P1. Debes indicar el porcentaje de descuento para el primer precio.
  • P2. Debes indicar el porcentaje de descuento para el segundo precio.
  • P3. Debes indicar el porcentaje de descuento para el tercer precio.
  • P4. Debes indicar el porcentaje de descuento para el cuarto precio.
  • P5. Debes indicar el porcentaje de descuento para el quinto precio.
  • Aplica. Este dato se usa en caso de que el cliente de la venta tenga definidos sus propios descuentos para este mismo producto. Debes seleccionar de la lista cualquiera de los tres tipos de aplicación:
    • Precio bajo. Aplicará el precio resultante mas bajo entre la entidad y el cliente.
    • Descuento. Aplicará el precio resultante definido en la entidad, ignorando el descuento del cliente.
    • Precio alto. Aplicará el precio resultante mas alto entre la entidad y el cliente.
IMPORTANTE: Para todos los objetos de descuento, un valor positivo indica una rebaja, mientras que uno negativo, indica un aumento. Si no se especifica ningún valor, no se aplicará ningún porcentaje de descuento.

Proceso de determinación del precio unitario para una venta.

Al momento de agregar un registro de venta ya sea una cotización, pedido, remisión o factura, el sistema tendrá que checar las configuraciones establecidas en cuatro partes distintas partes del sistema, las cuales son, la entidad de venta, el catálogo de productos o servicios, el catálogo de clientes y las políticas de venta. Para hacer lo mas entendible posible la determinación del precio de venta, nos enfocaremos a seguir paso a paso el proceso:

Parte A. Proceso de determinación temprana.

Se refiere a como se determina el precio en caso de que no se tenga que seguir ninguna política de venta.

1) Ya que el usuario haya definido la partida de la venta y esta no tenga errores de aplicación, como por ejemplo, una partida donde la clave del producto no exista, una cantidad que contiene letras, etc., se procederá a capturar la cantidad, clave del producto o servicio, precio, descuento e impuestos.

2) En caso de que la clave pertenezca a un servicio y no a un producto, verificará si se ha capturado el precio. En caso positivo, se asignará el precio definitivo capturado, en caso negativo, asignará el precio definitivo determinado en el catálogo de servicios.

3) Si es un producto, primero verificará si la entidad de venta exige la aplicación de las políticas establecido en la opción “Aplica precios según política, sin permitir cambiarlos manualmente” en la sección de ventas del módulo de entidades del centro de control. En caso de que no se exija ajustarse a las políticas, pero si se haya capturado el precio…. Se asignará este precio definitivo.

4) En caso de que no se exija ajustarse a las políticas, pero tampoco se haya capturado un precio, entonces, de todas maneras aplicará el precio definitivo según lo establecido en la “Parte B. Proceso de determinación de la política a aplicar”.

Parte B. Proceso de determinación de la política a aplicar.

Se refiere al proceso para la determinación del precio definitivo cuando este tiene que estar sugerido por las políticas de venta.

1) Primero revisará si la venta esta dirigida a un cliente del catalogo o es simplemente una venta de mostrador.

2) En caso de que sea dirigida a un cliente, revisará si este cliente tiene permitido precios especiales verificando que la opción “Manejar precios directos para este cliente” en el catálogo de clientes, este seleccionada. En caso afirmativo, procederá a revisar si el cliente cuenta con un precio directo especial para este producto según lo establecido en los precios del cliente, y en caso de que así sea, lo aplicará como precio definitivo.

3) Si la venta esta dirigida al mostrador o a un cliente que no cuenta con precio directo especial en este producto, continuará revisando para determinar el precio definitivo de venta.

4) Cuando la entidad de venta no exija la aplicación de las políticas de venta, asignará como precio tentativo básico el primer precio del catálogo de productos. NOTA: Al hablar de aquí en adelante de precio tentativo, no nos referimos al precio definitivo, ya que si se encuentran otras políticas de mayor jerarquía, se aplicarán como precio definitivo.

5) Cuando la entidad de venta si exija la aplicación de las políticas de venta, asignará como precio tentativo básico el precio correspondiente al rango de cantidades en que caiga la cantidad del producto de la venta.

6) Ahora que ya tiene un precio tentativo básico, procederá a revisar las políticas de mayor jerarquía. Si esta venta se destina a un cliente del catálogo, revisará si este cliente tiene descuentos en este producto. En caso de que si los tenga, tomará el descuento correspondiente según lo establecido en los descuentos del cliente, lo cual nos generará un nuevo precio tentativo de cliente.

7) Revisará si esta entidad de venta cuenta con descuentos en este producto según lo establecido en las políticas de entidad. En caso de que si los tenga, tomará este resultado y lo aplicará como un nuevo precio tentativo de entidad.

8) Ahora que ya tenemos un precio tentativo básico y probablemente un precio tentativo de cliente y otro precio tentativo de entidad, comparará los precios para determinar un solo precio tentativo final, de la siguiente manera:

  1. Si existe un precio tentativo de cliente, pero no uno de entidad, aplica el precio tentativo de cliente como precio tentativo final.
  2. Si no existe un precio tentativo de cliente, pero si uno de entidad, aplica el precio tentativo de entidad como precio tentativo final.
  3. Si existen ambos precios tentativos, de cliente y de entidad, procederá según la aplicación definida para este producto en la política de entidad:
    1. Si aplica “Precio bajo”, tomará el menor precio de los dos, y este sera aplicado como precio tentativo definitivo.
    2. Si aplica “Descuento”, tomara el precio tentativo de entidad para aplicarlo al precio tentativo definitivo, ignorando el precio tentativo de cliente.
    3. Si aplica “Precio alto”, tomará el precio mayor de los dos, y este sera aplicado como precio tentativo definitivo.
  4. Si no existe el precio tentativo de cliente ni el de entidad, aplica el precio tentativo básico como precio tentativo final.

9) Ahora que ya tiene un precio tentativo final, procede a revisar si existe un porcentaje de ajuste de precio definido en la entidad de venta:

  1. En caso de no existir, tomará el precio tentativo final como precio definitivo.
  2. En caso de que exista un ajuste de precio, aplicará el descuento o aumento establecido en el factor de ajuste, al precio tentativo final, y el resultado lo asignará al precio definitivo.

Errores comunes del módulo de Políticas de ventas.

ERROR: No tienes acceso a esta entidad de venta.

Aunque tengas acceso a modificar políticas de venta, si no tienes acceso a cierta entidad de venta no podrás modificar sus políticas ni las de sus clientes.

Contenido