Compras

Forseti ERP
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Introducción


El Departamento de Compras es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de adquisición, esto es, requerimientos de mercancía, órdenes de compra, condiciones comerciales y trámites de pago. El módulo de compras es la parte de Forseti ERP que nos permite llevar el control de todas las adquisiciones y gastos que genera la empresa. Esta sección nos permite interactuar con los siguientes módulos: Proveedores, Cuentas por pagar, Órdenes de compra, Recepciones, Compras de Materia prima, Devoluciones sobre compras, Gastos y Políticas.

Proveedores.

Permite registrar a los proveedores divididos en entidades de compra (cada entidad tendrá su propio catálogo independiente). El catálogo consiste en los siguientes parámetros:

  • La clave numérica.
  • El nombre.
  • La cuenta contable enlazada que permite generar la póliza en compras de crédito enlazadas a la contabilidad.
  • El R.F.C.
  • Su estatus ( alta o baja ).
  • Datos de contacto ( dirección, colonia, población, C.P. teléfonos, fax, e-mail, nombres de personas de contacto etc. ).
  • Propiedades ( días de crédito, límite máximo de crédito, fecha de última compra, nuestro descuento, etc. )
  • Observaciones del proveedor.

En este módulo se generan los anticipos a proveedores y altas directas de cuentas por pagar. A estos registros se les dará seguimiento dentro del módulo de cuentas por pagar. Los anticipos generan automáticamente el movimiento de caja o banco pertinente.

Cuentas por pagar.

Las cuentas pueden representar anticipos, cuentas por pagar, pagos, saldos, aplicación de anticipos, descuentos por aplicación y devolución de anticipos:

  • Las cuentas pueden estar en distintas monedas.
  • Se lleva una clave única de identificación de cuenta, la fecha de alta, y el proveedor al que se le aplicó la cuenta o el anticipo.
  • Los pagos a estas cuentas generarán el movimiento de caja o banco automáticamente, y su movimiento contable en caso de enlace a la contabilidad.
  • Se aplican anticipos previos a las cuentas.
  • Se pueden cancelar pagos o aplicaciones de anticipos previamente realizados, cancelando automáticamente el movimiento de caja o banco generado.
  • Permite hacer devoluciones de anticipos, los cuales también generarán los movimientos de caja o bancos automáticamente.

Ordenes de Compra.

Estas fungen como órdenes estándar y como plantillas para Recepciones y Compras, nos sirven para pre-definir una compra. Su estructura maneja lo siguiente:

  • El cabecero de la orden.
  • Su número consecutivo según su entidad.
  • La referencia.
  • Si está pactada a crédito o a contado.
  • La moneda y tipo de cambio pactados.
  • El proveedor.
  • La fecha de la orden y de Recepción.
  • Las observaciones de la orden.

En el detalle podemos generar los productos que pensamos recibir y capturar:

  • La clave.
  • La cantidad a recibir.
  • El precio pactado de ese producto.
  • El descuento de esa partida.
  • Los impuestos.
  • Las observaciones del producto.

Recepciones.

Su estructura es idéntica a las ordenes de compra por lo que se pueden generar automáticamente desde una orden, o directamente en este módulo. En Forseti ERP, una recepción representa solo la entrada del producto al almacén por lo tanto, al ingresar una recepción directa o indirectamente, se generará de manera automática el movimiento al almacén con su póliza de costos respectiva (si es que esta bodega se enlaza a la contabilidad).

Compras.

En Forseti ERP, una compra representa todo lo involucrado a la compra de materias primas y su estructura es idéntica a las ordenes y recepciones, por lo tanto se pueden generar automáticamente desde una orden o una recepción, o directamente en este módulo. Al ingresar una compra, se generará de manera automática el movimiento al almacén (solo si es directa o generada por una orden, porque si es generada por la recepción, no generará movimiento de entrada de materias primas al almacén porque ya fue generado por la recepción), en caso de ser a crédito, generará su cuenta por pagar, en el caso de ser de contado, su movimiento de caja o banco. Todo lo anterior con sus respectivas pólizas (si es que esta entidad de compra se enlaza a la contabilidad).

Devoluciones.

Permite generar rebajas o devoluciones de material (en caso de devolver un producto al proveedor). Se puede optar por la devolución parcial o total de la compra asociada. Una devolución parcial vendría siendo, por ejemplo, solo la mitad de la cantidad total de la partida 1 que contiene el producto X y nada de la partida 2 que contiene el producto Y. Su estructura es la misma que la de las compras y permite generar la entrada a la caja o banco en devoluciones de contado o saldar la cuenta por pagar que generó la compra original bajo algún concepto, por ejemplo, “devolución por producto defectuoso”.

Políticas.

Aquí simplemente registramos los precios de cotización de productos para tenerlos actualizados y que desde otros módulos podamos generar procesos y reportes de costos, precios de venta sugeridos, etc.

Gastos.

En este módulo se puede llevar un control minucioso de los gastos menores y gastos mayores de la empresa. Al igual que en otros módulos, los gastos se pueden o no enlazar a la contabilidad. Con el apoyo del módulo de vales de caja se puede complementar este módulo definiendo un gasto directamente en los vales, para después poder generar el gasto automáticamente desde aquel módulo.

Los gastos también se pueden ingresar directamente a través de una hoja de captura de gastos. El cabecero de la hoja de gastos contendrá la misma estructura que una compra. Con los gastos a crédito, se genera automáticamente la cuenta por pagar, así mismo, con los gastos de contado se genera el movimiento de caja o banco. Un gasto generará su póliza según las reglas de la clave del gasto (véase módulo de catálogos), siempre y cuando la entidad del gasto se enlace a la contabilidad.

NOTA: Tanto recepciones como compras y gastos pueden ser capturadas también por medio de un archivo xml que represente un CFDI.

Proveedores


Un proveedor es la persona o empresa que surte a otras personas o empresas con materiales o servicios necesarios para el desarrollo de la actividad empresarial. El módulo de proveedores del CEF te permite gestionar el catálogo de los proveedores de tu empresa en los distintos puntos de compra dados de alta en el sistema. Estos puntos, representan las “entidades” de compra en Forseti ERP. Cada entidad se maneja de una manera independiente, por ejemplo, si tienes varios puntos de compra en distintas ciudades, deberás dar de alta a cada proveedor que le compras desde esa ciudad, en esa precisa entidad de compra. Visto de otra manera, si tienes la entidad de Guadalajara y de Monterrey, tendrás que dar de alta a los proveedores de Guadalajara independientemente de los de Monterrey, porque no podrás hacer compras a un proveedor de Guadalajara desde la entidad de compra de Monterrey o viceversa. Incluso si el proveedor fuera la misma empresa, necesitarás darlo de alta en cada entidad. A nivel contable, esta situación puede ser resuelta de la siguiente manera: Supongamos que el proveedor Juanito Pérez nos surte en Monterrey y Guadalajara y tiene la cuenta contable 2101-050; Podemos enlazar al proveedor 25 de Monterrey (Juanito Pérez) y al proveedor 87 de Guadalajara (Juanito Pérez) a la cuenta 2101-050.

Vista del Módulo

Panel Lateral:

  • Entidad. Veremos las fichas de las entidades que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades de compras del Centro de Control empresarial, siempre y cuando, se tenga acceso a ellas. Aparecerán por defecto los proveedores de la primera entidad disponible.
  • Inicial.
    • ***. La ficha de asterisco, permite filtrar a todos los proveedores dados de alta en esta entidad.
    • A, B, C…. Filtra y muestra solo a los proveedores con la inicial seleccionada.
  • Estatus.
    • Todos. Muestra los proveedores que tengan cualquier estatus, ya sea que estén dados de alta o de baja.
    • Altas. Muestra únicamente los proveedores dados de alta actualmente en esta entidad.
    • Bajas. Esta ficha muestra aquellos proveedores que fueron dados de baja. Los proveedores dados de baja no se podrán utilizar más, pero se podrán revertir a su estatus de alta en cualquier momento.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

  • Núm. Representa el número de proveedor en esta entidad de compra.
  • Nombre. Es el nombre de la persona física o persona moral (según sea el caso) de nuestro proveedor.
  • ST. Muestra el estatus del proveedor (Alta o Baja).
  • Saldo. Representan los saldos de la deuda con nuestro proveedor en cada diferente moneda.
  • Contacto. Es la persona de contacto con nuestro proveedor. Esta puede ser la encargada de compras por ejemplo.
  • Tel. Representa los teléfonos de nuestro proveedor.
  • Mail. Es el correo electrónico de nuestro proveedor.
NOTA: Los proveedores dados de alta siempre aparecen en color negro y todos los dados de baja en color rojo.

Procesos del Módulo de Proveedores

En el módulo de proveedores intervienen los procesos primarios de agregado, cambios, consulta, anticipo y alta de cuaenta.

Agregar proveedor.

Permite agregar un nuevo proveedor. Como ya se ha dicho anteriormente, los proveedores se agregan según la entidad en la que estemos, por ejemplo, si tenemos las entidades de Guadalajara y Monterrey y estamos en la entidad de Monterrey, no podremos agregar en Guadalajara, en este caso tendríamos que cambiarnos primero a Guadalajara para poder agregar. El formulario para Agregar un nuevo proveedor, se divide en tres secciones que son Datos generales, Dirección y contacto y Propiedades, que a continuación se explican:

1) Datos generales

  • Clave. Indica aquí la clave numérica para este proveedor en esta entidad.
  • Nombre. Es el nombre del proveedor. Este debe ser el nombre de la persona física o persona moral.
  • Cuenta. Es el enlace de este proveedor a la cuenta contable que se registrará en la póliza al momento de hacer una compra de crédito. Este enlace es obligatorio y funcionará de distintas maneras según las reglas siguientes:
    • Cuando esta entidad sea contable, tomará esta cuenta para el registro de la póliza de diario perteneciente a la compra de crédito.
    • Cuando esta entidad no sea contable, ignorará esta cuenta porque no registrará ninguna póliza.
    • Cuando la compra se realice de contado, ignorará esta cuenta porque formará la póliza de egresos con la cuenta contable del banco y no de este proveedor.
  • RFC. Debes ingresar aquí el RFC del proveedor. Este será utilizado para soporte de la contabilidad electrónica al momento del pago. También es utilizado por el sistema de captura a través de la factura electrónica de la compra para hacer algunas verificaciones. Este debe estar limpio, sin guiones, y con mayúsculas.
  • Estatus. Selecciona el estatus del proveedor. Este no tiene mucho sentido a la hora de dar de alta un proveedor ya que si se da de alta como baja, no se podrá utilizar. Este campo tiene sentido cuando estamos cambiando el proveedor con fines de bloquearlo.

2) Dirección y contacto.

Representan los datos del proveedor bajo la estructura siguiente:

  • Calle.
  • No. Exterior.
  • No. Interior.
  • Colonia.
  • Localidad.
  • Municipio.
  • Código Postal.
  • Estado.
  • País.
  • Teléfono.
  • Fax.
  • Correo electrónico.
  • Persona de cobranza. Nombre de la persona encargada de la cobranza de nuestras facturas.
  • Persona de ventas. Nombre de la persona con la que hacemos los tratos de compra con nuestro proveedor.

3) Propiedades

  • Días de crédito. Indica aquí los días que este proveedor nos dará crédito. En caso de que este proveedor no nos brinde crédito, este valor debe ser cero. Forseti ERP utiliza los días de crédito como seguridad para decidir si se pueden ingresar compras a crédito, en el caso de que no tengamos días de crédito, solo se podrán ingresar compras de contado con este proveedor, de lo contrario, se podrán ingresar compras tanto de crédito como de contado. Además los días de crédito permiten al sistema calcular el vencimiento de nuestras cuentas por pagar y a realizar reportes de cuentas como historial de deudas, etc.
  • Límite de crédito. En caso de que el proveedor nos brinde crédito (se deben especificar los días de crédito) debemos establecer un límite para este. Forseti ERP utiliza este límite como seguridad para decidir si se pueden ingresar mas compras a crédito. El límite funciona de la siguiente manera:
    1. Si el límite es cero, se podrán realizar cualquier cantidad de compras a crédito a este proveedor sin importar nuestras deudas.
    2. Si el límite es mayor a cero, solo se podrán realizar compras a crédito donde la suma del total de la compra actual más el total de nuestras deudas con el proveedor sean menor o igual a éste límite.
    3. En caso de compras de contado, se podrán realizar compras a este proveedor sin importar las circunstancias de crédito.
  • Fecha de nuestra última compra. Debes indicar la fecha de la última compra con este proveedor. Este dato se actualizará automáticamente al ir realizando compras y se utiliza para la generación de reportes principalmente.
  • Descuento. Ingresa aquí el porcentaje de descuento general que nos brinda el proveedor. Este se aplicará a cada partida de la compra en caso de no especificar algún otro descuento directamente al capturar. Si a una partida en especial se le aplica otro descuento, el descuento de este campo será sustituido por el descuento establecido directamente en la compra.
  • Tipo de retenciones. Se utiliza para definir el tipo de retenciones en caso de que este proveedor nos retenga impuestos. Por ejemplo, proveedores de servicios de transporte, arrendadores, etc., deberán tener un valor seleccionado de la lista, por el contrario, si este proveedor no nos retiene impuestos,deberemos seleccionar “No Aplica para Retenciones”
  • Observaciones. Puedes ingresar aquí algunas observaciones sobre este proveedor.
NOTA: Como el límite de crédito debe estar expresado en moneda nacional y tanto las cuentas por pagar como las compras actuales pueden estar establecidas en distintas monedas, se utilizará el tipo de cambio establecido en el módulo de monedas para calcular la deuda total con el proveedor y proceder al registro o rechazo de la compra de crédito.

Cambiar Proveedor.

Este proceso permite cambiar los datos generales, dirección y contacto y propiedades de un proveedor.

Consultar Proveedor.

Permite hacer una consulta del proveedor.

Agregar Anticipo.

Este proceso permite generar pagos anticipados a nuestro proveedor. En Forseti ERP, los anticipos se utilizan para realizar un pago a un proveedor del cual aún no hemos registrado la compra de crédito porque no nos la ha mandado o por cualquier otro motivo. Posteriormente, cuando la compra sea registrada y se genere automáticamente nuestra deuda (la cuenta por pagar) podremos proceder a aplicar este anticipo desde el módulo de cuentas por pagar. El formulario para agregar un anticipo contiene los siguientes objetos:

  • Proveedor. Informativo, contiene el nombre del proveedor al cual vamos a realizar le el anticipo.
  • Fecha. Debes indicar la fecha del anticipo.
  • Concepto. Puedes ingresar aquí un motivo por el cual estas realizando este anticipo.
  • Moneda. Debes especificar la moneda en la que esperas que tu proveedor te vaya a facturar.
  • Tipo de cambio. Si el proveedor te facturará en moneda extranjera, debes especificar el tipo de cambio para este pago, de lo contrario, déjalo como 1.0.
  • Cantidad. Debes especificar el importe total en la moneda que esperas que tu proveedor te vaya a facturar.

Al aceptar este proceso se cargará el formulario para realizar el pago y debes especificar los datos necesarios del mismo según lo establecido en el módulo de caja y bancos en el apartado de agregado indirecto de movimientos. Según sea la moneda establecida en la factura que esperas de tu proveedor, el movimiento bancario de retiro se podrá realizar bajo las siguientes reglas:

  1. Si el anticipo es en moneda nacional, se podrá realizar el retiro desde una caja o un banco establecido en moneda nacional.
  2. Si el anticipo es en moneda extranjera, se podrá realizar el retiro desde una caja o un banco establecido en moneda nacional. Se utilizará el tipo de cambio para que el movimiento de caja o banco quede establecido en moneda nacional multiplicándolo por la cantidad.
  3. Si el anticipo es en moneda extranjera, se podrá realizar el retiro desde un banco establecido con la misma moneda extranjera. El tipo de cambio se utilizará exclusivamente para la póliza de egresos y en caso de que la entidad de compra esté enlazada a la contabilidad.
  4. Fallará si se intenta hacer el retiro de un anticipo en moneda nacional con un banco establecido en moneda extranjera, o si el anticipo y el banco están establecidos ambos en moneda extranjera, pero estas sean diferentes, por ejemplo, dolares con euros.
IMPORTANTE: En caso de que realices un anticipo en moneda nacional, pero tu factura te la entrega el proveedor en moneda extranjera, no podrás aplicarle este anticipo. En ese caso, necesitarás cancelar el anticipo y volverlo a registrar pero en la moneda extranjera, o pedirle a tu proveedor que te facture en moneda nacional para poder aplicar.

Agregar Cuenta.

Este proceso permite generar altas de cuentas por pagar directamente a nuestro proveedor. En Forseti ERP, las cuentas por pagar representan nuestras deudas y por lo general se registran automáticamente al realizar una compra de crédito desde el módulo de compras o gastos, sin embargo, existen ocasiones en donde será necesario registrar una cuenta por pagar directamente a través de este proceso, como por ejemplo, si necesitamos registrar una deuda al proveedor sin afectar el módulo del almacén que resultaría de ingresar una compra. Al ingresar la cuenta directamente, ya tendremos la base de nuestra deuda al proveedor y podremos proseguir a ir registrando sus pagos a través del módulo de cuentas por pagar. El formulario para agregar una cuenta por pagar contiene los siguientes objetos:

  • Proveedor. Informativo, contiene el nombre del proveedor al cual daremos de alta su cuenta por pagar.
  • Fecha. Debes indicar la fecha de la cuenta por pagar.
  • Clave. Es la clave del concepto de alta definido por el usuario para esta cuenta, según el catálogo de conceptos de cuentas por pagar, establecido en el módulo de enlaces contables del departamento de contabilidad. Los conceptos, representan las altas y saldos de cuentas por pagar, y dictaminan la manera en que afectará esta cuenta en la contabilidad. Solo se pueden seleccionar conceptos de usuario y no de sistema, porque los conceptos de sistema están reservados para agregar cuentas creadas automáticamente por los módulos externos de compras y gastos.
  • Concepto. Puedes ingresar aquí un motivo por el cual estas dando de alta esta cuenta por pagar.
  • Moneda. Debes especificar la moneda de la cuenta.
  • Tipo de cambio. Si la cuenta está en moneda extranjera, debes especificar el tipo de cambio, de lo contrario, déjalo como 1.0.
  • Cantidad. Debes especificar el importe total en la moneda especificada.

Errores comunes en los procesos del Módulo de Proveedores.


Los errores más comunes en estos procesos son los siguientes:

ERROR: El proveedor no pertenece a la entidad mandada.

Este error ocurre cuando estas registrando o cambiando a un proveedor de una entidad específica, pero antes de aceptar, cambiaste de entidad. Al agregar o cambiar, siempre hay que posicionarnos en la entidad deseada y luego ejecutar el proceso.

Cuentas por pagar


El módulo de cuentas por pagar del CEF está enfocado al seguimiento de las deudas que tenemos con nuestros proveedores. En este módulo gestionaremos los pagos, aplicación de anticipos, devolución de anticipos y saldos de cuentas por pagar que fueron generadas automáticamente desde el módulo de compras y/o directamente en el módulo de proveedores.

Vista del Módulo

Panel Lateral:

  • Entidad. Veremos las fichas de las entidades que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades de compras del Centro de Control empresarial, siempre y cuando, se tenga acceso a ellas. Aparecerán por defecto los registros de cuentas de la primera entidad disponible.
  • Rango.
    • Especial. La ficha de especial, permite filtrar los registros cierto mes específico, que no aparezca como meses.
    • Hoy. Filtra y muestra solo los registros de hoy (Esta es la selección por defecto).
    • Semana. Filtra y muestra los registros pertenecientes a los últimos siete días.
    • Meses… Esta ficha filtra y muestra los registros del mes seleccionado.
  • Tipo. Muestra las fichas pertenecientes al tipo de registro de cuenta:
    • Todos. Muestra todos los tipos de registro, desde cuentas, anticipos, pagos, saldos, aplicaciones, descuentos y devoluciones. Esta opción mostrará los registros en una vista de informe la cual filtrará primero las cuenta por pagar y anticipos según su fecha y clave y justo debajo de estos, mostrará los pagos, saldos, y aplicación de anticipos asociados a la cuenta por pagar, o los descuentos por aplicación y devoluciones asociadas al anticipo. Sobre esta opción se bloqueará la posibilidad de ordenar al presionar una columna.
    • Cuentas. Muestra los registros de cuentas por pagar que fueron generados desde el módulo de compras o gastos, o desde el módulo de proveedores.
    • Anticipos. Muestra los registros de anticipos que fueron generados desde el módulo de proveedores.
    • Pagos. Muestra los registros de pagos generados manualmente en este mismo módulo, sobre una cuenta por pagar.
    • Saldos. Muestra los registros de saldos generados automáticamente a través del módulo de devoluciones sobre compras, o generados directamente en este mismo módulo sobre una cuenta por pagar.
    • Aplicaciones. Muestra los registros de las aplicaciones de anticipo generadas sobre una cuenta por pagar en este módulo.
    • Descuentos. Muestra los registros de descuento por aplicación de anticipo generados automáticamente al realizar la aplicación del anticipo sobre una cuenta por pagar.
    • Devoluciones. Muestra los registros de la devoluciones de anticipo generadas en este módulo directamente sobre un anticipo.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

  • Tipo. Muestra el tipo de registro que puede ser: Cuenta, Anticipo, Pago, Saldo, Aplicación, Descuento o Devolución.
  • Cve. Muestra la clave del registro. Nota: La clave es global, esto quiere decir que es única, que cada registro tiene su clave no importando el tipo de registro del que se trate, ni la entidad de compra a la que pertenezca, por lo tanto, no hay claves iguales.
  • Fecha. Muestra la fecha del registro.
  • Nombre. Muestra el nombre del proveedor. Nota: En una vista de informe, este campo mostrará la fecha, tipo de registro y clave, por ejemplo, “16/oct/2022 – Pago – 2773”, en lugar del nombre, en registros de pagos, saldos, aplicación, descuentos y devolución. Esto es para indicar que este registro está ligado a esta cuenta por pagar o anticipo de este proveedor. Las columnas de tipo, cve y fecha aparecerán en blanco.
  • Concepto. Indica el concepto del registro por ejemplo, “Compra Guadalajara, numero 19385 y referencia 9446”, para una cuenta por pagar generada al agregar la compra 19385 de la entidad de Guadalajara y referencia del proveedor no 9446.
  • ST. Muestra el estatus del registro (Guardado o Cancelado).
  • Mon. Indica el símbolo de la moneda en la que se encuentra el registro, según lo establecido en el módulo de monedas del sistema.
  • Total. Indica el total del registro según la moneda.
  • Saldo. En registros de cuentas por pagar, indica el saldo total de la deuda que nos queda por pagar para esta cuenta. En registros de anticipo, indica la cantidad del anticipo que falta por aplicar. Esta cantidad puede verse como la cantidad disponible para saldar el total o parte de cualquier cuenta por pagar de este proveedor que esté establecida en esta moneda. No aplica a los demás registros.
  • Venc. Solo aplica a cuentas por pagar, e indica la fecha de vencimiento de esta.
  • Pol. Muestra la póliza a manera de “Tipo2 – Numero” que creó este registro. Algunos registros como aplicación o descuentos pueden no generar póliza. Además, si la entidad de compra no esta enlazada a la contabilidad, ningún tipo de registro generará póliza.
  • Ref. Muestra la referencia del módulo auxiliar a manera de “Módulo|ID|Entidad||” que creó este registro. Los registros generados directamente en este módulo, no tienen ninguna referencia.
NOTA: Los registros de cuentas por pagar aparecen en color azul CEF, los anticipos en azul marino y todos los demás en color negro, esto siempre y cuando no estén cancelados. Todos los registros cancelados sean cuentas, anticipos, o cualquier otro tipo de registro, aparecen en color rojo.

Procesos del Módulo de Cuentas por pagar

En el módulo de cuentas por pagar intervienen los procesos primarios de liquidar, saldar, aplicar anticipo, consultar, devolver anticipo, cancelar y rastreo.

Liquidar cuenta.

Este proceso permite generar el pago a la cuenta por pagar seleccionada. En Forseti ERP, los pagos pueden realizarse por el total de la cuenta o solo por una parte de esta, resultando en un pago a cuenta. Al aplicar un pago total o parcial sobre una cuenta por pagar, el saldo de esta cuenta se ajustará automáticamente al igual que el saldo general del proveedor. El formulario para agregar un pago contiene los siguientes objetos:

  • Proveedor. Informativo, contiene el nombre del proveedor al cual vamos a realizarle el pago.
  • Fecha. Debes indicar la fecha del pago.
  • Concepto. Puedes ingresar aquí un motivo por el cual estas realizando este pago.
  • Moneda. Informativo, es la moneda en la que se registró la cuenta por pagar. Es esta misma moneda la que se aplicará para realizar el pago.
  • Tipo de cambio. Si la cuenta por pagar se registró en moneda extranjera, debes especificar el tipo de cambio para este pago, de lo contrario, déjalo como 1.0.
  • Cantidad. Debes especificar el importe total en la moneda en la que se registró la cuenta por pagar.

Al aceptar este proceso se cargará el formulario para realizar el pago y debes especificar los datos necesarios del mismo según lo establecido en el módulo de caja y bancos en el apartado de agregado indirecto de movimientos. Según sea la moneda establecida en la cuenta por pagar, el movimiento bancario de retiro se podrá realizar bajo las siguientes reglas:

  1. Si el pago se registrará en moneda nacional, se podrá realizar el retiro desde una caja o un banco establecido en moneda nacional.
  2. Si el pago se registrará en moneda extranjera, se podrá realizar el retiro desde una caja o un banco establecido en moneda nacional. Se utilizará el tipo de cambio para que el movimiento de caja o banco quede establecido en moneda nacional multiplicándolo por la cantidad.
  3. Si el pago se registrará en moneda extranjera, se podrá realizar el retiro desde un banco establecido con la misma moneda extranjera. El tipo de cambio se utilizará exclusivamente para la póliza de egresos y en caso de que la entidad de compra esté enlazada a la contabilidad.
  4. Fallará si se intenta hacer el retiro del pago en moneda nacional con un banco establecido en moneda extranjera, o si el pago y el banco están establecidos ambos en moneda extranjera, pero estas sean diferentes, por ejemplo, dolares con euros.

Saldar cuenta.

Cuando hemos generado una cuenta por pagar que ya no vamos a liquidar con ninguna caja o banco, utilizaremos este proceso para saldarla. Lo mas común de esta situación es cuando cancelamos la deuda con el proveedor porque ya no podemos pagarla, o por ajustes, por ejemplo, cuando la cuenta sigue apareciendo porque faltaron de pagar unos cuantos centavos los cuales necesitamos ajustar. El formulario para saldar una cuenta por pagar contiene los siguientes objetos:

  • Proveedor. Informativo, contiene el nombre del proveedor de la cuenta por pagar.
  • Fecha. Debes indicar la fecha del saldo.
  • Clave. Es la clave del concepto de saldo definido por el usuario según el catálogo de conceptos de cuentas por pagar, establecido en el módulo de enlaces contables del departamento de contabilidad. Los conceptos, representan las altas y saldos de cuentas por pagar, y dictaminan la manera en que afectará este saldo en la contabilidad. Solo se pueden seleccionar conceptos de usuario y no de sistema, porque los conceptos de sistema están reservados para agregar registros de pago, aplicación de anticipos y devolución de anticipos.
  • Concepto. Puedes ingresar aquí un motivo por el cual estas saldando esta cuenta por pagar.
  • Moneda. Informativo, es la moneda en la que se registró la cuenta por pagar. Es esta misma moneda la que se aplicará para saldar la cuenta.
  • Tipo de cambio. Si la cuenta por pagar se registró en moneda extranjera, debes especificar el tipo de cambio para el saldo, de lo contrario, déjalo como 1.0.
  • Cantidad. Debes especificar el importe total en la moneda en la que se registró la cuenta por pagar.
IMPORTANTE: Si la cancelación de la deuda se va a generar por una devolución o rebaja en algún producto, es mejor realizar la a través del módulo de devoluciones sobre compras y no directamente en este módulo ya que el primero se encargará de ingresar automáticamente el registro del saldo calculando las proporciones de iva y/o descuentos aplicados en la compra, además de gestionar el registro de la devolución de material al almacén.

Aplicar anticipo.

Cuando tenemos una cuenta por pagar, podemos aplicarle un anticipo previamente registrado desde el módulo de proveedores el cual nos reducirá la deuda de la cuenta en la cantidad aplicada. El formulario para aplicar un anticipo contiene los siguientes objetos:

  • Proveedor. Informativo, contiene el nombre del proveedor de la cuenta por pagar.
  • Fecha. Debes indicar la fecha de la aplicación.
  • Anticipo. Selecciona desde aquí, el anticipo para esta aplicación. Se mostrarán en la lista todos los anticipos de este proveedor que no hayan sido aplicados totalmente (que tengan importe pendiente por aplicar). Estos se muestran en una sola linea bajo la siguiente estructura:
    1. La fecha del anticipo.
    2. La clave del registro del anticipo.
    3. El concepto del registro.
    4. El símbolo de la moneda registrada para este anticipo.
    5. El importe total del anticipo.
    6. El importe pendiente por aplicar.
  • Concepto. Puedes ingresar aquí un motivo por el cual estas aplicando el anticipo a esta cuenta por pagar.
  • Moneda. Informativo, es la moneda en la que se registró la cuenta por pagar. El anticipo seleccionado anteriormente debe forzosamente estar registrado en esta moneda.
  • Tipo de cambio. Este es un campo informativo que cambia al seleccionar cada anticipo registrando el tipo de cambio del mismo. Esto es importante porque las aplicaciones en moneda extranjera deben contener el mismo tipo de cambio del anticipo.
  • Cantidad. Debes especificar el importe de la aplicación.
NOTA: Suponiendo que la linea del anticipo sea "23/sep/2015 --- 1765 - $ 45000.00 - 30000.00", querrá decir que a este anticipo le quedan por aplicar $30,000.00.

Al aceptar este proceso se generarán automáticamente dos registros en este módulo, uno del tipo “aplicación” y el otro del tipo “descuento”. El registro de la aplicación se enlazará a la cuenta por cobrar y dictaminará una reducción de la deuda con el proveedor, mientras que el registro del descuento se enlazará al anticipo seleccionado y dictaminará un importe ya aplicado de este anticipo, lo cual reducirá en esa cantidad el importe pendiente por aplicar. Este resultado puede verse físicamente en una vista de informe que muestre los registros de la cuenta por pagar y del anticipo, o al consultar la cuenta por pagar y el anticipo respectivamente.

El comportamiento contable al momento de realizar una aplicación de anticipo será de la siguiente manera:

  1. Si la entidad de compra no esta establecida como entidad contable, no generará ninguna póliza.
  2. Para las compras en moneda nacional y a tasa cero en el iva, aunque la entidad sea contable, no se generará ninguna póliza porque el cargo al proveedor quedó establecido en la póliza del movimiento bancario del anticipo y el abono en la póliza de la compra de crédito, por lo tanto, la aplicación se realiza transparente.
  3. En entidades contables se generarán pólizas en compras que manejan el iva para especificar el cargo a la cuenta del iva acreditable efectivamente pagado con el abono a la cuenta del iva acreditable pendiente de pagar. En caso de que no se aplique el anticipo a la compra de crédito, este ajuste de ivas no se llevará a cabo.
  4. También en entidades contables se generarán pólizas en compras realizadas en moneda extranjera para registrar la pérdida o ganancia cambiaria. Al igual que con el ajuste de ivas, es en el momento de la aplicación cuando el sistema tiene los recursos para calcular esta pérdida o ganancia en tipos de cambio.

Consultar registro.

Permite consultar el registro de cuenta seleccionado en el cual aparecerá la siguiente información:

  • Título. Es un título del tipo al que pertenece este registro, el cual puede ser, Cuenta por pagar, Pago por anticipado, Pago, Saldo, Aplicación de anticipo, Descuento por aplicación o Devolución de anticipo.
  • Clave. La clave única de este registro.
  • Fecha. La fecha del registro.
  • Estatus. Este puede ser Guardado o Cancelado.
  • Referencia. Muestra la referencia del módulo auxiliar a manera de “Módulo|ID|Entidad||” que creó este registro. Los registros generados directamente en este módulo, no tienen ninguna referencia.
  • Proveedor. Es el nombre del proveedor al que pertenece el registro.
  • Concepto. Muestra el concepto del registro por ejemplo, “Compra Guadalajara, numero 19385 y referencia 9446”, para una cuenta por pagar generada al agregar la compra 19385 de la entidad de Guadalajara y referencia del proveedor no 9446.
  • Total. Indica el total del registro en la moneda establecida, tipo de cambio y total en moneda nacional. En registros en moneda nacional, el tipo de cambio será siempre 1.0 y los totales serán iguales.
  • Saldo. En registros de cuentas por pagar y de anticipos, indica el saldo del registro en la moneda establecida, tipo de cambio y saldo en moneda nacional. En registros en moneda nacional, el tipo de cambio será siempre 1.0 y los saldos serán iguales. El saldo en anticipos significa la cantidad del anticipo que falta por aplicar. No aplica a los demás registros.
  • Vencimiento. Solo aplica a cuentas por pagar, e indica la fecha de vencimiento de esta.
  • Pago. Muestra la entidad y número de movimiento de caja o banco que fue generado por este pago o anticipo. No aplica a los demás registros.

Para registros de cuentas por pagar y de anticipos, aparecerán los detalles de sus pagos, saldos, y aplicación de anticipos, como los descuentos y devoluciones ligadas respectivamente. Cada registro constará de la siguiente información:

  • Tipo. El tipo de registro asociado, para cuentas por pagar serán Pago, Saldo y Aplicación. Para anticipos serán Descuento y Devolución.
  • Cve. La clave única del registro asociado.
  • Fecha. La fecha del registro asociado.
  • Concepto. Muestra el concepto del registro asociado.
  • Total. Indica el total en la moneda establecida, tipo de cambio y total en moneda nacional del registro asociado. En registros en moneda nacional, el tipo de cambio será siempre 1.0 y los totales serán iguales.
  • Pago. Muestra la entidad y número de movimiento de caja o banco que fue generado por este pago o devolución asociada. No aplica a los demás registros asociados.
NOTA: Se indicará la suma de los totales de los registros asociados, esto para verificar el total efectivamente pagado en una cuenta por pagar, o el monto efectivamente aplicado en caso de un anticipo. Los renglones en rojo indican registros asociado que fueron cancelados y no se suman.

Devolver anticipo.

Este proceso permite generar una devolución al anticipo seleccionado. Supongamos que pagamos por anticipado $1,000.00 de un material a nuestro proveedor y al momento de recibir la mercancía solo nos pudo enviar el 80%. Nuestra compra de crédito la ingresaremos por $800.00, al aplicar el anticipo a nuestra cuenta por pagar, nos quedarán $200.00 por aplicar. Si decidimos que el proveedor nos devuelva los $200.00, deberemos de generar la devolución del anticipo la cual nos ingresará automáticamente el movimiento de depósito. El formulario para agregar una devolución de anticipo contiene los siguientes objetos:

  • Proveedor. Informativo, contiene el nombre del proveedor el cual nos devolverá el anticipo.
  • Fecha. Debes indicar la fecha de la devolución.
  • Concepto. Puedes ingresar aquí un motivo por el cual te están devolviendo este anticipo.
  • Moneda. Informativo, se especifica la moneda de la devolución la cual es igual a la moneda especificada en el anticipo que pretendes devolver.
  • Tipo de cambio. Si el anticipo esta en moneda extranjera, debes especificar el tipo de cambio para este cobro, de lo contrario, déjalo como 1.0.
  • Cantidad. Debes especificar el importe total de la devolución en la moneda del anticipo.

Al aceptar este proceso se cargará el formulario para realizar el cobro y debes especificar los datos necesarios del mismo según lo establecido en el módulo de caja y bancos en el apartado de agregado indirecto de movimientos. Según sea la moneda establecida en el anticipo, el movimiento bancario de depósito se podrá realizar bajo las siguientes reglas:

  1. Si la devolución es en moneda nacional, se podrá realizar el depósito en una caja o un banco establecido en moneda nacional.
  2. Si la devolución es en moneda extranjera, se podrá realizar el depósito en una caja o un banco establecido en moneda nacional. Se utilizará el tipo de cambio para que el movimiento de caja o banco quede establecido en moneda nacional multiplicándolo por la cantidad.
  3. Si la devolución es en moneda extranjera, se podrá realizar el depósito en un banco establecido con la misma moneda extranjera. El tipo de cambio se utilizará exclusivamente para la póliza de ingresos y en caso de que la entidad de compra esté enlazada a la contabilidad.
  4. Fallará si se intenta hacer el depósito de una devolución en moneda nacional con un banco establecido en moneda extranjera, o si la devolución y el banco están establecidos ambos en moneda extranjera, pero estas sean diferentes, por ejemplo, dolares con euros.

Cancelar registro.

Este proceso cancela el registro seleccionado según las siguientes reglas:

  1. Si el registro es un pago, saldo, aplicación o devolución, se procederá a cancelar junto a sus objetos dependientes (movimientos bancarios o de caja, descuento por aplicación, pólizas, etc.).
  2. Si el registro es un anticipo o una cuenta generada desde el módulo de proveedores, se procederá a cancelar en caso de no tener ningún registro asociado ya sea pago, saldo, aplicación o devolución. En caso contrario, primero se deben cancelar los registros asociados para poder cancelar este registro.
  3. Si el registro es una cuenta generada desde el módulo de compras o gastos, se tendrá que cancelar el registro de la compra o gasto para que este registro quede cancelado. Además, esta cuenta no debe tener registros asociados, de lo contrario, primero deben ser cancelados.
  4. Los registros de descuento no se pueden cancelar. Estos quedarán cancelados automáticamente al cancelar una aplicación de anticipo a una cuenta por pagar.

Rastrear.

Permite hacer una consulta del registro seleccionado rastreando sus módulos dependientes.

Errores comunes en los procesos del Módulo de Cuentas por pagar.


Los errores más comunes en estos procesos son los siguientes:

ERROR: Las cuentas de diferencias cambiarias no se han registrado aún.

Es necesario registrar las cuentas contables de diferencias cambiarias a favor y en contra antes de poder realizar pagos a cuentas por pagar. Estas deben establecerse en las variables CC_DCAF y CC_DCEC respectivamente dentro del módulo de variables de contabilidad en el centro de control del CEF.

ERROR: El proveedor del anticipo es distinto al de la cuenta por pagar, o en su defecto, se quiere aplicar el anticipo a una cuenta de anticipo y no, a una cuenta por pagar.

Los anticipos deben ser aplicados seleccionando primero la cuenta por pagar, y sobre el diálogo que emerge, seleccionar entonces de la lista el anticipo a ser aplicado. Este error se muestra cuando seleccionas el anticipo que deseas aplicar e intentas correr el proceso de “Aplicar anticipo”.

ERROR: El anticipo que se quiere aplicar es mayor al saldo de la cuenta del propio anticipo.

Este error ocurre cuando por ejemplo, intentamos aplicar a una cuenta por pagar $1,000.00, pero el anticipo seleccionado de la lista tiene solo $900.00 de cantidad restante por aplicar. En este caso, solo podremos aplicar de este anticipo un máximo de $900.00 a esta cuenta por pagar.

PRECAUCIÓN: Este elemento no representa una cuenta por pagar. Debes seleccionar una cuenta común para aplicarle este proceso.

Los procesos como pago o saldo por ejemplo, solo pueden ser ejecutados sobre una cuenta por pagar. Este mensaje se muestra cuando intentamos aplicar por ejemplo, un proceso de saldo a un registro de pago o de descuento, no serán compatibles.

ERROR: El proveedor no pertenece a la entidad mandada.

Este error ocurre cuando estas en una entidad específica, pero antes de aceptar para ejecutar un proceso, cambiaste de entidad. Al ejecutar algún proceso, siempre hay que posicionarnos en la entidad deseada y luego ejecutarlo.

Ordenes de compra


Una orden de compra es un documento que emites como comprador a tu vendedor para pedir mercancías. La orden de compra funciona como un documento donde quedan establecidas la cantidad, detalle, precio, entre otras cosas. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercancías o servicios encargados. El módulo de órdenes de compra del CEF te permite generar estas órdenes directamente en este módulo.

Vista del Módulo

Panel Lateral:

  • Entidad. Veremos las fichas de las entidades de compra que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades del Centro de Control. Siempre aparecerán por defecto las órdenes de compra de la primera entidad disponible.
  • Rango.
    • Especial. La ficha de especial, permite filtrar las órdenes de cierto mes específico, que no aparezca como meses.
    • Hoy. Filtra y muestra solo las órdenes de compra de hoy (Esta es la selección por defecto).
    • Semana. Filtra y muestra las órdenes pertenecientes a los últimos siete días.
    • Meses… Esta ficha filtra y muestra las órdenes del mes seleccionado.
  • Estatus.
    • Todas. Muestra órdenes que tengan cualquier estatus, ya sea que estén generadas, canceladas o facturadas.
    • Generadas. Muestra las órdenes que están capturadas pero que aún no se le ha generado su recepción o su compra.
    • Cancelados. Esta ficha muestra aquellas órdenes de compra que se han cancelado. Las órdenes canceladas ya no se pueden cambiar.
    • Facturadas. Muestra las órdenes de compra que ya tienen una recepción o una compra enlazada.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

  • Núm. Es el número consecutivo de la orden, según la entidad a la que pertenece.
  • Fecha. Indica la fecha de la orden de compra.
  • Ref. Esta es una referencia de la orden. Por lo regular se presenta en este campo un número que identifique la remisión o factura de nuestro proveedor.
  • ST. Muestra el estatus de la orden (Generada, Cancelada o Facturada).
  • Total. Indica el importe total de esta orden de compra.
  • Proveedor. Muestra el nombre del proveedor al cual generamos la orden.
  • Enl. Es la referencia del registro a manera de “Módulo – Número” a la que está enlazada esta orden de compra producto de la generación ya sea de la recepción del material o de la factura final.
NOTA: Las ordenes generadas siempre aparecen en color negro, las facturadas en color azul, y todas las canceladas aparecen en color rojo.

Procesos del Módulo de Órdenes de Compra

En el módulo de órdenes de compra intervienen los procesos primarios de agregar, cambiar, consultar, generar recepción, generar factura, cancelar y rastreo.

Agregar Orden.

Permite agregar órdenes de compra. Las órdenes se agregan según la entidad en la que estemos, por ejemplo, si tenemos la entidad de compra MATRIZ e IZTAPALAPA, y estamos en la entidad IZTAPALAPA, no podremos agregarla en la MATRIZ. Si deseamos hacer esto, Primero tendríamos que ubicarnos en la entidad de compra MATRIZ, para poder agregar. El formulario para Agregar una nueva orden de compra, posee los siguientes objetos de cabecero:

  • No. Orden. Informativo, indica el número de orden de compra que se agregará.
  • Referencia. Puedes ingresar algo pequeño que haga referencia a esta orden de compra, por ejemplo, el número de cotización del proveedor.
  • Fecha. Indica aquí la fecha de la orden.
  • Fecha de entrega. Indica aquí la fecha en la que esperas que se te entregue el material de esta orden de compra.
  • Pago. Este puede ser Contado o Crédito, e indica las condiciones de pago para esta orden de compra. Las compras a crédito, no se podrán generar si el proveedor es el genérico (proveedor con el número cero).
  • Proveedor. Es la clave del proveedor para esta orden según el catálogo de proveedores establecido en el módulo de proveedores para esta entidad de compra. Este proveedor debe ser seleccionado antes de ingresar los detalles de la orden, ya que si se selecciona un nuevo proveedor después de haber ingresado alguna partida en el detalle, estas serán automáticamente eliminadas y se tendrán que volver a ingresar. Al agregar el número de proveedor, el sistema llenará los datos de este, estableciendo los siguientes datos informativos de la orden:
    • R.F.C.
    • Nombre. Es el nombre de la persona física o moral del proveedor.
    • Dirección.
    • Colonia.
    • Población.
    • C.P.
    • Tels. Los teléfonos de contacto.
  • Moneda. Indica aquí, la moneda de negociación para esta orden de compra.
  • TC. Si la moneda de negociación está en moneda extranjera, debes indicar aquí el tipo de cambio. Este tipo de cambio será tomado al momento de generar la factura o recepción de la orden, por lo tanto, si la factura o recepción necesitaran otro tipo de cambio, para generarlas desde esta orden, primero tendríamos que cambiar el tipo de cambio y después proceder a generar.
  • Bodega. Campo informativo de la clave de la bodega en la cual se agregará el movimiento al almacén en el momento de generar la recepción o la factura de la compra.
  • Nombre. Campo informativo del nombre corto de esta bodega.
  • Observaciones del documento. Puedes ingresar aquí algunas observaciones para este proceso de compra. NOTA: Este objeto se muestra en el pie del formulario.
IMPORTANTE: El proveedor por defecto número cero se usa regularmente para definir compras de contado hechas directamente en el mostrador y pagadas en efectivo o con cheque al portador, aunque con las últimas especificaciones de la contabilidad electrónica esto no debería quedar registrado de esta manera ya que tomará como beneficiario y rfc del pago al genérico. Este proveedor se usa mas comúnmente en compras donde la entidad de compra no está enlazada a la contabilidad y por lo tanto no genera registros de contabilidad electrónica.

Para llenar los detalles de cada partida que contendrá la orden de compra, contamos con los siguientes objetos:

  • Cant. Indica la cantidad de compra del producto.
  • Uni. No contiene objeto. Este es un espacio informativo de partidas previamente insertadas, y muestra la unidad del producto según el catálogo de productos.
  • Clave. Aquí se inserta la clave del producto que contendrá esta partida, se puede seleccionar buscando en el catálogo, o si prefieres insertarla directamente. Aquí también puedes ingresar el código del proveedor en caso de que éste esté relacionado en el producto del catálogo de productos de Forseti ERP.
  • Descripción. Es informativo de la partida, es la descripción del producto y aparecerá cuando se ingrese la clave a partir del catálogo.
  • Precio. Si no se ingresa el precio, la partida se ingresará con el último costo del proveedor, o el último costo del producto (en caso de que no se haya comprado nunca a este proveedor), de lo contrario, este será el precio de compra.
  • Importe. No contiene objeto. Este es un espacio informativo de partidas previamente insertadas, y muestra el importe de la partida resultante de la cantidad multiplicada por el precio.
  • Desc. Si no se ingresa descuento, la partida buscará el descuento general de nuestro proveedor establecido en el catálogo de proveedores y en caso de que encuentre un descuento lo ingresará. Si se ingresa, éste descuento será aplicado a la partida.
  • IVA.
    • Si no se ingresa IVA, procederá a revisar lo siguiente:
      1. Si el producto aplica IVA, entonces se especificará el porcentaje según lo establecido en la entidad de compra.
      2. Si el producto no aplica IVA, entonces no especificará ningún IVA para esta partida.
    • Si se ingresa un porcentaje directo de IVA, procederá como sigue:
      1. Si el porcentaje de IVA en la entidad está marcado como 0% (por lo regular para entidades de compra no contables), entonces ignorará este dato y especificará el IVA en 0%.
      2. Si el porcentaje en la entidad es mayor que 0%, entonces aplicará este dato como porcentaje de IVA.
  • IEPS. Si no se ingresa porcentaje de IEPS, la partida buscará el IEPS establecido en el catálogo de productos y en caso de que encuentre un porcentaje lo ingresará. Si se ingresa directamente, éste porcentaje de IEPS será aplicado a la partida.
  • R/IVA. Si no se ingresa porcentaje de retención de IVA, la partida buscará el porcentaje establecido en el catálogo de productos y en caso de que encuentre uno lo ingresará. Si se ingresa directamente, éste porcentaje de retención de IVA será aplicado a la partida.
  • R/ISR. Si no se ingresa porcentaje de retención del ISR, la partida buscará el porcentaje establecido en el catálogo de productos y en caso de que encuentre uno lo ingresará. Si se ingresa directamente, éste porcentaje de retención de ISR será aplicado a la partida.
  • Observaciones. Puedes ingresar aquí, algunas observaciones sobre esta partida de la orden.

Al ir agregando cada partida a la orden de compra, la información de los totales irá cambiando ajustando así la orden. Estos datos son los siguientes:

  • Importe. Es la suma total del importe de los detalles.
  • Descuento. Es la suma total del descuento de los detalles.
  • Sub Total. Se calcula sumando el importe menos el descuento.
  • IVA. Es el total de IVA aplicado a esta compra.
  • IEPS. Es el total de IEPS aplicado a esta compra.
  • Retención de IVA. Es el total de retención de IVA.
  • Retención de ISR. Es el total de retención de ISR.
  • Total. Representa el gran total de la compra. Se calcula sumando el sub total más el IVA y el IEPS, menos las retenciones.

Cambiar Orden.

Este proceso permite cambiar el cabecero y los detalles de la orden de compra seleccionada. Las órdenes se pueden cambiar mientras no se haya generado su recepción o su compra asociada.

Consultar Orden.

Este proceso permite consultar el cabecero y los detalles de la orden de compra seleccionada.

Generar Recepción.

Permite generar la recepción del material de la orden de compra. El formulario para la generación contiene los siguientes objetos:

  • Recepción. Informativo, contiene el número consecutivo de la recepción que se generará.
  • Fecha. Es la fecha en que recibimos el material.
  • Referencia. Aquí podemos indicar la remisión de nuestro proveedor, dejar la referencia que aparece en la orden u otro dato acerca de esta transacción.
NOTA: La generación de la recepción se agregará según las reglas establecidas en el módulo de recepciones y no se podrá generar en caso de que la orden esté cancelada o que ya se haya generado su compra definitiva (Proceso de generar factura).

Generar Factura.

Permite generar la compra definitiva del material de esta orden. El formulario para la generación de la compra contiene los siguientes objetos:

Compra. Informativo, contiene el número interno consecutivo de la compra que se generará.
Fecha. Es la fecha de la compra.
Referencia. Aquí podemos indicar la factura de nuestro proveedor, dejar la referencia que aparece en la orden u otro dato acerca de esta transacción.

NOTA: La generación de la compra se agregará según las reglas establecidas en el módulo de compras y no se podrá generar la compra en caso de que la orden esté cancelada o que ya se haya generado una recepción asociada. En este último caso, será necesario generar la factura de la compra a partir de la recepción y no a partir de esta orden.

Cancelar Orden.

Este proceso cancela la orden seleccionada, si, y solo, si esta orden no ha generado su recepción o su compra asociada. En caso contrario, deberemos de cancelar la recepción o compra asociada, al hacer esto, esta orden será liberada de la asociación y se podrá proceder a cancelar.

Rastrear.

Permite hacer una consulta de la orden de compra rastreando sus módulos dependientes.

Errores comunes en los procesos del Módulo de Órdenes de Compra.


Los errores mas comunes en estos procesos son los siguientes:

PRECAUCION: Esta orden ya tiene una factura o recepción asociada, no se puede cancelar. Primero debes cancelar la factura o recepción para poder cancelar la orden de compra.

Como se dijo anteriormente, la cancelación de las órdenes de compra solo pueden realizarse cuando no se han generado sus recepción o su compra.

Recepciones


Una recepción en Forseti ERP funciona para registrar la entrada de materiales al almacén cuando es necesario el registro, pero el proveedor aún no cuenta con la factura. Esto suele suceder mas a menudo con compras a crédito donde el transporte del proveedor nos manda el material únicamente con una remisión que es una constancia de las mercancías entregadas. El módulo de recepciones del CEF te permite registrar la recepción de las mercancías desde el departamento de compras y así generar automáticamente la entrada al almacén la cual será verificada por el encargado de la bodega. Este módulo se describe a continuación.

Vista del Módulo

Panel Lateral:

  • Entidad. Veremos las fichas de las entidades de compra que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades del Centro de Control. Siempre aparecerán por defecto las recepciones de la primera entidad disponible.
  • Rango.
    • Especial. La ficha de especial, permite filtrar las recepciones de cierto mes específico, que no aparezca como meses.
    • Hoy. Filtra y muestra solo las recepciones de hoy (Esta es la selección por defecto).
    • Semana. Filtra y muestra las recepciones pertenecientes a los últimos siete días.
    • Meses… Esta ficha filtra y muestra las recepciones del mes seleccionado.
  • Estatus.
    • Todas. Muestra recepciones con cualquier estatus, ya sea que estén generadas, canceladas, emitidas o revertidas.
    • Generadas. Muestra las recepciones que fueron recientemente generadas, pero que aún no cuentan con la aprobación del encargado encargado de la bodega, este último no ha auditado la entrada al almacén.
    • Canceladas. Esta ficha muestra aquellas recepciones que se han cancelado. Las recepciones canceladas ya no pueden generar su factura de compra.
    • Emitidas. Muestra las recepciones, donde su movimiento al almacén asociado ya fue aprobado por el encargado de la bodega, osea, ya está auditada la entrada.
    • Revertidas. Muestra las recepciones donde su movimiento al almacén asociado fue revertido por alguna circunstancia, por el encargado de esta bodega.
IMPORTANTE: Las recepciones revertidas forzosamente tienen que ser canceladas.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

  • Núm. Es el número consecutivo de la recepción, según la entidad a la que pertenece.
  • Fecha. Indica la fecha de la recepción.
  • Ref. Esta es una referencia de la recepción. Por lo regular se presenta en este campo un número que identifique la remisión o factura de nuestro proveedor.
  • ST. Muestra el estatus de la recepción (Generada, Cancelada, Emitida o Revertida).
  • Total. Indica el importe total de esta recepción.
  • Proveedor. Muestra el nombre del proveedor de nuestra recepción.
  • Fact. Es el número de la compra en Forseti ERP a la que está enlazada esta recepción, producto de la generación de la factura de compra desde este módulo.
NOTA: Las recepciones generadas o emitidas siempre aparecen en color negro, las revertidas en color azul y todas las canceladas aparecen en color rojo.

Procesos del Módulo de Recepciones.

En el módulo de recepciones intervienen los procesos primarios de agregar, consultar, generar factura, cancelar y rastreo.

Agregar Recepción.

Permite agregar nuevas recepciones. Las recepciones se agregan según la entidad en la que estemos, por ejemplo, si tenemos la entidad de compra MATRIZ e IZTAPALAPA, y estamos en la entidad IZTAPALAPA, no podremos agregarla en la MATRIZ. Si deseamos hacer esto, Primero tendríamos que ubicarnos en la entidad de compra MATRIZ, para poder agregar. El formulario para Agregar una nueva recepción, posee los siguientes objetos de cabecero:

  • No. Recepción. Informativo, indica el número de recepción que se agregará.
  • Referencia. Puedes ingresar algo pequeño que haga referencia a esta recepción, por ejemplo, el número de remisión del proveedor.
  • Fecha. Indica aquí la fecha de la recepción de la mercancía.
  • Fecha de entrega. En este caso, la fecha de entrega será igual a la de recepción.
  • Pago. Este puede ser Contado o Crédito, e indica las condiciones de pago para esta recepción. Las recepciones con pago a crédito no se podrán generar si el proveedor es el genérico (proveedor con el número cero).
  • Proveedor. Es la clave del proveedor para esta recepción según el catálogo de proveedores establecido en el módulo de proveedores para esta entidad de compra. Este proveedor debe ser seleccionado antes de ingresar los detalles de la recepción, ya que si se selecciona un nuevo proveedor después de haber ingresado alguna partida en el detalle, estas serán automáticamente eliminadas y se tendrán que volver a ingresar. Al agregar el número de proveedor, el sistema llenará los datos de este, estableciendo los siguientes datos informativos de la recepción:
    • R.F.C.
    • Nombre. Es el nombre de la persona física o moral del proveedor.
    • Dirección.
    • Colonia.
    • Población.
    • C.P.
    • Tels. Los teléfonos de contacto.
  • Moneda. Indica aquí, la moneda de negociación para la compra de esta recepción.
  • TC. Si la moneda de negociación está en moneda extranjera, debes indicar aquí el tipo de cambio. Este tipo de cambio será tomado al momento de generar el movimiento al almacén de esta recepción para calcular el costo y además, será utilizado para por la compra que se genere a partir de esta recepción para calcular la cuenta por pagar o el pago en caso de ser compra de contado. También se ocupará para las pólizas en caso de que la entidad de compra se enlace a la contabilidad.
  • Bodega. Campo informativo de la clave de la bodega en la cual se agregará el movimiento al almacén de esta recepción.
  • Nombre. Campo informativo del nombre corto de esta bodega.
  • Observaciones del documento. Puedes ingresar aquí algunas observaciones sobre esta recepción. NOTA: Este objeto se muestra en el pie del formulario.
IMPORTANTE: El proveedor por defecto número cero se usa regularmente para definir compras de contado hechas directamente en el mostrador y pagadas en efectivo o con cheque al portador, aunque con las últimas especificaciones de la contabilidad electrónica esto no debería quedar registrado de esta manera ya que tomará como beneficiario y rfc del pago al genérico. Este proveedor se usa mas comúnmente en compras donde la entidad de compra no está enlazada a la contabilidad y por lo tanto no genera registros de contabilidad electrónica.

Para llenar los detalles de cada partida que contendrá la recepción, contamos con los siguientes objetos:

  • Cant. Indica la cantidad recibida del producto.
  • Uni. No contiene objeto. Este es un espacio informativo de partidas previamente insertadas, y muestra la unidad del producto según el catálogo de productos.
  • Clave. Aquí se inserta la clave del producto que contendrá esta partida, se puede seleccionar buscando en el catálogo, o si prefieres insertarla directamente. Aquí también puedes ingresar el código del proveedor en caso de que éste, este relacionado en el producto del catálogo de productos de Forseti ERP.
  • Descripción. Es informativo de la partida, es la descripción del producto y aparecerá cuando se ingrese la clave a partir del catálogo.
  • Precio. Si no se ingresa el precio, la partida se ingresará con el último costo del proveedor, o el último costo del producto (en caso de que no se haya comprado nunca a este proveedor), de lo contrario, este será el precio de compra.
  • Importe. No contiene objeto. Este es un espacio informativo de partidas previamente insertadas y muestra el importe de la partida resultante de la cantidad multiplicada por el precio.
  • Desc. Si no se ingresa descuento, la partida buscará el descuento general de nuestro proveedor establecido en el catálogo de proveedores y en caso de que encuentre un descuento lo ingresará. Si se ingresa, éste descuento será aplicado a la partida.
  • IVA.
    • Si no se ingresa IVA, procederá a revisar lo siguiente:
      1. Si el producto aplica IVA, entonces se especificará el porcentaje según lo establecido en la entidad de compra.
      2. Si el producto no aplica IVA, entonces no especificará ningún IVA para esta partida.
    • Si se ingresa un porcentaje directo de IVA, procederá como sigue:
      1. Si el porcentaje de IVA en la entidad está marcado como 0% (por lo regular para entidades de compra no contables), entonces ignorará este dato y especificará el IVA en 0%.
      2. Si el porcentaje en la entidad es mayor que 0%, entonces aplicará este dato como porcentaje de IVA.
  • IEPS. Si no se ingresa porcentaje de IEPS, la partida buscará el IEPS establecido en el catálogo de productos y en caso de que encuentre un porcentaje lo ingresará. Si se ingresa directamente, éste porcentaje de IEPS será aplicado a la partida.
  • R/IVA. Si no se ingresa porcentaje de retención de IVA, la partida buscará el porcentaje establecido en el catálogo de productos y en caso de que encuentre uno lo ingresará. Si se ingresa directamente, éste porcentaje de retención de IVA será aplicado a la partida.
  • R/ISR. Si no se ingresa porcentaje de retención del ISR, la partida buscará el porcentaje establecido en el catálogo de productos y en caso de que encuentre uno lo ingresará. Si se ingresa directamente, éste porcentaje de retención de ISR será aplicado a la partida.
  • Observaciones. Puedes ingresar aquí, algunas observaciones sobre esta partida de la recepción.

Al ir agregando cada partida a la recepción, la información de los totales irá cambiando y por lo tanto la irá ajustando. Estos datos son los siguientes:

  • Importe. Es la suma total del importe de los detalles.
  • Descuento. Es la suma total del descuento de los detalles.
  • Sub Total. Se calcula sumando el importe menos el descuento.
  • IVA. Es el total de IVA aplicado a esta compra.
  • IEPS. Es el total de IEPS aplicado a esta compra.
  • Retención de IVA. Es el total de retención de IVA.
  • Retención de ISR. Es el total de retención de ISR.
  • Total. Representa el gran total de la compra. Se calcula sumando el sub total más el IVA y el IEPS, menos las retenciones.

¿Porqué se tiene que agregar la información de precios y no únicamente la información de las cantidades en una recepción?

La respuesta a esta pregunta radica en que los precios son utilizados para calcular el costo del movimiento al almacén y su póliza de diario de costos. También determinarán los precios al momento de generar la factura de la compra ya que la recepción sirve como una plantilla para esta. Además, con la información de precios también será posible la generación de la cuenta por pagar o movimiento de caja o banco al momento de la generación de la compra según se haya establecido como crédito o contado respectivamente. Este módulo está enfocado para ser utilizado por el departamento de compras mas no para el almacén. Supuesta mente, el almacenista solo debe revisar que físicamente las cantidades establecidas en el movimiento de entrada al almacén generado automáticamente por esta recepción sean las correctas y será el o la encargada de las compras quien genere la recepción directamente a través de este proceso o indirectamente a través de la orden de compra que seguramente el o ella misma agregó anteriormente.

Consultar Recepción.

Este proceso permite consultar el cabecero y los detalles de la recepción seleccionada.

Generar Factura.

Permite generar la compra definitiva del material de la recepción. El formulario para la generación de la compra contiene los siguientes objetos:

  • Compra. Informativo, contiene el número interno consecutivo de la compra que se generará.
  • Fecha. Es la fecha de la compra.
  • Referencia. Aquí podemos indicar la factura de nuestro proveedor u otro dato acerca de esta transacción.
NOTA: La generación de la compra se agregará según las reglas establecidas en el módulo de compras.

Cancelar Recepción.

Este proceso cancela la recepción seleccionada, si, y solo, si esta recepción no ha generado su compra asociada. En caso contrario, deberemos de cancelar la compra asociada, al hacer esto, esta recepción será liberada de la asociación y se podrá proceder a cancelar.

Rastrear.

Permite hacer una consulta de la recepción rastreando sus módulos dependientes.

Errores comunes en los procesos del Módulo de Recepciones.


Los errores mas comunes en estos procesos son los siguientes:

PRECAUCION: Esta recepción ya tiene una factura asociada, no se puede cancelar. Primero cancela la factura para poder cancelar la recepción.

Como se dijo anteriormente, la cancelación de las recepciones solo pueden realizarse cuando no se ha generado su compra.

PRECAUCION: Esta recepción necesita estar revertida desde el módulo del almacén para poder cancelarla.

Seguramente, intentas cancelar una recepción donde la bodega enlazada a la entidad de compra es auditable. El encargado de la bodega necesita revertir el movimiento al almacén asociado a esta recepción para que se pueda cancelar.

Compras


En Forseti ERP, el módulo de compras funciona para registrar las compras de materias primas que utiliza la empresa para posteriormente venderlas o transformarlas en productos terminados. Su estructura es idéntica a las ordenes y recepciones, por lo tanto se pueden generar automáticamente desde una orden o una recepción o directamente en este módulo. Al ingresar una compra directamente en este módulo o indirectamente desde el módulo de órdenes de compra, se generará de manera automática el movimiento al almacén, en caso de ser a crédito su cuenta por pagar, o en el caso de ser de contado, su movimiento de caja o banco y todo lo anterior con sus respectivas pólizas (si es que esta entidad de compra se enlaza a la contabilidad). Las compras generadas desde el módulo de recepciones se saltarán la parte del almacén ya que esta entrada quedó debidamente registrada en el momento de ingresar la recepción.

Vista del Módulo

Panel Lateral:

  • Entidad. Veremos las fichas de las entidades de compra que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades del Centro de Control. Siempre aparecerán por defecto las compras de la primera entidad disponible.
  • Rango.
  • Especial. La ficha de especial, permite filtrar las compras de cierto mes específico, que no aparezca como meses.
    • Hoy. Filtra y muestra solo las compras de hoy (esta es la selección por defecto).
    • Semana. Filtra y muestra las compras pertenecientes a los últimos siete días.
    • Meses… Esta ficha filtra y muestra las compras del mes seleccionado.
  • Estatus.
    • Todas. Muestra compras con cualquier estatus, ya sea que estén generadas, canceladas, emitidas o revertidas.
    • Generadas. Muestra las compras que fueron recientemente generadas directamente en este módulo o a través del módulo de órdenes de compra, pero su movimiento al almacén asociado aún no cuenta con la aprobación del encargado de la bodega, este último no ha auditado la entrada al almacén. Las compras generadas desde recepciones nunca tomarán este estatus ya que la asociación del movimiento al almacén enlaza directamente al módulo de recepciones.
    • Canceladas. Esta ficha muestra aquellas compras que se han cancelado. Las compras canceladas ya no se pueden recuperar.
    • Emitidas. Muestra las compras, donde su movimiento al almacén asociado ya fue aprobado por el encargado de la bodega, osea, ya está auditada la entrada. NOTA: En caso de que la compra haya sido generada desde el módulo de recepciones, tendrá este estatus sin importar si el movimiento al almacén asociado a la recepción esté, o no este auditado.
    • Revertidas. Muestra las compras donde su movimiento al almacén asociado fue revertido por alguna circunstancia, por el encargado de esta bodega. Las compras generadas desde una recepción no se pueden revertir ya que no se asocian con ningún movimiento al almacén.
IMPORTANTE: Las compras revertidas forzosamente tienen que ser canceladas.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

  • Núm. Es el número consecutivo de la compra, según la entidad a la que pertenece.
  • Fecha. Indica la fecha de la compra.
  • Ref. Esta es una referencia de la compra. Por lo regular se presenta en este campo un número que identifique la factura de nuestro proveedor.
  • ST. Muestra el estatus de la compra (Generada, Cancelada, Emitida o Revertida).
  • Total. Indica el importe total de esta compra.
  • Proveedor. Muestra el nombre del proveedor de nuestra compra.
  • Ref. Muestra la referencia del módulo auxiliar a manera de “Módulo|ID|Entidad||” que creó esta compra. Las compras generadas directamente en este módulo, no tienen ninguna referencia.
  • CFDI. Muestra el documento fiscal previamente cargado a forseti, que se ha enlazado a esta compra. Este puede ser uno de los siguientes:
    • —. Ningún documento se ha enlazado.
    • PDF. Se ha enlazado tanto el archivo XML como el archivo PDF de una factura electrónica CFDI .
    • TFD. Solo se ha enlazado el archivo XML de la factura electrónica CFDI.
    • CBB. Se ha enlazado un comprobante fiscal impreso.
    • EXT. Se ha enlazado una factura extranjera.
    • MIX. Se han enlazado varios documentos a esta compra.
NOTA: Las compras generadas o emitidas siempre aparecen en color negro, las revertidas en color azul, y todas las canceladas aparecen en color rojo.

Procesos del Módulo de Compras.

En el módulo de compras intervienen los procesos primarios de cargar xml y/o pdf, cargar cbb o factura extranjera, enlazar a compra, agregar, consultar, descargar archivo xml, descargar archivo pdf, devolver, rebajar, cancelar y rastreo.

Cargar CFDI.

Permite cargar a esta entidad de compra un archivo XML y su versión para impresión PDF de una factura electrónica, para poderla definir y/o enlazar a un registro en forseti a través del proceso “enlazar compra”. Para saber los detalles de la carga, consulta la documentación del módulo de CFDI y CE del centro de control del CEF.

Cargar CBB o Fac. Extranjera.

Permite definir y cargar a esta entidad de compra, las bases y el archivo escaneado asociado de un comprobante impreso “cbb” o una factura extranjera, para poderla enlazar a un registro en Forseti ERP a través del proceso “enlazar compra”. Para saber los detalles de la carga, consulta la documentación del módulo de CFDI y CE del centro de control del CEF.

Agregar Compra.

Permite agregar nuevas compras desde cero. Las compras se agregan y se cargan los documentos según la entidad en la que estemos, por ejemplo, si tenemos la entidad de compra MATRIZ e IZTAPALAPA, y estamos en la entidad IZTAPALAPA, no podremos agregar o cargar el documento en la MATRIZ. Si deseamos hacer esto, Primero tendríamos que ubicarnos en la entidad de compra MATRIZ, para poder proseguir. El formulario para Agregar una nueva compra desde cero, posee los siguientes objetos de cabecero:

  • No. Compra. Informativo, indica el número de compra que se agregará.
  • Referencia. Puedes ingresar algo pequeño que haga referencia a esta compra, por ejemplo, el número de factura del proveedor.
  • Fecha. Indica aquí la fecha de la compra.
  • Fecha de entrega. Es la fecha de entrega del material.
  • Pago. Este puede ser Contado o Crédito, e indica las condiciones de pago para esta compra. No se podrán agregar compras a crédito si el proveedor es el genérico (proveedor con el número cero).
  • Proveedor. Es la clave del proveedor para esta compra según el catálogo de proveedores establecido en el módulo de proveedores para esta entidad de compra. Este proveedor debe ser seleccionado antes de ingresar los detalles de la compra, ya que si se selecciona un nuevo proveedor después de haber ingresado alguna partida en el detalle, estas serán automáticamente eliminadas y se tendrán que volver a ingresar. Al agregar el número de proveedor, el sistema llenará los datos de este, estableciendo los siguientes datos informativos de la compra:
    • R.F.C.
    • Nombre. Es el nombre de la persona física o moral del proveedor.
    • Dirección.
    • Colonia.
    • Población.
    • C.P.
    • Tels. Los teléfonos de contacto.
  • Moneda. Indica aquí, la moneda de negociación para esta compra.
  • TC. Si la moneda de negociación está en moneda extranjera, debes indicar aquí el tipo de cambio. Este tipo de cambio será tomado al momento de generar el movimiento al almacén de esta compra para calcular el costo, y además, será utilizado para calcular la cuenta por pagar o el pago en caso de ser compra de contado. También se ocupará para las pólizas en caso de que la entidad de compra se enlace a la contabilidad.
  • Bodega. Campo informativo de la clave de la bodega en la cual se agregará el movimiento al almacén de esta compra.
  • Nombre. Campo informativo del nombre corto de esta bodega.
  • Observaciones del documento. Puedes ingresar aquí algunas observaciones sobre esta compra. Nota: Este objeto se muestra en el pie del formulario.
IMPORTANTE: El proveedor por defecto número cero se usa regularmente para definir compras de contado hechas directamente en el mostrador y pagadas en efectivo o con cheque al portador, aunque con las últimas especificaciones de la contabilidad electrónica esto no debería quedar registrado de esta manera ya que tomará como beneficiario y rfc del pago al genérico. Este proveedor se usa mas comúnmente en compras donde la entidad de compra no está enlazada a la contabilidad y por lo tanto no genera registros de contabilidad electrónica.

Para llenar los detalles de cada partida que contendrá la compra, contamos con los siguientes objetos:

  • Cant. Indica la cantidad recibida del producto.
  • Uni. No contiene objeto. Este es un espacio informativo de partidas previamente insertadas, y muestra la unidad del producto según el catálogo de productos.
  • Clave. Aquí se inserta la clave del producto que contendrá esta partida, se puede seleccionar buscando en el catálogo, o si prefieres insertarla directamente. Aquí también puedes ingresar el código del proveedor en caso de que éste, este relacionado en el producto del catálogo de productos de Forseti ERP.
  • Descripción. Es informativo de la partida, es la descripción del producto y aparecerá cuando se ingrese la clave a partir del catálogo.
  • Precio. Si no se ingresa el precio, la partida se ingresará con el último costo del proveedor, o el último costo del producto (en caso de que no se haya comprado nunca a este proveedor), de lo contrario, este será el precio de compra.
  • Importe. No contiene objeto. Este es un espacio informativo de partidas previamente insertadas, y muestra el importe de la partida resultante de la cantidad multiplicada por el precio.
  • Desc. Si no se ingresa descuento, la partida buscará el descuento general de nuestro proveedor establecido en el catálogo de proveedores y en caso de que encuentre un descuento lo ingresará. Si se ingresa, éste descuento será aplicado a la partida.
  • IVA.
    • Si no se ingresa IVA, procederá a revisar lo siguiente:
      1. Si el producto aplica IVA, entonces se especificará el porcentaje según lo establecido en la entidad de compra.
      2. Si el producto no aplica IVA, entonces no especificará ningún IVA para esta partida.
    • Si se ingresa un porcentaje directo de IVA, procederá como sigue:
      1. Si el porcentaje de IVA en la entidad está marcado como 0% (por lo regular para entidades de compra no contables), entonces ignorará este dato y especificará el IVA en 0%.
      2. Si el porcentaje en la entidad es mayor que 0%, entonces aplicará este dato como porcentaje de IVA.
  • IEPS. Si no se ingresa porcentaje de IEPS, la partida buscará el IEPS establecido en el catálogo de productos y en caso de que encuentre un porcentaje lo ingresará. Si se ingresa directamente, éste porcentaje de IEPS será aplicado a la partida.
  • R/IVA. Si no se ingresa porcentaje de retención de IVA, la partida buscará el porcentaje establecido en el catálogo de productos y en caso de que encuentre uno lo ingresará. Si se ingresa directamente, éste porcentaje de retención de IVA será aplicado a la partida.
  • R/ISR. Si no se ingresa porcentaje de retención del ISR, la partida buscará el porcentaje establecido en el catálogo de productos y en caso de que encuentre uno lo ingresará. Si se ingresa directamente, éste porcentaje de retención de ISR será aplicado a la partida.
  • Observaciones. Puedes ingresar aquí, algunas observaciones sobre esta partida de la compra.

Al ir agregando cada partida a la compra, los datos de los impuestos IVA, IEPS, R/IVA y R/ISR aparecerán en el formato tasa:importe. Además irá cambiando la información de los totales, la cual establece los datos siguientes:

  • Importe. Es la suma total del importe de los detalles.
  • Descuento. Es la suma total del descuento de los detalles.
  • Sub Total. Se calcula sumando el importe menos el descuento.
  • IVA. Es el total de IVA aplicado a esta compra.
  • IEPS. Es el total de IEPS aplicado a esta compra.
  • Retención de IVA. Es el total de retención de IVA.
  • Retención de ISR. Es el total de retención de ISR.
  • Total. Representa el gran total de la compra. Se calcula sumando el sub total más el IVA y el IEPS, menos las retenciones.

A continuación se muestra el camino que sigue el proceso al momento de aceptar la compra:

A) Sobre el pago de contado.

En caso de que las condiciones de pago se hayan establecido como “Contado”, este proceso cargará el formulario para realizar el pago con una o varias entidades de caja y/o bancos y debes especificar los datos necesarios de los mismos según lo establecido en el módulo de caja y bancos en el apartado de agregado indirecto de movimientos. Según sea la moneda establecida en la compra, los movimientos de retiro se podrán realizar bajo las siguientes reglas:

  1. Si la compra se registrará en moneda nacional, se podrá realizar el retiro desde una o varias cajas y/o bancos establecidos en moneda nacional.
  2. Si la compra se registrará en moneda extranjera, se podrá realizar el retiro desde una o varias caja y/o un bancos establecidos en moneda nacional. Se utilizará el tipo de cambio para que los movimientos de estas cajas y/o bancos queden establecidos en moneda nacional multiplicándolo por la cantidad.
  3. Si la compra se registrará en moneda extranjera, se podrá realizar el retiro desde una o varias cajas y/o bancos establecidos con la misma moneda extranjera. El tipo de cambio se utilizará exclusivamente para la póliza de egresos y en caso de que la entidad de compra esté enlazada a la contabilidad.
  4. Fallará si se intenta hacer el retiro de una compra en moneda nacional con bancos establecidos en moneda extranjera, o si la compra y los bancos están establecidos ambos en moneda extranjera, pero estas sean diferentes, por ejemplo, dolares con euros.
  5. Fallará si alguna entidad de caja o banco seleccionada para el pago tiene distintos trazos contables que la entidad de compra, por ejemplo, cuando la entidad de compra es contable y se intenta pagar con una cuenta personal que no enlaza a la contabilidad.
  6. En caso de éxito, se agregarán automáticamente el, o los movimientos de cada caja o banco seleccionados para el pago al módulo de cajas y/o de bancos respectivamente siguiendo las reglas de agregado de estos módulos.
  7. En caso de que las cajas o bancos estén enlazados a la contabilidad, se generará una sola póliza de egreso que estará ligada a cada movimiento de caja o banco involucrado, y a su vez se generarán los registros de contabilidad electrónica por cada uno. Estos pueden ser registros de cheques, transferencias y otros métodos de pago.

B) Sobre una compra a crédito.

Cuando la compra se haya establecido como “Crédito”, se agregará un nuevo registro de cuenta por pagar siguiendo las reglas del módulo de cuentas por pagar y la deuda con este proveedor se actualizará. En caso de que la entidad de compra esté enlazada a la contabilidad, se generará la póliza de diario de la compra de crédito.

C) Sobre una compra sin ningún método de pago específico.

Cuando la compra se haya establecido sin ningún método de pago, no se agregará ni movimiento de caja o banco, ni cuenta por pagar. En caso de que la entidad de compra esté enlazada a la contabilidad, se generará la póliza de diario de la compra a crédito con su partida doble a la cuenta especificada en la variable “CC_COMPNP – Cuenta para registros de partida doble en compras o gastos sin ningún tipo de pago, ni crédito, ni contado”, establecida en el módulo de variables de la sección de compras del centro de control del CEF.

D) Sobre el movimiento al almacén.

El comportamiento para el movimiento de entrada al almacén dependerá de varios factores al momento de ingresar la compra:

  1. Si la entidad de compra tiene seleccionada la opción “No manejar movimientos al almacén de productos o utensilios”, no se agregará ningún movimiento al almacén al agregar esta compra.Esta opción se ha integrado al sistema en caso de que se requiera por algún motivo dar seguimiento al proceso de pago, sin alterar las existencias ni costos de almacén. Al no generar la entrada al almacén, tampoco generará la póliza del costo del producto aún cuando la entidad de compra si se enlace a la contabilidad, por lo tanto se deberá dar seguimiento manual a la entrada del material.
  2. Si la bodega asociada no se enlaza a la contabilidad, se creará el movimiento al almacén y las existencias y costos al nivel de este auxiliar se sincronizarán normalmente, sin embargo, no se ingresará ninguna póliza de costo lo cual dejará permanentemente desajustado el saldo del almacén al nivel de la balanza de comprobación, contra el saldo del almacén al nivel del auxiliar de esta bodega, por lo tanto se deberá dar seguimiento manual directamente en la contabilidad.
  3. Si la bodega asociada se enlaza a la contabilidad, se agregará la entrada del material y la póliza de costos, por lo tanto, el auxiliar de esta bodega como la balanza de comprobación estarán sincronizados en el saldo del inventario.
  4. Si la compra es generada a través de una recepción previamente capturada, no generará movimiento al almacén ni póliza de costos porque de eso ya se debió haber encargado el proceso de recepción. En este caso, solo se agregará el, o los movimientos de caja o banco junto a la póliza de egresos en (caso de que esta entidad se enlace a la contabilidad), y además, enlazará esta compra a la recepción.

Consultar Compra.

Este proceso permite consultar el cabecero y los detalles de la compra seleccionada.

Enlazar a Compra.

Permite enlazar un CFDI, CBB o Factura extranjera previamente cargados a esta entidad, a un registro de compra en Forseti ERP. En el caso de CFDIs, permite construir a partir del archivo XML, una compra nueva la cual quedará registrada y enlazada a este. En caso de facturas CBB y extranjeras, el registro de la compra en Forseti ERP deberá hacerse forzosamente a través del proceso “Agregar Compra” y posteriormente proceder a enlazarlo con la factura previamente cargada.

A) Enlace de CFDIs, CBBs y Facturas extranjeras a registros de compra previamente agregados a través del proceso “Agregar Compra”.

Enlazar un registro de compra en Forseti ERP con su archivo XML, PDF, CBB o Factura extranjera es tan sencillo como seleccionar el registro de compra, ejecutar este proceso, seleccionar el archivo deseado y dar aceptar, sin embargo, para que la transacción sea válida, tendrá que cumplir con las siguientes reglas:

  1. La compra no debe estar cancelada ni tener ya un documento enlazado.
  2. El registro de compra en Forseti ERP solo se podrá enlazar a un solo documento, sea este un CFDI, CBB o Factura extranjera, y en caso de seleccionar dos o mas documentos, fallará la transacción.
  3. Es indispensable que el total en el documento coincida con el total en el registro de compra. Por ejemplo, no se podrá enlazar un documento con total de $1,000.00 a una compra con total de $1,001.00.
  4. Solo se podrán enlazar documentos CFDI si el tipo de documento es un ingreso y el RFC del emisor del XML es igual al RFC del proveedor forseti establecido en el catálogo de proveedores, por lo tanto, no se podrán enlazar documentos a compras de mostrador que llevan el proveedor “cero”.

B) Enlace de CFDIs desde cero.

Enlazar un documento a un registro de compra que se agregará a partir de este CFDI, es un proceso laborioso debido a la gran variedad y complejidad de los archivos XML de las facturas electrónicas. Para entender esto, debemos entender como está estructurado una factura electrónica. Nuevamente, esto se explica brevemente en la documentación del módulo de CFDI y CE del centro de control del CEF. Para agregar y enlazar un archivo a un nuevo registro, primeramente deberemos ejecutar este proceso sin tener ningún registro de compra seleccionado, esto abrirá el diálogo de archivos cargados y deberemos seleccionar un CFDI. Al aceptar nos cargará una plantilla de registro de compra conteniendo los conceptos del xml. Esta plantilla puede ser editada para que se ajuste a las cantidades y estándares del CFDI y poder agregarla como compra definitiva. Para la carga inicial de esta factura electrónica, verificará y seguirá las siguientes reglas:

  1. Comprobará que solo se haya seleccionado un archivo XML, ya que en caso de haber seleccionado mas de uno fallará el enlace.
  2. El comprobante que se haya cargado deberá ser del tipo “ingreso” perteneciente a una factura electrónica, ya que los comprobantes de egreso o traslado pertenecientes a recibos de nómina o cartas porte, no se podrán enlazar a una compra. Esto lo revisa en el atributo tipoDeComprobante del elemento Comprobante.
  3. Comprobará que el atributo RFC del elemento Receptor en el XML sea el mismo que el de la compañía registrado en el módulo de CFDI y CE en la sección Emisor del Centro de control del CEF. Si no coinciden fallará.
  4. Verificará que el XML no maneje descuentos. Por el momento, la carga de compras no soportan descuentos porque en el CFDI no se especifica a que producto(s) aplica cada descuento, lo que hace imposible determinar un costo verdadero.

En caso de que pase las pruebas previas, procederá a llenar el cabecero de la plantilla de la compra de la siguiente manera:

  • No. Compra. Informativo, indica el número de compra que se agregará.
  • Referencia. Aparecerá por defecto la leyenda “s/r”. Puedes sustituirla por algo pequeño que haga referencia a esta compra.
  • Fecha. Tomará la fecha del atributo fecha del elemento Comprobante.
  • Fecha de entrega. Igual que la fecha, tomará la fecha del atributo fecha del elemento Comprobante.
  • Pago. Para determinar si es de crédito o contado, buscará la coincidencia del atributo RFC del elemento Emisor sobre el catálogo de proveedores en esta entidad de compra. En caso de coincidir, establecerá si es de crédito o contado según sus días de crédito. En caso de no existir en el catálogo se establecerá como contado.
  • Proveedor. Al igual que en el pago, buscará la coincidencia del atributo RFC del elemento Emisor sobre el catálogo de proveedores en esta entidad de compra. En caso de coincidir, establecerá el número de proveedor. En caso de no existir en el catálogo se establecerá el proveedor de mostrador número cero. El sistema llenará los datos de este, estableciendo los siguientes datos informativos de la compra:
    • R.F.C. Será el del proveedor registrado en Forseti ERP o el RFC genérico en caso de que el proveedor sea el de mostrador.
    • Nombre. Es el nombre de la persona física o moral del proveedor según el catálogo en Forseti ERP.
    • Dirección.
    • Colonia.
    • Población.
    • C.P.
    • Tels.
  • Moneda. Para determinar la moneda, verificará el tipo de cambio según el atributo tipoDeCambio del elemento Comprobante, por ejemplo, si el tipo de cambio es diferente de 1.0, sabemos que está en moneda extranjera y le asignará a la plantilla la moneda 2 (moneda de dolares por defecto en Forseti ERP).
  • TC. Tomará el tipo de cambio según el atributo tipoDeCambio del elemento Comprobante. Si este atributo no existe, asignará un tipo de cambio de 1.0.
  • Bodega. Campo informativo de la clave de la bodega en la cual se agregará el movimiento al almacén de esta compra.
  • Nombre. Campo informativo del nombre corto de esta bodega.
  • Observaciones del documento. Agregará la leyenda “Carga desde Factura Electrónica:” seguida del UUID del CFDI.
IMPORTANTE: Aunque en el archivo xml existe un atributo Moneda del elemento Comprobante, no se toma en cuenta porque este atributo no maneja un estándar para expresar la moneda lo cual por ejemplo, para una moneda expresada en dólares, este atributo puede ser "dolar", "dollar","dolares","dolares americanos",etc., lo cual hace imposible que el sistema deduzca la moneda. En caso de que la moneda sea euros u otra diferente de dólares, ésta se tendrá que establecer manualmente ya que Forseti ERP le asignará la moneda número 2 "dolares" cuando encuentre el tipo de cambio diferente de 1.0. Si no existe este atributo, asignará la moneda local número 1 "pesos".

Ahora, procede a registrar cada concepto establecido en el elemento Conceptos del archivo xml. Estos los llenará de la siguiente manera:

  1. Obtendrá la cantidad, precio, descripción e importe de la partida, sin aplicar iva, iva retenido o isr retenido ya que no aparecen estos datos en cada concepto del archivo xml.
  2. Para deducir la clave del producto se utilizará la descripción del concepto de este proveedor de la siguiente manera:
    1. Buscará si esta descripción existe en la base de datos. Esta base se va actualizando con cada compra que se va enlazando a través de este mismo proceso.
    2. En caso de que haya una coincidencia, utilizará la clave del producto enlazada a esta descripción para asignarla como clave.
    3. En caso contrario, la clave se dejará en blanco y se necesitará ingresarla manualmente, al fin y al cabo, está quedará registrada para futuras compras.
  3. Al terminar con todos los conceptos del archivo xml, procederá a revisar la concordancia de la compra contra el archivo y mostrará la plantilla de la compra con los mensajes de error que arroje esta revisión.
NOTA: En caso de existir una concordancia sin errores, se podrá inmediatamente proceder a registrar la compra, lo cual además, quedará enlazada al archivo xml.

Determinando la concordancia…

La concordancia es un proceso que se corre para determinar la igualdad en los importes y los impuestos de cada concepto del xml contra cada linea de detalle de la compra en Forseti ERP y que a partir de esta, los totales del CFDI coincidan con los totales del registro de la compra. Para entender bien este proceso, vamos a revisarlo paso a paso. Supongamos que nuestro xml tiene el siguiente concepto e impuesto:

Concepto cantidad="35.00" descripcion="ISOCYT 2045" importe="133.00" unidad="KG" valorUnitario="3.800000"
Traslado importe="21.28" impuesto="IVA" tasa="16.00"

Suponiendo que el producto ISOCYT 2045 no se ha registrado en la base de datos de este proveedor, no se asociará con ningún producto del catálogo en Forseti ERP, por lo tanto, la revisión de la concordancia mostrará los siguientes mensajes:

ERROR: Partida 1: La clave esta vacía, debes establecer una clave del catálogo
Traslado 1 IVA en XML: Sin concordancia en Documento (16.0:21.28). Una clave en el catálogo no esta manejando el IVA, mientras que este XML si lo está haciendo
Importes de IVA en el documento: 0 Importes de IVA en el XML: 1 Diferencia: -1
PRECAUCION: Total de IVA en el documento: 0.0 Total de IVA en el XML: 21.28 Diferencia: -21.28
ERROR: El total en el, o los CFDIs no corresponden al Total calculado en el registro a partir de estos registros. No se puede agregar. DOC: 133.0 XML, CBB o EXT: 154.28

Como no se asoció a ninguna clave, marcará el error ERROR: Partida 1: La clave esta vacía, debes establecer una clave del catálogo y además, el sistema no podrá determinar el iva ya que éste lo toma según lo establecido en el catálogo de productos y la entidad de compra, por lo tanto, el mensaje Traslado 1 IVA en XML: Sin concordancia en Documento (16.0:21.28). Una clave en el catálogo no esta manejando el IVA, mientras que este XML si lo está haciendo, nos está indicando que el primer traslado en el xml que pertenece al impuesto del iva por una tasa del 16% y un importe de 21.28, no tiene concordancia con ningún registro en la plantilla de la compra. Los siguientes mensajes indican estadísticas de esta concordancia, mientras que el último mensaje ERROR: El total en el, o los CFDIs no corresponden al Total calculado en el registro a partir de estos registros. No se puede agregar. DOC: 133.0 XML, CBB o EXT: 154.28 nos indica que el total de la plantilla de la compra es diferente al total del archivo xml. Como podemos darnos cuenta, la concordancia marca mensajes de “ERROR” y otro tipo de mensajes. Los mensajes marcados como de error son indispensables de corregir para que la plantilla de la compra se pueda agregar.

Para resolver el problema anterior, solo debemos establecer manualmente la clave del producto al que asociaremos ISOCYT 2045 y presionar el botón actualizar, suponiendo que nuestro producto aplica el IVA y nuestra entidad de compra está establecida con un IVA de 16%. Al actualizar, correrá el proceso de la concordancia la cual determinará el iva de nuestro producto y lo comparará con el traslado que al final de cuentas, será el mismo, y por lo tanto, los totales de la plantilla de la compra y del CFDI serán ambos por 154.28.

Al aceptar, se agregará la compra de igual manera que el proceso “Agregar Compra”. También se agregará a la base de datos del proveedor la asociación de nuestras claves, con la clave o descripción de cada concepto del CFDI, definiendo así, futuras cargas del mismo producto. Finalmente, se asociará la compra con el CFDI.

Existen ocasiones como sucede con las facturas de combustible, donde sabemos que se genera un impuesto IEPS, pero en el xml no se muestra explícitamente, y por lo tanto, el proceso de concordancia parecerá fallar indefinidamente. Analicemos un archivo xml de gasolina:

Comprobante subTotal="3486.92" total="4026.92" …………..
Concepto cantidad="239.98" unidad="LITRO" noIdentificacion="95" descripcion="32011.MAGNA" valorUnitario="11.7491" importe="2819.54"
Concepto cantidad="53.53" unidad="LITRO" noIdentificacion="97" descripcion="32012.PREMIUM" valorUnitario="12.4674" importe="667.38"

Impuestos totalImpuestosTrasladados="539.99"
Traslado impuesto="IVA" importe="436.64" tasa="16.00"
Traslado impuesto="IVA" importe="103.35" tasa="16.00"

Aquí, el xml indica un subtotal de 3486.92 perteneciente a la suma de los importes de los conceptos por 2819.54 mas 667.38, lo cual es correcto, sin embargo, al agregar el 16% de iva, este debería quedar en 557.91 lo cual no coincide con el iva en el xml por 539.99. Desgraciadamente y debido a la poca o nada estandarización de los xml que se explica en la documentación del módulo de CFDI y CE del centro de control del CEF, podemos deducir, que el valor unitario lleva incluido el impuesto IEPS, y esto solo porque sabemos que los combustibles lo manejan. En estas circunstancias, y suponiendo que nuestras claves de materia prima de combustible están establecidas en aplicar el IVA, entonces nuestra compra se establecería de la siguiente manera:

CantClaveDescripciónPrecioImporteIVAIEPS
239.98MAGNAGASOLINA MAGNA11.74912819.5516:451.130:00
53.53PREMIUMGASOLINA PREMIUM12.4674667.3816:106.780:00
Importe3486.93
Sub total3486.93
IVA557.91
IEPS0.00
Total4044.84

La columna IVA nos indica el iva aplicado a la partida de manera tasa:importe lo cual no coincide con los traslados del CFDI y por lo tanto, fallará la concordancia. Si establecemos el IVA manualmente sobre cada partida de la plantilla con 436.64 y 103.35 y actualizamos, la concordancia sería correcta, sin embargo, esta solución nos arrojaría un IVA del 15.486159 lo cual nos indica que el precio ya lleva incluido el impuesto IEPS. En caso de aceptar, la póliza de la compra quedará registrada sin la especificación del IEPS. Para solucionar este caso en particular, se debería re-calcular el costo de cada partida para que al importe se le pueda aplicar manualmente el IVA y el IEPS para que quedara de la siguiente manera:

CantClaveDescripciónPrecioImporteIVAIEPS
239.98MAGNAGASOLINA MAGNA11.73182729.0016:436.643.3181:90.55
53.53PREMIUMGASOLINA PREMIUM12.0668645.9416:103.353.3192:21.44
Importe3374.94
Sub total3374.94
IVA539.99
IEPS111.99
Total4026.92

Aquí hemos cambiado los precios de cada partida lo cual nos calcula un importe menor al del xml, sin embargo, al aplicarle el 16% de IVA ya nos coincide con el IVA establecido en el xml, además, incluimos el IEPS de cada una para que los totales coincidan. Al final de esta solución el proceso de concordancia ya no arrojará mensajes de error ya que el total en el xml y en la plantilla de la compra coinciden y queda a tu criterio el agregar o no agregar la compra. Como podemos ver, esta solución es sumamente complicada debido a la falta de la estandarización del archivo XML, sin embargo, no todos los archivos xml se salen de la estandarización estipulada por el SAT, por lo tanto, la mayor parte de las compras cargadas desde facturas electrónicas pasarán el proceso de concordancia sin ningún problema.

Para ajustar la plantilla de la compra y que ésta pase con éxito el proceso de concordancia, contamos con los siguientes objetos de formulario para cada partida:

  • Cant. Indica la cantidad del producto establecida en el concepto del xml. Puede modificarse en caso necesario.
  • Uni. Si ya está definida la clave, muestra la unidad del producto según el catálogo de productos en forseti, de lo contrario, aparecerá vacía.
  • Clave. Aquí se inserta la clave del producto. En caso de que la clave o descripción en el concepto del XML ya tenga una asociación a un producto en la base de datos de este proveedor, se agregará la clave de este producto a este objeto, de lo contrario, esta clave aparecerá vacía. Este campo puede ser editado para ajustarse a otro producto diferente.
  • Descripción. Es informativo. Si no se ha definido la clave, marcará la descripción del proveedor, de lo contrario, marcará la descripción del producto en forseti.
  • Precio. Indica el precio del producto establecido en el concepto del xml. Puede modificarse para ajustarse al proceso de concordancia en caso necesario.
  • Importe. Indicará el importe resultante de la cantidad multiplicada por el precio. No se puede modificar ya que es simplemente informativo.
  • Desc. Siempre marcará 0.0 ya que los archivos xml con descuento no podrán cargarse ni tampoco podrá modificarse este campo manualmente.
  • IVA*. Si no existe asociación de productos marcará 0.0:0.0, de lo contrario, calculará inicialmente el IVA de la siguiente manera:
    1. Si el producto aplica IVA, entonces se especificará tasa:importe según la tasa establecida en la entidad de compra.
    2. Si el producto no aplica IVA, entonces no especificará ningún IVA para esta partida y quedará como 0.0:0.0.
  • IEPS*. Si no se ha definido la clave, marcará 0.0:0.0, de lo contrario, calculará inicialmente el IEPS establecido en el catálogo de productos y en caso de que encuentre un porcentaje lo ingresará como tasa:importe.
  • R/IVA*. Si no se ha definido la clave, marcará 0.0:0.0, de lo contrario, calculará inicialmente el IVA retenido establecido en el catálogo de productos y en caso de que encuentre un porcentaje lo ingresará como tasa:importe.
  • R/ISR*. Si no se ha definido la clave, marcará 0.0:0.0, de lo contrario, calculará inicialmente la retención de ISR establecida en el catálogo de productos y en caso de que encuentre un porcentaje lo ingresará como tasa:importe.
  • Observaciones. Puedes ingresar aquí, algunas observaciones sobre esta partida de la compra.

Dentro de los errores mas comunes en la revisión de la concordancia encontramos los siguientes casos:

  1. El ISPT no aparece como Traslado dentro del elemento Traslados del CFDI. Nuestro ejemplo anterior es una muestra clara de esta situación y se ve comúnmente en las facturas de gasolina.
  2. El CFDI contiene dos o mas conceptos que aplican la tasa del iva al 16% por ejemplo, sin embargo, solo existe un elemento Traslado dentro del elemento Traslados del CFDI conteniendo la suma total del IVA de todos los conceptos. Mientras las partidas de nuestra plantilla marquen la misma tasa de iva, la suma de estas coincidirá con el único traslado, y por lo tanto, no deberá afectar al total.
  3. Los precios de los productos están mal dentro del CFDI, por lo tanto, el importe calculado en la plantilla a partir de la cantidad multiplicada por el precio no coincide con el importe del concepto, por ejemplo, un concepto cantidad="10" valorUnitario="10.20" importe="102.30" no coincidirá con el importe calculado en la plantilla por 102.00 ya que el valor unitario debería ser 10.23. La solución será cambiar el precio de la partida manualmente para que se ajuste.

Al final de cuentas, ajustando la plantilla para que el total de la compra coincida con el del CFDI se podrá proceder a agregarla evitándonos la mayor parte de la captura, sobre todo, cuando ya lo hemos venido haciendo con regularidad y la base de datos de la asociación de claves del sistema contra la de los proveedores ya está alimentada.

Archivo XML

Permite descargar el archivo XML, de la factura electrónica de nuestro proveedor asociado a esta compra.

Archivo PDF

Permite descargar el archivo PDF de la factura electrónica de nuestro proveedor asociado a esta compra en caso de existir. En caso de que se haya asociado a un registro de documento impreso CBB o a una factura extranjera EXT, se utilizará también este proceso para su descarga.

Devolver y Rebajar Compra.

Estos procesos permiten generar una devolución o una rebaja sobre la compra seleccionada. Suponiendo que le devolvemos material a un proveedor, utilizaremos el proceso de devolución para sacar el material del almacén y disminuir nuestra deuda generando un saldo de la cuenta por pagar asociada a la compra o un depósito de caja o banco si fue realizada de contado. Si lo que deseamos es registrar una rebaja sobre algún material, utilizaremos el proceso de rebaja solo para disminuir nuestra deuda de igual manera que en una devolución. El formulario para Agregar una nueva devolución o rebaja sobe compra posee los siguientes objetos de cabecero:

  • No. Nota de Crédito. Informativo, es el número para identificar esta devolución o rebaja en forseti.
  • Referencia. Puedes ingresar algo pequeño que haga referencia a esta devolución o rebaja, por ejemplo, el número de nota de crédito del proveedor.
  • Fecha. Indica aquí la fecha de la devolución o rebaja.
  • Fecha de entrega. Es la fecha de salida del material devuelto. En caso de rebaja, esta fecha puede ser la misma que la anterior.
  • Pago. Informativo, indica las condiciones de pago para esta devolución o rebaja según la compra. Básicamente, si la compra fue de contado, esperará un deposito a una caja o banco. Si fue a crédito, se espera la especificación del registro del saldo para la cuenta por pagar.
  • Proveedor. Dato informativo de la clave del proveedor establecida en la compra asociada. El sistema llenará los datos de este, estableciendo los siguientes campos:
    • R.F.C.
    • Nombre. Es el nombre de la persona física o moral del proveedor.
    • Dirección.
    • Colonia.
    • Población.
    • C.P.
    • Tels. Los teléfonos de contacto.
  • Moneda. Es la moneda de negociación de la compra asociada. Esta misma moneda se utilizará para el registro de la devolución o rebaja.
  • TC. Si la moneda de negociación está en moneda extranjera, debes indicar aquí el tipo de cambio. Este tipo de cambio será tomado al momento de calcular la cuenta por pagar o el pago en caso de ser devolución o rebaja de contado. También se ocupará para las pólizas en caso de que la entidad de compra se enlace a la contabilidad.
  • Bodega. Campo informativo de la clave de la bodega en la cual se agregará el movimiento al almacén en caso de una devolución.
  • Nombre. Campo informativo del nombre corto de esta bodega.
  • Observaciones del documento. Puedes ingresar aquí algunas observaciones sobre esta devolución o rebaja.

El proceso de devolver o rebajar se realiza en sentido contrario al proceso de agregado. Por ejemplo, supongamos que tenemos la siguiente compra:

CantUniClaveDescripciónPrecioImporteDescIVAIEPSR/IVAR/ISR
100PZAAProducto A11.501150.000.016:184.000:00:00:0
200KGBProducto B10.002000.000.016:320.000:00:00:0
Importe3150.00
Descuento0.00
Sub total3150.00
IVA504.00
IEPS0.00
Ret IVA0.00
Ret ISR0.00
Total3654.00

Al cargar la devolución o rebaja, la plantilla para esta, se verá exactamente igual que la compra. En este caso, si no modificamos nada, toda la compra será devuelta o rebajada, osea que se generará una salida de almacén por las 100 piezas del producto A y los 200 kg del producto B, depositándose en la caja o banco si es de contado o, generándose el registro del saldo en caso de que se haya hecho a crédito, por el total $3,654.00. Si por ejemplo, deseamos devolver solo una parte del material, supongamos, solo 100 kg del producto B, nuestra devolución tendría que quedar de la siguiente manera:

CantUniClaveDescripciónPrecioImporteDescIVAIEPSR/IVAR/ISR
100KGBProducto B10.001000.000.016:160.000:00:00:0
Importe1000.00
Descuento0.00
Sub total1000.00
IVA160.00
IEPS0.00
Ret IVA0.00
Ret ISR0.00
Total1160.00

En este caso eliminamos la partida del producto A ya que no queremos devolver nada de este producto y cambiamos la cantidad del producto B a 100 KG, porque es la cantidad que deseamos devolver. Esto generará una salida de almacén por los 100 kg del producto B, depositándose en la caja o banco si es de contado o generándose el registro del saldo en caso de que se haya hecho a crédito por un total $1,160.00. Las rebajas funcionan de manera diferente, por ejemplo, suponiendo que nos harán una rebaja del 10% solo en el producto B, tendremos que modificar la plantilla de modo que quede de la siguiente manera:

CantUniClaveDescripciónPrecioImporteDescIVAIEPSR/IVAR/ISR
200KGBProducto B1.00200.000.016:32.000:00:00:0
Importe200.00
Descuento0.00
Sub total200.00
IVA32.00
IEPS0.00
Ret IVA0.00
Ret ISR0.00
Total232.00

En este caso también eliminamos la partida del producto A ya que no tenemos rebaja sobre este producto y cambiamos la columna del precio del producto B a $1.00, porque pertenece al 10% de descuento sobre el precio original de $10.00. Esto generará la rebaja por un total de $232.00 depositándose en la caja o banco si es de contado o generándose el registro del saldo en caso de que se haya hecho a crédito.

Las devoluciones y rebajas se manipulan eliminando de la plantilla las partidas que no se desean rebajar o devolver y editando las partidas que deseamos sean parte de nuestra devolución o rebaja utilizando los siguientes objetos del detalle:

  • Cant. En caso de una devolución, debes indicar aquí la cantidad de producto a devolver. Esta no debe ser mayor a la cantidad de la compra asociada. En rebajas, esta cantidad no puede cambiar.
  • Uni. Es informativo de la unidad del producto.
  • Clave. Es informativo de la clave del producto.
  • Descripción. Es informativo de la descripción del producto.
  • Precio. En caso de una rebaja, debes indicar aquí el descuento unitario para este producto. Este no debe ser mayor al precio establecido en la compra asociada. En devoluciones, este precio no puede cambiar.
  • Importe. No contiene objeto. Este es un espacio informativo de partidas previamente editadas, y muestra el importe que se nos devolverá o rebajará de este producto.
  • Desc. Muestra la proporción quitada del descuento en la compra.
  • IVA. Muestra la proporción quitada del IVA.
  • IEPS. Muestra la proporción quitada del IEPS.
  • R/IVA. Muestra la proporción quitada de la retención de IVA.
  • R/ISR. Muestra la proporción quitada de la retención de ISR.
  • Observaciones. Puedes ingresar aquí, algunas observaciones sobre la devolución o rebaja que involucran a esta partida.

Al ir editando cada partida sobre la devolución o rebaja, los datos de la proporción quitada de impuestos IVA, IEPS, R/IVA y R/ISR aparecerán en el formato tasa:importe. Además irá cambiando la información de los totales, la cual establece los datos siguientes:

  • Importe. Es la suma total del importe de los detalles.
  • Descuento. Es la suma total del descuento de los detalles.
  • Sub Total. Se calcula sumando el importe menos el descuento.
  • IVA. Es el total quitado de IVA de esta devolución o rebaja.
  • IEPS. Es el total quitado de IEPS de esta devolución o rebaja.
  • Retención de IVA. Es el total quitado de retención de IVA.
  • Retención de ISR. Es el total quitado de retención de ISR.
  • Total. Representa el gran total de la devolución o rebaja. Se calcula sumando el sub total más el IVA y el IEPS, menos las retenciones.

A continuación se muestra el camino que sigue el proceso al momento de aceptar la devolución o rebaja:

A) Sobre el pago de contado.

En caso de que las condiciones de pago de la compra se hayan establecido como “Contado”, este proceso cargará el formulario para realizar el depósito con una o varias entidades de caja y/o bancos y debes especificar los datos necesarios de los mismos según lo establecido en el módulo de caja y bancos en el apartado de agregado indirecto de movimientos. Según sea la moneda establecida en la compra, los movimientos de depósito se podrán realizar bajo las siguientes reglas:

  1. Si la devolución o rebaja se registrará en moneda nacional, se podrá realizar el depósito a una o varias cajas y/o bancos establecidos en moneda nacional.
  2. Si la devolución o rebaja se registrará en moneda extranjera, se podrá realizar el depósito a una o varias caja y/o un bancos establecidos en moneda nacional. Se utilizará el tipo de cambio para que los movimientos de estas cajas y/o bancos queden establecidos en moneda nacional multiplicándolo por la cantidad.
  3. Si la devolución o rebaja se registrará en moneda extranjera, se podrá realizar el depósito a una o varias cajas y/o bancos establecidos con la misma moneda extranjera. El tipo de cambio se utilizará exclusivamente para la póliza de ingresos y en caso de que la entidad de compra esté enlazada a la contabilidad.
  4. Fallará si se intenta hacer el depósito de una devolución o rebaja en moneda nacional con bancos establecidos en moneda extranjera, o si la devolución o rebaja y los bancos están establecidos ambos en moneda extranjera, pero estas sean diferentes, por ejemplo, dolares con euros.
  5. Fallará si alguna entidad de caja o banco seleccionada para el cobro tiene distintos trazos contables que la entidad de compra, por ejemplo, cuando la entidad de compra es contable y se intenta cobrar con una cuenta personal que no enlaza a la contabilidad.
  6. En caso de éxito, se agregarán automáticamente el, o los movimientos de cada caja o banco seleccionados para el cobro al módulo de cajas y/o de bancos respectivamente siguiendo las reglas de agregado de estos módulos.
  7. En caso de que las cajas o bancos estén enlazados a la contabilidad, se generará una sola póliza de ingreso que estará ligada a cada movimiento de caja o banco involucrado, y a su vez se generarán los registros de contabilidad electrónica por cada uno. Estos pueden ser registros de cheques, transferencias y otros métodos de pago.

B) Sobre una devolución o rebaja donde su compra fue realizada a crédito.

Cuando la compra se haya establecido como “Crédito”, se agregará un nuevo registro de saldo a la cuenta por pagar enlazada a la compra original siguiendo las reglas del módulo de cuentas por pagar y la deuda con este proveedor se actualizará. En caso de que la entidad de compra esté enlazada a la contabilidad, se generará la póliza de diario perteneciente a este saldo de cuenta.

C) Sobre una devolución o rebaja donde su compra fue realizada sin ningún método de pago específico.

Cuando la compra se haya establecido sin ningún método de pago, no se agregará ni movimiento de caja o banco, ni registro de saldo. En caso de que la entidad de compra esté enlazada a la contabilidad, se generará la póliza de diario de la devolución o rebaja a crédito con su partida doble a la cuenta especificada en la variable “CC_COMPNP – Cuenta para registros de partida doble en compras o gastos sin ningún tipo de pago, ni crédito, ni contado”, establecida en el módulo de variables de la sección de compras del centro de control del CEF.

D) Sobre el movimiento al almacén.

Primero que nada debemos saber que las rebajas no generan movimientos al almacén. El comportamiento para el movimiento de salida dependerá de varios factores al momento de ingresar una devolución:

  1. Si la entidad de compra tiene seleccionada la opción “No manejar movimientos al almacén de productos o utensilios”, no se agregará ningún movimiento al almacén al agregar esta devolución. Al no generar la salida de almacén, tampoco generará la póliza de costos del producto aún cuando la entidad de compra si se enlace a la contabilidad, por lo tanto se deberá dar seguimiento manual a la salida del material.
  2. Si la bodega asociada no se enlaza a la contabilidad, se creará el movimiento al almacén y las existencias y costos al nivel de este auxiliar se sincronizarán normalmente, sin embargo, no se ingresará ninguna póliza de costo lo cual dejará permanentemente desajustado el saldo del almacén al nivel de la balanza de comprobación, contra el saldo del almacén al nivel del auxiliar de esta bodega, por lo tanto se deberá dar seguimiento manual directamente en la contabilidad.
  3. Si la bodega asociada se enlaza a la contabilidad, se agregará la salida del material y la póliza de costos, por lo tanto, el auxiliar de esta bodega como la balanza de comprobación estarán sincronizados en el saldo del inventario.
  4. Aunque la compra original haya sido generada a través de una recepción, la devolución si agregará la salida del almacén, obviamente si las reglas anteriores así lo indican.
NOTA: Una vez capturada una devolución o rebaja se le dará seguimiento en el módulo de Devoluciones sobre compras. Allí podremos consultar, asociar la nota de crédito, cancelar la devolución o rebaja, etc.

Cancelar compra.

Este proceso cancela la compra seleccionada y aplicará las siguientes reglas:

  1. En caso de que la compra haya sido generada desde una orden o una recepción, éstas quedarán liberadas de la asociación para poder generarse nuevamente.
  2. En compras de contado, cancelará los movimientos de caja o bancos asociados al pago.
  3. En compras a crédito, cancelará la cuenta por pagar asociada, siempre y cuando, no se hayan aplicado registros de pago, saldo, aplicación de anticipos, etc. a esta cuenta por pagar. En este caso, habrá que cancelar primero estos registros para que la compra junto a su cuenta por pagar puedan cancelarse.
  4. En compras generadas a través de una recepción, no quedará cancelado el movimiento al almacén ni la póliza de costos ya que este pertenece directamente a la recepción.
  5. Todas las pólizas asociadas directamente a esta compra, en caso de haberlas, quedarán canceladas.
  6. Todos los documentos fiscales enlazados a esta compra quedarán liberados para poderlos utilizar en otra compra.

Rastrear.

Permite hacer una consulta de la compra rastreando sus módulos dependientes.

Errores comunes en los procesos del Módulo de Compras.


Los errores mas comunes en estos procesos son los siguientes:

ERROR: No se puede subir ningun CFDI, CBB o Factura Extranjera porque esta entidad de compra o gasto está establecida como Fija.

Solo se permite enlazar documentos fiscales a compras pertenecientes a entidades de compra enlazadas a la contabilidad, osea, que generen su registro de póliza de egresos o de diario según sea una compra de contado o de crédito.

ERROR: El tipo de comprobante fiscal digital CFDI, No corresponde con el tipo de documento a enlazar.

Sucede por lo regular cuando se cargado al sistema un CFDI de traslado o de egreso como son cartas porte, notas de crédito del proveedor o algún recibo de nómina, y este se intenta enlazar a una compra.

ERROR: No se puede agregar la compra porque al pagarse de contado requiere que las cajas o bancos manejen los mismos trazos contables que la compra.

Este error es común cuando agregamos una compra de contado donde la entidad de la compra se enlaza a la contabilidad, y la intentamos pagar con una caja o banco que no maneja la contabilidad. También ocurre si es al revés. Para que este error no suceda, necesitamos quitar el enlace de bancos o cajas con distintos trazos contables al de la entidad, en la configuración de la entidad de compra. Así al seleccionar el pago se garantiza que tanto la entidad de compra como las cajas o bancos tengan los mismos trazos contables.

ERROR: La cuenta X, Y o Z no existe o no se ha enlazado.

Este error es muy común en sistemas nuevos que se acaban de configurar y sucede cuando aún no se han especificado las variables de compras en la sección de compras del módulo de variables del centro de control del CEF. X, Y y Z representan en el mensaje de error, la descripción de la variable, ya que existen varias variables que deben ser especificadas. El sistema revisa por estas variables independientemente si se utilizarán o no, por ejemplo, aunque en la compra no exista un descuento, el sistema revisará el enlace de la variable para el descuento, y si no lo encuentra, fallará al agregarla. También es necesario especificar las variables aunque la entidad de compra no se enlace a la contabilidad.


* Los campos de IVA, IEPS, Retención de IVA y Retención de ISR siempre aparecen con un formato de “tasa:importe”, por ejemplo, si la partida tiene un importe de $1,000.00, el IVA aparecerá como 16.0:160.00 correspondientes a la tasa del 16% y el importe de $160.00. Estos campos pueden modificarse de dos maneras distintas:

  • Suponiendo que queremos modificar el IVA aplicando otra tasa, podemos sustituir toda la información del campo del IVA por la tasa que deseamos aplicar marcándola con el signo de porcentaje al final, por ejemplo, sustituyendo “16.0:160.00” por “12%”, el IVA nos cambiará a 12:120 al actualizar la plantilla, y toda la compra se recalculará con los $120.00 en lugar de los $160.00.
  • También podemos cambiar estos campos definiendo la cantidad del campo literalmente, por ejemplo, si sustituimos “16.0:160.00” por “140”, el IVA nos cambiará a 14:140.

Devoluciones sobre compras


El módulo de devoluciones sobre compras permite dar seguimiento a devoluciones y rebajas realizadas desde el módulo de compras.

Vista del Módulo

Panel Lateral:

  • Entidad. Veremos las fichas de las entidades de compra que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades del Centro de Control. Siempre aparecerán por defecto las devoluciones o rebajas de la primera entidad disponible.
  • Rango.
    • Especial. La ficha de especial, permite filtrar las devoluciones y rebajas de cierto mes específico, que no aparezca como meses.
    • Hoy. Filtra y muestra solo las devoluciones y rebajas de hoy (esta es la selección por defecto).
    • Semana. Filtra y muestra las devoluciones y rebajas pertenecientes a los últimos siete días.
    • Meses… Esta ficha filtra y muestra las devoluciones y rebajas del mes seleccionado.
  • Estatus.
    • Todas. Muestra devoluciones y rebajas con cualquier estatus, ya sea que estén generadas, canceladas, emitidas o revertidas.
    • Generadas. Muestra las devoluciones y rebajas que fueron recientemente generadas a través del módulo de compras, pero su movimiento al almacén asociado aún no cuenta con la aprobación del encargado de la bodega, este último no ha auditado la salida del almacén.
    • Canceladas. Esta ficha muestra aquellas devoluciones y rebajas que se han cancelado. Las devoluciones y rebajas canceladas ya no se pueden recuperar.
    • Emitidas. Muestra las devoluciones y rebajas, donde su movimiento al almacén asociado ya fue aprobado por el encargado de la bodega, osea, ya está auditada la salida.
    • Revertidas. Muestra las devoluciones y rebajas donde su movimiento al almacén asociado fue revertido por alguna circunstancia, por el encargado de esta bodega.
IMPORTANTE: Las devoluciones y rebajas revertidas forzosamente tienen que ser canceladas.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

  • Tipo. Muestra el tipo de registro. Este puede ser Devolución o Rebaja.
  • Núm. Es el número consecutivo del registro según la entidad a la que pertenece. Sea esta una devolución o una rebaja, se generará un solo número consecutivo.
  • Fecha. Indica la fecha de la devolución o rebaja.
  • Ref. Esta es una referencia de la devolución o rebaja. Por lo regular se presenta en este campo un número que identifique la nota de crédito de nuestro proveedor.
  • ST. Muestra el estatus de la devolución o rebaja (Generada, Cancelada, Emitida o Revertida).
  • Total. Indica el importe total de esta devolución o rebaja.
  • Proveedor. Muestra el nombre del proveedor.
  • Fact. Muestra el número de la compra asociada a esta devolución o rebaja.
  • CFDI. Muestra el documento fiscal previamente cargado a Forseti ERP, que se ha enlazado a esta devolución o rebaja. Este puede ser uno de los siguientes:
    • . Ningún documento se ha enlazado.
    • PDF. Se ha enlazado tanto el archivo XML como el archivo PDF de una nota de crédito electrónica CFDI .
    • TFD. Solo se ha enlazado el archivo XML de la nota de crédito electrónica CFDI.
NOTA: Las devoluciones y rebajas generadas o emitidas siempre aparecen en color negro, las revertidas en color azul, y todas las canceladas aparecen en color rojo.

Procesos del Módulo de Devoluciones sobre compras.

En el módulo de devoluciones sobre compras intervienen los procesos primarios de cargar xml y/o pdf, enlazar a compra, consultar, descargar archivo xml, descargar archivo pdf, cancelar y rastreo.

Cargar.

Permite cargar a esta entidad de compra un archivo XML y su versión para impresión PDF de una nota de crédito electrónica, para poderla enlazar a una devolución o rebaja a través del proceso “enlazar compra”. Para saber los detalles de la carga, consulta la documentación del módulo de CFDI y CE del centro de control del CEF.

Consultar Devolución.

Este proceso permite consultar el cabecero y los detalles de la devolución o rebaja seleccionada.

Enlazar a Compra.

Permite enlazar un CFDI previamente cargado a esta entidad, a una devolución o rebaja en Forseti ERP. Enlazar un registro de devolución o rebaja en Forseti ERP con su archivo XML y/o PDF, es tan sencillo como seleccionar el registro de devolución o rebaja, ejecutar este proceso, seleccionar el archivo deseado y dar aceptar, sin embargo, para que la transacción sea válida, tendrá que cumplir con las siguientes reglas:

  1. La devolución o rebaja no debe estar cancelada ni tener ya un documento enlazado.
  2. El registro de devolución o rebaja en forseti solo se podrá enlazar a un solo documento CFDI, y en caso de seleccionar dos o mas documentos, fallará la transacción.
  3. Es indispensable que el total en el documento coincida con el total en el registro de la devolución o rebaja. Por ejemplo, no se podrá enlazar un documento con total de $1,000.00 a una devolución o rebaja con total de $1,001.00.
  4. Solo se podrán enlazar documentos CFDI si el tipo de documento es un egreso y el RFC del emisor del XML es igual al RFC del proveedor Forseti ERP establecido en el catálogo de proveedores.

Archivo XML

Permite descargar el archivo XML de la nota de crédito electrónica de nuestro proveedor asociado a esta devolución o rebaja.

Archivo PDF

Permite descargar el archivo PDF de la nota de crédito electrónica de nuestro proveedor asociado a esta devolución o rebaja en caso de existir.

Cancelar devolución.

Este proceso cancela la devolución o rebaja seleccionada y aplicará las siguientes reglas:

  1. En devoluciones, se cancelará el movimiento al almacén asociado.
  2. En devoluciones o rebajas aplicadas a compras de contado, cancelará los movimientos de depósito de caja o bancos asociados a la devolución o rebaja.
  3. En devoluciones o rebajas aplicadas a compras a crédito, cancelará el registro de saldo asociado a la cuenta por pagar de la compra.
  4. Todas las pólizas asociadas directamente a esta devolución o rebaja, en caso de haberlas, quedarán canceladas.
  5. Todos los documentos fiscales enlazados a esta devolución o rebaja quedarán liberados para poderlos utilizar en otra devolución o rebaja.

Rastrear.

Permite hacer una consulta de la devolución o rebaja rastreando sus módulos dependientes.

Errores comunes en los procesos del Módulo de Devoluciones sobre compras.


Los errores mas comunes en estos procesos son los siguientes:

ERROR: El tipo de comprobante fiscal digital CFDI, No corresponde con el tipo de documento a enlazar.

Sucede por lo regular cuando se ha cargado al sistema un CFDI de ingreso correspondiente a una factura electrónica, y este se intenta enlazar a una devolución o rebaja. Los comprobantes CFDI de notas de crédito pertenecen al tipo de documento de egreso.

ERROR: No se puede agregar la compra porque al pagarse de contado requiere que las cajas o bancos manejen los mismos trazos contables que la compra.

Este error es común cuando agregamos una devolución o rebaja de contado donde la entidad de la compra se enlaza a la contabilidad, y la intentamos pagar con una caja o banco que no maneja la contabilidad. También ocurre si es al revés. Para que este error no suceda, necesitamos quitar el enlace de bancos o cajas con distintos trazos contables al de la entidad, en la configuración de la entidad de compra. Así al seleccionar el cobro se garantiza que tanto la entidad de compra como las cajas o bancos tengan los mismos trazos contables.

Políticas de compra


Este es un módulo en proceso de maduración ya que no se han definido aún políticas dentro del sistema que obedezcan los módulos de compras y gastos. Por ahora, este módulo lo ocupamos simplemente para registrar los precios de cotización de productos, esto, con una intención de tenerlos actualizados y que desde otros módulos podamos generar procesos y reportes de costos, precios de venta sugeridos, etc. Algunos reportes de sistema del CEF, utilizan estos precios para generar su informe.

Vista del Módulo

Panel Lateral:

  • Linea. Veremos las fichas de las lineas de productos que dimos de alta previamente a través del módulo de Lineas y unidades del Catálogo del CEF.
  • Inicial.
    • ***. La ficha de asterisco, permite filtrar a todos los productos dados de alta de esta linea.
    • A, B, C…. Filtra y muestra solo los productos con la inicial seleccionada.

Las columnas por defecto que muestra el cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

  • Cve. Representa la clave del producto.
  • Descripción. Es la descripción del producto.
  • Uni. Muestra la unidad de este producto.
  • PC. Representa el precio de cotización en la moneda registrada para esta cotización. Este campo puede ser modificado directamente en este módulo a través del proceso de “Precios de cotización”, sin embargo, será actualizado automáticamente cuando se realice una compra de este producto a través del módulo de compras.

Procesos del Módulo de Políticas de compras

En el módulo de políticas de compras intervienen los procesos primarios de precios de cotización.

Precios de cotización.

Permite definir los precios de cotización de los productos visibles al momento de ejecutar este proceso. En otras palabras, si por ejemplo, filtramos los productos de la linea “Liquidos” con la inicial “A” en la descripción y esto nos arroja los productos “Agua 1”, “Agua 2”, “Aceite 1” y “Aceite 2” sobre el panel del cuerpo principal, serán estos mismos productos a los que les podemos definir su precio de cotización. El formulario para definir el precio de cotización contiene detalles de cada uno de los productos agrupados en columnas con los siguientes objetos:

  • Clave. Informativo, es la clave del producto.
  • Descripción. Informativo, es la descripción del producto.
  • Uni. Informativo, muestra la unidad.
  • Precio. Puedes especificar aquí el precio de cotización para este producto.
  • Moneda. Selecciona de la lista, la moneda en la cual estás especificando el precio de cotización.
NOTA: El registro de estos precios se realiza directamente sobre el catálogo de productos y no identifica el proveedor, por lo tanto, la información del último precio de este producto con un proveedor específico no tiene nada que ver con este precio a menos que sea a este proveedor al último que se le ha comprado ya que en este caso, se registrará automáticamente el precio de compra sobre el catálogo del proveedor y sobre el catálogo de productos coincidiendo hasta que cambies este precio a través de este proceso, o hasta que se compre a otro proveedor.

Gastos


En Forseti ERP, el módulo de gastos se utiliza para llevar un control minucioso de los gastos menores y gastos mayores de la empresa. A diferencia del módulo de compras donde solo se permite el registro de materias primas, en este módulo podemos registrar gastos como la luz, agua, rentas, honorarios profesionales, etc. Al igual que en otros módulos, los gastos se pueden o no enlazar a la contabilidad. Con el apoyo del módulo de vales de caja se puede complementar este módulo definiendo un gasto directamente en los vales, para después poder generar el gasto automáticamente desde aquel módulo. La estructura de este módulo es idéntica a las compras. Al ingresar un gasto se generará de manera automática en caso de ser a crédito, su cuenta por pagar, o en el caso de ser de contado, su movimiento de caja o banco, y todo lo anterior con sus respectivas pólizas (si es que esta entidad de gasto se enlaza a la contabilidad).

Vista del Módulo

Panel Lateral:

  • Entidad. Veremos las fichas de las entidades de gasto que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades del Centro de Control. Siempre aparecerán por defecto los gastos de la primera entidad disponible.
  • Rango.
    • Especial. La ficha de especial, permite filtrar los gastos de cierto mes específico, que no aparezca como meses.
    • Hoy. Filtra y muestra solo los gastos de hoy (esta es la selección por defecto).
    • Semana. Filtra y muestra los gastos pertenecientes a los últimos siete días.
    • Meses… Esta ficha filtra y muestra los gastos del mes seleccionado.
  • Estatus.
    • Todos. Muestra gastos con cualquier estatus, ya sea que estén generados o cancelados.
    • Generados. Muestra los gastos que fueron recientemente generados directamente en este módulo o a través del módulo de vales de caja.
    • Cancelados. Esta ficha muestra aquellos gastos que se han cancelado. Los gastos cancelados ya no se pueden recuperar.

Las columnas por defecto que muestra el cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

  • Núm. Es el número consecutivo del gasto, según la entidad a la que pertenece.
  • Fecha. Indica la fecha del gasto.
  • Ref. Esta es una referencia del gasto. Por lo regular se presenta en este campo un número que identifique la factura del proveedor.
  • ST. Muestra el estatus del gasto (Generado o Cancelado).
  • Total. Indica el importe total de este gasto.
  • Proveedor. Muestra el nombre del proveedor de nuestro gasto.
  • Ref. Muestra la referencia del módulo auxiliar a manera de “Módulo|ID|Entidad||” que creó este gasto. Los gastos generados directamente en este módulo, no tienen ninguna referencia.
  • CFDI. Muestra el documento fiscal previamente cargado a Forseti ERP, que se ha enlazado a este gasto. Este puede ser uno de los siguientes:
    • . Ningún documento se ha enlazado.
    • PDF. Se ha enlazado tanto el archivo XML como el archivo PDF de una factura electrónica CFDI .
    • TFD. Solo se ha enlazado el archivo XML de la factura electrónica CFDI.
    • CBB. Se ha enlazado un comprobante fiscal impreso.
    • EXT. Se ha enlazado una factura extranjera.
    • MIX. Se han enlazado varios documentos a este gasto.
NOTA: Los gastos generados siempre aparecen en color negro y todos las cancelados aparecen en color rojo.

Procesos del Módulo de Gastos.

En el módulo de gastos intervienen los procesos primarios de cargar xml y/o pdf, cargar cbb o factura extranjera, enlazar a gasto, agregar, consultar, descargar archivo xml, descargar archivo pdf, cancelar y rastreo.

Cargar CFDI.

Permite cargar a esta entidad de gasto un archivo XML y su versión para impresión PDF de una factura electrónica, para poderla definir y/o enlazar a un registro en Forseti ERP a través del proceso “enlazar gasto”. Para saber los detalles de la carga, consulta la documentación del módulo de CFDI y CE del centro de control del CEF.

Cargar CBB o Fac. Extranjera.

Permite definir y cargar a esta entidad de gasto, las bases y el archivo escaneado asociado de un comprobante impreso “cbb” o una factura extranjera, para poderla enlazar a un registro en Forseti ERP a través del proceso “enlazar gasto”. Para saber los detalles de la carga, consulta la documentación del módulo de CFDI y CE del centro de control del CEF.

Agregar Gasto.

Permite agregar nuevos gastos desde cero. Los gastos se agregan y se cargan los documentos según la entidad en la que estemos, por ejemplo, si tenemos la entidad de gasto ECATEPEC e IZTAPALAPA, y estamos en la entidad IZTAPALAPA, no podremos agregar o cargar el documento en ECATEPEC. Si deseamos hacer esto, Primero tendríamos que ubicarnos en la entidad de gasto de ECATEPEC, para poder proseguir. El formulario para Agregar un gasto nuevo, posee los siguientes objetos de cabecero:

  • No. Gasto. Informativo, indica el número de gasto que se agregará.
  • Referencia. Puedes ingresar algo pequeño que haga referencia a este gasto, por ejemplo, el número de factura del proveedor.
  • Fecha. Indica aquí la fecha del gasto.
  • Fecha de entrega. Esta puede ser la misma fecha.
  • Pago. Este puede ser Contado o Crédito, e indica las condiciones de pago para este gasto. No se podrán agregar gastos a crédito si el proveedor es el genérico (proveedor con el número cero).
  • Proveedor. Es la clave del proveedor para este gasto según el catálogo de proveedores establecido en el módulo de proveedores para esta entidad de gasto. Este proveedor debe ser seleccionado antes de ingresar los detalles del gasto, ya que si se selecciona un nuevo proveedor después de haber ingresado alguna partida en el detalle, estas serán automáticamente eliminadas y se tendrán que volver a ingresar. Al agregar el número de proveedor, el sistema llenará los datos de este, estableciendo los siguientes datos informativos del gasto:
    • R.F.C.
    • Nombre. Es el nombre de la persona física o moral del proveedor.
    • Dirección.
    • Colonia.
    • Población.
    • C.P.
    • Tels. Los teléfonos de contacto.
  • Moneda. Indica aquí, la moneda de negociación para este gasto.
  • TC. Si la moneda de negociación está en moneda extranjera, debes indicar aquí el tipo de cambio. Este tipo de cambio será utilizado para calcular la cuenta por pagar o el pago en caso de ser compra de contado. También se ocupará para la póliza en caso de que la entidad de gasto se enlace a la contabilidad.
  • Bodega. Campo informativo de la clave de la bodega en la cual se agregará la entrada en caso de utensilios de trabajo.
  • Nombre. Campo informativo del nombre corto de esta bodega.
  • Observaciones del documento. Puedes ingresar aquí algunas observaciones sobre este gasto. NOTA: Este objeto se muestra en el pie del formulario.
IMPORTANTE: El proveedor por defecto número cero se usa regularmente para definir gastos de contado hechos directamente en el mostrador y pagados en efectivo o con cheque al portador, o para especificar varias facturas de gastos en lo que llamamos un reembolso.

Para llenar los detalles de cada partida que contendrá el gasto, contamos con los siguientes objetos:

  • Cant. Indica la cantidad. En gastos de utensilios, se utiliza por lo regular la cantidad comprada, mientras que en otros tipos como por ejemplo luz, agua, honorarios, etc., utilizaremos la unidad, osea 1.
  • Clave. Aquí se inserta la clave del gasto que contendrá esta partida, se puede seleccionar buscando en el catálogo, o si prefieres insertarla directamente.
  • Descripción. Es informativo de la partida, es la descripción del gasto y aparecerá cuando se ingrese la clave a partir del catálogo.
  • Precio. Si no se ingresa el precio, la partida se ingresará con el último costo del proveedor, o el último costo del gasto (en caso de que no se haya comprado nunca a este proveedor), de lo contrario, este será el precio de compra.
  • Importe. No contiene objeto. Este es un espacio informativo de partidas previamente insertadas, y muestra el importe de la partida resultante de la cantidad multiplicada por el precio.
  • Desc. Si no se ingresa descuento, la partida buscará el descuento general de nuestro proveedor establecido en el catálogo de proveedores y en caso de que encuentre un descuento lo ingresará. Si se ingresa, éste descuento será aplicado a la partida.
  • IVA.
    • Si no se ingresa IVA, procederá a revisar lo siguiente:
      1. Si el gasto aplica IVA, entonces se especificará el porcentaje según lo establecido en la entidad de gasto.
      2. Si el gasto no aplica IVA, entonces no especificará ningún IVA para esta partida.
    • Si se ingresa un porcentaje directo de IVA, procederá como sigue:
      1. Si el porcentaje de IVA en la entidad está marcado como 0% (por lo regular para entidades de gasto no contables), entonces ignorará este dato y especificará el IVA en 0%.
      2. Si el porcentaje en la entidad es mayor que 0%, entonces aplicará este dato como porcentaje de IVA.
  • IEPS. Si no se ingresa porcentaje de IEPS, la partida buscará el IEPS establecido en el catálogo de gastos y en caso de que encuentre un porcentaje lo ingresará. Si se ingresa directamente, éste porcentaje de IEPS será aplicado a la partida.
  • R/IVA. Si no se ingresa porcentaje de retención de IVA, la partida buscará el porcentaje establecido en el catálogo de gastos y en caso de que encuentre uno lo ingresará. Si se ingresa directamente, éste porcentaje de retención de IVA será aplicado a la partida.
  • R/ISR. Si no se ingresa porcentaje de retención del ISR, la partida buscará el porcentaje establecido en el catálogo de gastos y en caso de que encuentre uno lo ingresará. Si se ingresa directamente, éste porcentaje de retención de ISR será aplicado a la partida.
  • Observaciones. Puedes ingresar aquí, algunas observaciones sobre esta partida.

Al ir agregando cada partida al gasto, los datos de los impuestos IVA, IEPS, R/IVA y R/ISR aparecerán en el formato tasa:importe. Además irá cambiando la información de los totales, la cual establece los datos siguientes:

  • Importe. Es la suma total del importe de los detalles.
  • Descuento. Es la suma total del descuento de los detalles.
  • Sub Total. Se calcula sumando el importe menos el descuento.
  • IVA. Es el total de IVA aplicado a este gasto.
  • IEPS. Es el total de IEPS aplicado a este gasto.
  • Retención de IVA. Es el total de retención de IVA.
  • Retención de ISR. Es el total de retención de ISR.
  • Total. Representa el gran total de la compra. Se calcula sumando el sub total más el IVA y el IEPS, menos las retenciones.

A continuación se muestra el camino que sigue el proceso al momento de aceptar el gasto:

A) Sobre el pago de contado.

En caso de que las condiciones de pago se hayan establecido como “Contado”, este proceso cargará el formulario para realizar el pago con una o varias entidades de caja y/o bancos y debes especificar los datos necesarios de los mismos según lo establecido en el módulo de caja y bancos en el apartado de agregado indirecto de movimientos. Según sea la moneda establecida en el gasto, los movimientos de retiro se podrán realizar bajo las siguientes reglas:

  1. Si el gasto se registrará en moneda nacional, se podrá realizar el retiro desde una o varias cajas y/o bancos establecidos en moneda nacional.
  2. Si el gasto se registrará en moneda extranjera, se podrá realizar el retiro desde una o varias cajas y/o bancos establecidos en moneda nacional. Se utilizará el tipo de cambio para que los movimientos de estas cajas y/o bancos queden establecidos en moneda nacional multiplicándolo por la cantidad.
  3. Si el gasto se registrará en moneda extranjera, se podrá realizar el retiro desde una o varias cajas y/o bancos establecidos con la misma moneda extranjera. El tipo de cambio se utilizará exclusivamente para la póliza de egresos y en caso de que la entidad de compra esté enlazada a la contabilidad.
  4. Fallará si se intenta hacer el retiro de un gasto en moneda nacional con bancos establecidos en moneda extranjera, o si el gasto y los bancos están establecidos ambos en moneda extranjera, pero estas sean diferentes, por ejemplo, dolares con euros.
  5. Fallará si alguna entidad de caja o banco seleccionada para el pago tiene distintos trazos contables que la entidad de gasto, por ejemplo, cuando la entidad de gasto es contable y se intenta pagar con una cuenta personal que no enlaza a la contabilidad.
  6. En caso de éxito, se agregarán automáticamente el, o los movimientos de cada caja o banco seleccionados para el pago al módulo de cajas y/o de bancos respectivamente siguiendo las reglas de agregado de estos módulos.
  7. En caso de que las cajas o bancos estén enlazados a la contabilidad, se generará una sola póliza de egreso que estará ligada a cada movimiento de caja o banco involucrado, y a su vez se generarán los registros de contabilidad electrónica por cada uno. Estos pueden ser registros de cheques, transferencias y otros métodos de pago.

B) Sobre un gasto a crédito.

Cuando el gasto se haya establecido como “Crédito”, se agregará un nuevo registro de cuenta por pagar siguiendo las reglas del módulo de cuentas por pagar y la deuda con este proveedor se actualizará. En caso de que la entidad de gasto esté enlazada a la contabilidad, se generará la póliza de diario del gasto de crédito.

C) Sobre un gasto sin ningún método de pago específico.

Cuando el gasto se haya establecido sin ningún método de pago, no se agregará ni movimiento de caja o banco, ni cuenta por pagar. En caso de que la entidad del gasto esté enlazada a la contabilidad, se generará la póliza de diario del gasto con su partida doble a la cuenta especificada en la variable “CC_COMPNP – Cuenta para registros de partida doble en compras o gastos sin ningún tipo de pago, ni crédito, ni contado”, establecida en el módulo de variables de la sección de compras del centro de control del CEF. (ver inciso E para determinación de la póliza)

D) Sobre el movimiento al almacén de utensilios.

El comportamiento para el movimiento de entrada al almacén de utensilios dependerá de varios factores al momento de ingresar el gasto:

  1. Si la entidad de gasto tiene seleccionada la opción “No manejar movimientos al almacén de productos o utensilios”, no se agregará ningún movimiento al almacén de utensilios al agregar este gasto.
  2. Solo se agregarán al movimiento de entrada los gastos que contengan la opción “Uso interno” establecida en el catálogo de gastos. En caso de que el gasto no contenga ninguna clave de uso interno, no se agregará ninguna entrada al almacén de utensilios.
  3. Aunque la bodega asociada a esta entidad se enlace a la contabilidad, los movimientos al almacén de utensilios generados al agregar gastos no generarán ninguna póliza de costo ya que un gasto a diferencia de una compra, es precisamente eso, un gasto, mas no una inversión, por lo tanto, el almacén de utensilios solo está destinado al control de las existencias de utensilios de uso interno como lo son, consumibles, herramientas, etc.

E) Sobre la póliza del gasto.

En caso de que la entidad de gasto se enlace a la contabilidad, el comportamiento para formar la póliza del gasto dependerá en gran medida de las propiedades especificadas en cada clave del catálogo de gastos. Para un detalle del seguimiento de esta póliza te sugiero revises la documentación del catálogo de gastos.

Consultar Gasto.

Este proceso permite consultar el cabecero y los detalles del gasto seleccionado.

Enlazar a Gasto.

Permite enlazar un CFDI, CBB o Factura extranjera previamente cargados a esta entidad, a un registro de gasto en forseti. En el caso de CFDIs, permite construir a partir del archivo XML, un gasto nuevo el cual quedará registrado y enlazado a este. En caso de facturas CBB y extranjeras, el registro del gasto en Forseti ERP deberá hacerse forzosamente a través del proceso “Agregar Gasto” y posteriormente proceder a enlazarlo con la factura previamente cargada.

A) Enlace de CFDIs, CBBs y Facturas extranjeras a registros de gastos previamente agregados a través del proceso “Agregar Gasto”.

Enlazar un registro de gasto en Forseti ERP con su archivo XML, PDF, CBB o Factura extranjera es tan sencillo como seleccionar el registro del gasto, ejecutar este proceso, seleccionar el archivo deseado y dar aceptar, sin embargo, para que la transacción sea válida, tendrá que cumplir con las siguientes reglas:

  1. El gasto no debe estar cancelado ni tener ya un documento enlazado.
  2. El registro de gasto en Forseti ERP solo se podrá enlazar a un o varios documentos CFDI o a uno o varios documentos CBB o Factura extranjera, y en caso de seleccionar documentos mezclando CFDIs con otros tipos, fallará la transacción.
  3. Es indispensable que la suma de los totales en los documentos coincida con el total en el registro de gasto. Por ejemplo, no se podrá enlazar uno o varios documentos donde la suma de los totales de cada uno sea de $1,000.00 a un gasto con total de $1,001.00.
  4. Solo se podrán enlazar documentos CFDI si el tipo de documento es un ingreso.
  5. En caso de que se intenten enlazar varios documentos CFDI, CBB o Facturas Extranjeras a un gasto, este debe contener el proveedor “cero”. Por lo regular estos serán parte de un reembolso.

B) Enlace de CFDIs desde cero.

Enlazar uno o varios documentos a un registro de gasto que se agregará a partir de este o estos CFDIs, es un proceso laborioso debido a la gran variedad y complejidad de los archivos XML de las facturas electrónicas. Para entender esto, debemos entender como está estructurado una factura electrónica. Nuevamente, esto se explica brevemente en la documentación del módulo de CFDI y CE del centro de control del CEF. Para agregar y enlazar uno o varios archivos a un nuevo registro, primeramente deberemos ejecutar este proceso sin tener ningún registro de gasto seleccionado, esto abrirá el diálogo de archivos cargados y deberemos seleccionar los CFDIs. Al aceptar nos cargará una plantilla de registro de gasto conteniendo los conceptos de todos los xmls. Esta plantilla puede ser editada para que se ajuste a las cantidades y estándares de los CFDIs y poder agregarla como gasto definitivo. Para la carga inicial de estas facturas electrónicas, verificará y seguirá las siguientes reglas:

  1. Los comprobantes que se hayan cargado deberán ser del tipo “ingreso” perteneciente a facturas electrónicas, ya que los comprobantes de egreso o traslado pertenecientes a recibos de nómina o cartas porte, no se podrán enlazar a un gasto. Esto lo revisa en el atributo tipoDeComprobante del elemento Comprobante.
  2. Comprobará que el atributo RFC del elemento Receptor en los XMLs sean los mismos que el de la compañía registrado en el módulo de CFDI y CE en la sección Emisor del Centro de control del CEF. Si no coinciden fallará.
  3. Verificará que los XMLs no manejen descuentos. Por el momento, la carga de gastos no soportan descuentos porque los CFDIs no se especifica a que producto(s) aplica cada descuento, lo que hace imposible determinar un costo verdadero.
  4. En caso de que se carguen dos o mas archivos CFDI, estos deberán manejar el mismo tipo de cambio.

En caso de que pase las pruebas previas, procederá a llenar el cabecero de la plantilla del gasto de la siguiente manera:

  • No. Gasto. Informativo, indica el número de gasto que se agregará.
  • Referencia. Aparecerá por defecto la leyenda “s/r”. Puedes sustituirla por algo pequeño que haga referencia a este gasto.
  • Fecha. Tomará la fecha del atributo fecha del elemento Comprobante si se esta cargando un solo XML. En varios XMLs, tomará la fecha actual.
  • Fecha de entrega. Seguirá la misma regla del objeto Fecha.
  • Pago. Si se esta cargando un solo XML, determinará si es de crédito o contado buscando la coincidencia del atributo RFC del elemento Emisor sobre el catálogo de proveedores en esta entidad de gasto. En caso de coincidir, establecerá si es de crédito o contado según sus días de crédito. En caso de no existir en el catálogo se establecerá como contado. Si se cargan varios XMLs siempre será establecido de contado.
  • Proveedor. Al igual que en el pago, si se esta cargando un solo XML, buscará la coincidencia del atributo RFC del elemento Emisor sobre el catálogo de proveedores en esta entidad de compra. En caso de coincidir, establecerá el número de proveedor. En caso de no existir en el catálogo se establecerá el proveedor de mostrador número cero. Si se cargan varios XMLs siempre se establecerá el proveedor de mostrador número cero. El sistema llenará los datos del proveedor, estableciendo los siguientes datos informativos en el gasto:
    • R.F.C. Será el del proveedor registrado en forseti o el RFC genérico en caso de que el proveedor sea el de mostrador.
    • Nombre. Es el nombre de la persona física o moral del proveedor según el catálogo en forseti.
    • Dirección.
    • Colonia.
    • Población.
    • C.P.
    • Tels.
  • Moneda. Cuando se esta cargando un solo XML, determinará la moneda verificando el tipo de cambio según el atributo tipoDeCambio del elemento Comprobante, por ejemplo, si el tipo de cambio es diferente de 1.0, sabemos que está en moneda extranjera y le asignará a la plantilla la moneda 2 (moneda de dolares por defecto en forseti). Si se cargan varios XMLs siempre asignará la moneda local número 1 “pesos”.
  • TC. Cuando se esta cargando un solo XML, tomará el tipo de cambio según el atributo tipoDeCambio del elemento Comprobante. Si este atributo no existe, asignará un tipo de cambio de 1.0. Si se cargan varios XMLs siempre asignará un tipo de cambio de 1.0.
  • Bodega. Campo informativo de la clave de la bodega en la cual se agregará el movimiento al almacén de utensilios de este gasto.
  • Nombre. Campo informativo del nombre corto de esta bodega.
  • Observaciones del documento. Si se esta cargando un solo XML, agregará la leyenda “Carga desde Factura Electrónica:” seguida del UUID del CFDI. Si se cargan varios XMLs no contendrá observaciones.
IMPORTANTE: Aunque en el archivo xml existe un atributo Moneda del elemento Comprobante, no se toma en cuenta porque este atributo no maneja un estándar para expresar la moneda lo cual por ejemplo, para una moneda expresada en dólares, este atributo puede ser "dolar", "dollar","dolares","dolares americanos",etc., lo cual hace imposible que el sistema deduzca la moneda. En caso de que la moneda sea euros u otra diferente de dólares, ésta se tendrá que establecer manualmente ya que forseti le asignará la moneda número 2 "dolares" cuando encuentre el tipo de cambio diferente de 1.0. Si no existe este atributo, asignará la moneda local número 1 "pesos".

Ahora, procede a registrar cada concepto establecido en los elementos Conceptos de los archivos xml. Estos los llenará de la siguiente manera:

  1. Obtendrá la cantidad, precio, descripción e importe de la partida, sin aplicar iva, iva retenido o isr retenido ya que no aparecen estos datos en cada concepto del archivo xml.
  2. Para deducir la clave del producto se utilizará la descripción del concepto de este proveedor de la siguiente manera:
    1. Buscará si esta descripción existe en la base de datos. Esta base se va actualizando con cada compra que se va enlazando a través de este mismo proceso.
    2. En caso de que haya una coincidencia, utilizará la clave del producto enlazada a esta descripción para asignarla como clave.
    3. En caso contrario, la clave se dejará en blanco y se necesitará ingresarla manualmente, al fin y al cabo, está quedará registrada para futuras compras.
  3. Al terminar con todos los conceptos de los archivos xml, procederá a revisar la concordancia del gasto contra los archivos y mostrará la plantilla del gasto con los mensajes de error que arroje esta revisión.
NOTA: En caso de existir una concordancia sin errores, se podrá inmediatamente proceder a registrar el gasto, lo cual además, quedará enlazado al o a los archivos xml.

Determinando la concordancia…

La concordancia es un proceso que se corre para determinar la igualdad en los importes y los impuestos de cada concepto en los xmls contra cada linea de detalle del gasto en forseti, y que a partir de esta, la suma de los totales de los CFDIs coincidan con los totales del registro del gasto. Para entender bien este proceso, vamos a revisarlo paso a paso. Supongamos que nuestros xmls tienen los siguientes conceptos e impuestos:

Concepto cantidad="2.00" descripcion="Toner A123" importe="1200.00" unidad="PZA" valorUnitario="600.00000"
Traslado importe="192.00" impuesto="IVA" tasa="16.00"

Concepto cantidad="35.00" descripcion="Lápiz R10" importe="350.00" unidad="KG" valorUnitario="10.000000"
Traslado importe="56.00" impuesto="IVA" tasa="16.00"

Suponiendo que el utensilio Lápiz R10 no se ha registrado en la base de datos del proveedor de mostrador, no se asociará con ninguna clave del catálogo en forseti, por lo tanto, la revisión de la concordancia mostrará los siguientes mensajes:

ERROR: Partida 2: La clave esta vacía, debes establecer una clave del catálogo
Traslado 2 IVA en XML: Sin concordancia en Documento (16.0:56.00). Una clave en el catálogo no esta manejando el IVA, mientras que este XML si lo está haciendo
Importes de IVA en el documento: 1 Importes de IVA en el XML: 2 Diferencia: -1
PRECAUCION: Total de IVA en el documento: 192.00 Total de IVA en el XML: 248.00 Diferencia: -56.00
ERROR: El total en el, o los CFDIs no corresponden al Total calculado en el registro a partir de estos registros. No se puede agregar. DOC: 1742.00 XML, CBB o EXT: 1798.00

Como el Lápiz R10 no se asoció a ninguna clave, marcará el error ERROR: Partida 2: La clave esta vacía, debes establecer una clave del catálogo y además, el sistema no podrá determinar el iva ya que éste lo toma según lo establecido en el catálogo de gastos y la entidad, por lo tanto, el mensaje Traslado 2 IVA en XML: Sin concordancia en Documento (16.0:56.00). Una clave en el catálogo no esta manejando el IVA, mientras que este XML si lo está haciendo, nos está indicando que el traslado en el segundo xml que pertenece al impuesto del iva por una tasa del 16% y un importe de 56.00, no tiene concordancia con ningún registro en la plantilla del gasto. Los siguientes mensajes indican estadísticas de esta concordancia, mientras que el último mensaje ERROR: El total en el, o los CFDIs no corresponden al Total calculado en el registro a partir de estos registros. No se puede agregar. DOC: 1742.00 XML, CBB o EXT: 1798.00 nos indica que el total de la plantilla del gasto es diferente a la suma de los totales de los dos archivos xml. Como podemos darnos cuenta, la concordancia marca mensajes de “ERROR” y otro tipo de mensajes. Los mensajes marcados como de error son indispensables de corregir para que la plantilla de la compra se pueda agregar.

Para resolver el problema anterior, solo debemos establecer manualmente la clave del gasto al que asociaremos el Lápiz R10 y presionar el botón actualizar, suponiendo que nuestro utensilio aplica el IVA y nuestra entidad de gasto está establecida con un IVA de 16%. Al actualizar, correrá el proceso de la concordancia la cual determinará el iva de nuestro utensilio y lo comparará con el traslado que al final de cuentas, será el mismo, y por lo tanto, los totales de la plantilla del gasto y de los CFDIs serán ambos por 1798.00.

Al aceptar, se agregará el gasto de igual manera que el proceso “Agregar Gasto”. También se agregará a la base de datos del proveedor la asociación de nuestras claves, con la clave o descripción de cada concepto de los CFDIs, definiendo así, futuras cargas del mismo utensilio. Finalmente, se asociará el gasto con los dos CFDIs.

Existen ocasiones como sucede con las facturas de combustible, donde sabemos que se genera un impuesto IEPS, pero en el xml no se muestra explícitamente, y por lo tanto, el proceso de concordancia parecerá fallar indefinidamente. Analicemos un archivo xml de gasolina:

Comprobante subTotal="3486.92" total="4026.92" …………..
Concepto cantidad="239.98" unidad="LITRO" noIdentificacion="95" descripcion="32011.MAGNA" valorUnitario="11.7491" importe="2819.54"
Concepto cantidad="53.53" unidad="LITRO" noIdentificacion="97" descripcion="32012.PREMIUM" valorUnitario="12.4674" importe="667.38"

Impuestos totalImpuestosTrasladados="539.99"
Traslado impuesto="IVA" importe="436.64" tasa="16.00"
Traslado impuesto="IVA" importe="103.35" tasa="16.00"

Aquí, el xml indica un subtotal de 3486.92 perteneciente a la suma de los importes de los conceptos por 2819.54 mas 667.38, lo cual es correcto, sin embargo, al agregar el 16% de iva, este debería quedar en 557.91 lo cual no coincide con el iva en el xml por 539.99. Desgraciadamente y debido a la poca o nada estandarización de los xml que se explica en la documentación del módulo de CFDI y CE del centro de control del CEF, podemos deducir, que el valor unitario lleva incluido el impuesto IEPS, y esto solo porque sabemos que los combustibles lo manejan. En estas circunstancias, y suponiendo que nuestras claves de combustible están establecidas en aplicar el IVA, entonces nuestro gasto se establecería de la siguiente manera:

CantClaveDescripciónPrecioImporteIVAIEPS
239.98MAGNAGASOLINA MAGNA11.74912819.5516:451.130:00
53.53PREMIUMGASOLINA PREMIUM12.4674667.3816:106.780:00
Importe3486.93
Sub total3486.93
IVA557.91
IEPS0.00
Total4044.84

La columna IVA nos indica el iva aplicado a la partida de manera tasa:importe lo cual no coincide con los traslados del CFDI y por lo tanto, fallará la concordancia. Si establecemos el IVA manualmente sobre cada partida de la plantilla con 436.64 y 103.35 y actualizamos, la concordancia sería correcta, sin embargo, esta solución nos arrojaría un IVA del 15.486159 lo cual nos indica que el precio ya lleva incluido el impuesto IEPS. En caso de aceptar, la póliza del gasto quedará registrada sin la especificación del IEPS. Para solucionar este caso en particular, se debería recalcular el costo de cada partida para que al importe se le pueda aplicar manualmente el IVA y el IEPS para que quedara de la siguiente manera:

CantClaveDescripciónPrecioImporteIVAIEPS
239.98MAGNAGASOLINA MAGNA11.73182729.0016:436.643.3181:90.55
53.53PREMIUMGASOLINA PREMIUM12.0668645.9416:103.353.3192:21.44
Importe3374.94
Sub total3374.94
IVA539.99
IEPS111.99
Total4026.92

Aquí hemos cambiado los precios de cada partida lo cual nos calcula un importe menor al del xml, sin embargo, al aplicarle el 16% de IVA ya nos coincide con el IVA establecido en el xml, además, incluimos el IEPS de cada una para que los totales coincidan. Al final de esta solución el proceso de concordancia ya no arrojará mensajes de error ya que el total en el xml y en la plantilla del gasto coinciden y queda a tu criterio el agregar o no agregar el gasto. Como podemos ver, esta solución es sumamente complicada debido a la falta de la estandarización del archivo XML, sin embargo, no todos los archivos xml se salen de la estandarización estipulada por el SAT, por lo tanto, la mayor parte de los gastos cargados desde facturas electrónicas pasarán el proceso de concordancia sin ningún problema.

Para ajustar la plantilla del gasto y que éste pase con éxito el proceso de concordancia, contamos con los siguientes objetos de formulario para cada partida:

  • Cant. Indica la cantidad del utensilio o gasto establecido en el concepto del xml. Puede modificarse en caso necesario.
  • Clave. Aquí se inserta la clave del utensilio o gasto. En caso de que la clave o descripción en el concepto del XML ya tenga una asociación a un utensilio o gasto en la base de datos de este proveedor, se agregará la clave de este utensilio o gasto a este objeto, de lo contrario, esta clave aparecerá vacía. Este campo puede ser editado para ajustarse a otro utensilio o gasto diferente.
  • Descripción. Es informativo. Si no se ha definido la clave, marcará la descripción del proveedor, de lo contrario, marcará la descripción del utensilio o gasto en forseti.
  • Precio. Indica el precio establecido en el concepto del xml. Puede modificarse para ajustarse al proceso de concordancia en caso necesario.
  • Importe. Indicará el importe resultante de la cantidad multiplicada por el precio. No se puede modificar ya que es simplemente informativo.
  • Desc. Siempre marcará 0.0 ya que los archivos xml con descuento no podrán cargarse ni tampoco podrá modificarse este campo manualmente.
  • IVA*. Si no existe asociación de claves marcará 0.0:0.0, de lo contrario, calculará inicialmente el IVA de la siguiente manera:
    1. Si el gasto aplica IVA, entonces se especificará tasa:importe según la tasa establecida en la entidad de gasto.
    2. Si el gasto no aplica IVA, entonces no especificará ningún IVA para esta partida y quedará como 0.0:0.0.
  • IEPS*. Si no se ha definido la clave, marcará 0.0:0.0, de lo contrario, calculará inicialmente el IEPS establecido en el catálogo de gastos y en caso de que encuentre un porcentaje lo ingresará como tasa:importe.
  • R/IVA*. Si no se ha definido la clave, marcará 0.0:0.0, de lo contrario, calculará inicialmente el IVA retenido establecido en el catálogo de gastos y en caso de que encuentre un porcentaje lo ingresará como tasa:importe.
  • R/ISR*. Si no se ha definido la clave, marcará 0.0:0.0, de lo contrario, calculará inicialmente la retención de ISR establecida en el catálogo de gastos y en caso de que encuentre un porcentaje lo ingresará como tasa:importe.
  • Observaciones. Puedes ingresar aquí, algunas observaciones sobre esta partida del gasto.

A diferencia de las compras donde solo podemos modificar las partidas cargadas de los conceptos del archivo xml, sobre una plantilla de gastos también podemos agregar partidas extras, osea, partidas que no existen en ningún concepto dentro de los xmls. Esta característica se ha agregado a Forseti ERP para poder ajustar la concordancia cuando se cargan varias facturas CFDIs principalmente al hacer un gasto de reembolso. Las partidas extra se rigen bajo las siguientes reglas:

  1. Se agregarán de igual manera en que se agregan las partidas a través del proceso “Agregar Gasto”, ya que la estructura para el ingreso será la misma.
  2. Si será posible agregar partidas extras con un descuento definido como porcentaje.
  3. Las partidas extras se tendrán que editar de la misma manera que las partidas de concepto, por lo tanto, si se agregó la partida aplicándole un descuento, éste ya no se podrá cambiar.
  4. Cuando ya se ha agregado una partida extra a la plantilla, esta ya no se podrá eliminar, por lo tanto, si algo salió mal, se tendrán que volver a cargar los XMLs.

Dentro de los errores mas comunes en la revisión de la concordancia encontramos los siguientes casos:

  1. El IEPS no aparece como Traslado dentro del elemento Traslados del CFDI. Nuestro ejemplo anterior es una muestra clara de esta situación y se ve comúnmente en las facturas de gasolina.
  2. El CFDI contiene dos o mas conceptos que aplican la tasa del iva al 16% por ejemplo, sin embargo, solo existe un elemento Traslado dentro del elemento Traslados del CFDI conteniendo la suma total del IVA de todos los conceptos. Mientras las partidas de nuestra plantilla marquen la misma tasa de iva, la suma de estas coincidirá con el único traslado, y por lo tanto, no deberá afectar al total.
  3. Los precios de los utensilios o gastos están mal dentro del CFDI, por lo tanto, el importe calculado en la plantilla a partir de la cantidad multiplicada por el precio no coincide con el importe del concepto, por ejemplo, un concepto cantidad="10" valorUnitario="10.20" importe="102.30" no coincidirá con el importe calculado en la plantilla por 102.00 ya que el valor unitario debería ser 10.23. La solución será cambiar el precio de la partida manualmente para que se ajuste.

Al final de cuentas, ajustando la plantilla para que el total del gasto coincida con la suma de los totales de los CFDIs se podrá proceder a agregarlo evitándonos la mayor parte de la captura, sobre todo, cuando ya lo hemos venido haciendo con regularidad y la base de datos de la asociación de claves del sistema contra la de los proveedores ya está alimentada.

Archivo XML

Permite descargar el archivo XML, de la factura electrónica de nuestro proveedor asociado a este gasto. En asociaciones a varios archivos XML, el archivo se descargará comprimido en zip, el cual contendrá todos estos archivos.

Archivo PDF

Permite descargar el archivo PDF de la factura electrónica de nuestro proveedor asociado a este gasto en caso de existir. En caso de que se haya asociado a un registro de documento impreso CBB o a una factura extranjera EXT, se utilizará también este proceso para su descarga. En asociaciones a varios archivos PDF, el archivo se descargará comprimido en zip, el cual contendrá todos estos archivos.

Cancelar gasto.

Este proceso cancela el gasto seleccionado y aplicará las siguientes reglas:

  1. En gastos de contado, cancelará los movimientos de caja o bancos asociados al pago.
  2. En gastos a crédito, cancelará la cuenta por pagar asociada, siempre y cuando, no se hayan aplicado registros de pago, saldo, aplicación de anticipos, etc. a esta cuenta por pagar. En este caso, habrá que cancelar primero estos registros para que el gasto junto a su cuenta por pagar puedan cancelarse.
  3. Tanto el movimiento al almacén de utensilios como la póliza asociada directamente a este gasto, en caso de haberlos, quedarán cancelados.
  4. Todos los documentos fiscales enlazados a este gasto quedarán liberados para poderlos utilizar en otro gasto.
MUY IMPORTANTE: En caso de que el gasto haya sido generado desde el módulo de vales de caja, se podrá cancelar, sin embargo, los vales involucrados en la generación ya no se volverán a abrir dentro de la caja.

Rastrear.

Permite hacer una consulta del gasto rastreando sus módulos dependientes.

Errores comunes en los procesos del Módulo de Gastos.


Los errores mas comunes en estos procesos son los siguientes:

ERROR: No se puede subir ningun CFDI, CBB o Factura Extranjera porque esta entidad de compra o gasto está establecida como Fija. 

Solo se permite enlazar documentos fiscales a gastos pertenecientes a entidades de gasto enlazadas a la contabilidad, osea, que generen su registro de póliza de egresos o de diario según sea un gasto de contado o de crédito.

ERROR: El tipo de comprobante fiscal digital CFDI, No corresponde con el tipo de documento a enlazar. 

Sucede por lo regular cuando se ha cargado al sistema un CFDI de traslado o de egreso como son cartas porte, notas de crédito del proveedor o algún recibo de nómina, y este se intenta enlazar a un gasto.

ERROR: No se puede agregar la compra porque al pagarse de contado requiere que las cajas o bancos manejen los mismos trazos contables que la compra. 

Este error es común cuando agregamos un gasto de contado donde la entidad del gasto se enlaza a la contabilidad y la intentamos pagar con una caja o banco que no maneja la contabilidad. También ocurre si es al revés. Para que este error no suceda, necesitamos quitar el enlace de bancos o cajas con distintos trazos contables al de la entidad, en la configuración de la entidad de gasto. Así al seleccionar el pago se garantiza que tanto la entidad de gasto como las cajas o bancos tengan los mismos trazos contables.

ERROR: La cuenta X, Y o Z no existe o no se ha enlazado. 

Este error es muy común en sistemas nuevos que se acaban de configurar y sucede cuando aún no se han especificado las variables de compras en la sección de compras del módulo de variables del centro de control del CEF. X, Y y Z representan en el mensaje de error, la descripción de la variable, ya que existen varias variables que deben ser especificadas. El sistema revisa por estas variables independientemente si se utilizarán o no, por ejemplo, aunque en el gasto no exista un descuento, el sistema revisará el enlace de la variable para el descuento, y si no lo encuentra, fallará al agregarla. También es necesario especificar las variables aunque la entidad de gasto no se enlace a la contabilidad.


* Los campos de IVA, IEPS, Retención de IVA y Retención de ISR siempre aparecen con un formato de “tasa:importe”, por ejemplo, si la partida tiene un importe de $1,000.00, el IVA aparecerá como 16.0:160.00 correspondientes a la tasa del 16% y el importe de $160.00. Estos campos pueden modificarse de dos maneras distintas:

  • Suponiendo que queremos modificar el IVA aplicando otra tasa, podemos sustituir toda la información del campo del IVA por la tasa que deseamos aplicar marcándola con el signo de porcentaje al final, por ejemplo, sustituyendo “16.0:160.00” por “12%”, el IVA nos cambiará a 12:120 al actualizar la plantilla, y toda la compra se recalculará con los $120.00 en lugar de los $160.00.
  • También podemos cambiar estos campos definiendo la cantidad del campo literalmente, por ejemplo, si sustituimos “16.0:160.00” por “140”, el IVA nos cambiará a 14:140.
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