Centro de Control

Forseti ERP
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Introducción


El Centro de Control del CEF es la columna vertebral de una empresa instalada en el servidor Forseti ERP. Los módulos de esta sección están destinados a proveer a la empresa, las configuraciones, propiedades y procesos globales que intervienen en ella. Este puede ser un buen punto de partida para empresas que recién se han dado de alta en el servidor. A continuación, se muestra una breve introducción a los módulos del Centro de Control.

Saldos.

Este módulo permite definir los saldos iniciales a empresas que ya tienen tiempo desarrollando sus proceso, y están migrando su administración a Forseti ERP desde otros sistemas. Este módulo nos permite definir los inicios de saldos de:

  • Cuentas Contables.
  • Cajas y Bancos.
  • Proveedores.
  • Clientes.
  • Almacén.

Independientemente del inicio de los saldos que es un proceso que se acaba una ves que estos se hayan sincronizado, este módulo nos permite también, realizar tareas administrativas constantes de actualización de distintos tipos de datos, que se lleva a cabo durante la vida útil del sistema. Estas actualizaciones incluyen:

  • Ajuste de existencias en las bodegas.
  • Ajuste de niveles en fórmulas para el óptimo cálculo del costo de productos que la empresa produce.
  • Actualización de saldos del inventario.
  • Ajuste de pólizas contables contra costos de almacén.
  • Actualización de saldos del catálogo de cuentas contables.
  • Actualización de saldos de las cajas y cuentas bancarias.
  • Actualización de saldos de proveedores.
  • Actualización de saldos de clientes.

Administración de roles.

Este módulo nos permite gestionar todo lo referente a los roles de la empresa. En Forseti ERP, un rol se puede ver como un usuario del sistema, el cual tiene sus propios permisos a los distintos módulos y procesos del CEF. En este módulo, agregamos, cambiamos, eliminamos, asignamos los permisos pertinentes, enlazamos los roles a las distintas entidades, y enlazamos a los distintos reportes de la empresa.

Entidades.

Este módulo es de suma importancia, y nos permite la configuración total de cómo queremos que trabajen nuestras entidades en Forseti ERP. Una entidad en Forseti ERP, se refiere a la división lógica de las distintas áreas de trabajo como pueden ser puntos de compra, puntos de venta, puntos de producción o zonas de nómina, o a la división física que incluyen las distintas cajas, cuentas bancarias o bodegas de la empresa. En este módulo vamos a dar de alta y a cambiar los parámetros de cada una de las entidades de nuestra empresa.

Periodos.

En Forseti ERP, toda la información que se pretenda agregar a la base de datos de la empresa se organiza por medio de periodos. Cada periodo representa un mes en el tiempo, lo cual nos permite dividir por meses la información. En Forseti ERP, debe existir el periodo antes de poder agregar facturas, gastos, pólizas, etc., y estos periodos se gestionan a través de este módulo.

Variables.

Nos permite manipular las configuraciones del sistema definiendo valores generales de varios tipos de variables como alfanumérico, decimales, enteras, fecha y hora y otros. Estas variables están enfocadas a procesos globales del sistema como por ejemplo, la definición del valor del salario mínimo o el nivel máximo en el catálogo de cuentas contables. Las variables se agrupan por tipo y estos son:

  • Contabilidad.
  • Caja y bancos.
  • Almacén.
  • Compras.
  • Ventas.
  • Producción.
  • Nómina.
  • Sistema. Enfocadas a procesos del sistema y no a procesos empresariales.
  • Usuario. Estas se pueden agregar, por ejemplo, para cuando se desarrolla un reporte de usuario que necesita algún parámetro preestablecido.

Monedas.

Este módulo nos permite, agregar o cambiar monedas y su tipo de cambio. Estas son las monedas que soportará el sistema para poder dar de alta entidades bancarias, y poder vender o comprar en estas monedas.

Vendedores.

En este módulo manejamos las claves y comisiones asignadas a cada vendedor. A pesar de que el módulo de vendedores podría considerarse como parte del módulo de ventas, se incluyó en el Centro de Control porque se consideró de una importancia global, ya que sin ventas, ninguna empresa con fines de lucro tendría sentido de ser.

Formatos.

El módulo de formatos permite la gestión de las estructuras para la generación de impresiones de algún tipo de registro como facturas, pedidos, cheques etc. Aquí podemos darlos de alta, revisarlos y cambiarlos.

CFDI, CE y GDE.

Este módulo nos permite la configuración de la empresa, para poder emitir Comprobantes Fiscales Digitales necesarios para la Facturación, Notas de crédito, Remisiones, Cartas Porte y Recibos de Nómina. En este módulo podemos configurar:

  • Datos del emisor.
  • Uno o varios certificados.
  • Una o varias entidades de expedición.

Con estos elementos configurados, Forseti ERP puede generar comprobantes fiscales digitales ( CFD ) en forma de traslados, ingresos y egresos. Este CFD puede ser sellado directamente por el PAC Edicom, o indirectamente por el servicio Forseti ERP PacConn de algún servidor Forseti ERP instalado en la nube, el cual utiliza el PAC Edicom para el sellado.

Este módulo también nos permite generar los archivos xml de contabilidad electrónica “CE” de la balanza, catálogo de cuentas y pólizas, que son requeridos por hacienda a partir de 2015. Este módulo también genera un archivo de estatus el cual informa de anomalías y/o alertas en los xml. Un ejemplo sería un registro de póliza de ingresos donde el campo de RFC está vacío o la cuenta bancaria está indefinida.

Por último, este módulo nos permite desenlazar y eliminar documentos CFDI generados externamente, por ejemplo, por el portal del SAT u otro sistema de cómputo, los cuales han sido cargados a Forseti ERP y enlazados a registros de compra y gastos.

Saldos


El módulo de Saldos del Centro de Control del CEF, está destinado a implementar los saldos iniciales cuando una empresa ya establecida, desea cambiar su herramienta administrativa por Forseti ERP, y también para brindar una interfaz global que permita realizar tareas administrativas constantes de actualización de distintos tipos de datos, que se llevan a cabo durante la vida del sistema, en circunstancias donde estos puedan desajustarse como son las cancelaciones.

Vista del Módulo

Todos los objetos que son aptos para aplicarles procesos de saldos iniciales y de actualización, aparecen en el panel del cuerpo principal. Mas adelante se abordará la explicación de como funciona cada objeto.

Las columnas por defecto que muestra este panel son la siguientes:

  • Inicios. Muestra los objetos que son aptos para aplicarles procesos de inicio de saldos, los cuales son:
    • Inicio de saldos de Cuentas Contables.
    • Inicio de saldos en Cajas y Bancos.
    • Inicio de saldos de Proveedores.
    • Inicio de saldos de Clientes.
    • Inicio de saldos de Almacén.
  • Actualizaciones. Muestra los objetos que son aptos para aplicarles procesos de actualización de saldos, existencias y otros, los cuales son:
    • Ajuste de existencias.
    • Ajuste de niveles en fórmulas.
    • Actualización de saldos de almacén.
    • Ajuste de pólizas contables contra costos de almacén
    • Actualización de saldos del catálogo de cuentas contables.
    • Actualización de saldos de caja y bancos.
    • Actualización de saldos de proveedores.
    • Actualización de saldos de clientes.

Procesos del Módulo de Saldos

En el módulo de Saldos del Centro de Control, intervienen los procesos primarios de inicios de saldos, actualizaciones y actualización de todo.

Iniciar Saldos.

Este proceso permite generar los saldos iniciales de los distintos objetos de inicio de la lista. Antes de ver objeto por objeto, debemos entender el proceso general de inicio de saldos, y para ello vamos a verlo sobre un ejemplo. Supongamos que somos una empresa distribuidora de ropa, la cual maneja una matriz, varios puntos de venta, clientes y proveedores de crédito, varias cuentas bancarias, una nómina, y por supuesto, un catálogo de cuentas contables ya establecido. Ahora supongamos que la empresa decide instalar Forseti ERP como su sistema administrativo para llevar un mejor control en todos sus procesos, y decide iniciar actividades con el nuevo sistema el 1º de Marzo del 2022. En esta situación, se debe de tener un punto de partida de los saldos al fin del día 28 de Febrero del 2022 existentes en la contabilidad de la empresa, así como lo que hay en existencias y saldos de inventario en cada una de las bodegas, las deudas que tiene con sus proveedores, lo que sus clientes le deben, y el dinero que hay en cada caja de los distintos puntos de venta y en cada cuenta bancaria de la empresa.

Para implementar todos los puntos de partida y dejar el sistema apto para operar a partir del 1º de Marzo, debemos seguir algunas reglas. Dentro de las tareas que debemos implementar antes del 1º de marzo, tenemos lo siguiente:

1) Establecer el catálogo de cuentas, sus rubros, y configurar los enlaces contables desde el módulo de contabilidad del CEF.

2) Configurar las variables globales pertinentes, para poder comprar, controlar los almacenes, vender, calcular la nómina, etc., desde el módulo de variables del Centro de Control.

3) Si es necesario, configurar los parámetros para generar CFDI directamente desde Forseti ERP.

4) Establecer y configurar las entidades físicas de la empresa. Estas son, las distintas bodegas, cajas y cuentas bancarias.

5) Establecer y configurar las entidades lógicas de la empresa y enlazarle sus entidades físicas. Por ejemplo, a los puntos de compra y de venta, se les enlaza la bodega, la caja, y si es necesario, las cuentas bancarias, y a las zonas de nómina, las cajas o cuentas bancarias con las que se puede pagar. Los puntos de producción no aplican a esta empresa porque es una distribuidora de ropa y no produce ninguna prenda. Tanto las entidades físicas como lógicas, se establecen en el módulo de entidades del Centro de Control.

6) Agregar el catálogo de productos vigentes de la empresa, desde el módulo de Productos de la sección de Catálogos del CEF.

7) Agregar el catálogo de los proveedores y clientes activos en cada entidad de compra y de venta, directamente en el módulo de Proveedores y Clientes de las secciones de Compras y Ventas del CEF respectivamente.

8) Agregar el mes de “Marzo de 2022”, como el periodo de inicio de actividades. Esto se hace desde el módulo de periodos del Centro de Control.

En este punto, ya tenemos preparado el sistema para empezar a alimentarlo con registros a partir del 1º de Marzo, sin embargo, aún no existen saldos iniciales en los cuales se basará el sistema para calcular existencias o saldos actuales. Por ejemplo, si se venden cien pantalones a crédito por $1000.00, se registrará la venta bien, sin embargo, nuestro inventario, quedará con una existencia de -100 pantalones a un costo de $0.0 lo cual obviamente está mal, mientras que el saldo de la deuda del cliente de $1000 estaría bien, únicamente si no tenía ninguna deuda al 28 de febrero, y ya ni hablar de los saldos de las cuentas contables a las que están enlazados.

Para resolver esta situación, es necesario capturar los saldos de estas cuentas contables, las existencias y el costo del pantalón, y la deuda del cliente; todos a como terminaron el día 28 de Febrero. Probablemente, si solo tuviéramos una entidad de venta y unos catálogos muy pequeños, no habría problema de capturarlos exactamente en la tarde del 28 de febrero, para que el 1º de marzo pudiéramos arrancar felizmente. Sin embargo, capturar la información de todos los saldos de la contabilidad y de sus auxiliares de proveedores, clientes, productos, cajas y bancos, no es algo sencillo de hacer de un día para otro. Esto requiere en ocasiones, de varios días de trabajo, sobre todo, si no se cuenta con toda y absolutamente toda la información precisamente al fin del día 28 de febrero, pero no podemos esperar para la captura porque necesitamos empezar a capturar los nuevos registros el 1º de marzo. Entonces, ¿Cómo resolvemos esta disyuntiva?.

La solución, está en iniciar con la captura el 1º de marzo, dejando el sistema en un estado de inicio de saldos pendiente de capturar, y al finalizar esta, cerrar el estado de inicio y hacer una actualización de existencias y saldos, para que el sistema quede en un estado de inicio de saldos estable, a partir de ese momento. Para manipular el estado de inicio de saldos del sistema, este se debe establecer en la variable “INISLDS” del módulo de variables del Centro de Control. A continuación, se muestra la tabla de valores para la variable INISLDS:

ValorComportamientoDescripción
0No se pueden iniciar saldosEste estado debe establecerse al finalizar la captura, para que ya no se puedan cambiar los valores de inicio de saldos durante la vida útil del sistema. Este es el estado por defecto al hacer una nueva instalación de Forseti ERP, por lo tanto, se tendrá que cambiar si es necesario capturar saldos y/o existencias iniciales.
1Se pueden capturar saldos del catálogo de cuentas contables, independientemente de los saldos de auxiliares.Este estado debe establecerse cuando vayamos a capturar saldos iniciales, y manejamos un catálogo de cuentas contables que acumula saldos de distintos auxiliares en una sola cuenta, por ejemplo, cuando en el catálogo de productos tengamos varios productos enlazados a la misma cuenta contable.
2La captura de los saldos de auxiliares, afectarán automáticamente a los saldos de las cuentas contables a las cuales están enlazados.Este estado debe establecerse cuando vayamos a capturar saldos iniciales, y manejamos un catálogo de cuentas contables que enlaza cuenta por cuenta, a los distintos registros de los auxiliares, por ejemplo, cuando en el catálogo de productos tengamos una cuenta contable específica para cada uno de ellos, el saldo de este producto, se aplicará automáticamente al saldo de la cuenta contable a la que esta enlazado.

Cuando generamos el periodo de inicio de actividades de “Marzo de 2022” de nuestro ejemplo, el sistema agrega automáticamente el mes anterior como mes virtual de inicio de saldos, que en este caso es “Febrero de 2022”. Este último, es el mes que utiliza el sistema para registrar la captura de saldos iniciales exclusivamente a través de este módulo, y siempre y cuando la variable INISLDS esté establecida en 1 o 2. Por ninguna circunstancia permitirá el sistema utilizar el mes virtual para otro tipo de registros del diario como pudieran ser pólizas, facturas, compras, movimientos al almacén, etc.

Ahora que ya sabemos el proceso general de inicio de saldos, veamos como trabajar con cada objeto de inicio.

Inicio de saldos de cuentas contables.

El formulario para el inicio de saldos de cuentas contables contiene los siguientes objetos:

  • Clave. Informativo, contiene la clave de la cuenta. Las cuentas de mayor y acumulativas se presentan en color azul CEF.
  • Descripción. Informativo, contiene la descripción de la cuenta. También en color azul CEF si son de mayor o acumulativas.
  • Saldo. Se debe ingresar aquí, el saldo inicial de esta cuenta contable de detalle. Las cuentas de mayor y acumulativas, no presentan este objeto porque su saldo inicial será calculado en base a la suma del saldo de todas sus sub-cuentas.

El inicio de saldos considera absolutamente todas las cuentas del catálogo, por lo tanto, a pesar de que existan cuentas con un estatus “descontinuada”, estas seguirán formando parte del inicio de saldos.

MUY IMPORTANTE: Como ya se dijo anteriormente, si la variable INISLDS está establecida en 2, hay que tener cuidado de solo capturar los saldos de las cuentas que NO enlacen a los auxiliares de cajas, bancos, inventario, proveedores y clientes, ya que al modificar los objetos de estos auxiliares, se modificarán automáticamente estas cuentas, por lo tanto, echaría atrás todo el trabajo de captura realizado sobre ellas. En caso de que se necesiten modificar las cuentas contra sus auxiliares, se debe establecer la variable INISLDS en 1, para que el comportamiento de captura de los auxiliares no afecte a las cuentas contables de enlace, o capturar todos los auxiliares antes de capturar el catálogo de cuentas.

Inicio de saldos de caja y bancos.

El formulario para el inicio de saldos de los auxiliares de caja y bancos contiene los siguientes objetos:

  • Clave. Informativo, contiene la clave ya sea de la cuenta bancaria o de la caja.
  • Descripción. Informativo, contiene el número de cuenta bancaria o la descripción de la caja.
  • Cuenta Contable. Informativo, es la cuenta contable a la que está enlazado este auxiliar. NOTA: Las entidades de caja y bancos que no enlazan a la contabilidad, no presentan cuenta contable.
  • Saldo. Informativo, es el saldo de la cuenta contable enlazada a este auxiliar. Si la variable INISLDS esta establecida en 2, este saldo sera recalculado.
  • Moneda. Informativo, es el símbolo de la moneda en la que está establecido el auxiliar.
  • TC. Cuando este objeto aparece, quiere decir que el auxiliar está establecido en moneda extranjera. En estos casos, es necesario introducir el tipo de cambio al cual se va a aplicar este inicio de saldos. Por defecto, este valor siempre será el que aparece en el catálogo de monedas, del módulo de monedas del Centro de Control.
  • Saldo. Se debe ingresar aquí, el saldo inicial de esta cuenta bancaria o caja en la moneda establecida para esta entidad. Cuando la variable INISLDS esté establecida a 2, se utilizará el resultado de la multiplicación de este saldo por el tipo de cambio establecido, para determinar el saldo de la cuenta contable a la que está enlazado este auxiliar.
IMPORTANTE: El valor en el objeto TC solo es considerado a la hora aceptar el proceso de saldo inicial y no se guarda, por lo tanto, si se vuelve a cargar el proceso de inicio de saldos, se volverá a cargar el valor por defecto establecido en catálogo de monedas. Si este no coincide con el valor que se había introducido anteriormente, el cálculo del proceso tampoco coincidirá con el anterior. Para evitar esta situación, la mejor solución esta en establecer el tipo de cambio directamente en el catálogo de monedas.

El inicio de saldos considera absolutamente todas las cuentas bancarias y cajas, por lo tanto, a pesar de que existan entidades con un estatus “bloqueado”, estas seguirán formando parte del inicio de saldos. En este formulario, se presentan primero las entidades de bancos y después las entidades de caja, ambas ordenadas por la clave de la entidad.

Inicio de saldos de Proveedores y Clientes.

Aunque los objetos de inicio de saldos de los auxiliares de proveedores y de clientes son independientes, se manejan bajo una misma norma, por lo tanto, el formulario para ambos auxiliares contiene los mismos objetos. Este formulario agrupa los proveedores o clientes según la entidad de compra o venta a la que pertenezcan. El formulario contiene los siguientes datos informativos del cabecero del proveedor o cliente según sea el caso:

  • Clave. Es el número del proveedor o cliente.
  • Nombre. Es el nombre del proveedor o cliente.
  • Cuenta Contable. Es la cuenta contable a la que está enlazado este auxiliar.
  • Saldo. Es el saldo en pesos, de la cuenta contable enlazada a este auxiliar. Por lo general, la suma de los saldos de este auxiliar en las distintas monedas y multiplicado por sus tipos de cambio, debe representar este valor. Si la variable INISLDS esta establecida en 2, este saldo sera recalculado al momento de procesar los saldos iniciales del auxiliar.
  • Saldo. Esta es una secuencia que muestra cada uno de los saldos que presenta este auxiliar, en cada una de las monedas dadas de alta en el sistema.

El detalle de cada proveedor o cliente presenta una partida por cada moneda instalada en el sistema. A diferencia de las cajas y bancos donde solo es indispensable el saldo inicial para poder comenzar a trabajar en Forseti ERP, los saldos de proveedores y clientes presentan un inconveniente. Para entender esto, sigamos con el ejemplo anterior, y supongamos que el cliente que nos compró los 100 pantalones a $1000.00, aún nos debía tres facturas al día 28 de Febrero. Imaginemos que en la siguiente tabla se representan estas deudas:

No FacturaMoneda/TCImporte
20018Pesos1,200.00
21127Pesos4,000.00
21135Dolares/15.30125.00

Aquí el inconveniente radica en que, si solo contamos el total de la deuda que en este caso es de [1200 + 4000 + (125 * 15.30) = 7112.50], y este lo registramos como el inicio de saldo, Forseti ERP, no tendría elementos para soportar los pagos subsecuentes a estas facturas, ni para registrar la pérdida o ganancia cambiaria a la hora de registrar el pago de dólares. Para atender esta situación, será necesario agrupar manualmente los saldos por el tipo de moneda al que pertenezcan, y este valor ingresarlo a la partida correspondiente a este cliente, de manera que quedarán los saldos en $6,000.00 y USD125.00 con $15.30 de Tipo de Cambio. El proceso aplicará entonces dos saldos iniciales en el auxiliar, uno por $6,000.00 y otro por USD125.00, y si la variable INISLDS esta en 2, aplicará el saldo de $7,112.50 a la cuenta contable de enlace. Además de esto, para poder darle seguimiento a los pagos subsecuentes, se agregarán al mes virtual, las dos cuentas por cobrar pertenecientes a ambas monedas, en el módulo de cuentas por cobrar del departamento de Ventas del CEF. El formulario de detalle contiene los siguientes objetos:

  • Concepto. Es el concepto de la cuenta por pagar o por cobrar en esta moneda, o N/A en caso de que no aplique cuenta en esta moneda.
  • Tipo de cambio. Es necesario introducir el tipo de cambio al cual se va a aplicar esta cuenta por pagar o por cobrar. Por defecto, aparecerá el valor del catálogo de monedas, a menos que ya exista una cuenta para este registro. Para las cuentas en moneda nacional, no aparecrá este objeto.
  • Saldo. Se debe ingresar aquí, el saldo inicial de esta cuenta por pagar o por cobrar, en esta moneda. Este saldo aplicará según las siguientes reglas:
    1. Si aún no existe cuenta en esta moneda, un saldo diferente de “cero” agregará una nueva cuenta por pagar o por cobrar.
    2. Si existía previamente una cuenta en esta moneda, un saldo diferente de “cero”, y diferente al existente, cambiará la cuenta por pagar o por cobrar.
    3. Si existía previamente una cuenta en esta moneda, un saldo igual a “cero” eliminará esta cuenta por pagar o por cobrar.

El inicio de saldos considera absolutamente todos los proveedores o clientes, por lo tanto, a pesar de que existan algunos con un estatus de “baja”, estos seguirán formando parte del inicio de saldos.

Inicio de saldos de Almacén.

El formulario del cabecero para el inicio de saldos de los productos del inventario contiene los siguientes objetos:

  • Clave. Informativo, contiene la clave del producto.
  • Descripción. Informativo, contiene la descripción del producto.
  • Cuenta Contable. Informativo, es la cuenta contable a la que está enlazado este producto.
  • Saldo. Informativo, es el saldo de la cuenta contable enlazada a este producto. Si la variable INISLDS esta establecida en 2, este saldo sera recalculado.
  • CP. Informativo, es el costo promedio del producto.
  • Saldo. Se debe ingresar aquí, el saldo total de este producto. Este saldo será dividido entre la suma de las existencias del producto definidas en cada una de las bodegas para calcular el costo promedio inicial. Cuando la variable INISLDS esté establecida a 2, se utilizará este saldo para determinar el saldo de la cuenta contable a la que está enlazado este producto.

El detalle de cada producto presenta una partida por cada bodega dada de alta en el sistema. El formulario de detalle contiene los siguientes objetos:

  • Bodega. Informativo, es la etiqueta de la bodega.
  • Cantidad. Es necesario introducir aquí, la existencia inicial de este producto en esta bodega.
  • Unidad. Informativo, es la unidad de medida de la cantidad según el catálogo de productos.

El inicio de saldos considera absolutamente todos los productos, por lo tanto, a pesar de que existan algunos productos con un estatus “descontinuado”, estos seguirán formando parte del inicio de saldos.

Actualizar Individual

Este proceso permite generar actualizaciones de saldos, de existencias, y de otro tipo de actualizaciones como lo son, las actualizaciones de pólizas frente a movimientos al almacén, o las actualizaciones de niveles en fórmulas para el cálculo óptimo del costo de productos terminados a la hora de producir. Las actualizaciones son procesos que no requieren de ningún formulario para su ejecución. Con excepción de la actualización de niveles en formulas ya que no aplica, los saldos o existencias iniciales que toman los procesos de actualización y ajuste, serán los saldos o existencias finales del último período cerrado. A continuación, vamos a ver cada objeto de actualización y la manera en que el sistema aplica su proceso.

Ajuste de existencias.

Es probable que en algunas circunstancias como en cancelaciones, aplicación de la auditoría de movimientos al almacén u otras circunstancias, la existencia de algún producto en alguna de las bodegas quede desajustada y se necesite ejecutar la actualización de las existencias.

Ajuste de niveles en fórmulas.

Si la empresa utiliza el módulo de producción, es probable que en algunas circunstancias se necesiten actualizar las fórmulas para que los costos de producción y el costo promedio de los productos involucrados sean los correctos. Para entender en que consiste esta actualización, veamos un ejemplo: Supongamos que producimos un producto con clave PT-A el cual utiliza tres materiales con claves MP-1, MP-2 y MP-3. Estos materiales son materias primas que compramos a distintos proveedores. Como PT-A utiliza puras materias primas, Forseti ERP necesita etiquetar esta fórmula como un producto terminado de primer nivel. Ahora supongamos que también producimos el producto PT-B pero este, utiliza en su fórmula las materias primas MP-4, MP-5 y el producto terminado PT-A que nosotros mismos producimos. En este caso, Forseti ERP necesita etiquetar a PT-B como una fórmula de segundo nivel, ya que depende del producto terminado de primer nivel PT-A. Al agregar o cambiar fórmulas en el sistema, Forseti ERP no tiene elementos para etiquetar su nivel y por lo tanto, se tiene que ejecutar el ajuste de niveles en fórmulas desde este proceso.

NOTA: Si ya existen ordenes de producción cerradas y no se actualizaron los niveles en fórmulas, la actualización de niveles en fórmulas seguida por la actualización de saldos del almacén posteriores al cierre de las órdenes de producción, actualizarán los costos de producción y el costo promedio involucrado.

Actualización de saldos de almacén.

Existen circunstancias donde debemos recalcular los costos del almacén, por ejemplo, cuando ingresamos una compra de algún producto y después de algunos días (por ejemplo al tener que pagarlo) nos damos cuenta de que el precio está incorrecto y por lo tanto debemos cancelar la compra. En esta circunstancia, tanto el costo promedio, como el costo de ventas y de producción de todo lo que hayamos vendido o producido y que involucre a este producto, estará mal calculado. Para recuperar estos costos después de haber cancelado y reingresado la compra, se utiliza la actualización de saldos de almacén.

Ajuste de pólizas contables contra costos de almacén.

En el ejemplo anterior, al actualizar los saldos de almacén, si la bodega está enlazada a la contabilidad, las pólizas de costos de las ventas y de las órdenes de producción a las que enlazan, no serán actualizadas automáticamente, por lo tanto, será necesario ejecutar este proceso para que el sistema reconozca estas póliza y las cambie automáticamente.

Actualización de saldos del catálogo de cuentas contables.

Al hacer cancelaciones o cambios en pólizas, ya sea directamente desde el módulo de pólizas o indirectamente desde un módulo auxiliar, los saldos de estas cuentas contables de detalle no se actualizan en ese preciso momento, por lo tanto, es necesario ejecutar este proceso. Esto también recalculará los saldos de todas las cuentas acumulativas y de mayor, a las que pertenecen estas cuentas de detalle.

Actualización de saldos de caja y bancos.

Aunque es raro, en algunas circunstancias de transacciones fallidas, el sistema puede desajustar los saldos de las cajas o bancos de la empresa. Utiliza este proceso para actualizarlos.

Actualización de saldos de Proveedores y Clientes.

Al igual que sucede con los bancos y cajas, en algunas circunstancias de transacciones fallidas, el sistema puede desajustar los saldos de los proveedores y clientes al nivel de cada cuenta y/o en sus saldos globales. Utiliza estos procesos para actualizarlos.

Actualizar Todo

Este proceso permite generar todas las actualizaciones individuales de todos los objetos anteriormente descritos en un solo paso. Este proceso debe ser ejecutado con mucha precaución, ya que en algunas circunstancias, sobre todo cuando existen muchos meses aun abiertos, puede llegar a bloquear el servidor.

IMPORTANTE: Los procesos de "Actualizar Individual" y "Actualizar Todo" en este módulo, no se podrán llevar a cabo si el servidor Forseti ERP está establecido como un servicio de out-soursing. Esta configuración de servidor, corre el proceso de "Actualizar Todo" diariamente y automáticamente en el horario de menor actividad, por ejemplo, en la madrugada, ya que estos servidores nunca se apagan. De hecho, la manera más conveniente de actualizar todos estos objetos es precisamente a través de la automatización. Si tu empresa esta corriendo un servidor propio o una instancia en un servicio de computación en la nube por ejemplo, es absolutamente recomendable considerar la automatización de saldos. Esta se puede configurar en el SAF, desde la Automatización de Tareas del módulo Administrativo de Servidor y Empresas.

Errores comunes en los procesos de Saldos.


Los errores mas comunes en estos procesos son los siguientes:

Error: No se permite el inicio de saldos ya que este proceso ya esta finalizado. Si deseas cambiar los saldos de inicio aun, cambia la variable INISLDS para poder generar este proceso. 

La variable INISLDS determina la manera en que se lleva a cabo el proceso de inicio de saldos. Si esta variable esta establecida con un valor de “cero”, no se podrá mover nungún objeto de inicio de saldos. Para resolver esta situación, cambia la variable INISLDS directamente en la sección de Sistema del módulo de Variables del Centro de Control.

Administración de Roles


El módulo de administración de roles del CEF es donde se gestiona todo lo que represente la administración, permisos, y manejo del sistema de los usuarios, cualquier usuario que se de alta en Forseti ERP dentro del CEF se va a gestionar dentro de la administración de roles. En Forseti ERP, un Rol es equivalente a un Usuario, esto significa que vas a poder agregar, cambiar y eliminar usuarios, también podrás asignarle permisos hacia los procesos pertinentes, hacer a un usuario miembro de otros roles de usuario y otros roles de sistema para que herede sus permisos, enlazar al rol a los reportes que desees que tenga acceso y enlazarlo a las entidades que desees permitirle trabajar.

NOTA: Forseti ERP no comparte ningún rol entre el CEF y el SAF

Vista del Módulo

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

Rol. Es la clave del rol. Esta clave se tendrá que introducir al ingresar a la interfaz del CEF
Nombre. Es el nombre real del usuario.

Procesos del Módulo de Administración de Roles

En el módulo de Administración de Roles del Centro de Control, intervienen los procesos primarios de Agregado, Cambios, Permisos, Enlaces, Reportes, Miembro de… y Eliminación del rol.

Agregar Rol.

Para dar de alta a un usuario, debemos seleccionar esta opción y se abrirá una ventana que nos pedirá los siguientes datos:

  • Usuario: Aquí registramos algún nombre para identificar de manera rápida al usuario ( necesario para el acceso al sistema que distingue entre mayúsculas y minúsculas ).
  • Nombre: Se registra el nombre completo del usuario.
  • Contraseña: Aquí se registra la contraseña con la que ingresará al sistema ( también se distinguen entre mayúsculas y minúsculas ).
  • Confirmación de contraseña: es la confirmación de la opción anterior.

Después de haber registrado los datos del usuario, éste puede ingresar al sistema, pero aún no tiene los permisos para acceder a ningún departamento o módulo. Lo siguiente, es darle los accesos o permisos a los módulos que vaya a manejar.

Cambiar Rol.

Este proceso permite modificar el nombre y contraseña del usuario seleccionado de la lista. Es muy importante modificar la contraseña periódicamente.

Permisos del Rol.

Este proceso nos permite la asignación de permisos del rol seleccionado de la lista. La selección de permisos se agrupa en tres niveles que son:

  1. Permisos de acceso al departamento o módulo principal. Por ejemplo, en el CEF los departamentos o módulos principales son Contabilidad, Almacén, Ventas, etc.
  2. Permisos de acceso y consulta de módulos. Por ejemplo, en la Contabilidad del CEF, si se tiene permiso al módulo de Pólizas, estará implícito el permiso para consultar alguna póliza. Si no se tiene permiso al módulo principal, se ignorará el permiso éste módulo aunque esté seleccionado.
  3. Permisos de Procesos. Son los permisos para realizar las tareas propias del módulo. Por ejemplo, agregar una factura en el módulo de Facturación del departamento de Ventas del CEF. Si no se tiene permiso al módulo, se ignorará cualquier permiso de proceso.

Enlaces del Rol.

Con este proceso enlazamos al rol seleccionado de la lista, a las diferentes entidades:

  • Bancos
  • Cajas
  • Almacén
  • Compras
  • Ventas
  • Producción
  • Nóminas

Estos enlaces están asociados directamente con sus permisos. Para entender como funciona esta asociación, veamos un ejemplo:

Supongamos que el usuario “pedro” es un vendedor de mostrador y tiene permisos al departamento de Ventas, a los módulo de Clientes y Facturación, y a los procesos de Agregar y Cambiar cliente y Agregar factura. Ahora supongamos que nuestra empresa cuenta con tres puntos de venta en DF, Monterrey y Guadalajara. Si Pedro está atendiendo la tienda de DF, solo se enlazará a la entidad de Ventas “DF” y así se evitará totalmente el acceso a Monterrey y a Guadalajara.

Algo muy importante que hay que tener en mente, que suele confundirse con permisos y enlaces de un Rol, pero no tienen nada que ver en este módulo, son los enlaces de entidades a entidades. Suponiendo que la entidad de Venta “DF” maneja una entidad de Caja llamada “Caja_DF” en la cual se van a depositar las ventas en efectivo, esta asociación se debe hacer desde la entidad de venta. Aunque Pedro no tenga permisos de Movimientos de caja, ni esté enlazado a la entidad Caja_DF ( para que no pueda hacer retiros o depósitos directos ), al agregar una factura de contado, si podrá seleccionar esta caja como receptora del efectivo. Entonces otro usuario con los permisos y el enlace a la Caja_DF le puede dar seguimiento de cierres de caja, depósitos, retiros, etc.

Reportes del Rol.

Con este proceso enlazamos al rol seleccionado de la lista, a los reportes a los que va a tener permiso de cargar. Los reportes se agrupan por:

  1. Departamento o Módulo principal.
  2. Módulo al que pertenece el reporte.
NOTA: El acceso a los reportes depende únicamente de si tenemos permiso al módulo principal de Reportes y Gráficas, luego al módulo de Carga de Reportes, y finalmente a este enlace. Si por ejemplo, algún rol tiene negado el permiso al módulo de Facturación, pero tiene acceso a un reporte de facturas, SI podrá cargar el reporte, sin embargo, hay ocasiones en que existirán filtros de reportes que involucran la entidad, y en este caso, si el rol no tiene enlace a la entidad especificada en el filtro, NO podrá cargar el reporte.

Miembro de…

Este proceso permite hacer al rol seleccionado de la lista, miembro de otros roles de sistema y otros roles de usuario y así heredar sus permisos. Supongamos que el rol “pedro” conserva los permisos anteriormente asignados. Ahora supongamos que el rol “juan” solo tiene acceso al módulo principal de Bancos y Cajas, módulo de Cierres de Caja, proceso de Agregar cierre, para poder hacerle los cierres a Pedro, pero también necesita Agregar facturas y clientes si es necesario, porque el es el que suple a Pedro cuando éste se ausenta. Podemos hacer a “juan” miembro del rol de usuario “pedro” para que Juan herede los permisos de Pedro. Es importante recalcar que en este caso, Pedro NO hereda los permisos de Juan.

Los roles de sistema, son roles administrativos que permiten la ejecución y el acceso a todos los procesos de todos los módulos de un departamento en especial. Por ejemplo, el rol “cef_cont” del CEF, permite el control absoluto de todos los módulos de la contabilidad. Los roles de sistema se utilizan por ejemplo para tareas de supervisión y exclusivamente para heredar sus permisos, por lo tanto, no es posible registrarse en el CEF como un Rol de sistema.

MUY IMPORTANTE: Los usuarios solo heredan los permisos de otros roles de sistema y de otros roles de usuario, pero NO heredan sus enlaces a Entidades y Reportes.

El diálogo para la selección de roles se divide en dos secciones que muestran la clave y nombre del rol, y se pueden seleccionar varios registros en ambas secciones de los cuales, este rol va a ser miembro. En el CEF la división es la siguiente:

  1. Roles de sistema
    • cef-cont – Administración contable.
    • cef-cats – Administración de catálogos.
    • cef-ban – Administración de bancos.
    • cef-caj – Administración de cajas.
    • cef-alm – Administración de almacén.
    • cef-comp – Administración de compras.
    • cef-ven – Administración de ventas.
    • cef-prod – Administración de producción.
    • cef-nom – Administración de nómina.
    • cef-adm – Centro de control.
    • cef-rol – Administración de roles del CEF.
  2. Roles empresariales (Son los roles de usuario)
    • Clave y Nombre de los diferentes roles existentes en el CEF

Eliminar Rol.

Este proceso permite eliminar el rol seleccionado. Al eliminar un rol, si éste heredaba sus permisos a otro rol, este último se quedará sin la herencia, por lo tanto, ya no tendrá acceso a los procesos y módulos anteriormente heredados, además, no será posible por ninguna circunstancia eliminar roles de sistema.

Errores comunes en este módulo

Los errores mas comunes en estos procesos son los siguientes:

PRECAUCION: La contraseña es demasiado sencilla, esta debe tener por lo menos 4 caracteres.

Las contraseñas en Forseti ERP deben constar de por lo menos 4 caracteres alfanuméricos y hasta un máximo de 10. Es muy recomendable utilizar por lo menos dos caracteres especiales, y una combinación de letras mayúsculas, minúsculas y números no continuos, así como nunca utilizar fechas de nacimiento, nombres de mascotas o cualquier otra combinación que pudiera relacionarte. Esto se hace más importante cuando se accesa desde internet a una instancia en la nube.

ERROR: No existe un rol con tal clave. No se puede aplicar este proceso.

Se intenta alterar un rol que ya no existe. Este error suele ser común cuando se ha eliminado un rol, pero no se ha actualizado la ventana del navegador, y éste sigue seleccionado.

Entidades


El módulo de Entidades del Centro de Control del CEF, nos permite dar de alta nuestras entidades físicas y lógicas soportadas por Forseti ERP. ¿Qué son nuestras entidades?… Son los diferentes elementos y puntos físicos, como las cajas de cobro y la caja fuerte, las cuentas bancarias y las bodegas donde existe material, todas estas, propiedad de la empresa. Además, en Forseti ERP también nos referimos a las entidades lógicas, como a aquellos distintos puntos o áreas de trabajo de la empresa. Estas pueden ser, nuestras áreas de compra, puntos de venta, puntos de producción y áreas de nómina. Estas entidades tienen que estar comunicadas en algún punto para poder manejar nuestra información financiera y contable, como un todo, y en todo momento.

En este módulo, vamos a configurar las entidades físicas y lógicas para adaptar Forseti ERP a nuestra empresa. Para entender de una manera general la estructura de nuestras entidades, imaginemos una empresa de ejemplo, y veamos cómo podemos configurar sus entidades.

Supongamos que nuestra empresa es mayoritariamente una distribuidora de ropa que vende en distintos puntos de venta de la república que son, DF norte, centro, este y sur, Monterrey centro y sur, y Guadalajara norte, centro y sur, y aparte, tiene una pequeña planta donde produce ropa especial, ubicada en Pachuca, además de una Matriz en DF desde la cual, distribuye toda la ropa a sus puntos de venta, y coordina todas las compras, la producción, las ventas a clientes de crédito importantes, y la nómina de la empresa. Además de todo esto, maneja dos cuentas bancarias, una en BBVABancomer y la otra en Banamex, ambas se utilizan para hacer pagos a proveedores, para recibir pagos de clientes importantes, y además, la de Banamex también se utiliza para pagar la nómina.

Para configurar esta empresa, se necesitarán agregar las siguientes Entidades Físicas:

  • Cajas: MATRIZ, DF-Norte, DF-Este, DF-Centro, DF-Sur, Monterrey-Centro, Monterrey-Sur, Guadalajara-Norte, Guadalajara-Centro y Guadalajara-Sur.
  • Bancos: BBVABancomer y Banamex.
  • Bodegas: MATRIZ, PACHUCA, DF-Norte, DF-Este, DF-Centro, DF-Sur, Monterrey-Centro, Monterrey-Sur, Guadalajara-Norte, Guadalajara-Centro y Guadalajara-Sur.

Y las siguientes entidades lógicas:

  • Compras: MATRIZ.
  • Ventas: MATRIZ, DF-Norte, DF-Este, DF-Centro, DF-Sur, Monterrey-Centro, Monterrey-Sur, Guadalajara-Norte, Guadalajara-Centro y Guadalajara-Sur.
  • Producción: PACHUCA.
  • Nomina: General.

Además, se necesitarán enlazar las entidades lógicas a las entidades físicas para poder trabajar en los distintos módulos. Para nuestra empresa, los enlaces deberían configurarse de la siguiente manera:

Entidades del CEF
Entidades del CEF

Todas las entidades físicas y lógicas, además de los enlaces pertinentes, los vamos a configurar en este módulo. Es importante mencionar que ya que hayamos dado de alta una entidad, no podremos darla de baja, podremos inhabilitarla pero no borrarla, así que es importante que estemos seguros de nuestro esquema de implantación de entidades tanto físicas como lógicas. Los enlaces de las entidades lógicas a entidades físicas, si se podrán cambiar en cualquier momento.

Vista del Módulo

Panel Lateral:

  • Módulo. Veremos las distintas entidades físicas y lógicas manejadas por Forseti ERP. Estas fichas nos llevan a la pantalla para su control. Estas fichas son:
    • Bancos.
    • Cajas.
    • Bodegas.
    • Compras.
    • Ventas.
    • Producción.
    • Nómina.
    • CRM. Estas son entidades de áreas de trabajo del CRM (Gestión de la Relación con los Clientes). El módulo de CRM está en desarrollo actualmente y aún no están disponibles para trabajar sobre ellas.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal estando en cada sección de las distintas entidades físicas y lógicas son las siguientes:

  • Bancos.
    • Cve. Es la clave numérica del banco.
    • Ficha. Es la ficha de identificación de esta entidad dentro de Forseti ERP.
    • Cheque. Es el número del próximo cheque de esta cuenta.
    • Cuenta. Es el número de cuenta bancaria.
    • Banco. Es el banco al que pertenece esta cuenta.
  • Cajas.
    • Cve. Es la clave numérica de la caja.
    • Ficha. Es la ficha de identificación de esta entidad dentro de Forseti ERP.
    • Descripción. Es una pequeña descripción de la caja.
  • Bodegas.
    • Cve. Es la clave numérica de la bodega.
    • Descripción. Es una pequeña descripción de la bodega.
  • Compras.
    • Cve. Es la clave numérica de la entidad.
    • Descripción. Es la ficha de identificación de esta entidad dentro de Forseti ERP.
    • Tipo. Es el tipo de entidad (Compra o Gasto).
    • Serie. Es un número de serie interno utilizado por el sistema para compatibilidad hacia atrás.
    • Rec. Es el próximo número interno de recepción.
    • Ord. Es el próximo número interno de orden de compra.
    • Dev. Es el próximo número interno de devolución o rebaja sobre compra.
  • Ventas.
    • Cve. Es la clave numérica de la entidad de venta.
    • Descripción. Es la ficha de identificación de esta entidad dentro de Forseti ERP.
    • Serie. Es un número de serie interno utilizado por el sistema para compatibilidad hacia atrás.
    • Fac. Es el próximo número interno de factura.
    • Ped. Es el próximo número interno de pedido.
    • Dev. Es el próximo número interno de devolución o rebaja sobre venta.
  • Producción.
    • Cve. Es la clave numérica de la entidad de producción.
    • Descripción. Es una pequeña descripción de la entidad de producción.
    • Serie. Es un número de serie interno utilizado por el sistema para compatibilidad hacia atrás.
    • Rep. Es el próximo número interno de reporte de producción. Este no es un número de lote.
  • Nómina.
    • Cve. Es la clave numérica de la entidad de nómina.
    • Nómina. Es la ficha de identificación de esta entidad dentro de Forseti ERP.
    • Concepto. Es una pequeña descripción de la nómina.
  • CRM.
    • Cve. Es la clave numérica de la entidad.
    • Descripción. Es una pequeña descripción del área de trabajo

Procesos de Entidades

En el módulo de entidades del centro de control intervienen los procesos primarios de agregado, cambios y consulta.

Agregar Entidad Bancaria.

Permite agregar una cuenta bancaria dentro del sistema Forseti ERP. El formulario para agregar la cuenta bancaria contiene los siguientes objetos:

  • Clave. Ingresa aquí el número de la entidad. NOTA: Esta clave ya no se podrá cambiar.
  • Ficha. Es la ficha para esta entidad. Esta ficha se mostrará en diferentes módulos como por ejemplo, en facturas y compras de contado, en cuentas por pagar o por cobrar, y en general, a la hora de registrar un pago o cobro, por lo tanto, debe ser algo que sea entendible para el usuario como por ejemplo “BBVA-077”, en el caso que sea una cuenta de BBVABancomer con terminación 077.
  • Cuenta. Es el número de cuenta bancaria. Este dato se utiliza para el registro del número de cuenta en cheques y transferencias para el soporte de la contabilidad electrónica.
  • Banco. Debes seleccionar el banco. Este dato se utiliza para el registro del banco (clave numérica del SAT) en cheques y transferencias para el soporte de la contabilidad electrónica.
  • Cheque. Ingresa aquí el número del siguiente cheque que será expedido. Este dato se irá cambiando automáticamente al generar pagos con cheque ya sea directamente en el módulo de movimientos bancarios, o desde otros módulos, por ejemplo, al liquidar una cuenta por pagar desde el módulo de cuentas por pagar. También se utiliza para soporte de cheques en la contabilidad electrónica.
  • Moneda. Debes seleccionar la moneda establecida de esta cuenta bancaria.
  • **Formato de depósito. Este será el formato de impresión por defecto para movimientos de depósito. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  • **Formato de retiro. Este será el formato de impresión por defecto para movimientos de retiro. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  • Cuenta Contable. Es el enlace de este banco a la cuenta contable que se registrará en la póliza. Este enlace es obligatorio y funcionará de distintas maneras según las reglas siguientes:
    • Cuando este banco sea contable, tomará esta cuenta para el registro de la póliza de ingresos o egresos, ya sea por depósitos, retiros o traspaso de fondos.
    • Cuando este banco no sea contable, ignorará esta cuenta en depósitos, retiros, y traspasos de fondos a otra, o desde otra cuenta o caja no contable, porque no registrará ninguna póliza.
    • Cuando este banco no sea contable, tomará esta cuenta para el registro de la partida doble de la póliza que registrará la otra cuenta o caja, en traspasos de fondos donde la otra cuenta o caja, si sea contable.
  • Estatus. Es el estatus de esta cuenta. Si se establece esta cuenta como bloqueada, no se podrá utilizar la cuenta. Esto es importante si ya no manejamos esta cuenta ya que no la podremos eliminar.
  • Este banco o caja se establece como fijo/a. Si esta seleccionado, significa que este banco se manejará como una entidad no contable. Las entidades no contables, no registran ninguna póliza al generar sus movimientos, por lo tanto, no están enlazadas a la contabilidad de la empresa. Estas sirven para llevar un control de cuentas bancarias personales, por poner un ejemplo.
  • Clasificación. Es la clasificación que tendrá la póliza generada automáticamente, al agregar un movimiento bancario con esta entidad, directamente desde el módulo de bancos, y siempre y cuando, esta entidad sea una entidad contable. Estas deben existir previamente en el catálogo de clasificación de pólizas del módulo de clasificaciones del departamento de contabilidad.

**Estos formatos deben primero definirse en el módulo de Formatos del Centro de Control.

Cambiar Entidad Bancaria.

Este proceso permite cambiar los parámetros de la entidad de banco seleccionada.

Consultar Entidad Bancaria.

Este proceso permite hacer una consulta de los parámetros de la entidad de banco seleccionada.

Agregar Entidad de Caja

Permite agregar una caja dentro del sistema Forseti ERP. El formulario para agregar la caja contiene los siguientes objetos:

  • Clave. Ingresa aquí el número de la entidad. NOTA: Esta clave ya no se podrá cambiar.
  • Ficha. Es la ficha para esta caja. Esta ficha se mostrará en diferentes módulos como por ejemplo, en facturas y compras de contado, en cuentas por pagar o por cobrar, y en general, a la hora de registrar un pago o cobro, por lo tanto, debe ser algo que sea entendible para el usuario como por ejemplo “MATRIZ”, en el caso que fuera la caja principal de recolección de efectivo.
  • Descripción. Debe ser una pequeña descripción de la caja.
  • **Formato de depósito. Este será el formato de impresión por defecto para movimientos de depósito. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  • **Formato de retiro. Este será el formato de impresión por defecto para movimientos de retiro. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  • Cuenta Contable. Es el enlace de esta caja a la cuenta contable que se registrará en la póliza. Este enlace es obligatorio y funcionará de distintas maneras según las reglas siguientes:
    • Cuando esta caja sea contable, tomará esta cuenta para el registro de la póliza de ingresos o egresos, ya sea por depósitos, retiros o traspaso de fondos.
    • Cuando esta caja no sea contable, ignorará esta cuenta en depósitos, retiros, y traspasos de fondos a otra, o desde otra cuenta bancaria o caja no contable, porque no registrará ninguna póliza.
    • Cuando esta caja no sea contable, tomará esta cuenta para el registro de la partida doble de la póliza que registrará la otra cuenta bancaria o caja, en traspasos de fondos donde la otra cuenta bancaria o caja, si sea contable.
  • Estatus. Es el estatus de esta caja. Si se establece esta caja como bloqueada, no se podrá utilizar la caja. Esto es importante si ya no manejamos esta caja ya que no la podremos eliminar.
  • Este banco o caja se establece como fijo/a. Si esta seleccionado, significa que esta caja se manejará como una entidad no contable. Las entidades no contables, no registran ninguna póliza al generar sus movimientos, por lo tanto, no están enlazadas a la contabilidad de la empresa. Estas sirven para llevar un control de cajas de ahorro personales, por poner un ejemplo.
  • Clasificación. Es la clasificación que tendrá la póliza generada automáticamente, al agregar un movimiento de caja con esta entidad, directamente desde el módulo de cajas, y siempre y cuando, esta caja sea una entidad contable. Estas deben existir previamente en el catálogo de clasificación de pólizas del módulo de clasificaciones del departamento de contabilidad.
  • *Caja de destino en cierre de esta caja. Se debe seleccionar la caja de destino a la cual se traspasarán los fondos de efectivo al momento de hacer un cierre en esta caja. Si no se selecciona una caja, significará que esta caja no soportará cierres.
  • *Último número en cierre. Este número representa el número de movimiento perteneciente al retiro del traspaso de fondos del último cierre de esta caja, y es actualizado automáticamente al hacer cada cierre. El proceso de cierre de caja, utilizará este dato para calcular la cuenta del próximo cierre. Al agregar la caja, si no se destinará un fondo fijo, este debe de ser cero. En caso de agregar un depósito inicial a esta entidad destinado para el fondo fijo, este debe ser el número de movimiento de este depósito (por lo regular será 1, a menos que se cancele y se vuelva a ingresar el depósito perteneciente al fondo).
  • *Fondo de caja. Representa el efectivo destinado para el fondo de esta caja. NOTA: Este dato se utilizará exclusivamente al momento de calcular los cierres de caja, y por lo tanto, no agrega ningún movimiento de depósito de esta cantidad, a la hora de agregar esta entidad.

* Para entender mejor lo que son los cierres en Forseti ERP, y como se calculan, revisa la documentación del módulo de Cierres de Caja del módulo de Caja y Bancos del CEF.

** Estos formatos deben primero definirse en el módulo de Formatos del Centro de Control.
Cambiar Entidad.

Cambiar Entidad de Caja

Este proceso permite cambiar los parámetros de la entidad de caja seleccionada.

Consultar Entidad de Caja.

Este proceso permite hacer una consulta de los parámetros de la entidad de caja seleccionada.

Agregar Bodega.

Permite agregar una bodega dentro del sistema Forseti ERP. El formulario para agregar la bodega contiene los siguientes objetos:

  • Clave. Ingresa aquí el número de la entidad. NOTA: Esta clave ya no se podrá cambiar.
  • Ficha. Es la ficha para esta bodega. Esta ficha se mostrará en diferentes partes del sistema para identificar esta bodega, por lo tanto, debe ser algo que sea entendible para el usuario, por ejemplo, en el caso que fuera la bodega principal, esta podría ser “MATRIZ”.
  • Descripción. Debe ser una descripción de la bodega.
  • Tipo. Representa el tipo de bodega. Esta puede ser de dos tipos distintos:
    • Almacén de Productos. Este tipo representa una bodega de productos dados de alta en el catálogo de productos, y será utilizada por los módulos de movimientos al almacén, traspasos entre bodegas, compras, ventas y producción. Estas representan bodegas de Materias Primas y Productos Terminados, y se podrán enlazar a entidades lógicas de compras del tipo “compra”, de ventas y de producción.
    • Almacén de Utensilios. Este tipo representa un pequeño almacén de utensilios o suministros que no son inventariables dentro de la cuenta contable del inventario, como por ejemplo, tóner de impresoras, herramienta, papelería, etc.. Este tipo de almacén será utilizado exclusivamente por el módulo utensilios consumibles y gastos, y se podrán enlazar únicamente a entidades lógicas de compras del tipo “gasto”.
  • Bodega fija. Si esta seleccionado, significa que esta bodega de productos, se manejará como una entidad no contable. Las bodegas no contables, no registran ninguna póliza de costos de inventario al generar sus movimientos al almacén, por lo tanto, no están enlazadas a la contabilidad de la empresa. Estas sirven para llevar un control de un almacén de productos ajeno o alterno a la empresa. NOTA: Las bodegas de utensilios no manejan costos de inventario, por lo tanto, no importa si esta o no esta seleccionado este dato.
  • Movimiento. Ingresa aquí el número del próximo movimiento al almacén en esta bodega.
  • **Formato de Movimiento. Este será el formato de impresión por defecto para movimientos al almacén. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  • Plantilla. Ingresa aquí el número de la próxima plantilla de esta bodega.
  • **Formato de Plantilla. Este será el formato de impresión por defecto para plantillas de almacén. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  • Traspaso. Ingresa aquí el número del próximo traspaso entre bodegas, cuando esta sea la bodega de origen.
  • **Formato de Traspaso. Este será el formato de impresión por defecto para traspasos entre bodegas. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  • Requerimiento. Ingresa aquí el número del próximo requerimiento entre bodegas, cuando esta sea la bodega que requiere el material.
  • **Formato de Requerimiento. Este será el formato de impresión por defecto para requerimientos entre bodegas. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  • Chequeo. Ingresa aquí el número del próximo chequeo físico en esta bodega.
  • **Formato de Chequeo. Este será el formato de impresión por defecto para chequeos físicos en este almacén. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  • Estatus. Es el estatus de esta bodega. Si se establece esta bodega como bloqueada, no se podrá utilizar. Esto es importante si ya no manejamos esta bodega ya que no la podremos eliminar.
  • Clasificación. Es la clasificación que tendrá la póliza de costos generada automáticamente, al agregar un movimiento al almacén de esta bodega, directamente desde el módulo de movimientos al almacén, o a partir de un traspaso o chequeo físico realizado en esta bodega, y siempre y cuando, esta bodega sea una entidad contable. Estas deben existir previamente en el catálogo de clasificación de pólizas del módulo de clasificaciones del departamento de contabilidad.
MUY IMPORTANTE: El Tipo de bodega no se podrá cambiar, por lo tanto, debes entender perfectamente las diferencias entre los dos tipos, ya que como tampoco se pueden eliminar, en caso de equivocarte al agregar, la bodega quedará inutilizable.

En almacenes de productos, podemos especificar si se generará directamente en Forseti ERP, el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de la carta porte de los traspasos realizados desde esta bodega. Para que los procesos de sellado de facturación electrónica, comprobantes de nómina electrónicos y carta porte electrónica puedan llevarse a cabo, debes contar con todos los elementos y configuraciones necesarias. Revisa la documentación de Comprobantes Fiscales Digitales del Centro de Control, para entender y poder proceder. El detalle de comprobantes fiscales digitales para el sellado de traspasos desde Forseti ERP, contiene los siguientes objetos:

  • CFD. Es la forma en que actuará el sistema en caso de agregar un nuevo traspaso o intentar sellar uno existente:
    • No. Selecciona esta opción en caso de que el sistema no soporte sellar CFDs directamente desde Forseti ERP, o en el caso de que esta bodega no vaya a expedir CFD porque no necesita hacer traspasos.
    • CFDI 4. El sistema generará el CFD del traspaso con la versión 4 e intentará sellarlo a través del servicio JPacConn configurado para este servidor.
  • Expedición. Actuará bajo las dos siguientes reglas:
    1. Cuando esta bodega sea el origen del traspaso, este objeto representará el elemento “ExpedidoEn” del archivo xml del CFD generado.
    2. Cuando esta bodega sea el destino de un traspaso, este objeto representará el elemento “Receptor” del archivo xml del CFD generado por la bodega de origen.
  • Certificado. Es el certificado que se utilizará para generar el CFD del traspaso.
IMPORTANTE: Aunque esta bodega esté configurada para NO expedir CFDs porque no necesita hacer traspasos, si recibe materiales traspasados desde otra bodega, es necesario seleccionar el elemento Expedición, de lo contrario, fallará el proceso de la generación del CFD del traspaso, desde la bodega de origen.

**Estos formatos deben primero definirse en el módulo de Formatos del Centro de Control.

Cambiar Bodega.

Este proceso permite cambiar los parámetros de la bodega seleccionada.

Consultar Bodega.

Este proceso permite hacer una consulta de los parámetros de la bodega seleccionada.

Agregar Entidad de Compra.

Permite agregar una entidad lógica de compra o gastos dentro del sistema Forseti ERP. El formulario para agregar la entidad lógica contiene los siguientes objetos:

  • Clave. Ingresa aquí el número de la entidad. NOTA: Esta clave ya no se podrá cambiar.
  • Ficha. Es la ficha para esta entidad. Esta ficha se mostrará en diferentes partes del sistema para identificar esta entidad, por lo tanto, debe ser algo que sea entendible para el usuario, por ejemplo, en el caso que fuera la entidad de compra principal, esta podría ser “MATRIZ”.
  • Tipo. Representa el tipo de entidad de compra. Esta puede ser de dos tipos distintos:
    • Compra. Este tipo, representa una entidad de compra de materias primas. Estas materias primas son las que forman parte del catálogo de productos.
    • Gasto. Este tipo, representa una entidad de compra de utensilios o suministros que no forman parte del objeto del negocio. Estas son entidades enfocadas a los gastos del diario como por ejemplo, tóner de impresoras, herramienta, papelería, etc..
  • Esta entidad se maneja externamente. Si esta seleccionado, significa que esta entidad, se manejará como una entidad no contable. Las entidades no contables, no registran ninguna póliza, ya sea de compras o de los gastos (según el tipo de entidad) al agregarlas, por lo tanto, no están enlazadas a la contabilidad de la empresa. Estas sirven para llevar un control de compras o gastos ajeno o alterno a la empresa.
  • No manejar movimientos al almacén de productos o utensilios. Si esta seleccionado, al agregar una recepción, una compra o un gasto, no se agregará ningún movimiento al almacén o utensilio consumible, según sea compra o gasto.
  • Serie. Ingresa aquí el número de serie de esta entidad. Los números de serie deben tener un máximo de tres caracteres, y ser únicos. Este dato se usa para propósitos internos del sistema, para dar compatibilidad hacia atrás, y no tiene relevancia en los procesos.
  • Bodega. Debes seleccionar la bodega enlazada a esta entidad. Esta es la bodega donde se agregarán los movimientos al almacén o utensilios consumibles de entrada, al agregar la recepción, compra o gasto, o el movimiento de entrada al agregar una devolución, siempre y cuando, el objeto anterior “No manejar movimientos al almacén de productos o utensilios” NO este seleccionado.
  • IVA. Este es el porcentaje de IVA por defecto que aplicará al momento de capturar una partida en una compra o gasto. Calcular este IVA también depende de la configuración de este, en cada producto o gasto que figura en los catálogos. Esto no es imperativo, gracias a la complejidad que acarrea la automatización de la captura por medio de CFDIs que nos expiden nuestros proveedores, y por lo tanto, podrás cambiar el IVA al momento de la captura.
  • Pago. Es el tipo de pago establecido para de esta entidad. Estos pueden ser los siguientes:
    • Contado. Esta entidad generará exclusivamente compras o gastos de contado. Generará los retiros del banco o caja al momento de agregar.
    • Crédito. Esta entidad generará exclusivamente compras o gastos a crédito. Se puede usar por ejemplo, para compras por mayoreo donde tengamos crédito. Generará las cuentas por pagar al momento de agregar.
    • Mixto. Esta entidad generará compras o gastos de contado o de crédito según se decida al momento de agregar el registro.
    • Ninguno. Esta entidad generará la pura compra o gasto, sin movimiento de caja o banco, ni movimiento de cuenta por pagar. Esta opción no lleva ningún seguimiento del pago.
  • Compra / Gasto. Ingresa aquí el número de la próxima compra o gasto de esta entidad.
  • **Formato de Compra o Gasto. Este será el formato de impresión por defecto para las facturas de compras o gastos según sea el caso. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  • *Orden. Ingresa aquí el número de la próxima orden de compra de esta entidad.
  • **Formato de Orden. Este será el formato de impresión por defecto para las órdenes de compra. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  • *Recepción. Ingresa aquí el número de la próxima recepción de esta entidad.
  • **Formato de Recepción. Este será el formato de impresión por defecto para las recepciones. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  • *Devolución. Ingresa aquí el número de la próxima devolución o rebaja sobre compra de esta entidad.
  • **Formato de Devolución. Este será el formato de impresión por defecto para las devoluciones o rebajas sobre compras. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  • Estatus. Es el estatus de esta entidad de compra o gasto. Si se establece esta entidad como bloqueada, no se podrá utilizar. Esto es importante si ya no manejamos esta entidad, ya que no la podremos eliminar.
  • Clasificación. Es la clasificación que tendrá la póliza de compra o gasto generada automáticamente al agregar un registro de esta entidad, directamente desde el módulo de recepciones, de compras o de gastos, y siempre y cuando, esta entidad sea una entidad contable. Esta clasificación, también gobernará a la póliza de costos del movimiento al almacén generado, en caso de que la bodega enlazada a esta entidad de compra sea contable, y aún cuando la bodega especifique otra clasificación. Estas deben existir previamente en el catálogo de clasificación de pólizas del módulo de clasificaciones del departamento de contabilidad.
MUY IMPORTANTE: El tipo de entidad no se podrá cambiar, por lo tanto, debes entender perfectamente las diferencias entre los dos tipos, ya que como tampoco se pueden eliminar, en caso de equivocarte al agregar, la entidad quedará inutilizable.

En entidades de compras o gastos, debemos especificar los bancos y/o cajas enlazadas a esta entidad. Estos se utilizan en dos escenarios:

  1. Cuando se agrega una compra o gasto de contado, será necesario seleccionar en es preciso momento el banco o caja con la cual se pagará.
  2. Cuando se agrega una compra o gasto a crédito, será necesario seleccionar mas adelante, el banco o caja con la cual se liquidará la cuenta por pagar.

Los detalles para la selección de entidades de banco o caja contiene los siguientes objetos:

  • Bancos. Muestra las fichas pertenecientes a cada una de las entidad de banco registradas en el sistema.
  • Cajas. Muestra las fichas pertenecientes a cada una de las entidad de caja registradas en el sistema.
NOTA: Es posible que aparezcan en la lista bancos o cajas que ya han sido bloqueadas, y por lo tanto, aún se podrán seleccionar. Sin embargo, al agregar un pago con una de estas entidades, fallará la transacción.

*Las ordenes de compra, recepciones y devoluciones, solo aplican a entidades del tipo “compra” y nunca al tipo “gasto”.

**Estos formatos deben primero definirse en el módulo de Formatos del Centro de Control.

Cambiar Entidad de Compra.

Este proceso permite cambiar los parámetros de la entidad de compra o gasto seleccionada.

Consultar Entidad de Compra.

Este proceso permite hacer una consulta de los parámetros de la entidad de compra o gasto seleccionada.

Agregar Entidad de Venta.

Permite agregar una entidad lógica de venta dentro del sistema Forseti ERP. El formulario para agregar la entidad lógica contiene los siguientes objetos:

  • Clave. Ingresa aquí el número de la entidad. NOTA: Esta clave ya no se podrá cambiar.
  • Ficha. Es la ficha para esta entidad. Esta ficha se mostrará en diferentes partes del sistema para identificar esta entidad, por lo tanto, debe ser algo que sea entendible para el usuario, por ejemplo, en el caso que fuera un punto de venta en el norte del DF, esta podría ser “DF-NORTE”.
  • Esta entidad se maneja externamente. Si esta seleccionado, significa que esta entidad, se manejará como una entidad no contable. Las entidades no contables, no registran ninguna póliza al agregar una factura o devolución, por lo tanto, no están enlazadas a la contabilidad de la empresa. Estas sirven para llevar un control de ventas ajeno o alterno a la empresa.
  • A esta entidad se le desglosará el iva. Si esta seleccionado, significa que al agregar una partida a una cotización, pedido, remisión o factura, al precio del producto que este registrado en el catálogo, o que se ingrese en la partida del documento a la hora de la captura, se le desglosará el IVA, mas no se le aumentará. Así, si por ejemplo el IVA es de 16%, y tenemos un producto con un precio de $1,000.00, nos arrojará un precio de $862.07 y un IVA de $137.93. De lo contrario, arrojará un precio de $1,000.00 con un IVA de $160.00 para dar un total de $1,160.00.
  • No manejar movimientos al almacén de productos. Si esta seleccionado, al agregar una remisión, una factura o una devolución, no se agregará ningún movimiento al almacén. Esto sirve por ejemplo, cuando tenemos una entidad no contable que utilizamos para agregar ventas alternas a la empresa, las cuales vamos a registrar al final del día en una sola factura contable de esta entidad. En esta circunstancia se necesitarían llevar a cabo los siguientes procesos:
    1. Se agrega cada factura alterna desde una entidad configurada para ello (el objeto “Esta entidad se maneja externamente” debe estar seleccionado en esa otra entidad).
    2. Estas facturas alternas, generarán los movimientos al almacén y la póliza del costo de ventas (este objeto, osea “No manejar movimientos al almacén de productos” no debe estar seleccionado en esa otra entidad).
    3. Estas facturas alternas, agregarán el efectivo a su caja “no contable” enlazada.
    4. Al final del día, se genera la factura contable en esta entidad, la cual generará la póliza de ventas de contado y agregará el efectivo a la caja “contable” enlazada.
    5. Por último, se hace el retiro de la caja no contable enlazada a la entidad de venta no contable, para saldar la cuenta. Esta circunstancia no solo nos permite poder hacer una sola factura al final del día, también nos permite saber con exactitud, las existencias y el efectivo en la caja en cualquier momento del día. Nota: Forseti ERP no cuenta con un mecanismo automático para la generación de la factura diaria, por lo tanto, la generación de la factura contable en este escenario, así como el retiro final de la caja no contable, se necesitarán hacer manualmente y por separado.
  • Aplica precios según política, sin permitir cambiarlos manualmente. Si se selecciona, al momento de capturar una cotización, pedido, remisión o factura, no se podrán ingresar manualmente los precios de cada partida del documento. En lugar de esto, los precios serán calculados según estén configuradas las políticas de venta. Estas políticas pueden involucrar la entidad, el cliente y el producto, y por lo tanto, es necesario entender como funciona este cálculo. Es muy recomendable revisar la documentación del módulo de políticas de venta del departamento de ventas del CEF.
  • Permitir cambiar el consecutivo al momento de facturar. Si se selecciona, será posible cambiar el número interno (folio) de una cotización, pedido, remisión, factura o devolución al momento de la captura. Esto ya no es muy importante en facturas y/o devoluciones o rebajas electrónicas, ya que el folio válido se basa en el UUID asignado por el PAC.
  • Serie. Ingresa aquí el número de serie de esta entidad. Los números de serie deben tener un máximo de tres caracteres, y ser únicos. Este dato se usa para propósitos internos del sistema, para dar compatibilidad hacia atrás, y no tiene relevancia en los procesos.
  • Bodega. Debes seleccionar la bodega enlazada a esta entidad. Esta es la bodega donde se agregarán los movimientos al almacén de salida, al agregar una remisión o factura, o los movimientos de entrada al agregar una devolución, siempre y cuando, el objeto anterior “No manejar movimientos al almacén de productos” NO este seleccionado.
  • Pago. Es el tipo de manejo del pago de esta entidad. Estos pueden ser los siguientes:
    • Contado. Esta entidad generará exclusivamente ventas de contado. Se usa para puntos de venta al consumidor final, como puede ser una tienda. Generará los depósitos de banco o caja al momento de agregar.
    • Crédito. Esta entidad generará exclusivamente ventas a crédito. Se puede usar por ejemplo para puntos de venta de distribución por mayoreo. Generará las cuentas por cobrar al momento de agregar.
    • Mixto. Esta entidad generará ventas de contado o de crédito según se decida al momento de agregar la venta.
    • Ninguno. Esta entidad generará la pura venta, sin movimiento de caja o banco, ni movimiento de cuenta por cobrar. Esta opción no lleva ningún seguimiento del cobro.
  • Vendedor. Selecciona el vendedor por defecto de esta entidad.
  • Ajustar precio. Si se selecciona “Factor como porcentaje”, utilizará el valor de Factor de ajuste como porcentaje de aumento o de descuento, al momento de la captura y en todos los productos. Para entender mejor, veamos en un ejemplo: Suponiendo que el producto X tiene un precio de $1,000.00, y el factor de ajuste es de 5%, entonces al momento de la captura del producto X en esta entidad, el precio cambiará de $1,000.00 a $1,050.00. Imaginemos que tenemos nuestra matriz en DF y una tienda en Guadalajara. Para surtir a Guadalajara le podemos aumentar este 5% a todos los productos del catálogo, perteneciente al costo de transporte. NOTA IMPORTANTE: Este factor se complementa con las políticas de venta, por lo tanto, es muy recomendable revisar la documentación del módulo de políticas de venta del departamento de ventas del CEF.
  • Factor de ajuste. Es el porcentaje para el ajuste de precio. Este puede ser menor a cero para generar descuentos, o mayor a cero para generar aumentos.
  • IVA. Este es el porcentaje de IVA por defecto que aplicará al momento de capturar una partida en una cotización, pedido, remisión o factura. Calcular este IVA también depende de la configuración de este, en cada producto o servicio que figura en los catálogos. Esto no es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el IVA al momento de la captura.
  • Factura. Ingresa aquí el número de la próxima factura de esta entidad.
  • **Formato de Factura. Este será el formato de impresión por defecto para las facturas. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  • Pedido. Ingresa aquí el número del próximo pedido de esta entidad.
  • **Formato de Pedido. Este será el formato de impresión por defecto para los pedidos. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  • Devolución. Ingresa aquí el número de la próxima devolución o rebaja sobre venta de esta entidad.
  • **Formato de Devolución. Este será el formato de impresión por defecto para las devoluciones o rebajas sobre ventas. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  • Remisión. Ingresa aquí el número de la próxima remisión de esta entidad.
  • **Formato de Remisión. Este será el formato de impresión por defecto para las remisiones. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  • Cotización. Ingresa aquí el número de la próxima cotización de esta entidad.
  • **Formato de Cotización. Este será el formato de impresión por defecto para las cotizaciones. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  • Estatus. Es el estatus de esta entidad de venta. Si se establece esta entidad como bloqueada, no se podrá utilizar. Esto es importante si ya no manejamos esta entidad, ya que no la podremos eliminar.
  • Clasificación. Es la clasificación que tendrá la póliza de venta generada automáticamente al agregar un registro de esta entidad, directamente desde el módulo de remisiones o de facturas, y siempre y cuando, esta entidad sea una entidad contable. Esta clasificación, también gobernará a la póliza del costo de ventas del movimiento al almacén generado, en caso de que la bodega enlazada a esta entidad de venta sea contable, y aún cuando la bodega especifique otra clasificación. Estas deben existir previamente en el catálogo de clasificación de pólizas del módulo de clasificaciones del departamento de contabilidad.

En ventas, podemos especificar si se generará directamente en Forseti ERP, el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de los traspasos (en caso de agregar remisiones) o de las facturas electrónicas. Para que los procesos de sellado de facturación electrónica, comprobantes de nómina electrónicos y carta porte electrónica puedan llevarse a cabo, debes contar con todos los elementos y configuraciones necesarias. Revisa la documentación de Comprobantes Fiscales Digitales del Centro de Control, para entender y poder proceder. El detalle de comprobantes fiscales digitales para el sellado de traspasos y facturas desde Forseti ERP, contiene los siguientes objetos:

  • CFD. Es la forma en que actuará el sistema en caso de agregar una remisión o factura, o intentar sellar una existente:
    • No. Selecciona esta opción en caso de que el sistema no soporte sellar CFDs directamente desde Forseti ERP porque utilizas un servicio de timbrado externo, o en el caso de que esta entidad no vaya a expedir CFD porque no es una entidad contable.
    • CFDI 4. El sistema generará el CFD del traspaso o factura con la versión 3.2, e intentará sellarlo a través del servicio JPacConn configurado para este servidor.
  • Expedición. Este objeto representará el elemento “ExpedidoEn” del archivo xml del CFD generado.
  • Certificado. Es el certificado que se utilizará para generar el CFD del traspaso o factura.

En entidades de ventas, debemos especificar los bancos y/o cajas enlazadas a esta entidad. Estos se utilizan en dos escenarios:

  1. Cuando se agrega una factura de contado, será necesario seleccionar en ese preciso momento el banco o caja a la cual se depositará.
  2. Cuando se agrega una factura a crédito, será necesario seleccionar mas adelante, el banco o caja a la cual se depositará la liquidación de la cuenta por cobrar.

Los detalles para la selección de entidades de banco o caja contiene los siguientes objetos:

Bancos. Muestra las fichas pertenecientes a cada una de las entidad de banco registradas en el sistema.
Cajas. Muestra las fichas pertenecientes a cada una de las entidad de caja registradas en el sistema.

NOTA: Es posible que aparezcan en la lista bancos o cajas que ya han sido bloqueadas, y por lo tanto, aún se podrán seleccionar. Sin embargo, al agregar un pago con una de estas entidades, fallará la transacción.


**Estos formatos deben primero definirse en el módulo de Formatos del Centro de Control.

Cambiar Entidad de Venta.

Este proceso permite cambiar los parámetros de la entidad de venta seleccionada.

Consultar Entidad de Venta.

Este proceso permite hacer una consulta de los parámetros de la entidad de venta seleccionada.

Agregar Entidad de Producción.

Permite agregar una entidad lógica de producción dentro del sistema Forseti ERP. El formulario para agregar la entidad lógica contiene los siguientes objetos:

  • Clave. Ingresa aquí el número de la entidad. NOTA: Esta clave ya no se podrá cambiar.
  • Ficha. Es la ficha para esta entidad. Esta ficha se mostrará en diferentes partes del sistema para identificar esta entidad, por lo tanto, debe ser algo que sea entendible para el usuario, por ejemplo, en el caso que fuera un punto de producción en el DF, esta podría ser “PLANTA-DF”.
  • Descripción. Debe ser una descripción de la entidad de producción.
  • Serie. Ingresa aquí el número de serie de esta entidad. Los números de serie deben tener un máximo de tres caracteres, y ser únicos. Este dato se usa para propósitos internos del sistema, para dar compatibilidad hacia atrás, y no tiene relevancia en los procesos.
  • Reporte. Es el próximo número interno de reporte de producción. Este no es un número de lote.
  • Bodega. Debes seleccionar la bodega enlazada a esta entidad. Esta es la bodega donde se agregarán los movimientos al almacén de salida pertenecientes a las materias primas utilizadas en cada proceso de cada orden de producción, así como también, los movimientos de entrada pertenecientes a cada subproducto de los procesos, y al producto terminado del cierre de la orden.
  • **Formato. Este será el formato de impresión por defecto para las ordenes de producción. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  • Estatus. Es el estatus de esta entidad de producción. Si se establece esta entidad como bloqueada, no se podrá utilizar. Esto es importante si ya no manejamos esta entidad, ya que no la podremos eliminar.
  • Clasificación. Esta clasificación gobernará las pólizas del costo de producción de todos los movimiento al almacén generados por las órdenes, en caso de que la bodega enlazada a esta entidad de producción sea contable, y aún cuando la bodega especifique otra clasificación. Estas deben existir previamente en el catálogo de clasificación de pólizas del módulo de clasificaciones del departamento de contabilidad.

**Estos formatos deben primero definirse en el módulo de Formatos del Centro de Control.

Cambiar Entidad de Producción.

Este proceso permite cambiar los parámetros de la entidad de producción seleccionada.

Consultar Entidad de Producción.

Este proceso permite hacer una consulta de los parámetros de la entidad de producción seleccionada.

Agregar Entidad de Nómina.

Permite agregar una entidad lógica de nómina dentro del sistema Forseti ERP. El formulario para agregar la entidad lógica contiene los siguientes objetos:

  • Clave. Ingresa aquí el número de la entidad. NOTA: Esta clave ya no se podrá cambiar.
  • Ficha. Es la ficha para esta entidad. Esta ficha se mostrará en diferentes partes del sistema para identificar esta entidad, por lo tanto, debe ser algo que sea entendible para el usuario, por ejemplo, en el caso que fuera una nómina de empleados del DF, esta podría ser “NOMINA-DF”.
  • Descripción. Debe ser una descripción de las características de esta entidad de nómina.
  • Tipo. Es el tipo de manejo para esta nómina. Estos pueden ser los siguientes:
    • Nómina estricta. Al generar la nómina, utilizará el registro de asistencias para calcular las faltas y retardos. Luego se ayudará de los permisos, incidencias y plantillas de movimientos, para el cálculo definitivo.
    • Nómina de confianza. Al generar la nómina, asumirá que no existen faltas ni retardos porque ignorará el registro de asistencias. Se apoyará únicamente en los permisos, incidencias y plantillas de movimientos, para el cálculo de la nómina.
  • Periodo. Es el periodo de tiempo de la nómina. Estos pueden ser, semanal, quincenal y mensual. Al agregar una nómina en esta entidad, el sistema calculará automáticamente el inicio y final del periodo según este dato. El periodo no es imperativo, por lo tanto, podrá cambiarse al momento de agregar una nueva nómina; Por ejemplo, cuando desees reducir el período para ajustarla al inicio o cierre de año, o para ajustar a 14 o 16 días en nóminas quincenales.
  • Número. Es el número consecutivo que tendrá la siguiente nómina de esta entidad. Este número aumentará automáticamente al agregar nóminas, y no es imperativo.
  • Fecha. Es la fecha inicial que tendrá la siguiente nómina. Tampoco es imperativa, se puede cambiar al momento de agregar o al hacerle cambios a la nomina.
  • **Formato de recibos. Este será el formato de impresión por defecto para los recibos de nómina. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  • Nominas Normales. Debes seleccionar aquí, la entidad de banco o caja con la cual se pagará la nómina contable generada por el proceso de cálculo de nómina, y por lo tanto, solo se muestran entidades contables.
  • Nominas Especiales. En determinadas circunstancias, es probable que se genere automáticamente una nómina no contable alterna a la nómina principal (ver módulo de procesos de nómina para más información), la cual requiere de un pago con un banco o caja no contable, y por lo tanto, solo se muestran entidades no contables.
  • Estatus. Es el estatus de esta entidad de nómina. Si se establece esta entidad como bloqueada, no se podrá utilizar. Esto es importante si ya no manejamos esta entidad, ya que no la podremos eliminar.
  • Clasificación. Esta clasificación gobernará a la póliza de egreso del retiro bancario o de caja generado por el cálculo de la nómina principal, y aún cuando la entidad de banco o caja especifique otra clasificación. Estas deben existir previamente en el catálogo de clasificación de pólizas del módulo de clasificaciones del departamento de contabilidad.

En el proceso de nóminas, podemos especificar si se generará directamente en Forseti ERP, el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de los recibos electrónicos. Para que los procesos de sellado de facturación electrónica, comprobantes de nómina electrónicos y carta porte electrónica puedan llevarse a cabo, debes contar con todos los elementos y configuraciones necesarias. Revisa la documentación de Comprobantes Fiscales Digitales del Centro de Control, para entender y poder proceder. El detalle de comprobantes fiscales digitales para el sellado de recibos de nómina desde Forseti ERP, contiene los siguientes objetos:

  • CFD. Es la forma en que actuará el sistema en caso de intentar sellar una nómina:
    • No. Selecciona esta opción en caso de que el sistema no soporte sellar CFDs directamente desde Forseti ERP porque utilizas un servicio de timbrado externo.
    • CFDI 4. El sistema generará los CFD de los recibos de nómina con la versión 3.2, e intentará sellarlos a través del servicio JPacConn configurado para este servidor.
  • Expedición. Este objeto representará el elemento “ExpedidoEn” de los archivos xml de los CFDs generados.
  • Certificado. Es el certificado que se utilizará para generar los CFDs de los recibos de nómina.

**Estos formatos deben primero definirse en el módulo de Formatos del Centro de Control.

Cambiar Entidad de Nómina.

Este proceso permite cambiar los parámetros de la entidad de nómina seleccionada.

Consultar Entidad de Nómina.

Este proceso permite hacer una consulta de los parámetros de la entidad de nómina seleccionada.

Vendedores


Cuando recién instalamos una empresa en Forseti ERP, el sistema nos genera por defecto el vendedor numero cero. Este es el vendedor del sistema y se enlaza al generar nuevos registros de ventas, siempre y cuando, no exista un vendedor real enlazado al cliente.

NOTA: El vendedor del sistema, no podrá ser alterado.

Vista del Módulo

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

Clave. Es clave numérica del vendedor.
Nombre. Indica el nombre completo de este vendedor.
Estatus. Es el estatus del vendedor (Alta o Baja).
Comisión. Es el porcentaje de comisión asignada por defecto a este vendedor.

NOTA: Los vendedores activos, siempre aparecen en color negro, mientras que todos los vendedores dados de baja, aparecen siempre en color rojo.

Procesos del Módulo de Vendedores

En el módulo de vendedores, intervienen los procesos primarios de agregado, cambios y eliminación.

Agregar Vendedor.

Permite dar de alta un nuevo vendedor. El formulario para Agregar un nuevo vendedor, posee los siguientes objetos:

  • Clave. Ingresa la clave numérica del vendedor.
  • Nombre. Debes ingresar el nombre completo de este vendedor.
  • Comisión. Ingresa aquí, el porcentaje de la comisión por defecto para este vendedor.
  • Estatus. Es el estatus del vendedor (Alta o Baja). Este no tiene mucho sentido a la hora de dar de alta un vendedor ya que si se da de alta con estatus de baja, no se podrá utilizar. Este campo tiene sentido si necesitamos dar de baja temporalmente al vendedor, ya que las ventas se registrarán con el vendedor de sistema.
IMPORTANTE: En Forseti ERP, no existen mecanismos para registrar en la base de datos, el total del pago de la comisión, ni en el momento de agregar una factura, ni en el momento de registrar el pago de esta. El porcentaje de comisión es usado por dos reportes de sistema para calcular el pago de la comisión dinámica mente, uno la calcula independientemente, si esta, o no esta, pagada la factura, y el otro la calcula solo en base a facturas pagadas y ambos sin tener en cuenta devoluciones o rebajas. De hecho, debido a la diversidad en que cada empresa paga comisiones, como por ejemplo, según la zona, el tipo de producto o servicio, etc., es probable que desees desarrollar tus propios reportes para calcular las comisiones de tus vendedores, y en este caso, es probable que ni siquiera este porcentaje sea trascendente. Si deseas conocer sobre la creación de reportes personalizados, revisa la documentación del SOF
NOTA: Los vendedores se deben enlazar a los clientes dentro del modulo del catálogo de clientes del departamento de ventas. De esta forma, todas las facturas que se generen de ese cliente, pasaran a ser de este vendedor. Una ves que hemos enlazado un vendedor a un cliente, no podremos generar una factura de ese cliente con un vendedor distinto. Esto se realiza por protección al vendedor, en caso de que alguna otra persona quisiera alterar las ventas, a favor de otro vendedor.

Cambiar Vendedor.

Este proceso permite cambiar los parámetros del vendedor (Nombre, Comisión y Estatus).

Eliminar Vendedor.

Este proceso Elimina permanentemente al vendedor seleccionado. Cuando se elimina un vendedor, todos los registros a los que estaba enlazado éste (Clientes, Cotizaciones, Pedidos, Facturas y Devoluciones), quedarán enlazados al vendedor del sistema, y por lo tanto, la historia de ventas y clientes se perderá. Si lo que necesitas es remplazar al vendedor actual, puedes cambiar el nombre únicamente. Esto hará que no se pierda el enlace a los clientes.

Errores comunes en los procesos del Módulo de Vendedores.


Los errores mas comunes en estos procesos son los siguientes:

PRECAUCIÓN: No se puede eliminar o cambiar el vendedor de sistema cero. 

El vendedor de sistema (la clave 0), no se puede modificar por ningún motivo, ya que este actúa como el vendedor por defecto cuando no existe un vendedor específico ligado a un cliente, o cuando no se selecciona ningún vendedor al momento de registrar una venta.

CFDI, CE y GDE


El módulo de CFDI, CE y GDE del Centro de Control del CEF, te permite gestionar los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, la Contabilidad Electrónica y los documentos externos cargados al sistema, todos estos son requerimientos del SAT para cualquier empresa. ¿Qué son y cómo funcionan CFDI, CE y GDE?. A continuación, se muestran las respuestas a estas preguntas:

¿Qué es CFDI?

CFDI, mejor conocida como facturación electrónica por internet, o simplemente facturación electrónica, es el proceso de generar, ya sea una factura, una remisión, una carta porte, un recibo de nómina, etc., en un archivo con formato XML (lenguaje de marcas extensible utilizado para almacenar datos en forma legible) y a este archivo agregarle un sello digital generado por medio de un certificado expedido por el SAT exclusivamente para nuestra empresa. Este archivo xml es llamado CFD, y es enviado a un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) el cual funje como un auditor de hacienda que verifica la autenticidad del sello digital y nos genera otro sello llamado “timbre”, el cual es anexado a este CFD convirtiéndolo en un CFDI. Posteriormente, con este CFDI se debe generar un segundo archivo con extensión PDF el cual es utilizado para la impresión.

¿Cómo funciona CFDI?

En Forseti ERP, puedes generar los CFDIs al agregar una factura desde el módulo de facturación, un recibo de nómina desde el módulo de nómina, etc., sin embargo, para que el servidor pueda realizar esta tarea será necesario configurarlo bajo dos escenarios:

  • Realizar las configuraciones necesarias para que tu propio servidor se conecte directamente al PAC Edicom a través de la API JPacConn.
  • Obtener una cuenta (usuario y contraseña) en un servidor Forseti ERP externo y que este brinde el servicio de timbrado a tu servidor a través de su API. Esta es la opción mas sencilla de configurar, además con esta opción liberas a tu servidor de la carga que conlleva el timbrado y el costo por el servicio es mínimo, por lo regular será un 20% mas caro que un timbre directo con Edicom. Esta opción también te permitirá utilizar las APIs de envío de correo automático y de alojamiento de archivos en la nube a través de esta misma cuenta ya que seguramente también estarán activadas.

La sección Propiedades del Servidor de la documentación del SAF / Servidor y Empresas, abarca los aspectos de las APIs y la configuración para estas.

Teniendo nuestro servidor con disponibilidad del servicio de timbrado bajo cualquiera de los escenarios anteriores, el siguiente paso es configurar nuestra empresa en este módulo con los elementos necesarios para nuestros CFDIs:

  • Datos de Emisor. Son los datos de nuestra empresa, como RFC, domicilio, Régimen Fiscal, etc.
  • Certificado. Es el certificado proporcionado por el SAT.
  • Datos de Expedición. Son objetos que contienen el domicilio de donde se expide el CFDI, por ejemplo, si tenemos sucursal DF y Monterrey, tendremos que cargar ambos objetos de expedición y a cada entidad de venta enlazarle su propio objeto.

En este punto, ya podemos expedir CFDIs directamente desde Forseti ERP al momento de agregar una factura, un recibo de nómina, un traspaso de material, etc., siempre y cuando la entidad este enlazada a los elementos anteriores. Revisa la documentación de Entidades del Centro de Control del CEF si no sabes como enlazar.

¿Qué es CE?

CE, acrónimo de contabilidad electrónica, es la obligación de llevar los registros y asientos contables (pólizas) a través de medios electrónicos tomando en cuenta la operación de actividades diarias. Este proceso requiere el registro de póliza por póliza diariamente, y que lleven datos que son obligatorios, por ejemplo, quien emite y recibe facturas, necesitará incluir en cada póliza la descripción de los artículos, cantidades, costos unitarios y totales de los productos o servicios, además de sus formas de pago, ya sea efectivo, por transferencia, cheque o desconocido, por mencionar algunos. Es obligatorio ingresar de forma mensual la información al SAT por medio de reportes contables (catálogo de cuentas, balanza de comprobación, diario de pólizas, etc. ) los cuales deben de ser transformados en archivos electrónicos con la extensión XML.

¿Cómo funciona CE?

Cuando damos de alta entidades de compra, venta, bancos, cajas, etc., debemos indicar si se enlazan a la contabilidad o no. Las entidades que enlazan a la contabilidad generan una póliza por cada registro, por ejemplo, al agregar una factura se generará su póliza, y si esta generó un CFDI, la información requerida por el SAT del archivo XML como el UUID, total, RFC, etc., será anexada a la póliza en ese preciso momento. En casos de compra o gastos, si estos se cargan a través del CFDI del proveedor anexará también la información a la póliza. Así mismo, si estos documentos fueron pagados de contado se anexará también a la póliza la información del cobro o pago con objetos de cheque, transferencia u otros métodos de pago, como lo requiere el SAT. Si la compra o venta fue realizada a crédito, al momento de liquidar la cuenta por cobrar o por pagar se generará una nueva póliza a la cual se le anexarán los objetos de cheque, transferencia u otros métodos de pago.

Al tener nuestras pólizas guardadas día a día con los objetos requeridos por la contabilidad electrónica, será posible generar los reportes en cualquier momento desde este módulo sin la necesidad de la recaudación de información, y por ende, el doble trabajo que implica una contabilidad independiente.

¿Qué es GDE?

GDE, acrónimo de gestión de documentos externos, abarca la carga al sistema de CFDIs expedidos por terceros que recibimos cuando hacemos una compra por ejemplo. También abarca objetos de facturas impresas con código de barras bidimensional (CBBs) y objetos de facturas extranjeras,los cuales deben capturarse manualmente subiendo su archivo escaneado de la factura, y son obligatorios para reportar en la contabilidad electrónica.

¿Cómo funciona GDE?

Cuando cargamos un documento desde el módulo de compras o gastos, en ese momento se agregará a la póliza del registro el objeto de contabilidad electrónica del documento CFDI, CBB o factura extranjera. Sobre este módulo podremos desasociar el documento para liberarlo y poderlo asociar a otro registro, también podremos eliminar documentos que no se pudieron asociar a ningún registro porque se cargaron en una entidad diferente. La eliminación liberará el documento para poderlo cargar sobre la entidad a la que pertenece.

Vista del Módulo

Panel Lateral:

  • Módulo. Veremos las siguientes fichas:
    • Emisor. Esta ficha nos dirigirá a la sección de gestión de los datos del emisor de CFDI.
    • Certificados. La ficha de certificados nos dirigirá a la sección donde se gestionan los certificados digitales de la empresa que serán utilizados por CFDI.
    • Expeditores. Esta ficha nos dirigirá a la sección de gestión de elementos de expedición de CFDI.
    • Catálogo. Es la sección de gestión y generación del reporte mensual del catálogo de cuentas para la contabilidad electrónica.
    • Balanza. Es la sección de gestión y generación del reporte mensual de la balanza de comprobación para la contabilidad electrónica.
    • Pólizas. Es la sección de gestión y generación del reporte de pólizas para la contabilidad electrónica.
    • Documentos. Esta ficha nos dirigirá a la sección de gestión de documentos externos CFDI, CBB y Facturas Extranjeras.
  • Rango. Solo aparece en la sección de documentos y veremos las siguientes fichas:
    • Especial. La ficha de especial, permite filtrar documentos cargados de cierto mes específico, que no aparezca como meses.
    • Hoy. Filtra y muestra solo los documentos cargados de hoy (Esta es la selección por defecto).
    • Semana. Filtra y muestra los documentos cargados pertenecientes a los últimos siete días.
    • Meses… Esta ficha filtra y muestra los documentos cargados del mes seleccionado.
  • Tipo. Aparece en la sección de documentos y veremos las siguientes fichas:
    • CFDIs. Esta ficha muestra los CFDIs cargados de compras o gastos. Los CFDIs de compras o gastos son aquellos que recibimos al hacer una compra, donde el elemento receptor pertenece a nuestra empresa o persona y el emisor es nuestro proveedor.
    • CBB/Ext. Muestra los objetos dados de alta como CBBs o facturas extranjeras sobre los módulos de compras o gastos.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal estando en cada sección son las siguientes:

Sección del Emisor.

  • Atributo. Es el nombre del atributo del emisor de CFDIs, por ejemplo: Nombre, RFC, Calle, Colonia, etc.
  • Valor. Es el valor asignado al atributo.

Sección de Certificados.

  • Número. Es el número de certificado cargado al sistema.
  • Archivo. Es el nombre del archivo del certificado cargado al sistema.
  • Caducidad. Es la fecha de expiración del certificado.
  • Hora. Es la hora en que expira.

Sección de Expeditores.

  • Cve. Es la clave numérica de este objeto de expedición.
  • Nombre. Es el nombre para identificar este objeto de expedición.
  • Calle. La calle y los campos subsecuentes son los atributos del elemento “ExpedidoEn” del CFDI que se generará.
  • Ext. Se refiere al número exterior “NoExt”.
  • Int. Es el número interior “NoInt”.
  • Col. El atributo “Colonia”.
  • Localidad.
  • Municipio.
  • Estado.
  • Pais.
  • CP. Código Postal.

Catálogo, Balanza y Pólizas. Sobre estas tres secciones de la contabilidad electrónica se muestran las mismas columnas pertenecientes al estado de los reportes mensuales de cada sección:

  • Mes. Es el mes del periodo contable dado de alta en Forseti ERP. Se mostrarán todos los meses dados de alta en el sistema, excepto los de cierre de año (mes especial).
  • Año. Es el año del mes.
  • Generado. Una “X” indica que el reporte de este periodo ya ha sido generado. “—” Indica que no se ha generado aún.
  • Errores. En reportes generados, arrojará el número de errores detectados por el sistema en la última generación. Si no se ha generado el reporte en ninguna ocasión en este periodo, no mostrará nada.
  • Alertas. En reportes generados, arrojará el número de alertas detectadas por el sistema en la última generación. Si no se ha generado el reporte en ninguna ocasión en este periodo, no mostrará nada.

Documentos. Sobre la sección de documentos, estando en la vista de CFDIs, se muestran las siguientes columnas:

  • Enlace. Muestra el enlace de este documento con su registro en Forseti ERP. Los enlaces de compras se muestran a manera de “Entidad/Mod3:Num“. Entidad es la ficha de la entidad de compra – gasto, Mod3 se refiere a la clave de tres letras del módulo al cual está enlazado el documento. Num es el número del registro en Forseti ERP. Los siguientes son ejemplos de enlace de la vista CFDIs: Monterrey/FAC:19456, significa que este documento se enlaza a una factura de compra (FAC) de la entidad de compra de Monterrey y que el registro de esta compra tiene el número 19456. GastosDF/GAS:23234, significa que este documento se enlaza a una factura de gastos (GAS) de la entidad de compra de GastosDF y que el registro de este gasto tiene el número 23234.
  • Fecha. Es la fecha de generación del CFD.
  • Total. Es el monto del atributo total del elemento Comprobante del CFDI.
  • Efecto. Este puede ser Ingreso, Egreso o Traslado según sea el caso del CFDI.
  • UUID. Es el identificador único asignado al CFDI por el PAC.
  • RFC. Es el RFC del Emisor del comprobante que recibimos por compras.
  • Timbre. Es la fecha y hora en que fue timbrado el CFD por el PAC, convirtiéndolo en CFDI.

Estando en la vista de CBB/Ext se muestran las siguientes columnas:

  • Tipo. Muestra el tipo y enlace de este documento con su registro en Forseti ERP a manera de “Tipo: Entidad/Mod3:Num“. Tipo puede ser “CBB” o “EXT” según sea una factura impresa con código de barras bidimensional o una factura extranjera. El siguiente es un ejemplo de enlace de esta vista: CBB: GastosDF/GAS: 23235, significa que este documento es una factura impresa con código de barras bidimensional que enlaza a una factura de gastos (GAS) de la entidad de compra de GastosDF y que el registro de este gasto tiene el número 23235.
  • Factura. En documentos CBB muestra la serie seguida del folio. En documentos de facturas extranjeras, es el número de la factura.
  • Fecha. Es la fecha del documento.
  • Nombre. Es el nombre del archivo de imagen escaneado de la factura original de este registro de documento.
  • Mon. La clave de la moneda del documento según el módulo de monedas del centro de control.
  • TC. Es el tipo de cambio. En la moneda 1 perteneciente a la moneda nacional el tipo de cambio siempre es 1.00.
  • Total. Es el importe total de este registro
IMPORTANTE: Los documentos que no han sido enlazados aun, solo muestran la entidad sobre la que se cargó.

Procesos del Módulo de CFDI, CE y GDE

En el módulo de CFDI, CE y GDE intervienen los procesos primarios de cambiar emisor, agregar certificado, agregar expeditor, cambiar expeditor, generar archivos xml, consultar estatus, consultar archivo, validar archivo, descargar archivo, desenlazar documento y eliminar documento.

Cambiar emisor.

Este es un proceso de la sección de Emisor de CFDI que permite definir los datos del emisor de los CFDIs que se generarán directamente en Forseti ERP a través de la API JPacConn al agregar una venta, un traspaso, un recibo de nómina, etc., desde sus módulos. El formulario para definir los datos del emisor contiene los siguientes objetos:

  • Nombre. Este es un campo informativo que pertenece al nombre de la empresa o persona física registrado al momento de agregar la empresa desde el CEF.
  • RFC. Debes ingresar aquí el RFC de la empresa o persona física. Este RFC debe estar limpio, sin guiones, y con mayúsculas.
  • CFD. Puede ser cualquiera de las dos siguientes opciones:
    • No. No se generarán CFDIs, incluso si las entidades indican que si.
    • CFDI 4. Se generarán CFDIs con la versión 4 al agregar registros desde los módulos de ventas, traspasos y nóminas cuando sus entidades indiquen que se deben de generar.
  • Calle. La calle y los campos subsecuentes son atributos de la dirección del emisor.
  • No. Exterior. Se refiere al número exterior “NoExt”.
  • No. Interior. Es el número interior “NoInt”.
  • Col. El atributo “Colonia”.
  • Localidad.
  • Código Postal
  • Municipio.
  • Estado.
  • País.
  • Régimen Fiscal. Debes indicar aquí el régimen del alta en hacienda de la persona moral o física.

Agregar certificado.

Este es un proceso de la sección de Certificados de CFDI que permite agregar al sistema el certificado digital asignado a este emisor por el SAT. Los certificados constan de dos archivos, el certificado .cer y la llave .key que requiere de una contraseña. Esta llave pertenece a este certificado exclusivamente. Al agregar, tanto el certificado como la llave se guardan en formato PEM. PEM es una forma de codificación de certificados X.509 y su mayor beneficio es que son mas seguros para guardarlos, que guardar los archivos .cer, .key y la contraseña, por lo tanto, la contraseña introducida para la verificación de la llave y a su vez del certificado, solo se utilizará al agregarlo y no, por cada CFD que se genere. El formulario para agregar el certificado contiene los siguientes objetos:

  • Archivo cer. Debes seleccionar del diálogo la ruta completa del archivo .cer
  • Archivo key. Debes seleccionar del diálogo la ruta completa del archivo .key

Ya que se han agregado y verificado que los archivos cer y key pertenecen a certificados X.509, el sistema mostrara nos dirigirá al siguiente formulario:

  • Contraseña. Debes indicar aquí la contraseña para el archivo de llave.
NOTA: Como ya se ha dicha anteriormente, esta contraseña no se guardará en la base de datos ya que el sistema utiliza la codificación de certificados PEM para todo el trabajo posterior.

Agregar expeditor.

Este es un proceso de la sección de Expeditores de CFDI que permite definir nuevos objetos de expedición. El formulario para definición contiene los siguientes objetos:

  • Clave. Indica aquí la clave numérica de este objeto de expedición.
  • Nombre. Proporciona una pequeña descripción que identifique este objeto de expedición.
  • Calle.
  • No. Exterior.
  • No. Interior.
  • Colonia.
  • Localidad.
  • Código Postal.
  • Municipio.
  • Estado.
  • País.

Cambiar expeditor.

Permite cambiar los datos del objeto de expedición seleccionado.

Generar archivos xml.

Este es un proceso de la sección de Catálogo, Balanza y Pólizas de CE que permite crear, o volver a crear en caso de que ya se haya creado antes, el reporte mensual del catálogo, balanza o pólizas (según la sección en la que estemos) perteneciente al mes seleccionado de la lista. La definición del reporte del catálogo no requiere de parámetros. Para la generación del reporte de la balanza contamos con el siguiente formulario:

  • Tipo de envío. Debes seleccionar la opción del tipo de envío:
    • Normal
    • Complementaria.

El formulario para la definición del reporte de pólizas contiene los siguientes objetos:

  • Tipo de solicitud. Debes seleccionar la opción para el tipo de solicitud:
    • Acto de fiscalización.
    • Fiscalización compulsa.
    • Devolución.
    • Compensación.
  • Número de orden. Indica aquí el número de la orden proporcionada por el SAT.
  • Número de trámite. El número de trámite se debe proporcionar aquí.

Consultar estatus.

Este proceso permite consultar en linea el archivo de registro de errores y alertas de la generación del reporte del mes seleccionado. Los errores y alertas son la primera fase de verificación antes de la validación, por ejemplo, si un RFC está mal formado, enviará el error al archivo de registro o si un número de cheque o cuenta contiene caracteres alfanuméricos enviará la alerta. Lo ideal será no encontrar ni errores ni alertas.

Consultar archivo.

Este proceso permite consultar en linea el archivo xml del reporte generado del mes seleccionado.

Validar archivo.

Este proceso permite validar el archivo xml en forma y sintaxis antes de enviarlo. Si el archivo de registro de estatus ya no contiene errores, debes proceder a validar. La validación es la última fase de verificación del archivo xml y por lo tanto, un reporte validado debe ser aceptado por el SAT. La validación detecta errores mas profundos, por ejemplo, si un código agrupador es nulo, mandará el error al registro de errores y alertas, sin embargo, si existe el código agrupador pero no es válido para el SAT, no será reportado en el registro de errores sino será reportado hasta esta validación.

Descargar archivo.

Este proceso permite descargar del servidor el archivo xml del reporte generado del mes seleccionado. El reporte será comprimido en formato ZIP y su nombre será el apropiado (según RFC, periodo y tipo de reporte) para cumplir con los requerimientos del SAT.

Desenlazar documento.

Este es un proceso de la sección de Documentos de GDE que permite eliminar el enlace entre el documento seleccionado de la lista y el registro de Forseti ERP. Por ejemplo, si tenemos un CFDI enlazado a un registro de compra en Forseti ERP, al quitar el enlace, el objeto de contabilidad electrónica “CompNal” (Comprobante Nacional) se eliminará de la póliza de este registro y el CFDI quedará disponible para enlazarlo a otra compra diferente de la misma entidad de compra.

Eliminar documento.

Permite eliminar el documento seleccionado de la lista cuando no está enlazado a ningún registro en Forseti ERP. Este proceso debe utilizarse cuando el documento se haya cargado en una entidad diferente de su objetivo (para que posteriormente se cargue en su entidad) o cuando por alguna circunstancia no se pueda enlazar al registro.

Errores comunes del módulo de CFDI, CE y GDE.


PRECAUCION: No se pueden generar los archivos XML de la Contabilidad Electrónica, porque el mes seleccionado no esta cerrado aun. 

Es absolutamente indispensable cerrar el periodo del reporte que se intenta generar desde el módulo de periodos del centro de control del CEF.

PRECAUCION: No se puede eliminar el documento porque ya se encuentra enlazado a un registro. 

Por motivos de integridad referencial, para eliminar un documento externo necesitas forzosamente desenlazarlo primero de su registro en Forseti ERP.

Periodos


El módulo de Periodos del Centro de Control del CEF, permite la generación de los periodos de tiempo en los que se podrá trabajar con Forseti ERP. Cada vez que generamos un periodo en Forseti ERP, estamos generando un mes específico de trabajo, por ejemplo, si iniciamos actividades de nuestra empresa el día 1º de marzo de 2015, el primer periodo de trabajo en Forseti ERP debe ser “Marzo 2015”, después, cuando sea el 1º de abril, se deberá generar el periodo de “Abril 2015” y así sucesivamente. Los periodos de trabajo son indispensables para alimentar el sistema, ya que si no existe un periodo, no se podrán agregar registros cronológicos a este. Por ejemplo, si ya es el 1º de abril y se intenta ingresar una compra, factura, traspaso de material, movimiento bancario, cotización, reporte de producción, pedido o en fin, cualquier tipo de registro cronológico, fallará la transacción. Los registros no cronológicos como lo son los catálogos, no dependen de ningún período.

Vista del Módulo

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

  • Mes. Es el mes del periodo dado de alta. Estos pueden ir de ENERO a DICIEMBRE, y además, contendrá un mes ESPECIAL por cada año, que es el periodo de cierre anual, y un periodo llamado “Virtual de Inicio de Actividades”, que es el periodo reservado para el inicio de saldos del sistema.
  • Año. Es el año del periodo.
  • ST. Es el estatus del periodo. Este puede ser Abierto o Cerrado.

Procesos del Módulo de Periodos

En el módulo de periodos del Centro de Control, intervienen los procesos primarios de agregado, y de abrir o cerrar periodo.

Agregar Periodo.

Permite agregar un nuevo periodo de trabajo al sistema. Si el sistema encuentra que ya existen períodos agregados, entonces solo se te preguntará si deseas crear el siguiente periodo. En caso de contestar afirmativo, el sistema determinará el siguiente periodo de trabajo a crear de la siguiente manera:

  1. Cuando encuentre que el último mes creado actualmente está entre ENERO y OCTUBRE, creará el mes siguiente de ese mismo año.
  2. Cuando encuentre que el último mes creado actualmente es NOVIEMBRE, creará el mes de DICIEMBRE y el mes ESPECIAL para el cierre anual.
  3. Cuando encuentre que el último mes es el ESPECIAL, entonces creará el mes de ENERO del año siguiente.

En caso de que el sistema no encuentre meses existentes, este te llevará al formulario para la selección del mes y año de inicio administrativo para esta empresa. Este formulario contiene los siguientes objetos:

  • Mes. Debes seleccionar de la lista el mes del año en que la empresa iniciará actividades.
  • Año. Aquí introduces el año de inicio.
MUY IMPORTANTE: Se debe de estar absolutamente seguro del mes y año para el inicio de actividades de la empresa, ya que este proceso no se podrá revertir.

El sistema agregará este mes y año como el primer periodo en el cual, ya se podrán ingresar los registros cronológicos al sistema. Al agregar el mes y año de inicio administrativo, el sistema agregará automáticamente el periodo “Virtual de Inicio de Actividades”, y si es necesario, también creará el periodo de cierre anual. El periodo virtual está reservado para procesos de inicio de saldos que es utilizado por empresas que ya estaban establecidas, pero que quieren migrar a Forseti ERP. Este proceso trabaja de la siguiente manera:

  1. Cuando el mes de inicio de actividades se establezca entre FEBRERO y NOVIEMBRE, el proceso creará el periodo virtual con el mes anterior de ese mismo año.
  2. Cuando el mes de inicio de actividades sea ENERO, el proceso creará el periodo virtual en DICIEMBRE, y además, creará el periodo ESPECIAL de cierre anual, ambos del año anterior.
  3. Cuando el mes de inicio de actividades sea DICIEMBRE, el proceso creará el periodo virtual en NOVIEMBRE, y además, creará el periodo ESPECIAL de cierre anual, ambos del mismo año.
IMPORTANTE: Este periodo ESPECIAL de cierre anual no se podrá utilizar, por lo tanto, será necesario iniciar saldos alimentando el periodo virtual en diciembre ya considerando los saldos del cierre de año.

Cerrar / Abrir Periodo.

Este proceso nos permite proteger los periodos anteriores para que ya no se puedan mover. Por ejemplo, si un periodo es agregado, lo mas recomendable es cerrar los periodos anteriores. Al cerrarlos, ya no se permitirá agregar ningún registro cronológico a estos periodos. Esto es de suma importancia para la seguridad del sistema, ya que al impedir que se agreguen nuevos registros con fechas pasadas, estaremos identificando donde están nuestros procesos erróneos. Este proceso también nos permite volver a abrir un periodo que había sido cerrado en el pasado. Esto puede ser útil para ingresar registros en caso de ajustes, y para otras situaciones especiales.

Algo que hay que entender al cerrar un periodo, es la importancia de haber actualizado todos los saldos, existencias y otros registros antes del cierre, ya que de no hacerlo, las próximas actualizaciones ya no incluirán los periodos cerrados, e incluso utilizarán este último, como inicio de saldos para el cálculo lo cual podría significar un error de origen. Para mas información sobre saldos, te recomendamos leer la documentación del módulo de Saldos del Centro de Control. Este proceso trabaja bajo las siguientes reglas:

  1. Si esta seleccionado el periodo virtual de inicio de actividades o cualquier periodo especial de cierre anual, fallará la transacción.
  2. Si el periodo seleccionado está abierto, el sistema cerrará este periodo, y todos los periodos abiertos anteriores a este.
  3. Si el periodo seleccionado está abierto, y este pertenece a diciembre, aplica la regla anterior, y además, cierra el periodo especial de cierre anual.
  4. Si el periodo seleccionado está cerrado, el sistema volverá a abrir este periodo, y todos los periodos cerrados posteriores incluyendo los periodos especiales.

Errores comunes en los procesos de Periodos


Los errores mas comunes en estos procesos son los siguientes:

ERROR: No se pudo cerrar o re-abrir el periodo porque este periodo pertenece al cierre anual el cual se cierra o re-abre según el mes de diciembre. 

Si necesitas cerrar o volver a abrir un periodo especial de cierre anual, necesitarás aplicar el proceso al mes de diciembre de ese mismo año. Forseti ERP no soporta tener abierto el periodo especial mientras el periodo de diciembre de ese mismo año esta cerrado o viceversa.

ERROR: El periodo virtual inicial, no puede ser alterado. 

Como se dijo anteriormente, el periodo Virtual de Inicio de Actividades esta reservado para el inicio de saldos del sistema, el cual solo puede ser alterado por medio del módulo de Saldos del Centro de Control, y por lo tanto, no se puede abrir este periodo.

Monedas


El módulo de monedas del Centro de Control del CEF, nos permite instalar monedas en el sistema. Estas son las monedas que soportará el sistema para poder agregar entidades bancarias, y para poder vender o comprar con este tipo de monedas. Cuando recién instalamos una empresa nueva en Forseti ERP, el sistema nos genera la moneda local para representar los pesos mexicanos, y la moneda de dólares americanos, las cuales tendrán las claves 1 y 2 respectivamente.

Vista del Módulo

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

  • Cve. Es clave numérica de la moneda.
  • Moneda. Es el nombre común de la moneda.
  • Sim. Es el símbolo utilizado para esta moneda.
  • TC. Es el tipo de cambio asignado a la moneda.
  • SAT. Es la clave del catálogo de monedas del SAT. Esta clave se usa para dar soporte a la contabilidad electrónica.

Procesos del Módulo de Monedas

En el módulo de monedas, intervienen los procesos primarios de agregado, cambios y eliminación.

Agregar Moneda.

Permite instalar una nueva moneda en el sistema. El formulario para Agregar la moneda, posee los siguientes objetos:

  • Clave. Ingresa aquí, la clave numérica de la moneda.
  • Moneda. Debes registrar el nombre común que tendrá la moneda. Este nombre aparece en diferentes secciones del sistema, cuando es necesario seleccionar la moneda destinada para un registro, como por ejemplo, cuando debemos seleccionar del menú desplegable la moneda para realizar una factura.
  • Símbolo. Es el símbolo utilizado para esta moneda. Este se usa por lo regular justo antes de la cantidad, para representar un monto en esta moneda.
  • Tipo de Cambio. Se debe establecer el tipo de cambio. Este no es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar este tipo de cambio al momento de capturar un nuevo registro, por ejemplo, al momento de capturar una compra, una factura, etc.
  • SAT. Debes seleccionar la clave según el catálogo de monedas del SAT. Esta clave se usa para dar soporte a la contabilidad electrónica, por lo tanto, debes asegurarte que coincida con esta moneda.

Cambiar Moneda.

Este proceso permite cambiar los parámetros de la moneda (Moneda, Símbolo, Tipo de Cambio y Clave del SAT). Dos cosas importantes sobre el cambio:

  1. No se permitirá cambiar el tipo de cambio de la moneda número 1 perteneciente a la moneda nacional.
  2. Al cambiar el tipo de cambio directamente en la captura de un registro, el sistema NO lo actualizará automáticamente, por lo tanto, si lo deseas tener actualizado, necesitarás cambiarlo diariamente con este proceso.

Errores comunes en los procesos del Módulo de Monedas.


Los errores mas comunes en estos procesos son los siguientes:

ERROR: No se puede cambiar el tipo de cambio de la moneda local. 

Solo podemos cambiar los parámetros de moneda, símbolo y clave del SAT de la moneda local (la clave 1), ya que el tipo de cambio de esta moneda siempre debe ser 1.000000.

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