Categoría: Centro Empresarial Forseti

Documentación del Centro Empresarial Forseti “CEF”

Almacén

Introducción

La sección de Almacén en Forseti ERP, está orientada para trabajar con todo lo relacionado al control de nuestros productos, como por ejemplo, movimientos al inventario en las distintas bodegas que se dan de alta para la empresa. Para este control se incluyen los módulos de movimientos al almacén, plantillas de almacén, requerimientos de productos, traspaso entre bodegas, chequeo físicos y control de utensilios.

Movimientos al almacén.

Este es el módulo principal donde se controlan las entradas, salidas y existencias de productos en las distintas bodegas. Este es un módulo que por lo regular, se va actualizando a partir de otros módulos como Plantillas, Traspasos entre bodegas, Chequeo físico, Compras, Ventas y Producción, y aunque rara vez se tendrá que manipular directamente, sí permite generar movimientos directos al almacén (por ajustes, inicio de inventario, salidas por utilizar productos para uso interno etc.). Este módulo utiliza la cuenta asociada en el catálogo de productos para generar el movimiento contable de sus costos. También permite la auditoría de salidas y entradas al encargado de la bodega, por ejemplo, si una encargada de compras genera una compra de 10 piezas. del producto X, el encargado verificará y auditará la entrada a la bodega, y en caso de no ser las 10 piezas, la podrá revertir para analizar lo sucedido.

Plantillas.

Son plantillas de movimientos al almacén que se usan para que el encargado del almacén, capture el movimiento directo de salida o entrada, entonces, un supervisor puede revisar y utilizar esta plantilla para procesar el movimiento final al almacén, con un solo click.

Traspasos de material.

Son utilizados para mover materiales de una bodega de origen a una de destino. Un traspaso generará automáticamente dos movimientos al almacén, uno por la salida de materiales en la bodega de origen y el otro por la entrada a la bodega de destino. Los traspasos pueden generar comprobantes fiscales digitales (CFD) en forma de traslados los cuales se pueden sellar.

Requerimientos.

Son plantillas de materiales requeridos por una bodega de destino, que podrá usar el encargado de la bodega de origen, para generar el traspaso de material, sin tener que capturarlo.

Chequeo físico.

Los chequeo físicos son situaciones donde se cuentan físicamente las existencias en una bodega y en una fecha determinada. Este módulo permite la captura de estas existencias, las cuales utiliza para calcular las diferencias contra lo que supuesta mente debería de haber según el sistema y genera automáticamente los movimientos de salidas y entradas al almacén.

Control de utensilios.

En este módulo se controlan las entradas y salidas de utensilios en las distintas bodegas. Este es un módulo que por lo regular, se va alimentando a partir del módulo de gastos para ir registrando las entradas de insumos y utensilios de trabajo y sobre este módulo, dar el seguimiento de las salidas. Este módulo controla exclusivamente existencias y no costos ya que al tratarse de gastos y no de materias primas, no influyen en costos de almacén. Se ha incluido este módulo en Forseti ERP para satisfacer a la gente que requiere de un control minucioso, incluso de los insumos, como los artículos de papelería, cartuchos de impresoras, etc.

Movimientos al Almacén

El módulo de movimientos al almacén del CEF te permite generar entradas y salidas de productos directamente en este módulo, sin tener que ser alterado desde los módulos externos de plantillas, traspasos, compras, ventas o producción.

Vista del Módulo

Panel Lateral:

  • Bodegas. Veremos las fichas de las bodegas que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades del Centro de Control. Siempre aparecerán por defecto los movimientos al almacén de la primera bodega disponible.
  • Rango.
    • Especial. La ficha de especial permite filtrar movimientos de cierto mes específico que no aparezca como meses.
    • Hoy. Filtra y muestra solo los movimientos de hoy (Esta es la selección por defecto).
    • Semana. Filtra y muestra los movimientos pertenecientes a los últimos siete días.
    • Meses… Esta ficha filtra y muestra los movimientos del mes seleccionado.
  • Estatus.
    • Todos. Muestra movimientos que tengan cualquier estatus, ya sea que estén guardados, auditados, revertidos, pendientes o cancelados.
    • Guardados. Muestra los movimientos de entrada que necesitan la aprobación del encargado de la bodega.
    • Auditados. Muestra los movimientos aprobados directamente por el encargado de la bodega.
    • Revertidos. Muestra los movimientos que fueron aprobados en un pasado, pero que por alguna circunstancia, el encargado revirtió dicha aprobación. Nota Importante: Los movimientos revertidos ya no podrán cambiarse de nuevo a su estatus “auditado”, por lo tanto, forzosamente tienen que ser cancelados.
    • Pendientes. Muestra los movimientos de salida que necesitan la aprobación del encargado de la bodega.
    • Cancelados. Esta ficha muestra aquellos movimientos que se han cancelado. Los movimientos cancelados ya no se pueden recuperar.

Las columnas por defecto que muestra el cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

  • Núm. Es el número consecutivo del movimiento, según la bodega a la que pertenece.
  • Fecha. Indica la fecha del movimiento.
  • Descripción. Es la descripción del concepto de esta entrada o salida, según el catálogo de conceptos de almacén, establecido en el módulo de enlaces contables del departamento de contabilidad.
  • ST. Muestra el estatus del movimiento (Guardado, Auditado, Revertido, Pendiente o Cancelado).
  • Concepto. Es una breve descripción del motivo por el cual se generó este movimiento al almacén.
  • Ref. Muestra la referencia del módulo auxiliar a manera de “Módulo|ID|Entidad||” que creó este movimiento. Los movimientos al almacén generados directamente en este módulo, no tienen ninguna referencia.
NOTA: Los movimientos guardados o auditados siempre aparecen en color negro, los que están pendientes o revertidos en color azul, y todos los cancelados aparecen en color rojo.

Procesos del Módulo de Movimientos al Almacén

En el módulo de movimientos al almacén intervienen los procesos primarios de agregar, auditar, revertir, consultar, cancelar y rastreo.

Agregar Movimiento.

Permite agregar movimientos al almacén por entradas o salidas de material. Los movimientos se agregan según la bodega en la que estamos, por ejemplo, si tenemos la bodega MATRIZ e IZTAPALAPA y estamos en la bodega IZTAPALAPA, no podremos agregarla en la MATRIZ. Si deseamos hacer esto, primero tendríamos que ubicarnos en la bodega MATRIZ, para poder agregar. El formulario para Agregar un nuevo movimiento al almacén, posee los siguientes objetos de cabecero:

  • Entrada / Salida. Indica aquí, si el movimiento representa una entrada o una salida de material.
  • No. Movimiento. Campo informativo de consulta. No se utiliza al agregar.
  • Fecha. Indica la fecha para el movimiento.
  • Referencia. Puedes ingresar algo pequeño que haga referencia a este movimiento directo.
  • Clave. Es la clave del concepto definido por el usuario para este movimiento, según el catálogo de conceptos de almacén, establecido en el módulo de enlaces contables del departamento de contabilidad. Los conceptos, representan las entradas o salidas de material, y dictaminan la manera en que afectará este movimiento al costo en el inventario. Solo se pueden agregar conceptos de usuario y no de sistema, porque los conceptos de sistema están reservados para agregar movimientos al almacén creados automáticamente por los módulos externos como compras, ventas, producción etc.
  • Concepto. Indica aquí, un motivo o descripción para identificar este movimiento directo.

Para llenar los detalles de cada partida que contendrá el movimiento, contamos con los siguientes objetos:

  • Cantidad. Indica la cantidad de entrada o de salida de producto según sea el caso.
  • Uni. No contiene objeto. Este es un espacio informativo de partidas previamente insertadas, y muestra la unidad del producto según el catálogo de productos.
  • Clave. Aquí se inserta la clave del producto que contendrá esta partida, se puede seleccionar buscando en el catálogo, o si prefieres insertarla directamente.
  • Descripción. Es informativo de la partida, es la descripción del producto y aparecerá cuando se ingrese la clave a partir del catálogo.
  • Costo. En conceptos de entradas, puede definirse de manera manual el costo del producto y este se utilizará para re-calcular el costo promedio en el inventario. Esto depende de que no este seleccionado el objeto “Calcular costo automáticamente” en el catálogo de conceptos, lo cual, tratará esta entrada igual a un movimiento de sistema de compra en la que el costo promedio se vuelve a calcular dividiendo el saldo final entre la existencia final. Tanto en todas las salidas como en las entradas donde el objeto “Calcular costo automáticamente” esté seleccionado, este campo será ignorado y el movimiento se generará con el costo promedio. 
NOTA: Es recomendable leer la documentación de Enlaces contables del departamento de Contabilidad del CEF, para entender mejor sobre cálculo de costos de inventario.

Auditar Movimiento.

Cuando las bodegas se establecen como auditables en la variable “AUDITSAL” de la sección de Almacén del módulo de Variables del Centro de Control, el sistema registra los movimientos al almacén generados automáticamente a través de los módulos de traspasos, compras, ventas y producción, con un estatus Guardado (en caso de entradas) o Pendiente (en caso de salidas). Esto quiere decir que el encargado de la bodega necesitará revisar y autorizar dicho movimiento a través de este proceso para que las existencias en la bodega se actualicen. 

NOTA: Tanto los movimientos directos, como los generados automáticamente por el módulo de chequeo físico, no necesitan auditarse.

Revertir Movimiento.

Este proceso permite revocar movimientos que fueron previamente auditados y regresar las existencias a su estado anterior. Solo se podrán revertir movimientos cuando esta bodega sea auditable y cuando se hayan generado a través de un módulo externo como compras, ventas, producción, etc., exceptuando a través del módulo de chequeo físico.

Consultar Movimiento.

Este proceso permite consultar el cabecero y los detalles de un movimiento al almacén.

Cancelar Movimiento.

Este proceso cancela el movimiento seleccionado, si, y solo, si este movimiento fue generado directamente en este módulo. En caso de que el movimiento fuese generado automáticamente por un módulo externo, para cancelar este movimiento se aplicarán las siguientes reglas:

  1. Si la bodega no es auditable, entonces, se podrá cancelar el movimiento cancelando el registro del módulo que lo creó y las existencias regresarán al su estado anterior.
  2. Si la bodega es auditable y el movimiento fue creado por el módulo de chequeo físico, entonces, se podrá cancelar el movimiento cancelando el chequeo físico y las existencias regresarán al su estado anterior.
  3. Si la bodega es auditable, pero el movimiento fue creado por cualquier otro módulo, entonces, primero se debe revertir este movimiento para que las existencias regresen a su estado anterior, y luego, se debe cancelar el registro del módulo que lo creó. 
NOTA: Al revertir el movimiento al almacén, el registro que creó este movimiento quedará marcado como revertido.

Rastrear.

Permite hacer una consulta del movimiento al almacén rastreando sus módulos dependientes.

Errores comunes en los procesos del Módulo de Movimientos al Almacén.

Los errores más comunes en estos procesos son los siguientes:

ERROR: La cuenta de movimientos al almacén para este concepto no existe.

Es probable que la cuenta contable asociada al concepto por el cual se esta agregando este movimiento, se haya descontinuado o eliminado. Necesitarás ir al módulo de enlaces contables y/o catálogo de cuentas para verificar la cuenta asociada al concepto.

ERROR: No se encontró el producto especificado o la clave pertenece a un servicio.

Puede suceder que algún producto de la lista ya este descontinuado o que esta clave pertenece a un servicio.

PRECAUCIÓN: La cantidad o el costo no son correctas, No se aplicó el proceso a la partida.

Este error puede deberse a que se esta agregando un movimiento de salida, y se intenta ingresar la cantidad del producto con signo negativo. Aunque al consultar movimientos de salidas, estos muestran las las cantidades de las partidas en negativo, al agregar un movimiento ya sea de entrada o de salida, las partidas siempre necesitan ingresarse con signo positivo. Lo importante en este caso es señalar que el movimiento al almacén es una “Entrada” o una “Salida”.

Plantillas de Almacén

El módulo de plantillas de almacén del CEF te permite agregar plantillas de movimientos al almacén por entradas o salidas de material, para que un tercero autorizado, pueda generar el movimiento al almacén a partir de la revisión del mismo. Para entender cuando es importante la utilización de plantillas, supongamos el siguiente escenario:

Tenemos nuestra bodega Matriz sobre la cual, el encargado audita las entradas y salidas generadas por las personas de compras y ventas de la empresa. Ahora bien, este encargado solo puede auditar y/o revertir estos movimientos y no se le permite agregar entradas o salidas directas. ¿Qué pasará cuando se necesite enviar una muestra a un posible cliente, si el encargado no puede ingresar una salida directa?. La respuesta a esta situación se puede resolver de las siguientes maneras:

1) Permitir que el encargado pueda agregar movimientos directos al almacén. Esta situación parece correcta, sin embrago, si no se revisan todos los movimientos y el encargado hace mal uso de sus permisos, podría llevar a la empresa a pérdidas sustanciales.

2) Asignarle a un tercero la tarea de agregar movimientos directos al almacén. Esta situación parece ser mejor que la anterior, sin embargo, sigue habiendo un hoyo de seguridad al dejar abierta la puerta para agregar movimientos directos porque al fin de cuentas se siguen mezclando con los demás movimientos y pueden ser difíciles de identificar. Además, si faltara material, puede haber conflicto entre el encargado y la persona autorizada que agregó el movimiento, sobre todo si esta última, agrega el movimiento desde otro punto físicamente distinto al de la bodega.

3) Asignarle a un tercero la tarea de agregar plantillas de almacén para generar el movimiento definitivo. Esta situación sería la ideal, porque al no permitirle a nadie agregar movimientos directos, solo se deberán revisar las plantillas para asegurar lo que salió directamente del almacén. Además, esta situación permite al encargado enfocarse únicamente en la tarea de revisión, como lo haría con las compras o ventas.

La fuga de material o robo hormiga es una de las principales circunstancias de quiebra en las pequeñas empresas en nuestro país ya que es muy difícil de identificar, sobre todo cuando existen distintos puntos de venta y el almacén es muy dinámico.

Vista del Módulo.

Panel Lateral:

  • Bodegas. Veremos las fichas de las bodegas que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades del Centro de Control. Siempre aparecerán por defecto las plantillas de la primera bodega disponible.
  • Rango.
    • Especial. La ficha de especial, permite filtrar plantillas de cierto mes específico, que no aparezca como meses.
    • Hoy. Filtra y muestra solo las plantillas de hoy (Esta es la selección por defecto).
    • Semana. Filtra y muestra las plantillas pertenecientes a los últimos siete días.
    • Meses… Esta ficha filtra y muestra las plantillas del mes seleccionado.
  • Estatus.
    • Todas. Muestra plantillas que tengan cualquier estatus, ya sea que estén guardadas, emitidas, revertidas, generadas o canceladas.
    • Guardadas. Muestra las plantillas que aún no tienen un movimiento al almacén asociado. Estas plantillas están agregadas pero aún no se generan.
    • Emitidas. Muestra las plantillas que ya tienen su movimiento al almacén asociado, y que a su vez, este movimientos ya fue aprobado por el encargado de la bodega.
    • Revertidas. Muestra las plantillas donde su movimiento asociado fue revertido por alguna circunstancia, por el encargado de esta bodega. NOTA IMPORTANTE: Las plantillas revertidas forzosamente tienen que ser canceladas.
    • Generadas. Muestra las plantillas que fueron recientemente generadas, pero que aún no cuentan con la aprobación del encargado encargado de la bodega.
    • Canceladas. Esta ficha muestra aquellas plantillas que se han cancelado. Las plantillas canceladas ya no se pueden recuperar.

Las columnas por defecto que muestra el cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

  • Núm. Es el número consecutivo de la plantilla, según la bodega a la que pertenece.
  • Fecha. Indica la fecha de la plantilla.
  • Descripción. Es la descripción del concepto de esta entrada o salida, según el catálogo de conceptos de almacén, establecido en el módulo de enlaces contables del departamento de contabilidad.
  • ST. Muestra el estatus de la plantilla (Guardada, Emitida, Revertida, Generada o Cancelada).
  • Concepto. Es una breve descripción del motivo por el cual se genera el movimiento al almacén resultante.
  • Ref. Es una pequeña referencia del movimiento al almacén resultante.
  • Mov. Es el número del movimiento al almacén asociado a esta plantilla, o cero, si esta plantilla no se ha generado aún.
NOTA: Las plantillas guardadas o emitidas siempre aparecen en color negro, los que están recién generadas o están revertidas en color azul, y todas las canceladas aparecen en color rojo.

Procesos del Módulo de Plantillas de Almacén

En el módulo de plantillas de almacén intervienen los procesos primarios de agregar, generar, cambiar, consultar, cancelar y rastreo.

Agregar Plantilla.

Permite agregar plantillas por entradas o salidas de material. Las plantillas se agregan según la bodega en la que estamos, por ejemplo, si tenemos la bodega MATRIZ e IZTAPALAPA y estamos en la bodega IZTAPALAPA, no podremos agregarla en la MATRIZ. Si deseamos hacer esto, primero tendríamos que ubicarnos en la bodega MATRIZ para poder agregar. El formulario para Agregar una plantilla nueva posee los siguientes objetos de cabecero:

  • Entrada / Salida. Indica aquí, si la plantilla representará un movimiento de entrada o uno de salida de material.
  • No. Plantilla. Campo informativo de consulta. No se utiliza al agregar.
  • Fecha. Indica la fecha para la plantilla.
  • Referencia. Puedes ingresar algo pequeño que haga referencia al movimiento generado por esta plantilla.
  • Clave. Es la clave del concepto definido por el usuario para el movimiento generado por esta plantilla, según el catálogo de conceptos de almacén, establecido en el módulo de enlaces contables del departamento de contabilidad. Los conceptos, representan las entradas o salidas de material, y dictaminan la manera en que afectará el movimiento al costo en el inventario. Solo se pueden agregar conceptos de usuario y no de sistema, porque los conceptos de sistema están reservados para agregar movimientos al almacén creados automáticamente por los módulos externos como compras, ventas, producción, etc., más no por plantillas.
  • Concepto. Indica aquí, un motivo o descripción para identificar esta plantilla y su movimiento asociado resultante.

Para llenar los detalles de cada partida que contendrá la plantilla, contamos con los siguientes objetos:

  • Cantidad. Indica la cantidad de entrada o de salida de producto según sea el caso.
  • Uni. No contiene objeto. Este es un espacio informativo de partidas previamente insertadas y muestra la unidad del producto según el catálogo de productos.
  • Clave. Aquí se inserta la clave del producto que contendrá esta partida, se puede seleccionar buscando en el catálogo, o si prefieres insertarla directamente.
  • Descripción. Es informativo de la partida, es la descripción del producto y aparecerá cuando se ingrese la clave a partir del catálogo.
  • Costo. Afectará al generar el movimiento. En conceptos de entradas, puede definirse de manera manual el costo del producto, y este se utilizará para re-calcular el costo promedio en el inventario. Esto depende de que no este seleccionado el objeto “Calcular costo automáticamente” en el catálogo de conceptos, lo cual, tratará esta entrada igual a un movimiento de sistema de compra, en la que el costo promedio se vuelve a calcular dividiendo el saldo final entre la existencia final. Tanto en todas las salidas, como en las entradas donde el objeto “Calcular costo automáticamente” esté seleccionado, este campo será ignorado, y el movimiento se generará con el costo promedio. 
NOTA: Es recomendable leer la documentación de Enlaces contables del departamento de Contabilidad del CEF, para entender mejor sobre cálculo de costos de inventario.
Generar Movimiento.

Este proceso permite generar el movimiento al almacén a partir de esta plantilla. Una vez generado, ya no se podrá volver a generar la plantilla.

Cambiar Plantilla.

Este proceso permite cambiar una plantilla, siempre y cuando, no se haya generado aún.

Consultar Movimiento.

Este proceso permite consultar El cabecero y los Detalles de una plantilla de almacén.

Cancelar Plantilla.

Este proceso cancela la plantilla seleccionada aplicando las siguientes reglas:

  1. Si la bodega no es auditable, entonces, se podrá cancelar inmediatamente.
  2. Si la bodega es auditable, entonces, primero se debe revertir el movimiento asociado directamente en el módulo de movimientos al almacén, y luego, se debe cancelar esta plantilla. 
NOTA: Al revertir el movimiento al almacén, esta plantilla quedará marcada con un estatus "revertida".

En Forseti ERP, una bodega auditable es aquella bodega en la que el encargado necesitará revisar, autorizar y/o rechazar los movimientos al almacén generados desde módulos externos como plantillas, compras, ventas, etc.

Rastrear.

Permite hacer una consulta de la plantilla rastreando sus módulos dependientes.

Errores comunes en los procesos del Módulo de Plantillas de Almacén.

Los errores más comunes en estos procesos son los siguientes:

ERROR: La cuenta de movimientos al almacén para este concepto no existe.

Puede suceder al generar la plantilla. Es probable que la cuenta contable asociada al concepto por el cual se esta agregando esta plantilla, se haya descontinuado o eliminado. Necesitarás ir al módulo de enlaces contables y/o catálogo de cuentas para verificar la cuenta asociada al concepto, o cambiar la clave del concepto de la plantilla.

ERROR: No se encontró el producto especificado, o la clave pertenece a un servicio.

Puede suceder que algún producto de la lista ya este descontinuado o que esta clave pertenece a un servicio.

PRECAUCION: Esta plantilla necesita estar revertida desde el módulo de movimientos al almacén para poder cancelarla.

Seguramente, intentas cancelar una plantilla que aún no se ha generado o que ya está generada, pero como la bodega es auditable, el encargado necesita revertir el movimiento al almacén asociado a esta plantilla, para que esta se pueda cancelar.

Traspasos entre bodegas

El módulo de traspasos entre bodegas del CEF te permite realizar los envíos de mercancía de una bodega hacia otra de una manera muy sencilla y rápida. Al generar un traspaso, se genera automáticamente un movimiento al almacén por salida del material en la bodega de origen (bodega en la cual se debe agregar el traspaso) y otro movimiento al almacén por entrada de material en la bodega de destino.

Vista del Módulo

Panel Lateral:

  • Bodegas. Veremos las fichas de las bodegas que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades del Centro de Control. Siempre aparecerán por defecto los traspasos de la primera bodega disponible.
  • Rango.
    • Especial. La ficha de especial, permite filtrar traspasos de cierto mes específico, que no aparezca como meses.
    • Hoy. Filtra y muestra solo los traspasos de hoy (Esta es la selección por defecto).
    • Semana. Filtra y muestra los traspasos pertenecientes a los últimos siete días.
    • Meses… Esta ficha filtra y muestra los traspasos del mes seleccionado.
  • Estatus.
    • Todos. Muestra los traspasos que tengan cualquier estatus, ya sea que estén guardados, emitidos, revertidos, pendientes o cancelados.
    • Guardados. Muestra los traspasos, en los que sus movimientos al almacén, tanto de salida como de entrada, aún no cuentan con la aprobación del encargado de cada bodega.
    • Emitidos. Muestra los traspasos, en los que sus movimientos al almacén, tanto de salida como de entrada, ya cuentan con la aprobación del encargado de cada bodega.
    • Revertidos. Muestra los traspasos, en los que sus movimientos al almacén, tanto de salida como de entrada, fueron revertidos por alguna circunstancia, por ambos encargados. Nota Importante: Los traspasos revertidos forzosamente tienen que ser cancelados.
    • Pendientes. Muestra los traspasos que se encuentran en cualquiera de las siguientes circunstancias:
      1. El movimiento de salida o de entrada ya fue aprobado, mientras que el otro aún no.
      2. Ambos fueron aprobados en un pasado, pero alguno de ellos está revertido actualmente.
    • Cancelados. Esta ficha muestra aquellos traspasos que se han cancelado. Los traspasos cancelados ya no se pueden recuperar.

Las columnas por defecto que muestra el cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

  • Núm. Es el número consecutivo del traspaso, según la bodega a la que pertenece.
  • Fecha. Indica la fecha del traspaso.
  • Destino. Es la ficha de la bodega que recibirá la entrada del material.
  • ST. Muestra el estatus del traspaso (Guardado, Emitido, Revertido, Generado o Cancelado).
  • Concepto. Es una breve descripción del motivo por el cual se genera el traspaso del material.
  • Ref. Es una pequeña referencia para el traspaso de material.
  • CFDI. Es el estatus de la carta porte electrónica que exige la ley cuando enviamos materiales de nuestra propiedad, desde una sucursal a otra, y por nuestros propios medios (nuestro propio transporte). Este puede ser:
    • —. No se ha generado o sellado la carta porte electrónica.
    • TFD. La carta porte ya se generó y fue sellada por el Proveedor Autorizado de Certificación, pero por alguna circunstancia no se ha generado el archivo PDF.
    • PDF. La carta porte está completamente generada.
NOTA: Los traspasos guardados o emitidos siempre aparecen en color negro, los que están pendientes o están revertidos en color azul, y todos los cancelados aparecen en color rojo.

Procesos del Módulo de Traspasos entre Bodegas

En el módulo de traspasos entre bodegas intervienen los procesos primarios de agregar, consultar, sellar, recuperar archivos, cancelar y rastreo.

Agregar Traspaso.

Permite agregar un traspaso entre bodegas. Los traspasos siempre se agregan en la bodega desde la cual vamos a enviar el material y nunca en la que lo recibirá. Por ejemplo, si tenemos las bodegas MATRIZ e IZTAPALAPA y estamos en la bodega MATRIZ, quiere decir que enviaremos material de la MATRIZ a la bodega de IZTAPALAPA. El formulario para Agregar un nuevo traspaso, posee los siguientes objetos de cabecero:

  • No. Traspaso. Campo informativo de consulta. No se utiliza al agregar.
  • Fecha. Indica la fecha para el traspaso.
  • Referencia. Puedes ingresar algo pequeño que haga referencia a este traspaso.
  • Bodega. Ingresa aquí la clave de la bodega que recibirá el material. Al ingresar una clave válida, la ficha de la bodega aparecerá justamente después de la clave.
  • Concepto. Indica aquí, un motivo o descripción por lo cual se realiza este traspaso de material.

Para llenar los detalles de cada partida que contendrá el traspaso, contamos con los siguientes objetos:

  • Cantidad. Indica la cantidad de producto que se enviará.
  • Uni. No contiene objeto. Este es un espacio informativo de partidas previamente insertadas y muestra la unidad del producto según el catálogo de productos.
  • Clave. Aquí se inserta la clave del producto que se enviará, se puede seleccionar buscando en el catálogo, o si prefieres insertarla directamente.
  • Descripción. Es informativo de la partida, es la descripción del producto y aparecerá cuando se ingrese la clave a partir del catálogo.

Consideraciones a tener en cuenta a la hora de agregar traspasos:

Como ya se dijo anteriormente, Forseti ERP genera dos movimientos al almacén a la hora de agregar un traspaso. Uno por la salida en la bodega de origen y el otro por la entrada en la bodega de destino. Cuando alguna de estas dos bodegas están enlazadas a la contabilidad, la póliza de costos del movimiento al almacén de la salida, utilizará la cuenta contable especificada en el enlace del concepto de sistema 52 (Salida a Otra Bodega) establecido en la sección de Almacén del módulo de Enlaces del departamento de Contabilidad para soportar la partida doble, mientras que la póliza del movimiento de entrada, utilizará la cuenta contable especificada en el enlace del concepto de sistema 100 (Entrada Desde Otra Bodega).

1) Se recomienda que los conceptos 52 y 100 enlacen a la misma cuenta contable, esta, puede ser una cuenta de materiales en tránsito. Por lo tanto, en el momento de realizar un traspaso donde ambas bodegas enlacen a la contabilidad, la cuenta de materiales en tránsito se cargará en la póliza de la salida y se abonará en la póliza de la entrada, y por lo tanto, quedará saldada.

2) En situaciones donde solo una de las bodegas enlaza a la contabilidad y la otra no, probablemente se requiera cambiar la cuenta que apunta al concepto de la bodega contable para que la cuenta de materiales en tránsito no quede cargada o abonada indefinidamente, o por lo menos, hasta que se agregue una póliza de ajustes para saldarla. Por lo tanto, es recomendable evitar esta situación evitando agregar traspasos donde la bodega de origen y la de destino tengan distintos trazos contables.

3) Por último, en traspasos donde ninguna bodega enlaza a la contabilidad, obviamente no ingresará ninguna póliza y las cuentas de los conceptos 52 y 100 serán ignoradas.

Consultar Traspaso.

Este proceso permite consultar el cabecero y los detalles del traspaso seleccionado.

Sellar Traspaso.

Permite generar directamente en Forseti ERP el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de la carta porte de este traspaso. Para que los procesos de sellado de facturación electrónica, comprobantes de nómina electrónicos y carta porte electrónica puedan llevarse a cabo, debes contar con todos los elementos y configuraciones necesarias. Revisa la documentación de Comprobantes Fiscales Digitales del Centro de Control, para entender y poder proceder.

Archivo XML.

Permite descargar del servidor, el archivo XML del CFDI generado por el proceso de Sellar Traspaso.

Archivo PDF.

Permite descargar del servidor, el archivo de impresión PDF del CFDI generado por el proceso de Sellar Traspaso.

Cancelar Traspaso.

Este proceso cancela el traspaso seleccionado aplicando las siguientes reglas:

  1. Si las bodegas no son auditables, entonces, se podrá cancelar inmediatamente.
  2. Si las bodegas son auditables, entonces, primero se deben revertir ambos movimientos asociados directamente en el módulo de movimientos al almacén, y luego, se debe cancelar este traspaso. 
NOTA: Al revertir ambos movimientos al almacén (el de salida y el de entrada de material), este traspaso quedará marcado con un estatus "revertido".

En Forseti, una bodega auditable es aquella bodega en la que el encargado necesitará revisar, autorizar y/o rechazar, los movimientos al almacén generados desde módulos externos como traspasos, compras, ventas, etc.

Rastrear.

Permite hacer una consulta del traspaso rastreando sus módulos dependientes.

Errores comunes en los procesos del Módulo de Traspasos entre Bodegas.

Los errores más comunes en estos procesos son los siguientes:

ERROR: Los conceptos de entrada o de salida (100 o 52), no se han enlazado a una cuenta contable.

Puede suceder al generar el traspaso. Es probable que alguna de las cuentas contables asociadas a estos conceptos de sistema se hayan descontinuado o eliminado. Necesitarás ir al módulo de enlaces contables y/o catálogo de cuentas para verificar la cuenta asociada a cada concepto.

PRECAUCION: No se encontró la bodega especificada, debes seleccionar una válida.

Puede suceder que la bodega de destino no exista o que se encuentra bloqueada temporalmente. Puedes verificar en la sección de Bodegas del módulo de Entidades del Centro de Control del CEF.

PRECAUCION: Este traspaso necesita estar revertido desde el módulo de movimientos al almacén para poder cancelarlo.

Seguramente, intentas cancelar un traspaso y como las bodegas son auditables, ambos encargados necesitan revertir los movimientos al almacén asociados a este traspaso para que este se pueda cancelar.

Requerimientos entre bodegas

El módulo de requerimientos entre bodegas del CEF te permite realizar requerimientos de mercancía a otra bodega, como por ejemplo, a una bodega matriz. Luego más adelante, el encargado de la bodega matriz podrá generar el traspaso a partir de este requerimiento.

Vista del Módulo

Panel Lateral:

  • Bodegas. Veremos las fichas de las bodegas que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades del Centro de Control. Siempre aparecerán por defecto los requerimientos de la primera bodega disponible, sean requerimientos para esta bodega o hechos desde esta bodega para otra.
  • Rango.
    • Especial. La ficha de especial, permite filtrar requerimientos de cierto mes específico, que no aparezca como meses.
    • Hoy. Filtra y muestra solo los requerimientos de hoy (Esta es la selección por defecto).
    • Semana. Filtra y muestra los requerimientos pertenecientes a los últimos siete días.
    • Meses… Esta ficha filtra y muestra los requerimientos del mes seleccionado.
  • Estatus.
    • Todos. Muestra los requerimientos que tengan cualquier estatus, ya sea que estén guardados, enviados o cancelados.
    • Guardados. Muestra los requerimientos guardados. Estos son los requerimientos que aún no se mandan (en caso de que el requerimiento sea de otra bodega, para esta bodega), o que aún no se reciben (en caso de que el requerimiento se haya hecho de esta bodega para otra).
    • Enviados. Muestra los requerimientos que ya tienen un traspaso asociado.
    • Cancelados. Esta ficha muestra aquellos requerimientos que se han cancelado.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

  • Núm. Es el número consecutivo del requerimiento, según la bodega de origen a la que pertenece.
  • Fecha. Indica la fecha del requerimiento.
  • Origen. Es la ficha de la bodega que requiere el material.
  • Destino. Es la ficha de la bodega que enviará el material.
  • ST. Muestra el estatus del requerimiento (Guardado, Enviado o Cancelado).
  • Concepto. Es una breve descripción del motivo por el cual se genera el requerimiento del material.
  • Referencia. Es una pequeña referencia para el requerimiento de material.
  • Traspaso. Es el número de traspaso asociado a este requerimiento o cero en caso de que no se haya enviado aún. Nota: El traspaso siempre se asocia a la bodega de destino ya que es esta bodega la que envía el material.
NOTA: Los requerimientos guardados o enviados pertenecientes al origen del requerimiento siempre aparecen en color azul, los guardados o enviados pertenecientes al destino del requerimiento en color negro, y todos los cancelados aparecen en color rojo.

Procesos del Módulo de Requerimientos entre Bodegas

En el módulo de requerimientos entre bodegas intervienen los procesos primarios de agregar, cambiar, consultar, generar, cancelar y rastreo.

Agregar Requerimiento.

Permite agregar un requerimiento entre bodegas. Los requerimientos siempre se agregan en la bodega desde la cual vamos a solicitar el material y nunca en la que lo enviará. Por ejemplo, si tenemos las bodegas MATRIZ e IZTAPALAPA y estamos en la bodega IZTAPALAPA, quiere decir que solicitaremos material de IZTAPALAPA a la bodega MATRIZ. El formulario para Agregar un nuevo requerimiento, posee los siguientes objetos de cabecero:

  • No. Requerimiento. Campo informativo de consulta. No se utiliza al agregar.
  • Fecha. Indica la fecha para el requerimiento.
  • Referencia. Puedes ingresar algo pequeño que haga referencia a este requerimiento.
  • Bodega. Ingresa aquí la clave de la bodega que nos enviará el material. Esta es la bodega a la que estamos solicitando el material (bodega de destino). Al ingresar una clave válida, la ficha de la bodega aparecerá justamente después de la clave.
  • Concepto. Indica aquí, un motivo o descripción por lo cual se realiza este requerimiento de material.

Para llenar los detalles de cada partida que contendrá el requerimiento, contamos con los siguientes objetos:

  • Cantidad. Indica la cantidad de producto que se esta solicitando.
  • Uni. No contiene objeto. Este es un espacio informativo de partidas previamente insertadas, y muestra la unidad del producto según el catálogo de productos.
  • Clave. Aquí se inserta la clave del producto que se está solicitando, se puede seleccionar buscando en el catálogo, o si prefieres insertarla directamente.
  • Descripción. Es informativo de la partida, es la descripción del producto y aparecerá cuando se ingrese la clave a partir del catálogo.

Cambiar Requerimiento.

Este proceso permite cambiar el cabecero y los detalles del requerimiento seleccionado. Los requerimientos solo se pueden cambiar desde la bodega de origen o bodega que solicita el material y únicamente si la bodega de destino no ha generado el traspaso del material (no ha enviado aún el material).

Forseti ERP, cuenta con mecanismos internos que permiten al encargado de la bodega de origen verificar si hay suficientes existencias en la bodega de destino para poder ingresar el requerimiento. También, es importante entender el manejo de stocks de cada producto en la bodega de origen, ya que este permite controlar mejor los pedidos de material para que no se pida indiscriminadamente, aún cuando la bodega que surte el material tenga existencias enormes.

Consultar Requerimiento.

Este proceso permite consultar el cabecero y los detalles del requerimiento seleccionado.

Generar Traspaso.

Permite generar el traspaso de material del requerimiento seleccionado. Los requerimientos solo se pueden generar desde la bodega de destino, que es la bodega que envía el material. El formulario para Generar el traspaso, posee los siguientes objetos de cabecero:

  • Traspaso. Informativo, es el número de traspaso que se generará.
  • Fecha. Es la fecha del traspaso que corresponderá a la fecha de envío de este requerimiento.

Cancelar Traspaso.

Este proceso cancela el requerimiento seleccionado aplicando las siguientes reglas:

  1. Solo se pueden cancelar requerimientos desde la bodega de origen, osea, desde la bodega que solicitó el material.
  2. Si el requerimiento aún no tiene un traspaso asociado, entonces, se podrá cancelar inmediatamente.
  3. Si el requerimiento ya tiene un traspaso asociado, entonces, primero será necesario cancelar el traspaso para desasociar este requerimiento. 
NOTA: La cancelación del traspaso necesitará seguir las propias reglas que aplican al proceso de cancelación del módulo de traspasos y son totalmente independientes de este módulo.

Rastrear.

Permite hacer una consulta del requerimiento rastreando sus módulos dependientes.

Errores comunes en los procesos del Módulo de Requerimientos entre Bodegas.

Los errores más comunes en estos procesos son los siguientes:

PRECAUCIÓN: No se encontró la bodega especificada, debes seleccionar una válida.

Puede suceder que la bodega de destino no exista, o que se encuentra bloqueada temporalmente. Puedes verificar en la sección de Bodegas del módulo de Entidades del Centro de Control del CEF.

PRECAUCIÓN: Este requerimiento solo se puede cambiar/cancelar desde la bodega de origen.

Seguramente intentas cambiar o cancelar un requerimiento que se ha hecho para tu bodega. Los requerimientos solo pueden ser cambiados o cancelados por el personal de la bodega que solicitó el material. En el caso que por alguna razón sea necesario cambiar o cancelar este requerimiento, se debe comunicar al encargado de la bodega que requiere el material para que esta persona sea el que lo cambie o cancele.

PRECAUCIÓN: Este requerimiento ya tiene un traspaso asociado, no se puede cancelar. Primero debes cancelar el traspaso para poder cancelar el requerimiento.

Los requerimientos que ya han sido enviados por la bodega de destino, ya no se pueden cancelar. Esto se hace por seguridad, y para mantener la comunicación entre encargados de las bodegas.

Chequeo Físico

El módulo de chequeo físico del CEF te permite realizar de una manera lógica, el chequeo de inventario en las distintas bodegas de la empresa. En Forseti ERP, se puede realizar un máximo de un chequeo físico al día por cada bodega y este debe ser el último proceso realizado para esta, en ese preciso día. La lógica que se debe seguir para la realización de un chequeo físico es la siguiente:

  1. Se deben tener capturados todos los movimientos al almacén ya sea de entradas o salidas, por compras, requerimientos de material, ventas etc.
  2. Todos los movimientos de la bodega que ya se hayan recibido o enviado, deben estar auditados para que las existencias se encuentren en un estado lógico para ser contadas.
  3. Se debe agregar el chequeo físico. Este generará una lista de los materiales que se tienen que contar, mandando un campo con la existencia que debería de haber, según el sistema. Si esta existencia no coincide con la existencia físicamente contada, se necesitará cambiar por esta última (la existencia físicamente contada).
  4. Opcional-mente, se puede terminar de agregar el chequeo (por ejemplo para darse un descanso), y posteriormente reanudarse con la opción de “cambiar chequeo”.
  5. Ya que se hayan actualizado todas las existencias con lo que hay físicamente, se procederá a cerrar el chequeo para proteger la bodega de otras entradas y/o salidas de almacén en esta bodega.
  6. Se procede a calcular las diferencias, a revisarlas, a corregir errores en caso de haberlos, y finalmente a generar el chequeo, lo cual agrega los movimientos de salida y entrada de almacén según haya existencias de menos o de mas.

Vista del Módulo

Panel Lateral:

  • Bodegas. Veremos las fichas de las bodegas que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades del Centro de Control. Siempre aparecerán por defecto los chequeo físicos de la primera bodega disponible.
  • Rango.
    • Meses… Esta ficha filtra y muestra los chequeo físicos del mes seleccionado.
  • Estatus.
    • Todos. Muestra chequeos que tengan cualquier estatus, ya sea que estén guardados, emitidos o cancelados.
    • Guardados. Muestra los chequeos recientemente agregados. Estos pueden o no, estar cerrados (protección de la bodega contra entradas y/o salidas), pero indica chequeos que aún no están generados (chequeos que ya se les ha aplicado sus diferencias).
    • Emitidos. Muestra los chequeos que ya se han generado y por lo tanto, ya tiene asociados sus movimientos al almacén de las entradas y/o salidas de las diferencias.
    • Cancelados. Esta ficha muestra aquellos chequeos que se han cancelado. Los chequeos cancelados ya no se pueden recuperar.

Las columnas por defecto que muestra el cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

  • Núm. Es el número consecutivo del chequeo físico, según la bodega a la que pertenece.
  • Fecha. Indica la fecha del chequeo físico.
  • ST. Muestra el estatus del chequeo (Guardado, Emitido o Cancelado).
  • Cerrado. Si está marcado con una “X”, indica que el chequeo esta cerrado y protegido contra movimientos al almacén. De lo contrario, estará marcado con “—“.
  • Generado. Si está marcado con una “X”, indica que el chequeo ya esta generado, y ya tiene asociados sus movimientos al almacén pertenecientes a las entradas y/o salidas de las diferencias. De lo contrario, estará marcado con “—“.
NOTA: Los chequeo físicos guardados o emitidos siempre aparecen en color negro, mientras que los cancelados aparecen en color rojo.

Procesos del Módulo de Chequeo Físico

En el módulo de chequeo físico intervienen los procesos primarios de agregar, cambiar, consultar, calcular, cerrar, generar, cancelar, eliminar y rastreo.

Agregar Chequeo.

Permite agregar un chequeo físico nuevo. Los chequeos se agregan según la bodega en la que estamos, por ejemplo, si tenemos la bodega MATRIZ e IZTAPALAPA y estamos en la bodega IZTAPALAPA, no podremos agregarlo en la MATRIZ. Si deseamos hacer esto, primero tendríamos que ubicarnos en la bodega MATRIZ para poder agregar. El formulario para Agregar un nuevo chequeo físico, posee los siguientes objetos de cabecero:

  • Bodega. Es informativo, muestra la etiqueta de la bodega a la que se le está aplicando este chequeo físico.
  • Fecha. Indica la fecha para el chequeo. Nota: Solo se permite agregar un chequeo físico por día.

El detalle de cada chequeo físico, se compone por las partidas de los productos que formarán parte del chequeo. Esta lista se generará según las siguientes reglas:

  1. Nunca formarán parte los productos con estatus “Descontinuado”.
  2. Los productos que maneje esta bodega, aparecerán en negrita para resaltarlos e identificarlos rápidamente.
  3. Los productos que no se manejen en esta bodega, aparecen sin resaltar. Lo mas normal es que estos productos tengan una existencia de cero.
  4. Según esté establecida la variable “CHFIS_RET” de la sección de Almacén del módulo de Variables del Centro de Control, aplica lo siguiente:
    • Un valor de “cero”, cargará todos los productos vigentes del catálogo.
    • Un valor “mayor a cero”, cargará este número de productos vigentes del catálogo, seleccionándolos al azar. Si este valor sobrepasa el número de productos vigentes, obviamente cargará todo el catálogo.

El detalle se compone de los siguientes objetos de formulario:

  • Clave. Informativo, es la clave del producto.
  • Descripción. Informativo, es la descripción del producto.
  • Cantidad. Indica aquí la existencia física real de este producto. Al agregar por primera ocasión, aparecerá la existencia que debe haber según el sistema. Nota: Esta existencia inicial puede diferir de la real por circunstancias en las que no se han capturado alguna compra o venta u otras circunstancias similares y no siempre es porque hayan diferencias.
  • Unidad. Informativo, es la unidad de medida de las existencias del producto.
  • Diferencia. Informativo, es la diferencia entre lo real y lo que calcula el sistema según las entradas y salidas al almacén de este producto. No aplica al agregar porque no se han calculado las diferencias.

Cambiar Chequeo.

Permite cambiar las existencias de un chequeo físico previamente agregado pero que aún no esta cerrado ni generado.

NOTA: Al cambiar, la lista de productos del chequeo será la misma que ya contenía y no recargará su contenido siguiendo las reglas de agregado. Por ejemplo, si ya se había agregado un chequeo con el producto X, y después, este producto es descontinuado, al cambiar, el producto X seguirá siendo parte del chequeo, y por lo tanto, al generar el chequeo nos marcará un error de que este producto no existe. Para resolver este problema, se tendrá que eliminar primero el chequeo y luego agregar uno nuevo.

Consultar Chequeo.

Este proceso permite consultar un chequeo físico previamente agregado. Las diferencias solo se mostrarán si ya se ha calculado el chequeo.

Calcular Chequeo.

Este proceso permite calcular las diferencias entre lo que dice el sistema que hay, y las existencias capturadas dentro del chequeo. Para que el cálculo se pueda llevar a cabo y este sea totalmente confiable, se debe cumplir con las siguientes reglas:

1) Todos los movimientos al almacén en esta bodega, que tengan fecha igual o anterior a este chequeo, deben estar auditados o cancelados. Fallará si tienen estatus guardado o pendiente.

2) El cálculo tomará el último mes contable mente cerrado para establecer las existencias iniciales y a partir de estas, sumará las entradas y restará las salidas, por lo tanto, tener una historia de actualización de existencias correcta, garantiza que las diferencias también sean las correctas.

3) No se podrá volver a calcular un chequeo si este ya ha sido generado.

Cerrar Chequeo.

Este proceso permite cerrar o volver a abrir el chequeo físico seleccionado. Cerrar un chequeo permite bloquearlo para que ya no se pueda cambiar. Esto es útil por ejemplo, en circunstancias donde por alguna razón, un movimiento al almacén no se ha auditado, es necesario cancelar una venta, o cualquier otra circunstancia donde ya se haya contado todo, pero es necesario corregir algo en los movimientos. Entonces, se protege el chequeo y se siguen agregando movimientos al almacén con fecha posterior, como compras, ventas, etc., hasta que el problema sea resuelto (incluso días después) y entonces si, se pueda proceder a generarlo.

Generar Movimiento.

Este proceso genera los movimientos al almacén de entrada y salida en esta bodega que resulten de las diferencias en el cálculo del chequeo. A la hora de hacer la generación debes verificar lo siguiente:

  1. El chequeo físico debe estar previamente cerrado.
  2. Se calculará automáticamente el chequeo para asegurar cambios de última hora.
  3. Los movimientos al almacén resultantes quedarán en estatus “auditado” incluso si la bodega se establece como auditable en la variable “AUDITSAL” de la sección de Almacén del módulo de Variables del Centro de Control, que se utiliza para que el encargado revise y/o rechace movimientos al almacén.

Cancelar Chequeo.

Cuando un chequeo físico ya está generado, la única opción para revertir la acción y que las existencias regresen a su estado anterior, es cancelando el chequeo físico. Este proceso cancelará los movimientos al almacén resultantes de la generación y también cancelará este chequeo. 

NOTA: Un chequeo cancelado ya no se puede recuperar, por lo tanto, se tendrá que agregar un nuevo chequeo físico para remplazarlo.

Eliminar Chequeo.

Este proceso permite eliminar definitivamente un chequeo físico que aún no se ha generado. No se podrán eliminar chequeos que estén cerrados. Para eliminar un chequeo cerrado, primero hay que volverlo a abrir y luego volver a ejecutar este proceso.

Rastrear.

Permite hacer una consulta del chequeo físico rastreando sus módulos dependientes.

Errores comunes en los procesos del Chequeo Físico.

Los errores más comunes en estos procesos son los siguientes:

ERROR: No se puede aplicar el proceso al chequeo porque ya esta cerrado o generado.

Cuando un chequeo físico está cerrado o ya esta generado, no se puede cambiar o eliminar. La solución al problema si es que este chequeo aún no está generado, es volverlo a abrir, sin embargo, en el caso de que el chequeo ya se haya generado, ya no se podrá cambiar ni eliminar.

ERROR: No se puede cancelar el chequeo porque aun no está generado. Si ya no lo necesitas, puedes eliminarlo.

Puede suceder que por alguna circunstancia, sea necesario cancelar un chequeo. Como el chequeo aún no tiene sus movimientos de diferencias generados, lo más conveniente es eliminarlo de la base de datos y volverlo a agregar.

Control de utensilios

En estos tiempos donde el dinero ya no alcanza, nos puede ser de mucha utilidad controlar no solamente nuestro almacén de materias primas si no también nuestro inventario de utensilios de trabajo, por ejemplo, la herramienta de trabajo, los consumibles como los cartuchos de impresoras, papel de baño, garrafones de agua…. en fin, podemos tener un almacén de todos estos utensilios y se nos puede fugar porque el personal se lo lleva o porque simplemente no lo cuida, por este motivo, como pequeños empresarios, nos es muy útil en estos tiempos de crisis llevar un control de existencias de todos estos utensilios de trabajo. El módulo de control de utensilios del CEF te permite registrar entradas y salidas de productos e insumos de trabajo directamente en este módulo.

Vista del Módulo

Panel Lateral:

  • Bodegas. Veremos las fichas de las bodegas que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades del Centro de Control.
  • Sección.
    • Movimientos. Esta ficha nos dirigirá a la sección donde se muestran todas las entradas y salidas de utensilios.
    • Existencias. Esta ficha nos dirigirá a la sección donde se muestran las existencias de los utensilios dados de alta en el catálogo de gastos. Esta vista se utiliza exclusivamente para generar procesos de salidas rápidas, por lo tanto, no será posible agregar entradas, consultar o cancelar movimientos.
  • Rango/Inicial: Rango. Estando en la sección de movimientos, vamos a ver las siguientes fichas:
    • Especial. La ficha de especial, permite filtrar las entradas y salidas de cierto mes específico, que no aparezca como meses.
    • Hoy. Filtra y muestra solo las entradas y salidas de hoy (Esta es la selección por defecto).
    • Semana. Filtra y muestra las entradas y salidas pertenecientes a los últimos siete días.
    • Meses… Esta ficha filtra y muestra las entradas y salidas del mes seleccionado.
  • Rango/Inicial: Inicial. Estando en la sección de existencias, vamos a ver las siguientes fichas:
    • ***. La ficha de asterisco, permite filtrar a todos los utensilios dados de alta en esta entidad.
    • A, B, C…. Filtra y muestra solo a los utensilios de esta entidad y que su descripción comience con la inicial seleccionada.

Las columnas por defecto que muestra el cuerpo principal estando en la sección de movimientos son la siguientes:

  • Núm. Es el número consecutivo del movimiento, según la bodega a la que pertenece.
  • Fecha. Indica la fecha del movimiento.
  • Tipo. Este puede ser “Entrada” o “Salida” de utensilio
  • Cant. Es la cantidad ya sea de entrada o de salida, de este utensilio.
  • Cve. Es la clave del utensilio en Forseti ERP, según el catálogo de gastos.
  • Descripción. Muestra la descripción del utensilio.
  • ST. Muestra el estatus de la entrada o salida (Guardado o Cancelado).
  • Concepto. Es una breve descripción del motivo de la generación de esta entrada o salida.
  • Ref. Muestra la referencia del módulo auxiliar a manera de “Módulo|ID|Entidad||” que creó este movimiento. Los movimientos generados directamente en este módulo, no tienen ninguna referencia.

Es probable que aparezcan mas de una entrada o salida con el mismo número consecutivo, fecha, tipo, estatus, concepto y referencia. Esto se debe a que se está visualizando el contenido de los movimientos a este almacén, mas no, el puro cabecero, por ejemplo, suponiendo una entrada de 5 escobas y 10 papeles de baño registradas en el mismo gasto, se visualizan las 5 escobas y los 10 papeles en dos lineas diferentes, pero la información de fecha, número, concepto, etc., será idéntica ya que provienen de la misma fuente.

NOTA: Los movimientos guardados siempre aparecen en color negro y todos los cancelados en color rojo.

Las columnas por defecto que muestra el cuerpo principal estando en la sección de existencias son la siguientes:

  • Cant. Es la existencia actual registrada de este utensilio en esta bodega.
  • Cve. Es la clave del utensilio.
  • Descripción. Muestra la descripción del utensilio.
  • Lin. Muestra la clave de la linea a la que pertenece este utensilio.
  • Linea. Es la descripción de esta linea.
NOTA: Los utensilios vigentes en el catálogo de gastos siempre aparecen en color negro y todos los descontinuados en color rojo.

Procesos del Módulo de Control de Utensilios

En el módulo de control de utensilios intervienen los procesos primarios de entrada, salida, consulta y cancelación.

Entrada de Utensilios.

Permite agregar movimientos de entrada. Este proceso solo será posible de ejecutar desde la sección de movimientos. El formulario para Agregar un nuevo movimiento de entrada contiene los siguientes objetos de cabecero:

  • No. Movimiento. Campo informativo de consulta. No se utiliza al agregar.
  • Fecha. Indica la fecha para esta entrada.
  • Referencia. Puedes ingresar algo pequeño que haga referencia a esta entrada.
  • Concepto. Indica aquí, un motivo o descripción para identificar esta entrada de utensilios.

Para llenar los detalles de cada partida que contendrá la entrada, contamos con los siguientes objetos:

  • Cantidad. Indica la cantidad de entrada del utensilio.
  • Clave. Aquí se inserta la clave del utensilio que contendrá esta partida, se puede seleccionar buscando en el catálogo, o si prefieres insertarla directamente. Los utensilios se definen en el catálogo de gastos seleccionando la opción “Uso interno”. No se podrán ingresar entradas de otro tipo de gastos, por ejemplo, la luz. De hecho, la luz no debería de tener la opción de uso interno ya que no es un gasto que se pueda existenciar en un almacén.
  • Descripción. Es informativo de la partida, es la descripción del utensilio y aparecerá cuando se ingrese la clave a partir del catálogo.
NOTA: Por lo regular no será necesario registrar entradas directamente en este módulo ya que todas las entradas se irán registrando automáticamente al registrar los gastos desde el módulo de gastos en la sección de compras del sistema. Solo serán estrictamente necesarias las entradas para alimentar las existencias iniciales o en caso de ajustes al inventario de utensilios.

Salida de Utensilios.

Permite agregar movimientos de salida. Este proceso será posible de ejecutar en ambas secciones de este módulo, Movimientos o Existencias. La diferencia de agregar una salida desde la sección de movimientos, a agregarla desde la sección de existencias, radica en que desde los movimientos podemos sacar distintos tipos de utensilios al mismo tiempo, seleccionando una fecha específica, aunque la desventaja es que es un proceso un poco lento, mientras que desde existencias, podemos agregar solo salidas de un solo utensilio a la vez lo cual es un proceso mucho mas rápido, sin embargo, no podremos indicarle una fecha ya que el movimiento de salida final quedará registrado con la fecha del sistema.

Sección de Movimientos

El formulario para Agregar una salida desde la sección de movimientos contiene los siguientes objetos de cabecero:

  • No. Movimiento. Campo informativo de consulta. No se utiliza al agregar.
  • Fecha. Indica la fecha para esta salida.
  • Referencia. Puedes ingresar algo pequeño que haga referencia a esta salida.
  • Concepto. Indica aquí, un motivo o descripción por el cual se están sacando estos utensilios.

Para llenar los detalles de cada partida que contendrá la salida, contamos con los siguientes objetos:

  • Cantidad. Indica la cantidad del utensilio que se piensa sacar del almacén.
  • Clave. Aquí se inserta la clave del utensilio que contendrá esta partida, se puede seleccionar buscando en el catálogo, o si prefieres insertarla directamente. Los utensilios se definen en el catálogo de gastos seleccionando la opción “Uso interno”. No se podrán ingresar entradas de otro tipo de gastos, por ejemplo, la luz. De hecho, la luz no debería de tener la opción de uso interno ya que no es un gasto que se pueda existenciar en un almacén.
  • Descripción. Es informativo de la partida, es la descripción del utensilio y aparecerá cuando se ingrese la clave a partir del catálogo.

Sección de Existencias

El formulario para Agregar una salida desde la sección de existencias contiene los siguientes objetos:

Concepto. Indica aquí, un motivo o descripción por el cual se está sacando este utensilio.
Cantidad. Indica la cantidad del utensilio que se piensa sacar del almacén.
Clave. Este es un campo informativo que muestra la clave del utensilio previamente seleccionado al cual se le aplicará la salida.
Descripción. Es un campo informativo que contiene la descripción del utensilio. 

IMPORTANTE: Si al ejecutar este proceso el utensilio no se seleccionó previamente en la sección de existencias, nos mostrará un error porque el sistema no tiene bases para la salida. De hecho, de esto radica que las salidas a través de la sección de existencias sea mucho mas rápida que desde la de movimientos.

Al ejecutar la salida desde esta sección, el sistema construye el movimiento al almacén completo (cabecero y detalles) automáticamente como si se estuviera ingresando desde la sección de movimientos, por lo tanto, utiliza la fecha actual del sistema y no asigna ninguna referencia.

Consultar Movimiento.

Este proceso permite consultar el cabecero y los detalles de un movimiento al almacén. Este proceso solo será posible de ejecutar desde la sección de movimientos. Es probable que aparezca mas de un utensilio en los detalles de la consulta ya que se está visualizando el contenido de los movimientos a este almacén, mas no, el puro detalle de este movimiento, por ejemplo, suponiendo que se seleccionó la entrada de las 5 escobas del ejemplo anterior, dentro de los detalles de la consulta, también se visualizarán los 10 papeles de baño porque provienen de la misma fuente, osea, el mismo movimiento al almacén.

Cancelar Movimiento.

Este proceso cancela todo el movimiento al almacén al que pertenece el detalle del utensilio seleccionado de la lista, si, y solo, si todo el movimiento fue generado directamente en este módulo. En caso de que el movimiento fuese generado automáticamente por el módulo de gastos, para cancelar este movimiento, se tendrá que cancelar el gasto que lo creó. 

MUY IMPORTANTE: Debemos tener cuidado al cancelar ya que algún otro utensilio perteneciente al mismo movimiento podría cancelarse sin esperarlo, por lo tanto, antes de cancelar, es de suma importancia consultar el movimiento ya que lo que aparezca en la consulta, será realmente lo que se cancelaremos.

Errores comunes en los procesos del Módulo de Control de Utensilios.

Los errores más comunes en estos procesos son los siguientes:

ERROR: No se encontró el producto especificado o la clave pertenece a un servicio.

Puede suceder que algún utensilio de la lista ya este descontinuado o que esta clave pertenece a un gasto que no es de “Uso interno” como por ejemplo, el pago de la luz o el agua.

PRECAUCIÓN: La cantidad o el costo no son correctas, No se aplicó el proceso a la partida.

Este error puede deberse a que se esta agregando un movimiento de salida y se intenta ingresar la cantidad del utensilio con signo negativo. Aunque al consultar movimientos de salidas, estos muestran las cantidades de las partidas en negativo, al agregar un movimiento ya sea de entrada o de salida, las partidas siempre necesitan ingresarse con signo positivo.