Entendiendo el entorno.
Cuando instalamos Forseti ERP en un servidor, este queda funcionando como un servicio web que podremos accesar a través de tres interfaces web:
- SAF o Sistema Administrativo Forseti
- CEF o Centro Empresarial Forseti y
- SOF o Soluciones Operativas Forseti
Las tres interfaces se manejan bajo un entorno prácticamente idéntico y trabajan con la mayoría de los navegadores web sobre la mayoría de dispositivos, tanto móviles como de escritorio. Cuando uno entra en la página de inicio, lo primero que se le presenta es el módulo para el registro de usuario el cual se ve de la siguiente manera:
En el momento en el que nuestro registro sea exitoso, se va a dirigir a la interfaz principal la cual esta dividida en la cabecera, el panel lateral y el cuerpo principal. Esto es un común denominador en todas las interfaces.
La cabecera contiene información de acuerdo a la interfaz y un pequeño menú desplegable enfocado a dirigirse al control principal de los módulos de dicha interfaz.
La cabecero es un panel estático que nos permite ver la interfaz en la que estamos trabajando (SAF, CEF o SOF) además de realizar tareas tan básicas como la solicitud de cierre de sesión, ir al inicio de la interfaz, cambiar nuestra contraseña y lo mas importante, ir al menú del sistema.
Por otra parte, el panel lateral está enfocado a contener el menú de control del módulo en el que se esté trabajando en ese momento, con la excepción del control principal, donde este panel lateral, mostrará los módulos de trabajo. Echemos un vistazo a esta diferencia con las siguientes imágenes:
En la figura 1.3 se muestra el sistema de navegación con los botones de acceso a los módulos de departamentos o secciones del sistema a los que tiene acceso el usuario registrado, como los son, contabilidad, catálogos, compras, ventas, centro de control, etc. Al presionar un botón de algún departamento o sección, aparecerán los módulos hijo a los que tiene acceso dentro del cuerpo principal.
En la figura 1.4 se muestra el menú de control del módulo contable de Pólizas con el acceso la ayuda del módulo, a las consultas mas comunes, filtro a consultas menos comunes, reportes y gráficas del módulo, impresión de registros y ejecución de procesos a los que tenga permiso el usuario registrado. Al seleccionar alguna consulta o proceso, el resultado aparecerá dentro del cuerpo principal.
Como ya lo vimos , el cuerpo principal está enfocado a contener las vistas de consulta y de procesos que se están realizando en ese momento, con la excepción del control principal, donde este cuerpo principal, mostrará el menú de los módulos hijo, del módulo que se haya seleccionado. Echemos un vistazo a esta diferencia con las siguientes imágenes:
En el menú del módulo de pólizas que contiene el panel lateral que se muestra en la figura 1.4, al solicitar un proceso como consultar póliza, este se desplegará dentro del cuerpo principal de la interfaz. El cuerpo principal funciona para trabajar sin perder los elementos principales del módulo contenidos en el panel lateral. En todos los casos, cualquier proceso sea Agregar, Cambiar, Consultar, etc. y sobre cualquier módulo sea Pólizas, Facturación, Producción, Bancos, etc., se cambiará el contenido del cuerpo principal, al contenido del proceso. Por ejemplo, si es un proceso de agregado de una factura, se desplegarán los datos a llenar para una nueva factura. En el caso de la figura 1.4 anterior se desplegaron datos de la consulta de la póliza (figura 1.6).
El contenido de cada proceso puede generar ventanas de dialogo emergentes a ella, un ejemplo sería al acceder a un catálogo cuando se necesita una clave de un registro que no podemos recordar, otro ejemplo puede ser el calendario de un campo en el cual se tiene que ingresar una fecha, otro ejemplo más, son las partidas. Las partidas se refieren al proceso, por ejemplo, de agregar un producto a una factura. El siguiente es un ejemplo de una ventana emergente al intentar agregar una partida de una póliza:
Entendiendo los mensajes
Cuando estamos involucrados en algún proceso como el agregado, cambios, etc., los mensajes son el punto clave para saber si vamos por el camino correcto. Los mensajes son generados por el sistema a causa de una acción del usuario. Existen tres tipos de mensajes, los mensajes de “Transacción pendiente”, de “Navegador” y de “Transacción terminada”.
1) Mensajes de Transacción pendiente: Estos se generan cuando un proceso al nivel del servidor no puede ser concretado por alguna circunstancia en particular. Existen tres tipos de mensajes de transacción pendiente:
- Error (Rojo).
- Precaución (Amarillo).
- Información (Azul).
2) Mensajes de Navegador: Estos son similares a los primeros solo que el proceso no concretado o erróneo se origina al nivel del navegador. Un ejemplo se da cuando en un campo de número ingresamos un campo alfanumérico (Alerta de navegador).
3) Mensajes de Transacción terminada: Se generan al nivel del servidor cuando todo y absolutamente todo un proceso es concretado satisfactoriamente (Verde).
Veamos un ejemplo claro de los mensajes del sistema. Supongamos que deseamos agregar una póliza, una vez que ingresamos al proceso de agregado, la póliza se muestra vacía y sin ningún mensaje
Supongamos que en el campo Debe de nuestra póliza, en el que tenemos que marcar el número decimal 45.00, ingresamos e5.00 e intentamos procesar la partida, entonces esto nos genera un mensaje de Navegador que luce de la siguiente manera:
En este ejemplo, las partidas del Debe y Haber de la póliza deben ser iguales pero eso se verifica al nivel del servidor y si, por ejemplo, agregamos nuestro Debe con 45.00 y nuestro Haber con 35.00 y damos Aceptar para que se registre nuestra póliza, el sistema nos manda un mensaje de Transacción pendiente, que en este caso figura un mensaje de error que luce así:
Como podemos ver, los mensajes a nivel del servidor lucen claramente diferentes a los mensajes al nivel del navegador, ya que los de navegador lucen como alertas emergentes y los de servidor se muestran siempre en la parte superior derecha. En este caso, es un mensaje de error y se muestra en color rojo. Los mensajes de precaución se muestran en amarillo y los de información en azul.
Por último y siguiendo nuestro ejemplo, suponiendo que el Debe y el Haber de nuestra póliza ya coincide, al aceptar, nuestro registro pasará todas las pruebas del sistema y nos devolverá un mensaje a nivel de servidor de transacción terminada en color verde:
Carga de reportes y gráficas
Los reportes y gráficas son accesibles al pulsar el elemento Reportes que presenta el menú de cada módulo contenido en el panel lateral. Por ejemplo, si nos encontramos en el módulo de Catálogo de Cuentas, el elemento “Reportes” contendrá reportes como Balance General, Estado de Resultados, etc.. Por el contrario, si estamos sobre el módulo de Facturación, el elemento Reportes contendrá reportes como Acumulado de Ventas, etc..
Esta mecánica se presenta en todos los módulos que contengan reportes asociados. Al pulsar en el elemento Reportes, estos se listarán en el cuerpo principal. Si el usuario no tiene acceso a ningún reporte del módulo sobre el que está trabajando, la lista de reportes se mostrará vacía.
El cuerpo principal mostrará los reportes accesibles al usuario con una descripción breve del objetivo del reporte y una bandera marcada como GRF que informa si este reporte se puede graficar o no. Los reportes de sistema se muestran en color azul, mientras que los reportes definidos desarrollados por el usuario se muestran en color negro.
Los reportes contienen un menú con un solo elemento que se llama Cargar y que al pulsarlo, mostrará en el cuerpo principal el filtro del reporte donde se deberán seleccionar sus valores según las instrucciones del reporte.
Adicional mente, si el reporte se puede graficar, se muestran las propiedades de configuración para la gráfica. Estas incluyen los siguientes valores:
- Si “si” se desea graficar o “no” se desea graficar: En caso de si graficar, se mostrará una gráfica según la configuración, de lo contrario, se muestra el reporte para impresión.
- Tipo de gráfica: Esta incluye Barras, Lineas, Circular o Areas.
- Variación: Esta propiedad permite ver una gráfica en valores “Normales” (iguales al reporte), valores “En Pila” o valores “En Porcentaje”.
- Dirección de datos: Permite mostrar la gráfica desde dos distintas perspectivas, “En Filas” o “En Columnas”.
- Mostrar lineas eje: Propiedad que permite mostrar u ocultar las lineas del eje de la gráfica. Esta no aplica a gráficas Circulares ya que en este tipo de gráficas no existen los ejes.
Nota: incluso que el reporte acepte graficar, no siempre se permite cualquier tipo de gráfica. Debes revisar la documentación del reporte para ver que tipos de gráficas acepta.
Aquí un ejemplo para entender mejor estos conceptos. La siguiente tabla representa el reporte para nuestra gráfica:
Ahora supongamos los siguientes valores de configuración para la gráfica: Tipo de gráfica Barras, Variación Normal, Dirección de datos En Filas, Lineas eje SI. El resultado se observa como sigue:
Ahora, cambiamos a esta gráfica la dirección de datos a Columnas y Lineas eje a NO:
También podemos conseguir distintas gráficas del mismo reporte. Por ejemplo, la figura 3.6 muestra exactamente la misma configuración de la gráfica anterior pero como una gráfica circular:
Como te puedes dar cuenta, las gráficas de un reporte se pueden configurar de varias maneras para distintos casos de uso.
Más del Panel Lateral
Como ya lo comentamos, en el panel lateral se muestra el menú del módulo sobre el que se está trabajando. En este panel se organiza la información de cada módulo dependiendo de lo robusto que éste sea, es decir, mientras mas funcionalidades tenga un módulo, mas elementos de menú tendrá este panel. Módulos sencillos como las monedas del sistema del CEF, que solo requieren agregar o cambiar la moneda, ocuparán pocos elementos de menú, mientras que los módulos robustos como el módulo de facturación, que requiere ser organizado por meses, estatus y entidad de venta, llenarán mucho más elementos de menú para el módulo. Dentro de los elementos de menú más comunes para los distintos módulos tenemos:
Ayuda: Este elemento de menú te lleva directamente a la ayuda sobre el módulo en el que estamos trabajando.
Procesos: El elemento de menú de “Procesos” está enfocado a llevar a cabo la ejecución de procesos como Agregar, Cambiar o Eliminar registros, además de otros procesos específicos para cada módulo.
Rango: Este es un elemento de menú que se presenta en módulos donde su objetivo es mostrar principalmente la información del rango histórico de fechas. Por ejemplo, el módulo de pólizas del CEF se divide en elementos que contienen el día actual, última semana, últimos 12 meses y una ficha de especial.
Al presionar en el elemento de Hoy, se mostrarán los registros del día actual. Si se necesita navegar, se pueden ir presionando los elementos del mes, así que si se presiona junio, se mostrarán todas las facturas de junio. Por lo regular los rangos de fechas vienen con un año de antigüedad y si se requiriera mostrar meses anteriores al año, el elemento de especial muestra un dialogo emergente para seleccionar el mes y año que se desea mostrar.
Inicial: Este es otro elemento tradicional que esta enfocado a mostrar el abecedario para que al pulsar en una letra, se desplieguen los registros con esa inicial. Este es común, por ejemplo, para mostrar clientes con cierta inicial dentro del módulo de clientes.
Estatus: Otro más de los elementos tradicionales, sirve para módulos robustos que necesitan aún mas división de información. Está enfocado a la división de registros por su estatus. Siguiendo el ejemplo de las facturas, éstas se dividen en varios estatus, así que al presionar el elemento “Canceladas”, estaremos mostrando solo las facturas canceladas. Por lo regular, los elementos de estatus para los diferentes módulos, incluyen un elemento que muestra todos los registros no importando su estatus. Al igual que con otros elementos de menú, existen módulos que no aplican en división por estatus, en estos casos, este elemento de menú no será visible al módulo. El siguiente es un ejemplo del menú de estatus del módulo de facturación:
Entidad: Este elemento de menú es muy importante y aplica de dos maneras distintas, dependiendo del tipo de módulo:
La primera, divide la información por lógica de registro, esto quiere decir que existen módulos donde la información es agrupada porque sus registros son similares aunque tienen diferencias lógicas, por ejemplo, el módulo de Administración de Lineas del CEF se divide en tres entidades que son: Lineas de Productos, Lineas de Servicios y Lineas de Gastos. Las lineas manejan la misma información (Clave y descripción de la linea) pero lógicamente son para propósitos diferentes y son estos propósitos los que se convierten en la entidad.
La segunda manera, divide la información por zona del registro, aquí los registros son similares al igual que los propósitos, lo único distinto es la zona del registro. Para explicarlo, sigamos con nuestro ejemplo de facturación, en el cual si tenemos, por ejemplo, dos tiendas, una en México DF y otra en Guadalajara, cada elemento representará una tienda, por lo tanto cada elemento representa la zona. Abajo, representamos una compañía en la cual su usuario tiene acceso a varias entidades de facturación:
Aquí, los elementos son representados por su respectiva etiqueta pudiendo ser el nombre de cada entidad. Al pulsar en un elemento, se mostrarán únicamente los registros de esa zona ( esa entidad ).
Es importante entender la respuesta a los elementos del menú, ya que por ejemplo, si se seleccionan del módulo de facturación del CEF, diciembre en el elemento de Rango, Canceladas en el elemento de Estatus y Tlalnepantla en el elemento de Entidad, las facturas Canceladas de Diciembre de Tlalnepantla, se mostrarán en el cuerpo principal.
Filtrar: Cuando necesitas encontrar registros que son difíciles de localizar con menús de Rango, Estatus, Entidad, Inicial, etc., Forseti ERP cuenta con un elemento de menú que permite, a través de una caja de diálogo, filtrar registros según criterios mas especializados del módulo, por ejemplo, si buscas una factura específica por cliente, puedes encontrarla con el nombre o parte del nombre de este cliente, y así, devolver las facturas de dicho cliente.
Otros elementos: Según sea el módulo en el que estés trabajando, los elementos de menús pueden tener otros elementos como Imprimir registro, Reportes y Gráficas del módulo, Gestionar archivos, etc. Todos estos elementos de menú son aplicables al módulo sobre el que se esta trabajando. Además, muchos módulos manejan elementos de menú muy específicos a ese módulo que no entran dentro de las características generales de filtrado de los elementos explicados anteriormente.
Más del Cuerpo Principal
Aunque todos los módulos son diferentes y generan distintos procesos, el cuerpo principal contiene elementos básicos generales para poder navegar en su contenido independientemente del módulo que este procesando:
En la imagen se muestran los elementos que involucran al módulo de facturación:
A) Barra de información del modulo: La barra de información del modulo nos muestra el módulo principal y módulo hijo en el que estamos trabajando, en este caso Ventas / Facturas, además de sus íconos de identificación.
B) Barra de información de filtro: Nos muestra el filtro que se está aplicando a esta consulta y que fue previamente seleccionado desde los elementos de menú del panel lateral. En este caso, la Entidad Melif de Junio de 2022 y con estatus Canceladas.
C) Filtro de resultados: Cuando existen demasiados registros después de haber filtrado los datos que se desean consultar, podemos configurar la cantidad de registros a visualizar por cada página de resultados, además, podemos también aplicar un segundo filtro a estos resultados para poder encontrar más fácilmente lo que estamos buscando. Este segundo filtro de búsqueda aplica a cualquier registro de la lista de resultados no importando si es de fecha, numérico o alfanumérico.
D) Orden de registros y columnas de información: Estas columnas representan etiquetas con los nombres de los elementos de la lista “E” según el módulo en el que nos encontremos y nos indica el orden de los registros visibles y si estos registros están en orden descendente o ascendente. Podemos ordenar la lista según la necesitemos presionando la columna a ordenar, además, una segunda presión de la columna cambiará el orden a ascendente o descendente según sea su estado anterior.
E) Lista de registros del módulo: En este espacio se muestran uno por uno los registros que ya han sido previamente filtrados por medio de los distintos elementos de menú del panel lateral y ordenados por medio de las columnas de información. Los elementos de cada registro del módulo se muestran en su columna correspondiente. En todos los módulos, el primer elemento de un registro siempre es un botón de opción y los subsecuentes son la propia información del registro. El botón de opción nos sirve para seleccionar el registro y aplicarle un proceso, por ejemplo, si en el módulo de facturación deseamos cancelar una factura, tendremos que seleccionar el registro con su botón de opción y posteriormente presionar el botón Cancelar del menú de Procesos.
F) Barra de paginación: Esta barra muestra la cantidad de registros que se están mostrando en ese momento, así como el total de registros. También, muestra los botones para navegar hacia el número de página que deseamos consultar.
NOTA: Estas características son solo aplicables a las vistas de módulos cuando se está consultando su contenido. En caso de procesos como Agregar, Cambiar, etc., el cuerpo principal mostrará los elementos de formulario pertenecientes a dicho proceso lo cual no tiene nada que ver con las vistas de consulta.
