Categoría: Conceptos generales

Páginas de introducción y conceptos generales sobre Forseti ERP

Alcance

Introducción

Una vez instalado el sistema, Forseti permite que se den de alta bases de datos que serán completamente independientes entre sí. Puede verse cada base de datos como “una empresa única” que no comparte información con las demás. Estas empresas son administradas por el “Sistema Administrativo Forseti” o SAF que permite Agregar o Eliminar Empresas y controlar actividades globales de servidor como son los procesos de respaldo, actualizaciones del software, entre otras tareas administrativas. Independientemente del SAF, cada empresa se controla desde el “Centro Empresarial Forseti” o CEF, bajo dos perspectivas que son área de trabajo y área administrativa.
El área de trabajo se divide en los departamentos de Contabilidad, Caja y Bancos, Catálogos, Almacén, Compras y Gastos, Ventas, Producción, Nomina y Reportes y Gráficas.
El área administrativa se denomina Centro de Control y sirve para configurar las propiedades de la empresa, como por ejemplo, dar de alta entidades de venta, cuentas bancarias y cajas.
Con estas dos áreas se pretende abarcar los procesos administrativos más comunes que intervienen en cualquier negocio de cualquier tamaño, estas áreas vienen de manera natural en Forseti y se adaptan a estándares básicos de negocios mexicanos. Si una empresa necesita ser más especifica en alguno de los procesos de un área natural, es ahí donde entra la fase de desarrollo para dejar adaptado el sistema a los procesos de esa empresa.
Forseti integrará en versiones posteriores el módulo de CRM (Manejo de la Relación con los Clientes) para satisfacer a empresas dedicadas 100% al servicio, además de una interfaz llamada “Recursos Electrónicos Forseti” o REF, la cual permitirá a servidores Forseti instalados en la nube, que tus clientes y proveedores puedan cargar pedidos, bajar sus facturas electrónicas o descargar algunos de sus reportes entre muchas otras cosas.

Proceso Contable

En el departamento de contabilidad del CEF, se puede trabajar con los módulos de: rubros, clasificación de pólizas, catálogo de cuentas, enlaces, pólizas y póliza de cierre anual.
NOTAIMPORTANTE: los reportes financieros así como otros reportes de contabilidad, forman parte de “reportes y gráficas”.

Rubros de cuentas.

Se pueden dar de alta cuatro tipos de rubros: Activo, Pasivo, Capital y Resultados.

  1. Los activos se dividen en tres partes: Activo Circulante, Activo Fijo, y Activo Diferido.
  2. Los pasivos se dividen de igual manera en tres partes: Pasivo a Corto Plazo, Pasivo a Largo Plazo, Pasivo Diferido.
  3. El de Capital solo en una parte que es: Capital Contable.
  4. Los resultados se dividen en cinco partes: Ingresos, Costos, Gastos, Otros gastos y/o productos e Impuestos.

    Cabe mencionar que se puede agregar más de un rubro por “tipo de rubro”, así que por ejemplo, podemos agregar dos o tres rubros de Activo Circulante o de cualquier otro.

Clasificación de Pólizas.

Se pueden definir todas las clasificaciones de póliza de usuario que se deseen. Independientemente de esto, las pólizas en Forseti manejan en paralelo “tipos base” que siempre serán de Diario, Egresos, Ingresos, Especiales y Ajustes, utilizados para la unión de la contabilidad con los demás módulos auxiliares, como Ventas, Compras, Producción, etc.

Catálogo de cuentas.

El catálogo de cuentas se define con cuatro dígitos decimales entre 0001 y 9999 para las cuentas de Mayor (Cuentas de primer nivel) que siempre son acumulativas, y tres dígitos decimales entre 001 y 999 para las cinco sub-cuentas que tolera el sistema. Estas sub-cuentas pueden ser acumulativas o de detalle.

Enlaces.

Nos permite agregar o cambiar los enlaces naturales hacia el catálogo de cuentas:

  • Enlaces de entrada y salida de Almacén.
  • Enlaces de altas y saldos de cuentas por cobrar.
  • Enlaces de altas y saldos de cuentas por pagar.

Pólizas.

En el cabecero y detalle de cada póliza se puede registrar la siguiente información:

  • El tipo base.
  • La fecha.
  • El número de póliza consecutivo (según la clasificación que tenga).
  • La referencia.
  • El concepto.

    En el detalle de póliza se registraran las partidas que contendrán:
  • La cuenta contable de detalle.
  • El concepto de la partida.
  • El parcial que obedece a una moneda especifica (Moneda local, USD, Euros etc.).
  • El tipo de cambio.
  • El debe y el haber en moneda local.

    En cada detalle se podrán anexar los registros para la contabilidad electrónica:
  • Cheques (Número, Cuenta, Banco nacional o extranjero, Fecha, Total, Moneda, Tipo de cambio, Beneficiario, RFC).
  • Transferencias (Cuenta de origen, Banco nacional o extranjero de origen, Cuenta de destino, Banco nacional o extranjero de destino, Fecha, Total, Moneda, Tipo de cambio, Beneficiario, RFC).
  • Otros métodos de pago (Método de pago, Fecha, Total, Moneda, Tipo de cambio, Beneficiario, RFC).
  • Comprobantes CFDIs, CBBs o Extranjeros (UUID, Serie/Folio o Número de factura extranjera, RFC o TaxID, Total, Moneda, Tipo de cambio).

Póliza de cierre anual.

Se genera la póliza automáticamente al generar el mes 12 de cada año. Se puede cambiar, eliminar y agregar partidas a la póliza para adecuarse al cierre de año.

Con estos datos, ya es posible generar estados financieros, reportes contables y gráficas.

Cajas y Bancos

El módulo de caja y bancos del CEF, define los módulos de bancos, cajas, vales de caja y cierres de caja.

Algo a entender... Por ejemplo, si tienes 20 tiendas, podrás definir sus respectivas 20 cajas, mas una o varias cuentas bancarias donde se depositará el dinero de cada una de estas. Además, cada caja o cuenta bancaria, puede ser enlazada o no enlazada a la contabilidad. Esto implica un control de ventas sin factura (por ejemplo para facturar al terminar el día) pudiendo aún hacer una conciliación del dinero entrante a la caja. Esto aplica también a bancos, para poder manejar cuentas externas al negocio, por ejemplo cuentas personales. Además las cuentas bancarias pueden darse de alta en monedas extranjeras.

Procesos bancarios.

  • Permite generar depósitos y retiros directos o indirectos (Indirectos a través de otro módulo o departamento).
  • Lleva el consecutivo de la chequera cuando se hacen retiros con cheque directos o indirectos (Indirectos a través del módulo de cuentas por pagar).
  • Lleva la fecha del movimiento.
  • El número consecutivo del movimiento.
  • La referencia.
  • El concepto.
  • El beneficiario.
  • El status para saber si el movimiento esta cancelado, en tránsito o ya esta pagado o cobrado.
  • En depósitos y retiros directos, permite generar ahí mismo la póliza (si el banco está enlazado a la contabilidad).
  • En depósitos y retiros indirectos, genera la póliza automáticamente (siempre y cuando esté enlazado a la contabilidad).
  • Permite marcar los movimientos bancarios contra el estado de cuenta real del banco, como una manera de conciliación.
  • Permite proteger la entidad bancaria en un periodo en especial para que así, ya no se pueda mover ni directa, ni indirectamente.
  • Se pueden transferir fondos desde una entidad a otra distinta sea esta de bancos o caja, por ejemplo, se puede hacer un cheque de la cuenta “A” hacia la “B” y esto genera el retiro de la A y el depósito de la B. Esto genera las respectivas pólizas de A o B (Solo de las que estén enlazadas a la contabilidad).
  • En movimientos directos e indirectos, permite la captura de la contabilidad electrónica según el método de pago, y si la entidad esta enlazada a la contabilidad.

Procesos de caja.

Las cajas permiten los mismos procesos que los bancos, excepto por el control de cheques. A parte se puede llevar en paralelo un control de vales y cierres de caja.

Vales de caja.

En este módulo se permite llevar el control de pequeños gastos antes de agruparlos y generarlos como gastos definitivos, por ejemplo, si se prestara dinero al intendente para comprar una escoba, se puede generar un vale provisional, luego cuando la escoba es comprada este vale se convierte en vale de factura, para que al final del día se genere automáticamente un gasto que se enlaza a la cuenta contable de gastos de intendencia y genere el movimiento de retiro definitivo en la caja junto a su póliza (en caso de estar la caja enlazada a la contabilidad).

  • Los vales se pueden agregar como provisionales, sin factura, facturados, de otro tipo y traspasados. Estos últimos se definen para transferirlos a otra caja y de ahí, darle el seguimiento.
  • Su estructura lleva la fecha, la clave del gasto, el concepto y el importe.
  • Permite el cambio de vales.
  • Puedes traspasar ciertos grupos de vales a otras cajas de destino.
  • Se pueden eliminar vales cuando se regresó el dinero a la caja.
  • Se puede proteger la caja para no recibir vales traspasados desde otras cajas.
  • Permite generar los gastos definitivos.

Cierres de caja.

Con este módulo controlamos los pagos que nos hacen los encargados de cada caja. Tiene una relación muy directa con el módulo de ventas y vales de caja ya que por cada cierre que se genera, se generarán automáticamente el traspaso de los vales (no provisionales) desde la caja de origen a la de destino, y también el traspaso del efectivo. Este módulo generará además el resumen de las ventas de contado, el efectivo en caja y los vales de caja que había en el momento del cierre, el cual queda debidamente registrado.

Catálogos

En el módulo de Catálogos se define el catálogo de productos, servicios y gastos, además de las lineas y unidades de cada uno. Los catálogos responden a todas las entidades de compras, ventas, y producción, es decir, una vez se da de alta un producto, servicio o gasto, este se reflejará en cualquier entidad de estas. Por ejemplo, un producto dado de alta se verá al momento de facturar, sea en la tienda de monterrey o en la de Guadalajara, y no se tiene que duplicar. Lo mismo pasa en los módulos de compras, gastos, producción, vales de caja etc.

Lineas y Unidades.

Aquí damos de alta y cambiamos líneas de productos, servicios y gastos. También se manejan las unidades del sistema como kilogramo, servicio, pieza etc.

Catálogo de productos.

Aquí se agregan o cambian productos con las siguientes caracteristicas:

  • La clave del producto.
  • El código del proveedor (en caso de ser materia prima).
  • La cuenta contable a la que se enlazará.
  • La descripción.
  • Las observaciones.
  • La unidad de medida.
  • La linea a la que pertenece.
  • Manejo de los impuestos del producto (IVA y IEPS).
  • Su estatus que puede ser vigente o descontinuado.
  • Banderas para delimitar si el producto se produce y si es solo de para uso interno ( por ejemplo, materias primas que no se venden ).
  • 5 diferentes precios directos los cuales se utilizan en conjunto con el módulo de políticas de venta para automatizar tareas de rebajas de precios sin que la persona del mostrador tenga que cambiar el precio diréctamente a la hora de facturar.
  • Precios mínimo y máximo para proteger la venta cuando se le da facultad de cambiar el precio al vendedor a la hora de facturar.
  • Control de los stocks mínimos y máximos para cada bodega. También delimita si el producto aplica a ciertas bodegas ( habrán productos que no los manejaremos en la bodega de Guadalajara pero en la de Monterrey sí, por lo tanto no permitirá facturar en Guadalajara ).

Catálogo de servicios.

Aquí se definen o cambian servicios de venta. Estos al ser servicios no afectan el almacén:

  • La clave del servicio.
  • La descripción.
  • Las observaciones..
  • La linea a la que pertenece.
  • Manejo de los impuestos del servicio (IVA y Retenciones de ISR e IVA).
  • Su estatus que puede ser vigente o descontinuado.
  • Su precio directo.
  • Precios mínimo y máximo para proteger la venta a la hora de facturar.

Catalogo de gastos.

Aquí se dan de alta las claves de gastos y se enlazan a las cuentas contables. Se puede enlazar cada gasto a mas de una cuenta contable para que así cuando se genere un gasto (enlazado a la contabilidad), su póliza quede dividida en estas cuentas. Por ejemplo, el gasto TEL (Teléfono) puede estar enlazado a la cuenta contable 1000-001 de Gastos Administrativos en un 25% y a la cuenta contable 1000-002 de Gastos de Venta en un 75%. Al generar el gasto de TEL por $1,000, $250 irán a la cuenta 1000-001 y $750 a la 1000-002. El catálogo permite definir y cambiar lo siguiente:

  • La clave del gasto.
  • La descripción.
  • Las observaciones..
  • La categoría a la que pertenece.
  • Manejo de los impuestos del gasto (IVA, IEPS y Retenciones de ISR e IVA).
  • El porcentaje del gasto e IVA acreditable que realmente se deducirá.
  • Su estatus que puede ser vigente o descontinuado.
  • Su costo máximo para proteger a la hora de la compra.
  • Bandera para definir si este gasto es de uso interno ( por ejemplo, un martillo se usa intérnamente y generará su existencia en el inventario de utensilios para poder tener mas control sobre este ).
  • El detalle para los enlaces contables.

El porcentaje del gasto e IVA acreditable que realmente se deducirá, es un dato para identificar los gastos donde existen límites deducibles. Por ejemplo, las comidas de trabajo dentro de los alrededores solo se pueden deducir en un 8.5% del total, así que una clave de este tipo de gasto debería de tener 8.5% en este dato. Supongamos que el gasto COM (Comidas de trabajo) estuviera enlazado a la cuenta contable 1000-001 de Gastos Administrativos y por otro lado el IVA Acreditable a la cuenta 5000-001. Ahora supongamos que el gasto se facturó por $1,000 mas IVA de $160, en un gasto común esto generaría la póliza por $1000 a la cuenta 1000-001 y $160 a la 5000-001, en cambio, este gasto generará la póliza por $85 a la cuenta 1000-001, $13.60 a la 5000-001, $915 a la cuenta de gastos no deducibles y $146.40 a la cuenta de IVA no acreditable.

Almacén

En el módulo de Almacén, se puede trabajar con los movimientos al almacén, plantillas de almacén, requerimientos de productos, traspasos entre bodegas, chequeos físicos y control de utensilios.

Movimientos al almacén.

Este es el módulo donde se controlan las entradas, salidas y existencias de productos en las distintas bodegas. Su estructura es la siguiente:

  • Tipo de movimiento ( entrada o salida ).
  • Numero consecutivo del movimiento en esa bodega.
  • Fecha.
  • Clave del concepto de entrada o salida.
  • La referencia.
  • El concepto.

La estructura del detalle es la siguiente:

  • Cantidad de entrada o salida.
  • Clave del producto.
  • Costo directo.

Este módulo permite el manejo de costos promedio. Las referencias a los movimientos indican por ejemplo ¿Qué generó esa salida?… La venta tal… El traspaso a la bodega tal.. etc. Aunque permite movimientos directos al almacén (por ajustes, inicio de inventario, salidas por utilizar productos para uso interno etc.), este módulo casi siempre es llenado por los módulos alternos de: Compras, Plantillas, Traspasos entre bodegas, Chequeo físico, Ventas y Producción.

Utiliza la cuenta asociada en catálogo de productos para generar el movimiento contable, también permite la auditoría de salidas y entradas al encargado de la bodega, por ejemplo, si una encargada de compras genera una compra de 10 pzas. del producto x, el encargado verificará y auditará la entrada a la bodega, y en caso de no ser las 10 pzas, la podrá revertir para analizar lo sucedido.

Plantillas.

Son plantillas de movimientos al almacén que se usan para que el encargado del almacén, capture el movimiento directo de salida o entrada. Entonces un supervisor revisa y utiliza esta plantilla para procesar el movimiento final al almacén con un solo click.

Traspasos de material.

Son utilizados para mover materiales de una bodega de origen a una de destino. Un traspaso generará automáticamente dos movimientos al almacén, uno por la salida de materiales en la bodega de origen y el otro por la entrada a la bodega de destino. Se pueden generar automáticamente a través de un requerimiento desde aquel módulo.

NOTA: Los Traspasos pueden generar comprobantes fiscales digitales ( CFD ) en forma de traslados. Este CFD puede ser sellado por el servicio forseti JPacConn del mismo servidor o de algún servidor Forseti instalado en la nube. JPacConn utiliza el PAC Edicom para el sellado. El porqué de Edicom, es porque Edicom ofrece un servicio web bastante estable y su API está liberada bajo una licencia de software libre.

Requerimientos.

Son plantillas de materiales requeridos por una bodega de destino, que podrá usar el encargado de la bodega de origen para enviarle el material sin tener que capturar el traspaso.

Chequeo físico.

Permite la captura de las unidades físicas de productos en una determinada fecha y bodega. Con esta base se pueden generar automáticamente los movimientos de salidas y entradas al almacén, en lugar de tener que saber lo que dice el sistema que hay. Esto último implicaría contar el producto, sacar la diferencia, si esta de mas, ingresar directamente el movimiento al almacén de entrada por concepto de chequeo físico de mas, o si esta de menos, ingresar la salida por concepto de chequeo físico de menos. Veámoslo con un ejemplo… El 31 de diciembre se cuentan todos los productos de la bodega X y se genera un registro de las existencias a ese momento, después de esto, solo queda hacer ajustes si es necesario y generarlo (No importa si es unos días después); Se obtienen los faltantes (movimientos de salida) y los sobrantes (movimientos de entrada) automáticamente ya que se basa en esas existencias al día 31 de diciembre.

Control de utensilios.

Permite la captura de salidas de productos que no son parte del objetivo del negocio, pero que forman parte importante de un stock de utensilios y de consumibles, como por ejemplo, tóner de impresoras. Básicamente es un control de seguimiento de las entradas generadas al momento de ingresar un gasto de consumibles.

Compras

El módulo de compras permite trabajar con el Catálogo de proveedores, Cuentas por pagar, Órdenes de compra, Recepciones, Compras de Materia prima, Devoluciones sobre compras, Gastos y Políticas.

Catálogo de proveedores

Permite registrar a los proveedores divididos en entidades de compra (Cada entidad tendrá su propio catálogo independiente). El catálogo consiste en los siguientes parámetros:

  • La clave numérica.
  • El nombre.
  • La cuenta contable enlazada, que permite generar la póliza en compras de crédito enlazadas a la contabilidad.
  • El R.F.C.
  • Su estatus ( alta o baja ).
  • Datos de contacto ( dirección, colonia, población, C.P. teléfonos, fax, e-mail, nombres de personas de contacto etc. ).
  • Propiedades ( días de crédito, límite máximo de crédito, fecha de última compra, nuestro descuento, etc. )
  • Observaciones del proveedor.

En este módulo se generan los anticipos a proveedores, y altas directas de cuentas por pagar. A estos registros se les dará seguimiento dentro del módulo de cuentas por pagar. Los anticipos generan automáticamente el movimiento de caja o banco pertinente.

Cuentas por pagar.

Las cuentas pueden representar anticipos, cuentas por pagar, pagos, saldos, aplicación de anticipos, descuentos por aplicación y devolución de anticipos:

  • Las cuentas pueden estar en distintas monedas.
  • Se lleva una clave única de identificación de cuenta, la fecha de alta, y el proveedor al que se le aplicó la cuenta o el anticipo.
  • Los pagos a estas cuentas generarán el movimiento de caja o banco automáticamente, y su movimiento contable en caso de enlace a la contabilidad.
  • Se aplican anticipos previos a las cuentas.
  • Se pueden cancelar pagos o aplicaciones de anticipos previamente realizados, cancelando automáticamente el movimiento de caja o banco generado.
  • Permite hacer devoluciones de anticipos, los cuales también generarán los movimientos de caja o bancos automáticamente.

Ordenes de Compra.

Estas fungen como órdenes estándar y como plantillas para Recepciones y Compras, nos sirven para pre-definir una compra. Su estructura maneja lo siguiente:

  • El cabecero de la orden.
  • Su número consecutivo según su entidad.
  • La referencia.
  • Si está pactada a crédito o a contado.
  • La moneda y tipo de cambio pactados.
  • El proveedor.
  • La fecha de la orden y de Recepción.
  • Las observaciones de la orden.

En el detalle podemos generar los productos que pensamos recibir y capturar:

  • La clave.
  • La cantidad a recibir.
  • El precio pactado de ese producto.
  • El descuento de esa partida.
  • Los impuestos.
  • Las observaciones del producto.

Recepciones

Su estructura es idéntica a las ordenes de compra por lo que se pueden generar automáticamente desde una orden, o directamente en este módulo. Al ingresar una recepción directa o indiréctamente, se generará de manera automática el movimiento al almacén con su póliza respectiva ( si es que esta bodega se enlaza a la contabilidad ).

Compras

Su estructura es idéntica a las ordenes y recepciones, por lo tanto se pueden generar automáticamente desde una orden o una recepción, o directamente en este módulo. Al ingresar una compra, se generará de manera automática el movimiento al almacén ( solo si es directa o generada por una orden ), en caso de ser a crédito su cuenta por pagar, o en el caso de ser de contado, su movimiento de caja o banco. Todo lo anterior con sus respectivas pólizas ( si es que esta entidad de compra se enlaza a la contabilidad ).

Devoluciones

Permite generar rebajas o devoluciones de material ( en caso de devolver un producto al proveedor ). Se puede optar por la devolución parcial o total de la compra asociada. Una devolución parcial vendría siendo por ejemplo, solo la mitad de la cantidad total de la partida 1 que contiene el producto X, y nada de la partida 2 que contiene el producto Y. Su estructura es la misma que la de las compras, y permite generar la entrada a la caja o banco en devoluciones de contado, o saldar la cuenta por pagar que generó la compra original bajo algún concepto, por ejemplo “devoluciones s/compras”.

Políticas

Aquí simplemente registramos los precios de cotización de productos para tenerlos actualizados y que desde otros módulos podamos generar procesos y reportes de costos, precios de venta sugeridos, etc.

Gastos

En este módulo se puede llevar un control minucioso de los gastos menores y gastos mayores de la empresa. Al igual que en otros módulos, los gastos se pueden o no enlazar a la contabilidad. Con el apoyo del módulo de vales de caja se puede complementar este módulo definiendo un gasto directamente en los vales, para después poder generar el gasto automáticamente desde aquel módulo.

Los gastos también se pueden ingresar directamente a través de una hoja de captura de gastos. El cabecero de la hoja de gastos contendrá la misma estructura que una compra. Con los gastos a crédito, se genera automáticamente la cuenta por pagar, así mismo, con los gastos de contado se genera el movimiento de caja o banco. Un gasto generará su póliza según las reglas de la clave del gasto ( véase módulo de catálogos ), siempre y cuando la entidad del gasto se enlace a la contabilidad, además, se podrán inventariar gastos que pertenecen a consumibles y utensilios como por ejemplo, toner de impresoras, artículos de papelería, herramientas de trabajo como taladros, martillos, etc.

NOTA: Tanto recepciones como compras y gastos, pueden ser capturadas también, por medio de un archivo xml que represente un CFDI.

Ventas

El módulo de ventas permite trabajar con el Catálogo de clientes, Cuentas por cobrar, Cotizaciones, Pedidos, Remisiones, Facturas, Devoluciones sobre ventas, y Políticas.

Catálogo de clientes

Permite registrar a los clientes divididos en entidades de venta (Cada entidad tendrá su propio catálogo independiente). El catálogo consiste en los siguientes parámetros:

  • La clave numérica.
  • El nombre.
  • La cuenta contable enlazada, que permite generar la póliza en ventas de crédito enlazadas a la contabilidad.
  • El R.F.C.
  • Su estatus ( alta o baja ).
  • Datos de contacto ( dirección, colonia, población, C.P. teléfonos, fax, e-mail, nombres de personas de contacto etc. ).
  • Propiedades ( días de crédito, límite máximo de crédito, fecha de última venta, su descuento, etc. )
  • Observaciones del cliente.

En este módulo se generan los anticipos de clientes, y altas directas de cuentas por cobrar. A estos registros se les dará seguimiento dentro del módulo de cuentas por cobrar. Los anticipos generan automáticamente el movimiento de caja o banco pertinente.

Cuentas por cobrar

Las cuentas pueden representar anticipos, cuentas por cobrar, pagos, saldos, aplicación de anticipos, descuentos por aplicación y devolución de anticipos:

  • Las cuentas pueden estar en distintas monedas.
  • Se lleva una clave única de identificación de cuenta, la fecha de alta, y el cliente al que se le aplicó la cuenta o el anticipo.
  • Los cobros a estas cuentas generarán el movimiento de caja o banco automáticamente, y su movimiento contable en caso de enlace a la contabilidad.
  • Se aplican anticipos a cuenta.
  • Se pueden cancelar pagos o aplicaciones de anticipos previamente realizados, cancelando automáticamente el movimiento de caja o banco generado.
  • Permite hacer devoluciones de anticipos, los cuales también generarán los movimientos de caja o bancos automáticamente.

Cotizaciones

Estas fungen como cotizaciones estándar y como plantillas para Pedidos, Remisiones y Facturas, nos sirven para pre-definir una venta. Su estructura maneja lo siguiente:

  • El cabecero de la cotización.
  • Su número consecutivo según su entidad.
  • La referencia.
  • Si está pactada a crédito o a contado.
  • La moneda y tipo de cambio.
  • El cliente.
  • La fecha de la cotización y el pedido.
  • Las observaciones.

En el detalle podemos generar los productos y/o servicios que pensamos vender y capturar:

  • La clave.
  • La cantidad a enviar.
  • El precio pactado de ese producto.
  • El descuento de esta partida.
  • Los impuestos.
  • Las observaciones del producto.

Pedidos

Su estructura es idéntica a las cotizaciones por lo que se pueden generar automáticamente desde una de estas, o directamente en este módulo.

Remisiones

Su estructura es idéntica a las cotizaciones y pedidos por lo que se pueden generar automáticamente desde una u otra de estas, o directamente en este módulo. Al ingresar una remisión directa o indiréctamente, se generará de manera automática el movimiento al almacén con su póliza respectiva ( si es que esta bodega se enlaza a la contabilidad ).

Facturas

Su estructura es idéntica a las cotizaciones, pedidos y remisiones, por lo tanto se pueden generar automáticamente desde cualquiera de estas, o directamente en este módulo. Al ingresar una factura, se generará de manera automática el movimiento al almacén ( solo si no es generada por una remisión ), en caso de ser a crédito su cuenta por cobrar, o en el caso de ser de contado, su movimiento de caja o banco. Todo lo anterior con sus respectivas pólizas ( si es que esta entidad de venta se enlaza a la contabilidad ).

Devoluciones

Permite generar rebajas o devoluciones de material ( en caso de que nos devuelvan un producto los clientes ). Se puede optar por la devolución parcial o total de la venta asociada. Una devolución parcial vendría siendo por ejemplo, solo la mitad de la cantidad total de la partida 1 que contiene el producto A, y nada de la partida 2 que contiene el producto B. Su estructura es la misma que la de las facturas, y permite generar la salida de la caja o banco en devoluciones de contado, o saldar la cuenta por cobrar que generó la factura original bajo algún concepto, por ejemplo “devoluciones s/ventas”.

Políticas

Se manejan políticas por cliente, por producto y por entidad.

Políticas por cliente

Definen precios directos de algún producto para este cliente, no interesándole el precio de lista.
Definen porcentajes de descuento específicos de algún producto, aplicados exclusivamente a este cliente.

Políticas por producto

Definen el rango de cantidades para un precio específico del producto, por ejemplo… Se tiene el precio 1, 2, 3, 4 y 5 del producto A ( todos distintos óbviamente), entonces se puede definir la política por cantidad de este producto como sigue: de 1 a 5 pzas. aplica precio 1, de 6 a 10 aplica precio 2, de 11 a 15 aplica precio 3, de 16 a 20 aplica precio 4 y por mas de 20 aplica precio 5.

Políticas por Entidad

Definen precios o descuentos especiales de algún producto en esa entidad, como por ejemplo productos en promoción.

NOTA: Las Remisiones, Facturas y Devoluciones, pueden generar comprobantes fiscales digitales ( CFD ) en forma de traslados, ingresos y egresos respectivamente. Este CFD puede ser sellado por el servicio forseti JPacConn del mismo servidor, o de algún servidor Forseti instalado en la nube. JPacConn utiliza el PAC Edicom para el sellado. El porqué de Edicom, es porque Edicom ofrece un servicio web bastante estable y su API está liberada bajo una licencia de software libre.

Producción

En este módulo de producción trabajamos con las fórmulas de nuestros productos y nuestras órdenes de producción.

Fórmulas

Podemos manejar dos tipos de fórmulas, según la complejidad de nuestros procesos de producción.

La primera es una fórmula directa donde simplemente transformamos al instante, uno o varios productos a otro. Un ejemplo sería el siguiente: Para generar 1 pza de X ( garrafa de shampoo ) tomamos 1 lt de A ( el shampoo ) y 1 pza de B ( la garrafa ); Esta fórmula puede ingresarse en un solo proceso que podríamos llamarlo “Envasado de shampoo”, y cuando se mande a producción, nos pedirá la cantidad de piezas X a producir. Si le indicamos 20 pzas, descuenta del almacén 20 lts de A y 20 pzas de B y agrega a éste, 20 pzas de X.

Por otro lado tenemos las fórmulas por procesos, las cuales obedecen mejor para la producción por lotes. Estas pueden constar de uno o varios procesos los cuales se irán cerrando manualmente. Estas también permiten el control de mermas y rendimientos, y la obtención de más de un producto terminado. Además, las que manejan un solo proceso, pueden cerrarse al instante si es que así se especifica a la hora de producir.

Independientemente de los tipos de fórmula, podemos manejar varias fórmulas para un mismo producto terminado. Por ejemplo, cuando tenemos dos plantas de producción para un producto, y una de ellas es mas grande que la otra, podemos tener nuestras dos fórmulas adaptadas una a cada planta.

Producción

Aquí se dan de alta las órdenes de producción y se les da el seguimiento adecuado hasta quedar completamente cerradas. Siempre y cuando sean órdenes directas, con fórmulas de un solo proceso, se pueden agregar varias partidas a la orden para una producción instantánea. Un ejemplo sería el envasado de varios materiales a la vez. Las ordenes que se necesitan cerrar, sean de un proceso o de varios, solo pueden contener una fórmula. Todas las órdenes admiten:

  • Número de lote.
  • La fecha de órden.
  • Observaciones.
  • Referencia pequeña.

Al ir avanzando en los procesos, estos generarán los movimientos al almacén de salida de materia prima y de entrada del producto terminado automáticamente. También sus pólizas si es que la bodega está enlazada a la contabilidad.

Nómina

Forseti permite varias entidades de nómina ( por ejemplo, nómina de Guadalajara, nómina de Mexico… etc. ) y calcularse de dos distintos modos: Nómina ESTRICTA y Nómina DE CONFIANZA.
Las nóminas estrictas se calculan en base al registro de asistencias del empleado, en el cual cada empleado debe registrar su entrada y salida diaria, mientras que las de confianza, no requieren de ningún registro de asistencia (Aunque se puede llevar este registro de todas formas). También permiten el control de créditos fonacot e infonavit asociados a los empleados, así como descuentos por retardos y todas las implicaciones de una nómina.
El módulo de Nómina se divide en Catálogos, Tablas, Datos y Procesos.

Catálogos

Movimientos

Es el catálogo de los movimientos de nómina como Sueldo, Falta, Incapacidad, Vacaciones, ISPT, Subsidio, Fonacot, Infonavit, etc. Aquí existen movimientos de sistema como los mencionados, y aparte se pueden dar de alta movimientos propios de la empresa. Estos últimos responderán a configuraciones realizadas en el módulo de Plantillas de nómina.

Departamentos

Es el catálogo de los departamentos en los que se divide cada nómina.

Turnos

Los turnos se ocupan para nóminas estrictas y es aquí donde se definen los horarios de los empleados. Al momento del cálculo de una nómina estricta, esta se basa en el turno del empleado para hacer cálculos de Faltas, Retardos etc. basándose en el registro de asistencias.

Categorías

Son las categorías de sueldo aplicadas a los empleados, las cuales al cambiarlas ( por ejemplo, al aumentar el sueldo ), éstas se reflejan en el cambio del sueldo de todos los empleados del catálogo, ligados a esta categoría.

Empleados

Este catálogo permite manejar a los empleados de la empresa que reciben pagos por nómina, el catálogo no solo define los datos del empleado como Nombre Dirección, Teléfono, Cuenta Bancaria, Afiliaciones, etc., etc., etc., también permite el bloqueo o la activación para procesos como el Cálculo del Infonavit, Fonacot, Vales de despensa, Descuentos por retardos, para que se lleven a cabo o no al momento de calcular la nómina.

Tablas

Permite manipular las tablas de nómina para:

  • ISR.
  • IMSS.
  • Credito al Salario.
  • Aguinaldos.
  • Vacaciones.

Datos

Asistencias

Aquí se pueden agregar cambiar y eliminar asistencias de empleados las cuales serán utilizadas por el cálculo de la nómina estricta. También se puede correr el proceso de asistencias el cual permite que cada empleado registre (con su código de barras, código de empleado, o incluso un biométrico para huella digital) su entrada y salida sin la necesidad de darle a alguien acceso a manipular el módulo de asistencias directamente.

Permisos

En este módulo ingresamos permisos generales de Retardos, Salidas antes, Faltas justificadas, Vacaciones, Incapacidades, Horas Extras etc. para que afecten de manera pertinente al momento de calcular una nómina

Plantillas

En este módulo, ingresamos datos que afectan directamente a la nómina por movimientos exclusivos de la empresa. Por ejemplo, si a un empleado se le prometió x cantidad de dinero por un trabajo especial, aquí lo ingresaremos.
Las plantillas se pueden añadir por empleado ( afecta solo al empleado ), por nómina ( afecta a todos los empleados de esa nómina, permitiendo ingresar excepciones y números determinados de nómina ), además de otras configuraciones especiales

Fonacot

Permite manipular los créditos Fonacot de cada empleado, agregando, cambiando y eliminando registros, afectando el cálculo del Fonacot.

Procesos

Cierre Diario

El cierre diario se usa para la nómina estricta exclusivamente y es un cálculo previo al calculo de la nómina, nos sirve para checar eventualidades entre las asistencias y los permisos. Por ejemplo, si se nos olvidó ingresar un permiso de falta justificada ( una falta que no debemos descontar a nuestro empleado ) en este lugar podemos averiguarlo antes de que se calcule la nómina y su recibo salga con esta falta. Este proceso se puede hacer para un día específico, para varios días simultáneamente, o para todo el periodo de una nómina.

Nómina

Es el módulo para el proceso central del cálculo. Una vez alimentada la nómina por medio de los Catálogos, Tablas y Datos, las nóminas se calculan desde este módulo con un simple click. Aquí podemos también crear nominas manuales ( recibos alimentados manualmente ) y proteger nóminas para que no se puedan volver a calcular o mover manualmente.
Este módulo permite la generación de nóminas que ya están calculadas y revisadas. La generación de una nómina se refiere a la aplicación final de esta, y al proceso de generar automáticamente los registros contables, así como los movimientos al banco o cajas asociados.

NOTA: Las Nóminas, pueden generar comprobantes fiscales digitales ( CFD ) en forma recibos de nómina de ingresos. Este CFD puede ser sellado por el servicio forseti JPacConn del mismo servidor, o de algún servidor Forseti instalado en la nube. JPacConn utiliza el PAC Edicom para el sellado. El porqué de Edicom, es porque Edicom ofrece un servicio web bastante estable y su API está liberada bajo una licencia de software libre.

Alcance en reportes y gráficas

Reportes

Los reportes soportados por Forseti se basan en el estándar SQL “Structured Query Languaje” de bases de datos relacionales ( RDBMS ), estos permiten hasta 3 niveles de consulta por reporte y sus acumulados respectivos ( sentencias como sum, average, max etc.).
Forseti presenta reportes predefinidos que responden a los distintos módulos soportados como reportes de Bancos, Cajas, Facturación, Cuentas por cobrar, Nómina, Contabilidad, etc. Estos reportes predefinidos son los que creemos mas utilizados generalmente por cualquier empresa en los distintos módulos.
Por ejemplo, se presentan reportes de Balanza de comprobación, Balance General, Estado de resultados entre otros para el módulo contable, y así para cada uno de los módulos.
Forseti también soporta la creación de reportes específicos para cada base de datos instalada ( cada empresa ). Por motivos de seguridad, estos reportes sólo pueden ser creados a través del SAF “Sistema Administrativo Forseti” por lo tanto, serán alcanzables para empresas que estén bajo el esquema de Out-Sourcing únicamente con la solicitud de la creación del reporte al proveedor del servicio Forseti.

Gráficas

Forseti soporta gráficas de dos dimensiones en Barras, Lineas, Circulares y Áreas, con Variaciones Normales, En Pilas y Porcentajes, y con dos direcciones de datos, en Filas o en Columnas.
Las gráficas en Forseti toman sus datos de reportes de un solo nivel y sin acumulados (el acumulado lo presenta la gráfica), y que contengan datos lógicos que se puedan generar, esto quiere decir que no se soportará graficar un reporte que arroje por ejemplo, datos de cadena.

Exportación

Los reportes son generados como archivos html y visualizados en el navegador web para poder imprimirlos ahí mismo, sin embargo, Forseti soporta la exportación de datos de los reportes generados en los siguientes formátos:

  • Archivo PDF
  • Documento de Open Document (.odt)
  • Documento de Microsoft World (.doc)
  • Formato de texto enriquecido (.rtf)
  • Hoja de cálculo de Open Document (.ods)
  • Hoja de cálculo de Microsoft Excel (.xls)
  • Archivo XML
  • Valores separados por columna
  • Salida del código xhtml ( Muestra el código generado por el reporte, mas no el reporte mismo )
  • Salida de estructura SQL – insert ( Muestra la estructura del reporte codificado en SQL como cláusulas -insert- )

Centro de Control

En este módulo trabajamos con la administración y propiedades de la empresa.

Saldos

Permite el control de iniciar saldos a empresas que migran a forseti desde otros sistemas a:

  • Cuentas Contables.
  • Cajas y Bancos.
  • Proveedores.
  • Clientes.
  • Almacén.

    También se controla la actualización de saldos, existencias y otros, en caso de un desajuste:
  • Ajuste de existencias.
  • Ajuste de niveles en fórmulas.
  • Actualización de saldos de almacén.
  • Ajuste de pólizas contables contra costos de almacén.
  • Actualización de saldos del catálogo de cuentas contables.
  • Actualización de saldos de caja y bancos.
  • Actualización de saldos de proveedores.
  • Actualización de saldos de clientes.

Administración de roles

Podemos agregar, cambiar y eliminar roles ( usuarios ). Aquí también asignamos permisos para todos los procesos del CEF y enlazamos roles a las distintas entidades y reportes a los que tendrán permiso.

Entidades

De suma importancia, este módulo nos permite la configuración total de cómo queremos que trabajen nuestras entidades en forseti. En este módulo vamos a dar de alta o cambiar parámetros de una o varias entidades de los módulos de:

  • Bancos.
  • Cajas.
  • Bodegas.
  • Compras.
  • Ventas.
  • Producción.
  • Nómina.

Períodos

Nos permite agregar mes con mes, nuevos períodos para poder trabajar, pudiendo cerrarlos o re-abrirlos.

Variables

Nos permite manipular las configuraciones del sistema definiendo valores generales de varios tipos de variables como Alfanumérico, decimales, enteras, fecha y hora y otros. Estas están enfocadas a procesos generales del sistema como por ejemplo la definición del valor del salario mínimo para las nóminas o el nivel en las cuentas del catálogo de cuentas contables. Se agrupan en tipos que son:

  • Variables de contabilidad.
  • De caja y bancos.
  • Almacén.
  • Compras.
  • Ventas.
  • Producción.
  • Nómina.
  • Sistema ( enfocadas a procesos del sistema y no a procesos empresariales ).
  • Usuario, estas se pueden agregar por ejemplo, para cuando se desarrolla un reporte de usuario que necesita algún parámetro preestablecido.

Monedas

Podemos agregar o cambiar monedas y su tipo de cambio las cuales soportará el sistema para poder facturar, comprar, o dar de alta entidades bancarias en estas monedas.

Vendedores

Aquí manejamos las claves y comisiones asignadas a cada vendedor. Podemos darlos de alta, consultarlos y cambiarlos.

Formatos

Los formatos son las estructuras para la generación de impresiones de algún tipo de registro como facturas, pedidos, cheques etc. Aquí podemos darlos de alta, revisarlos y cambiarlos.

CFDI, CE y GDE

Nos permite la configuración para poder emitir comprobantes fiscales digitales necesarios para la facturación, notas de crédito, remisiones, cartas porte y recibos de nómina. Podemos configurar:

  • Datos del emisor.
  • Subir uno o varios certificados.
  • Dar de alta una o varias entidades de expedición.

Con estos elementos configurados, forseti puede generar comprobantes fiscales digitales ( CFD ) en forma de traslados, ingresos y egresos. Este CFD puede ser sellado por el servicio forseti JPacConn del mismo servidor, o de algún servidor Forseti instalado en la nube. JPacConn utiliza el PAC Edicom para el sellado. El porqué de Edicom, es porque Edicom ofrece un servicio web bastante estable y su API está liberada bajo una licencia de software libre.

Este módulo también nos permite generar los archivos xml de contabilidad electrónica “CE” de la balanza, catálogo de cuentas y pólizas que son requeridos por hacienda a partir de 2015. Este módulo también genera un archivo de estatus el cual informa de anomalías y/o alertas en los xml. Un ejemplo sería un registro de póliza de ingresos donde el campo de RFC está vacío o la cuenta bancaria está indefinida.

Por último, este módulo nos permite desenlazar y eliminar documentos CFDI generados externamente, por ejemplo, por el portal del SAT  u otro sistema de cómputo, los cuales han sido cargados a forseti y enlazados a registros de compra, venta, recibos de nómina, etc.

Sistema Administrativo Forseti

El SAF “Sistema Administrativo Forseti” es la interfaz dedicada a administrar el servidor. Con el SAF podemos:

  • Crear o Eliminar bases de datos (empresas).
  • Descargar e instalar actualizaciones del servidor Forseti.
  • Llevar control de registros de sesiones, de procesos y del sistema.
  • Automatizar tareas de respaldos, actualizaciones del servidor, saldos del CEF, etc.
  • Configurar el servicio web JSmtpConn para que este servidor pueda dar servicio de envío de correo automático directamente desde el CEF.
  • Configurar el servicio web JPacConn para que este servidor pueda dar servicio de timbrado de comprobantes fiscales digitales (CFD) de facturas, recibos de nómina y traslados directamente desde el CEF.
  • Configurar el servicio web JAwsS3Conn para que este servidor pueda dar servicio de alojamiento de archivos en la nube de Amazon S3 a las distintas empresas del CEF.
  • Generar certificados locales con JSSE para el cifrado de datos del servidor Forseti. Nota: esto no debería ser para proveedores del servicio de Out-Sourcing, en este caso se deben utilizar certificados firmados por una autoridad certificadora como VerySign.
  • Desarrollar reportes específicos para alguna de las empresas creadas.
  • Crear o eliminar roles administrativos para asignarles solo algunas tareas. Nota: Estos usuarios solo son visibles en el SAF y no en el CEF.
  • Cargar reportes de uso de bases de datos, estadísticas de conexiones, registro de entradas rechazadas, promedio de transacciones por base de datos etc.